Subiekt GT — obsługa zamówień telefonicznych i mailowych

Zamówienia przyjmowane telefonicznie lub mailowo wymagają w Subiekcie GT sprawnej ścieżki wprowadzania i realizacji.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie w Subiekcie GT usprawnionego procesu wprowadzania i realizacji zamówień telefonicznych i mailowych.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z Subiekta GT, które regularnie przyjmują zamówienia telefoniczne lub mailowe.

Ile to trwa

Konfiguracja obsługi zamówień mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Specyfika obsługi zamówień telefonicznych i mailowych w systemie handlowym

Przyjmowanie zamówień drogą telefoniczną oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej to podstawowy kanał sprzedaży w wielu przedsiębiorstwach handlowych i usługowych. Każdy z tych kanałów charakteryzuje się odmienną dynamiką pracy personelu oraz stawia inne wymagania przed systemem ERP (Enterprise Resource Planning - oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa), jakim jest Subiekt GT. Podczas rozmowy telefonicznej pracownik działu handlowego musi w czasie rzeczywistym zidentyfikować klienta, sprawdzić aktualne stany magazynowe, ustalić indywidualne warunki handlowe oraz zarezerwować towar, zanim rozmówca zakończy połączenie. Z kolei obsługa wiadomości mailowych wymaga sprawnego przenoszenia danych z treści wiadomości lub załączonych plików PDF (Portable Document Format - uniwersalny format dokumentów elektronicznych) do bazy programu, bez ryzyka pominięcia istotnych ustaleń handlowych czy błędnego wprowadzenia pozycji asortymentowych.

Domyślna konfiguracja programu Subiekt GT po instalacji nie zawsze jest w pełni zoptymalizowana pod kątem tak dynamicznej pracy. Standardowy układ tabel, brak predefiniowanych filtrów oraz nieodpowiednio skonfigurowany mechanizm rezerwacji mogą prowadzić do powstawania zatorów informacyjnych i wydłużenia czasu obsługi pojedynczego klienta. Odpowiednie przygotowanie systemu pozwala skrócić czas rejestracji dokumentu do niezbędnego minimum, eliminując jednocześnie pomyłki wynikające z ręcznego przepisywania danych.

Konfiguracja parametrów dokumentu Zamówienie od Klienta (ZK)

Podstawowym dokumentem służącym do rejestracji transakcji telefonicznych i mailowych w Subiekcie GT jest dokument ZK (Zamówienie od Klienta). Właściwa konfiguracja parametrów tego dokumentu w module administracyjnym decyduje o stabilności i przejrzystości całego procesu logistycznego.

W ramach konfiguracji systemu istotne jest zdefiniowanie domyślnego sposobu rezerwacji towarów. Subiekt GT oferuje dwa główne typy rezerwacji: rezerwację prostą oraz rezerwację ze skutkiem magazynowym. Wybór odpowiedniego trybu zależy od specyfiki magazynu i rotacji towaru. W przypadku sprzedaży telefonicznej najczęściej stosuje się rezerwację stanów magazynowych na wskazanym magazynie głównym, co natychmiast pomniejsza ilość dostępną towaru dla innych handlowców, zapobiegając zjawisku podwójnej sprzedaży tego samego egzemplarza. Kolejnym elementem jest ustawienie domyślnych terminów realizacji oraz automatycznego przypisywania poziomu cen i rabatów z kartoteki kontrahenta, co odciąża handlowca z konieczności pamiętania indywidualnych ustaleń.

W parametrach dokumentu ZK warto także zdefiniować zachowanie programu w sytuacji braku wystarczającej ilości asortymentu. System można skonfigurować tak, aby ostrzegał operatora o braku towaru lub blokował możliwość zapisu pozycji z niepełnym stanem, co zabezpiecza firmę przed składaniem obietnic bez pokrycia podczas rozmowy z klientem.

Optymalizacja kartotek kontrahentów i asortymentu

Szybkie wprowadzanie zamówień zależy w znacznej mierze od sprawnego mechanizmu wyszukiwania danych. W Subiekcie GT kluczową rolę odgrywa mechanizm Instynkt (inteligentna wyszukiwarka kontekstowa wbudowana w interfejs programu). Odpowiednie ustawienie parametrów Instynktu umożliwia szybkie odnajdywanie kontrahenta po numerze telefonu komórkowego, adresie poczty elektronicznej, numerze NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) lub fragmencie adresu firmy.

W przypadku nowych kontrahentów zamawiających towary telefonicznie lub mailowo, przydatną funkcją jest automatyczne pobieranie danych z bazy GUS (Główny Urząd Statystyczny) na podstawie podanego numeru NIP. Funkcja ta pozwala w kilka sekund uzupełnić pełną nazwę podmiotu, adres siedziby oraz formę prawną, eliminując literówki i błędy formalne w danych adresowych.

Dla stałych klientów posiadających wiele oddziałów lub miejsc dostaw kluczowe jest prawidłowe wdrożenie funkcji wieloadresowości. Subiekt GT pozwala na zdefiniowanie wielu adresów dostawy w ramach jednej kartoteki kontrahenta. Podczas przyjmowania zamówienia mailowego handlowiec wskazuje właściwy punkt odbioru z listy, co zapobiega wysyłce towaru pod niewłaściwy adres rejestrowy firmy.

W kartotece towarowej optymalizacja obejmuje skonfigurowanie widoków list asortymentu. Do widoku dodaje się kolumny informujące o stanie magazynowym, stanie zadysponowanym (ilość zarezerwowana w innych zamówieniach), stanie dostępnym (fizyczna ilość pomniejszona o rezerwacje) oraz cenie bazowej. Dzięki temu handlowiec podczas rozmowy telefonicznej może od razu ocenić, ile sztuk produktu może zaoferować odbiorcy.

System statusów, flag i kategorii w koordynacji zamówień

Gdy w firmie zamówienia przyjmuje kilka osób, a za ich realizację odpowiada magazyn lub dział logistyki, konieczne jest wdrożenie czytelnego systemu oznaczania etapów pracy. Brak takiego podziału prowadzi do sytuacji, w której zamówienia mailowe są dublowane lub pozostają bez odpowiedzi.

W Subiekcie GT podstawowym narzędziem organizacji pracy jest mechanizm flag własnych oraz kategorii dokumentów. Konfiguracja obejmuje przypisanie kolorów i jednoznacznych opisów do flag:

Flaga niebieska – zamówienie nowo zarejestrowane, oczekujące na weryfikację dostępności u dostawcy.
Flaga żółta – zamówienie potwierdzone, oczekiwanie na przedpłatę lub potwierdzenie przelewu bankowego.
Flaga zielona – wpłata zaksięgowana, dokument przekazany do kompletacji na magazynie.
Flaga czerwona – wstrzymanie realizacji (na przykład z powodu przekroczenia limitu kredytu kupieckiego przez kontrahenta).
Brak flagi lub flaga szara – zamówienie zrealizowane i zarchiwizowane.

Kategorie dokumentów pozwalają natomiast na precyzyjny podział źródeł sprzedaży. Przykładowo, dokumenty mogą być kategoryzowane jako Zamówienie Telefon, Zamówienie Mail lub Zamówienie BOK (Biuro Obsługi Klienta). Ułatwia to późniejsze raportowanie, analizę efektywności poszczególnych kanałów sprzedaży oraz rozliczanie pracy handlowców.

Integracja z korespondencją elektroniczną i wysyłka dokumentów proforma

Przyjmowanie zamówień drogą elektroniczną wiąże się z koniecznością sprawnego potwierdzania ustaleń z klientem. Subiekt GT umożliwia zintegrowanie modułu sprzedaży z serwerem pocztowym poprzez protokół SMTP (Simple Mail Transfer Protocol - standardowy protokół przesyłania poczty elektronicznej).

Konfiguracja modułu wysyłkowego pozwala na generowanie i przesyłanie dokumentów bezpośrednio z poziomu programu handlowego bez konieczności zapisywania plików na dysku i otwierania zewnętrznego klienta poczty. Do najczęściej wdrażanych elementów należą:

Wzorzec wydruku faktury proforma – w Subiekcie GT faktura proforma jest generowana na podstawie dokumentu ZK ze specjalnie dostosowanym nagłówkiem i układem graficznym, zawierającym numer rachunku bankowego oraz dane do płatności.
Szablony wiadomości e-mail – przygotowanie predefiniowanych wzorców wiadomości ze znacznikami dynamicznymi (na przykład numer zamówienia, dane osoby kontaktowej, kwota do zapłaty, numer konta bankowego), co pozwala na wysłanie potwierdzenia pojedynczym kliknięciem myszy.
Automatyczna wysyłka dokumentów końcowych – po zrealizowaniu zamówienia faktura sprzedaży lub paragon imienny mogą zostać skonwertowane do formatu PDF i przesłane na adres mailowy zamawiającego.

Procedura przekształcania zamówień w dokumenty magazynowe i sprzedażowe

Prawidłowo skonfigurowany przepływ pracy w Subiekcie GT zakłada, że raz wprowadzone zamówienie ZK stanowi podstawę do wygenerowania wszystkich kolejnych dokumentów w łańcuchu sprzedaży, bez konieczności ponownego wpisywania pozycji asortymentowych.

W zależności od przyjętego w przedsiębiorstwie modelu logistycznego dokument ZK może zostać zrealizowany jako:

Dokument FS (Faktura Sprzedaży) z automatycznym wywołaniem skutku magazynowego WZ (Wydanie Zewnętrzne) – stosowany, gdy towar jest fakturowany i wysyłany jednocześnie.
Dokument WZ (Wydanie Zewnętrzne) – stosowany, gdy magazyn najpierw kompletuje i wydaje towar kurierowi, a faktura sprzedaży jest wystawiana zbiorczo na koniec tygodnia lub miesiąca z poziomu modułu dokumentów magazynowych.
Dokument PA lub PAi (Paragon / Paragon imienny) – stosowany przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, często powiązany z automatyczną fiskalizacją na drukarce fiskalnej.
Zamówienie zaliczkowe (ZK zaliczkowe) i faktura zaliczkowa – stosowane przy transakcjach na towary sprowadzane pod indywidualne zamówienie, gdzie wymagana jest wpłata zadatku przed rozpoczęciem kompletacji.

Automatyzacja tego kroku eliminuje ryzyko pomyłek w ilościach wydawanego towaru oraz gwarantuje zgodność stanów magazynowych w systemie ze stanem faktycznym na półkach.

Najczęstsze błędy popełniane przy obsłudze zamówień telefonicznych i mailowych

W praktyce gospodarczej brak standaryzacji procesów w Subiekcie GT prowadzi do powtarzających się problemów organizacyjnych. Do najczęściej spotykanych błędów należą:

Tworzenie zduplikowanych kartotek klientów – handlowcy przyjmujący zamówienia telefoniczne często zakładają nową kartotekę zamiast sprawdzić, czy klient figuruje już w bazie pod innym numerem telefonu lub skróconą nazwą. Prowadzi to do rozproszenia historii zakupów, utraty historii rabatowej i problemów z windykacją należności.
Brak rezerwacji towaru na etapie ZK – zapisywanie zamówień bez zaznaczenia opcji rezerwacji sprawia, że towar pozostaje widoczny jako dostępny dla innych pracowników, co skutkuje przyjęciem kolejnego zamówienia na tę samą partię produktów.
Wystawianie dokumentów sprzedaży zamiast zamówień przed otrzymaniem zapłaty – wystawienie faktury sprzedaży przed zaksięgowaniem środków lub przed faktycznym wydaniem towaru powoduje przedwczesne powstanie obowiązku podatkowego i niepotrzebne blokowanie stanów magazynowych.
Pomijanie weryfikacji zadłużenia – brak włączenia mechanizmu ostrzegania o przeterminowanych płatnościach kontrahenta skutkuje przyjmowaniem kolejnych zamówień od podmiotów zalegających z zapłatą za wcześniejsze dostawy.
Ręczne wpisywanie cen z pominięciem cenników – wprowadzanie cen z pamięci zamiast korzystania ze zdefiniowanych cenników i poziomów cenowych prowadzi do powstawania rozbieżności i sporów z odbiorcami.

Kiedy problem wynika z konfiguracji bazy SQL lub sprzętu komputerowego

Nie każde opóźnienie w obsłudze zamówień jest wynikiem procedur personelu. Bardzo często wąskim gardłem okazuje się niewydolność infrastruktury IT (Information Technology - technologie informatyczne) lub nieprawidłowa konfiguracja silnika bazy danych Microsoft SQL Server, na którym opiera się Subiekt GT.

Jeżeli handlowiec podczas rozmowy telefonicznej czeka kilkanaście sekund na otwarcie listy towarów lub wyszukanie kontrahenta, przyczyny należy szukać w:

Braku regularnej konserwacji bazy danych (odbudowa indeksów, aktualizacja statystyk w silniku SQL).
Zbyt małej ilości pamięci RAM (Random Access Memory - pamięć operacyjna komputera) na serwerze obsługującym bazę InsERT GT.
Niewłaściwej konfiguracji sieci lokalnej LAN (Local Area Network - lokalna sieć komputerowa) lub przeciążeniu połączeń bezprzewodowych Wi-Fi w biurze handlowym.
Braku optymalizacji zapytań i widoków w przypadku baz danych o dużych rozmiarach i wieloletniej historii dokumentów.

W takich sytuacjach pomoc serwisowa polega na przeprowadzeniu audytu wydajności serwera, optymalizacji parametrów SQL oraz dostosowaniu konfiguracji sieciowej stacji roboczych pracujących w dziale sprzedaży.

Dodatkowe pytania dotyczące obsługi zamówień w Subiekcie GT

Czy Subiekt GT pozwala na automatyczne zablokowanie zamówienia, jeśli klient przekroczył limit kredytowy?

Tak. W parametrach kontrahentów oraz w konfiguracji modułu sprzedaży można zdefiniować maksymalną kwotę kredytu kupieckiego oraz dopuszczalną liczbę dni po terminie płatności. W przypadku przekroczenia tych wartości system wyświetla ostrzeżenie dla operatora lub blokuje możliwość zapisu dokumentu ZK bez autoryzacji kierownika sprzedaży.

Jak poprawnie obsłużyć sytuację, gdy w zamówieniu mailowym brakuje części asortymentu?

Subiekt GT umożliwia częściową realizację zamówienia ZK. Handlowiec może wystawić dokument wydania WZ lub fakturę sprzedaży wyłącznie na pozycje aktualnie dostępne na magazynie. Pozostałe pozycje pozostają na dokumencie ZK jako niezrealizowane i mogą zostać wydane kolejnym dokumentem po dostawie od producenta.

W jaki sposób zabezpieczyć bazę przed pomyłkową zmianą cen przez pracowników działu zamówień?

Program posiada rozbudowany moduł uprawnień użytkowników. Administrator systemu może odebrać wybranym pracownikom prawo do ręcznej edycji cen na dokumentach, pozostawiając im jedynie możliwość wyboru towaru według przypisanego cennika lub ograniczyć maksymalny dopuszczalny rabat, jaki handlowiec może przyznać samodzielnie.

Czy można zautomatyzować przekazywanie zamówień telefonicznych do magazynu bez drukowania papieru?

Tak. Magazynierzy mogą pracować na osobnych stanowiskach komputerowych z dostępem do modułu Zamówienia od Klientów, filtrując listę według odpowiedniej flagi (na przykład flaga zielona oznaczająca zamówienia gotowe do pakowania). Po skompletowaniu towaru magazynier zmienia flagę dokumentu lub bezpośrednio wystawia dokument WZ, co jest od razu widoczne dla handlowców w biurze.

Jak przyspieszyć wyszukiwanie towarów o zbliżonych nazwach lub kodach kreskowych?

W konfiguracji mechanizmu Instynkt w Subiekcie GT można precyzyjnie określić, w jakich polach system ma przeszukiwać kartoteki (symbol, nazwa, opis, kod kreskowy EAN - European Article Number, pole własne). Wyłączenie przeszukiwania zbędnych pól przyspiesza działanie programu i zawęża wyniki wyszukiwania do najbardziej trafnych pozycji.

Wsparcie techniczne i wdrożeniowe na terenie Warszawy i okolic

Prawidłowe ustawienie procesów przyjmowania i realizacji zamówień w Subiekcie GT wymaga połączenia wiedzy z zakresu logistyki magazynowej, księgowości oraz administracji bazami danych. Nasz zespół realizuje usługi wdrożeniowe, optymalizacyjne i serwisowe z bezpośrednim dojazdem do siedziby firmy klienta na terenie całej Warszawy oraz siedmiu przyległych powiatów (grodziski, legionowski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, warszawski zachodni, wołomiński). W przypadku konieczności wykonania prac administracyjnych na serwerze lub stacjach roboczych zapewniamy pełne bezpieczeństwo danych z możliwością podpisania umowy o zachowaniu poufności (NDA - Non-Disclosure Agreement).

22 378 48 09