Firmy z kilkoma magazynami potrzebują, żeby BaseLinker poprawnie rozróżniał, gdzie faktycznie znajduje się towar, i sam decydował, z której lokalizacji najlepiej zrealizować dane zamówienie.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje założenie struktury magazynów w BaseLinkerze odpowiadającej rzeczywistemu rozmieszczeniu towaru firmy, ustawienie priorytetów wyboru lokalizacji realizującej zamówienie oraz synchronizację łącznych stanów widocznych na poszczególnych kanałach sprzedaży.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm prowadzących sprzedaż z kilku magazynów lub punktów jednocześnie, które chcą optymalnie wykorzystywać dostępne zapasy.

Ile to trwa

Konfiguracja struktury magazynów mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Warianty konfiguracji wielomagazynowej

Struktura wielomagazynowa w systemie BaseLinker (oprogramowaniu integrującym platformy sprzedażowe, sklepy internetowe oraz kurierów) może przyjmować różne formy w zależności od modelu logistycznego przedsiębiorstwa. Poprawne odwzorowanie fizycznego przepływu towaru wymaga wybrania odpowiedniego schematu powiązań.

Pierwszym wariantem jest model łączący magazyn centralny z siecią punktów handlowych. W tej strukturze magazyn centralny pełni funkcję głównego źródła zapasów, z którego realizowana jest większość przesyłek kurierskich, natomiast punkty stacjonarne posiadają mniejsze stany bieżące na potrzeby sprzedaży bezpośredniej. System konfiguruje się w taki sposób, aby zamówienia internetowe w pierwszej kolejności rezerwowały towar z magazynu centralnego. Dopiero w przypadku braku pełnej dostępności na magazynie głównym, algorytm sprawdza stany w punktach lokalnych. Taka konfiguracja pozwala uniknąć sytuacji, w której pracownik punktu handlowego musi pakować pojedyncze paczki w trakcie bezpośredniej obsługi klientów stacjonarnych.

Drugim wariantem jest równoległa praca magazynu własnego oraz zewnętrznego centrum logistycznego w modelu fulfillment lub 3PL (Third Party Logistics, czyli powierzenie procesów magazynowania i wysyłki zewnętrznemu operatorowi logistycznemu). W tym układzie towary o wysokiej rotacji często znajdują się w magazynie zewnętrznym, a asortyment gabarytowy, niszowy lub wymagający personalizacji pozostaje w magazynie własnym. Konfiguracja polega na precyzyjnym przypisaniu asortymentu do właściwych lokalizacji oraz zdefiniowaniu osobnych kont kurierskich z dedykowanymi adresami odbioru przesyłek dla każdego z magazynów.

Trzecim rozwiązaniem jest połączenie magazynów fizycznych z magazynami wirtualnymi w modelu dropshipping (model logistyczny, w którym towar jest wysyłany do klienta końcowego bezpośrednio z magazynu hurtowni dostawcy). W BaseLinkerze tworzy się wówczas magazyny wirtualne zasilane plikami wymiany danych lub interfejsami API (Application Programming Interface, czyli interfejsem programistycznym do wymiany danych) hurtowni. Zamówienia zawierające wyłącznie pozycje od danego dostawcy są automatycznie kierowane do osobnego statusu, a do hurtowni wysyłana jest informacja o konieczności nadania paczki.

Czwartym wariantem jest wydzielenie magazynu buforowego lub kwarantannowego. Magazyn buforowy służy do ewidencjonowania dostaw w trakcie ich przyjmowania, kontroli jakościowej lub towarów zarezerwowanych na poczet długoterminowych kontraktów B2B (Business to Business, czyli transakcji między przedsiębiorstwami). Stany z takiego magazynu nie są publikowane na platformach sprzedażowych, co chroni przed sprzedażą towaru, który nie został jeszcze fizycznie sprawdzony i wprowadzony na właściwe regały.

Mechanizmy automatycznego przydzielania zamówień do lokalizacji

Prawidłowe funkcjonowanie wielu magazynów opiera się na automatycznych akcjach (regułach warunkowych wykonywanych przez system bez udziału człowieka po wystąpieniu określonego zdarzenia). Po pobraniu nowego zamówienia z kanału sprzedaży system weryfikuje zawartość koszyka oraz stany magazynowe w poszczególnych lokalizacjach, przypisując zamówienie do odpowiedniego magazynu i statusu operacyjnego.

Kluczowym elementem konfiguracji jest określenie logiki kompletności. Jeżeli klient zamawia kilka różnych produktów, reguła weryfikuje, czy istnieje pojedyncza lokalizacja posiadająca wszystkie wymagane pozycje. W przypadku spełnienia tego warunku zamówienie trafia do magazynu, który pozwala na zrealizowanie wysyłki w jednej paczce, co minimalizuje koszty materiałów pakowych i opłat przewozowych.

W sytuacjach, gdy żaden pojedynczy magazyn nie posiada pełnego asortymentu z koszyka, stosuje się procedurę rozdzielania zamówień, znaną jako split order (automatyczny lub półautomatyczny podział jednego zamówienia klienta na dwa niezależne dokumenty magazynowe i wysyłkowe). BaseLinker tworzy wówczas zamówienia podrzędne, przypisując każdą część do właściwego magazynu, generując osobne listy przewozowe i powiadamiając kupującego o planowanej dostawie w kilku niezależnych przesyłkach.

W ramach automatyzacji definiuje się również reguły zależne od parametrów fizycznych towaru. Produkty wielkogabarytowe lub przekraczające określoną wagę mogą być automatycznie kierowane do magazynu wyposażonego w rampę załadunkową i obsługę spedycji paletowej, podczas gdy przesyłki drobnicowe trafiają do magazynu z automatycznymi sorterami paczek. Każdy magazyn może mieć także przypisane inne godziny graniczne nadania przesyłek (cut-off time, czyli maksymalną godzinę złożenia zamówienia gwarantującą wysyłkę w tym samym dniu roboczym).

Synchronizacja stanów magazynowych z systemami ERP i platformami sprzedaży

W środowisku wielomagazynowym utrzymanie spójności stanów towarowych wymaga precyzyjnego zestrojenia BaseLinkera z nadrzędnym systemem ERP (Enterprise Resource Planning, czyli oprogramowaniem do kompleksowego zarządzania zasobami i ewidencją magazynową firmy, takim jak Subiekt GT, Subiekt nexo, Comarch ERP Optima, WAPRO Mag czy Symfonia). Wymiana danych odbywa się za pośrednictwem dedykowanych programów integrujących lub bezpośrednich połączeń przez interfejs programistyczny API.

W trakcie wdrożenia określa się sposób agregacji stanów magazynowych. W zależności od przyjętej strategii biznesowej stany z poszczególnych magazynów mogą być sumowane i wystawiane jako łączna dostępność na kontach marketplace (wielokanałowych platformach handlowych, takich jak Allegro, Amazon czy eBay), bądź też poszczególne konta sprzedażowe mogą czerpać stany wyłącznie z wyznaczonych magazynów dedykowanych. W przypadku sklepów internetowych stany mogą być prezentowane klientowi z rozbiciem na dostępność w poszczególnych salonach stacjonarnych.

Niezbędnym elementem bezpiecznej konfiguracji jest ustawienie buforów magazynowych (wartości progowych odejmowanych programowo od faktycznego stanu towarowego przed przekazaniem informacji do serwisów aukcyjnych i sklepów). Bufor zabezpiecza firmę przed tak zwanym oversellingiem (sprzedażą towaru ponad stan, wynikającą z opóźnień w synchronizacji lub jednoczesnego zakupu tej samej sztuki przez dwóch klientów na różnych platformach). Ustawia się bufory stałe, na przykład rezerwę dwóch sztuk dla każdego indeksu, lub bufory dynamiczne zależne od tempa sprzedaży danego asortymentu.

Synchronizacja wymaga także prawidłowego skonfigurowania harmonogramu zadań (procesów w tle uruchamiających odczyt i zapis danych w ustalonych odstępach czasowych). Zbyt częste odpytywanie bazy danych może powodować przeciążenie serwera bazodanowego Microsoft SQL Server (systemu zarządzania relacyjną bazą danych przechowującą dokumenty handlowe), natomiast zbyt rzadkie interwały zwiększają ryzyko rozbieżności stanów. Konfiguracja polega na doborze optymalnych częstotliwości synchronizacji w zależności od przepustowości łącza internetowego, wydajności serwera oraz liczby aktywnych ofert.

Typowe błędy podczas samodzielnej konfiguracji wielu magazynów

Samodzielne próby wdrożenia obsługi wielu lokalizacji magazynowych bez uprzedniego przygotowania struktury danych często prowadzą do poważnych zaburzeń w realizacji zamówień. Poniżej przedstawiono najczęstsze nieprawidłowości spotykane w praktyce serwisowej:

Niespójne identyfikatory asortymentowe SKU i kody EAN. SKU (Stock Keeping Unit, czyli unikalny kod towarowy nadawany przez sprzedawcę) oraz EAN (European Article Number, czyli międzynarodowy kod kreskowy) muszą być identyczne we wszystkich magazynach i systemach. Jeśli ten sam produkt posiada różne kody SKU w systemie ERP i w poszczególnych magazynach BaseLinkera, synchronizator traktuje je jako odrębne kartoteki, co prowadzi do błędnego zerowania lub dublowania stanów.
Brak przypisania właściwych adresów odbioru przesyłek do poszczególnych magazynów. W przypadku wygenerowania listu przewozowego kurier może otrzymać zlecenie podjazdu pod biuro firmy zamiast do oddalonego magazynu lokalnego, w którym faktycznie przygotowano paczkę do odbioru.
Błędna kolejność wykonywania automatycznych akcji. BaseLinker przetwarza reguły automatyczne w określonej kolejności od góry do dołu. Ustawienie reguły zmieniającej status przed zweryfikowaniem dostępności magazynowej może spowodować, że zamówienie zostanie oznaczone jako gotowe do wysyłki, mimo że towar znajduje się w innej lokalizacji lub wymaga sprowadzenia.
Podwójne naliczanie rezerwacji towarowych. Występuje w sytuacji, gdy zarówno system ERP, jak i BaseLinker prowadzą niezależne mechanizmy rezerwacji stanów po pobraniu zamówienia. W efekcie dostępny stan magazynowy jest pomniejszany dwukrotnie, co sztucznie blokuje sprzedaż pozostałych sztuk towaru na platformach handlowych.
Brak uwzględnienia harmonogramów pracy oddziałów. Przypisanie zamówienia do punktu stacjonarnego w dzień wolny od pracy tego punktu, podczas gdy magazyn centralny pracuje w trybie ciągłym, powoduje niepotrzebne opóźnienia w doręczeniu przesyłki do odbiorcy.

Kiedy problem nie leży w konfiguracji BaseLinkera

Zdarzają się sytuacje, w których nieprawidłowości w działaniu wielu magazynów nie wynikają z błędnej konfiguracji samego BaseLinkera, lecz są spowodowane usterkami w infrastrukturze nadrzędnej lub w zewnętrznych usługach sieciowych. Prawidłowa diagnoza pozwala szybko zlokalizować właściwe źródło problemu.

Jedną z częstych przyczyn rozbieżności są blokady transakcyjne w relacyjnej bazie danych Microsoft SQL Server, na której oparty jest system handlowo-magazynowy. Jeśli na serwerze lokalnym trwa generowanie skomplikowanych zestawień finansowych, przeprowadzana jest inwentaryzacja lub wystąpiła blokada tabeli przez zawieszoną sesję użytkownika, program synchronizujący nie może odczytać aktualnych stanów magazynowych i zwraca błędy przekroczenia limitu czasu połączenia (timeout, czyli przekroczenie maksymalnego czasu oczekiwania na odpowiedź serwera).

Drugim czynnikiem są ograniczenia przepustowości interfejsów API po stronie zewnętrznych hurtowni lub platform handlowych. Wiele serwisów nakłada mechanizmy rate limiting (narzucone przez dostawcę usługi ograniczenie maksymalnej liczby zapytań przesyłanych w jednostce czasu). W przypadku próby jednoczesnej aktualizacji tysięcy ofert powiązanych z kilkoma magazynami, część pakietów danych zostaje odrzucona przez serwer docelowy, co objawia się chwilowym brakiem synchronizacji dla wybranych grup asortymentowych.

Trzecim elementem są niestabilne połączenia sieciowe pomiędzy oddziałami firmy a serwerem centralnym. Jeżeli punkt stacjonarny traci łączność z siecią VPN (Virtual Private Network, czyli szyfrowanym tunelem łączącym oddziały firmy przez internet), dokumenty wydań towaru z kasy fiskalnej nie trafiają na bieżąco do bazy centralnej, przez co BaseLinker pobiera nieaktualne dane o stanach magazynowych.

Dodatkowe pytania o strukturę wielu magazynów

Czy BaseLinker pozwala na przypisanie różnych cen tego samego produktu w zależności od magazynu?

W ramach jednego katalogu BaseLinker Inventory (wbudowanego modułu zarządzania asortymentem w platformie BaseLinker) produkt posiada jedną kartotekę główną, jednak możliwe jest zdefiniowanie wielu grup cenowych powiązanych z różnymi kanałami sprzedaży lub rynkami zagranicznymi. Przypisanie innej ceny w zależności od fizycznej lokalizacji magazynu realizuje się poprzez powiązanie danego magazynu z dedykowanym kontem sprzedażowym lub poprzez odpowiednio skonfigurowane cenniki w zintegrowanym systemie ERP.

W jaki sposób rozwiązać problem zwrotów towaru przy wielu lokalizacjach?

W module zwrotów BaseLinkera konfiguruje się automatyczne reguły, które po zarejestrowaniu przesyłki zwrotnej kierują dokument do właściwego magazynu przyjmującego. Może to być magazyn centralny, dedykowany dział reklamacji i zwrotów lub magazyn, z którego pierwotnie wysłano zamówienie. Po fizycznym sprawdzeniu stanu zwracanego przedmiotu pracownik zatwierdza przyjęcie, co automatycznie zwiększa stan magazynowy o przyjętą sztukę.

Czy do obsługi każdego magazynu potrzebne jest osobne konto w BaseLinkerze?

Nie ma konieczności zakładania osobnych kont użytkownika w serwisie BaseLinker. Wszystkie magazyny fizyczne, wirtualne oraz magazyny zewnętrzne konfiguruje się w ramach jednego konta firmowego. Dostęp dla pracowników poszczególnych lokalizacji reguluje się za pomocą profili uprawnień, ograniczając widoczność zamówień i stanów wyłącznie do magazynu, w którym dana osoba wykonuje pracę.

Jak wygląda generowanie dokumentów sprzedaży przy wysyłce z różnych magazynów?

Dokumenty sprzedaży, takie jak faktury zwykłe czy paragony, mogą być generowane automatycznie przez BaseLinkera lub przesyłane do wystawienia w systemie ERP. W przypadku rozbicia zamówienia na kilka magazynów system można skonfigurować tak, aby wystawił jeden dokument sprzedaży obejmujący całość zamówienia lub osobne dokumenty powiązane z poszczególnymi przesyłkami częściowymi.

Czy można ograniczyć widoczność stanów z magazynu zewnętrznego tylko do wybranych platform sprzedaży?

Tak, konfiguracja powiązań pozwala na precyzyjne wskazanie, które magazyny mają przekazywać stany do poszczególnych integracji. Przykładowo stany z magazynu własnego mogą być publikowane na wszystkich kontach marketplace oraz w sklepie internetowym, podczas gdy stany z magazynu dropshippingowego mogą zasilać wyłącznie wybrany sklep internetowy.

Wdrożenie stabilnej architektury wielomagazynowej

Prawidłowe zaplanowanie i wdrożenie wielomagazynowości w BaseLinkerze eliminuje ryzyko pomyłek kompletacyjnych, przyspiesza proces pakowania oraz zabezpiecza firmę przed sprzedażą niedostępnego towaru. Kluczem do sprawnego działania jest uporządkowanie kartotek asortymentowych w systemie nadrzędnym, ustalenie jednoznacznych priorytetów logistycznych oraz przetestowanie reguł automatycznych w bezpiecznym środowisku przed uruchomieniem pełnej synchronizacji na aktywnych kontach handlowych.

22 378 48 09

Konfiguracja magazynów w BaseLinkerze przy wielu lokalizacjach