Firmy prowadzące kilka odrębnych sklepów internetowych — na przykład pod różnymi markami — potrzebują, żeby BaseLinker pozwalał zarządzać nimi wszystkimi z jednego miejsca, zachowując przy tym rozdzielność tam, gdzie to potrzebne.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje podłączenie wszystkich sklepów firmy do jednego konta BaseLinkera, ustawienie odpowiedniego podziału zamówień i raportów według poszczególnych marek oraz skonfigurowanie wspólnego lub rozdzielonego magazynu, w zależności od potrzeb firmy.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przeznaczona dla firm prowadzących kilka sklepów internetowych jednocześnie, które chcą zarządzać zamówieniami ze wszystkich z jednego, wspólnego panelu bez utraty przejrzystości danych każdej marki osobno.

Ile to trwa

Konfiguracja obsługi wielu sklepów mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Modele zarządzania stanami magazynowymi w strukturze wielosklepowej

Kluczowym elementem wdrożenia wielosklepowości w systemie BaseLinker (wielokanałowym systemie do zarządzania sprzedażą internetową) jest zaplanowanie odpowiedniej architektury magazynowej. W zależności od profilu działalności firmy, powiązań asortymentowych oraz fizycznej lokalizacji towaru stosuje się jeden z trzech podstawowych modeli pracy.

Pierwszym rozwiązaniem jest model ze wspólnym magazynem centralnym. Sprawdza się w firmach, które prowadzą kilka sklepów internetowych skierowanych do różnych grup docelowych lub działających pod odrębnymi markami, lecz wysyłających zamówienia z jednego fizycznego magazynu. W tym wariancie wszystkie podłączone sklepy korzystają ze wspólnego katalogu produktów w BaseLinkerze lub są powiązane z jednym nadrzędnym systemem ERP (zintegrowanym oprogramowaniem do zarządzania przedsiębiorstwem, takim jak Subiekt GT, Subiekt nexo, WAPRO Mag czy Comarch ERP Optima). Każdy zakup w dowolnym ze sklepów powoduje natychmiastowe zaktualizowanie i obniżenie dostępnego stanu magazynowego we wszystkich pozostałych kanałach sprzedaży. Eliminuje to ryzyko oversellingu (sytuacji, w której dochodzi do sprzedaży towaru, którego fizycznie brakuje na magazynie z powodu opóźnień w synchronizacji).

Drugim podejściem jest model z całkowicie rozdzielonymi magazynami. Znajduje on zastosowanie w przedsiębiorstwach, w których poszczególne sklepy oferują zupełnie inny asortyment lub towar jest składowany w różnych lokalizacjach fizycznych. W panelu BaseLinkera tworzy się wówczas niezależne katalogi oraz magazyny przypisane bezpośrednio do poszczególnych źródeł sprzedaży. Zamówienia spływające z danego sklepu rezerwują i pobierają sztuki wyłącznie z przypisanego do niego magazynu, co zapobiega pomyłkom i upraszcza bieżącą inwentaryzację.

Trzecim wariantem jest model hybrydowy. Część oferty (na przykład towary o wysokiej rotacji lub uniwersalne akcesoria) znajduje się we wspólnym magazynie centralnym, natomiast produkty dedykowane wyłącznie dla jednej marki lub towary wielkogabarytowe są przypisane do magazynów pomocniczych. Konfiguracja zaawansowanych reguł pobierania towaru pozwala na automatyczne przypisywanie pozycji zamówienia do odpowiednich magazynów bez konieczności manualnej weryfikacji przez pracowników logistyki.

Indywidualizacja komunikacji i odrębny branding per sklep

Klienci kupujący w poszczególnych sklepach internetowych należących do jednej firmy oczekują spójnej i w pełni profesjonalnej obsługi pod szyldem marki, w której złożyli zamówienie. Konfiguracja BaseLinkera pozwala na zachowanie całkowitej odrębności wizerunkowej każdego ze sklepów.

Podstawowym elementem jest przygotowanie dedykowanych szablonów wiadomości e-mail oraz powiadomień SMS. Dla każdego sklepu tworzy się osobne szablony graficzne i tekstowe, zawierające unikalny logotyp, firmową kolorystykę, stopki informacyjne oraz dedykowane adresy i telefony kontaktowe. Wysyłka wiadomości transakcyjnych jest konfigurowana przez protokół SMTP (standardowy protokół sieciowy służący do wysyłania poczty elektronicznej) z wykorzystaniem osobnych skrzynek pocztowych powiązanych z właściwymi domenami. Odpowiednie ustawienie rekordów SPF i DKIM (wpisów w konfiguracji domeny potwierdzających autentyczność nadawcy) gwarantuje wysoką dostarczalność wiadomości i chroni przed zaklasyfikowaniem korespondencji jako spam.

Równie istotna jest konfiguracja stron informacyjnych ze statusem zamówienia. BaseLinker umożliwia wygenerowanie dla kupującego unikalnego linku, pod którym może on śledzić etap kompletacji i transportu przesyłki. W ramach wdrożenia przygotowuje się dedykowane widoki tych stron dla każdego podłączonego sklepu, zachowując spójność z jego identyfikacją wizualną i regulaminem.

Profile kurierskie i konfiguracja etykiet nadawczych

Zarządzanie wysyłką w środowisku wielosklepowym wymaga precyzyjnego przypisania danych nadawcy na listach przewozowych. W zależności od struktury umów logistycznych konfiguruje się integracje w oparciu o jedno lub wiele kont przewoźników.

W przypadku korzystania z jednej umowy ramowej z operatorem logistycznym konfiguruje się odrębne profile nadawcy w ramach tego samego modułu kurierskiego. Na generowanych etykietach jako nadawca drukowana jest nazwa i adres konkretnego sklepu, w którym klient dokonał zakupu. Zapobiega to nieporozumieniom w momencie doręczenia przesyłki przez kuriera.

Jeżeli poszczególne marki posiadają niezależne umowy z różnymi firmami kurierskimi lub brokerami transportowymi, podłącza się odrębne konta API (interfejsy programistyczne umożliwiające automatyczną wymianę danych między systemami). Konfiguracja obejmuje automatyczne przypisywanie właściwego kuriera w zależności od wybranego przez klienta sposobu dostawy, generowanie zbiorczych protokołów przekazania z podziałem na marki oraz automatyczne przekazywanie numerów nadawczych do odpowiednich silników sklepowych (takich jak WooCommerce, PrestaShop, Shopify, Magento czy Shoper).

Dokumenty sprzedaży i obsługa wielu podmiotów gospodarczych

Prowadzenie kilku sklepów nierzadko wiąże się z koniecznością wystawiania dokumentów księgowych w imieniu różnych podmiotów prawnych lub z zachowaniem odrębnych serii numeracji faktur i paragonów.

W sytuacji, gdy dokumenty sprzedaży są generowane bezpośrednio w systemie BaseLinker, konfiguruje się niezależne serie numeracji dla każdego sklepu z osobna. Każdy szablon dokumentu zawiera właściwe dane sprzedawcy, odrębny numer rachunku bankowego oraz logotyp danej marki. W przypadku prowadzenia sprzedaży międzynarodowej konfiguracja uwzględnia automatyczny dobór waluty, języka dokumentu oraz właściwych stawek podatkowych.

Jeżeli dokumenty są wystawiane w zewnętrznym systemie ERP, integrację konfiguruje się tak, aby zamówienia spływające z poszczególnych sklepów trafiały do odpowiednich rejestrów księgowych i magazynów, a także generowały dokumenty z wymaganymi prefiksami identyfikującymi źródło zamówienia.

Automatyczne akcje i projektowanie przepływów pracy

Mechanizm automatycznych akcji w BaseLinkerze pozwala na wyeliminowanie powtarzalnych, manualnych czynności wykonywanych przez pracowników. W strukturze wielosklepowej kluczowe jest jednak precyzyjne ograniczenie reguł, aby akcje dedykowane dla jednego sklepu nie ingerowały w zamówienia z innych źródeł.

Tworzy się zaawansowane reguły automatyzacji bazujące na warunkach źródła zamówienia. Przykładowo, po zarejestrowaniu wpłaty system automatycznie dobiera odpowiedni szablon wiadomości z brandingiem danego sklepu, wystawia dokument sprzedaży z właściwej serii, generuje etykietę przewozową z dedykowanego profilu nadawcy i przesyła powiadomienie do klienta. Całość odbywa się bez udziału operatora.

Projektuje się również przejrzysty układ statusów zamówień. Może on obejmować wspólne statusy operacyjne dla pracowników magazynu (na przykład do kompletacji, spakowane, gotowe do wysyłki) ze skonfigurowanymi filtrami widoków, lub całkowicie odrębne ścieżki statusów dla procesów wymagających specyficznej obsługi w ramach danej marki.

Zarządzanie uprawnieniami zespołu i bezpieczeństwo danych

W firmach zatrudniających wielu pracowników lub współpracujących z zewnętrznymi podwykonawcami istotne jest zabezpieczenie dostępu do poufnych informacji handlowych. BaseLinker umożliwia szczegółowe zarządzanie uprawnieniami użytkowników.

Konfiguruje się konta pracownicze z ograniczeniem widoczności zamówień, magazynów oraz raportów wyłącznie do wybranych sklepów. Pracownik obsługi klienta przypisany do jednej marki nie ma wglądu w dane kontrahentów i obroty pozostałych sklepów grupy. Z kolei pracownicy magazynu korzystający z modułu Asystenta Pakowania (narzędzia wspierającego bezbłędne zbieranie i pakowanie produktów przy użyciu czytników kodów kreskowych) widzą wyłącznie zamówienia przydzielone do ich stanowiska pracy.

Proces konfiguracji realizowany jest z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. Integracje wykonywane są przy użyciu dedykowanych kluczy API oraz kont technicznych, bez konieczności udostępniania głównych haseł administratora. Na życzenie klienta podpisywana jest umowa NDA (umowa o zachowaniu poufności), gwarantująca pełne bezpieczeństwo danych handlowych i osobowych.

Najczęstsze błędy przy samodzielnej konfiguracji wielu sklepów

Próby samodzielnego wdrażania obsługi wielu sklepów w jednym panelu BaseLinkera bez wcześniejszego zaplanowania architektury danych często prowadzą do poważnych problemów operacyjnych.

Jednym z najczęstszych błędów jest tworzenie automatycznych akcji bez zdefiniowania warunku źródła zamówienia. Skutkuje to wysyłaniem do klientów powiadomień z logotypem i danymi kontaktowymi innego sklepu należącego do firmy, co budzi niepokój kupujących i prowadzi do niepotrzebnych reklamacji.

Innym powszechnym problemem jest nieprawidłowe ustawienie harmonogramu synchronizacji stanów magazynowych oraz brak buforów bezpieczeństwa. Przy intensywnej sprzedaży ten sam towar może zostać zakupiony równolegle w dwóch sklepach, zanim system zdąży zaktualizować stany, co wymusza anulowanie zamówień.

Często spotyka się także błędy w mapowaniu bramek płatności online (takich jak PayU, Przelewy24, Autopay czy Stripe). Brak właściwego przypisania kont rozliczeniowych do poszczególnych sklepów sprawia, że wpłaty nie są automatycznie księgowane przy zamówieniach, co blokuje proces wysyłki i wymaga ręcznego sprawdzania wyciągów bankowych.

Kiedy jedno konto wielosklepowe to optymalny wybór, a kiedy warto rozważyć osobne konta

Połączenie wielu sklepów w ramach jednego konta BaseLinker jest optymalnym rozwiązaniem, gdy zamówienia są obsługiwane przez wspólny zespół magazynowy lub jedno biuro obsługi klienta, a asortyment korzysta ze wspólnej bazy produktowej lub centralnego systemu ERP. Pozwala to na pełną automatyzację logistyki, redukcję kosztów subskrypcji i scentralizowaną kontrolę nad sprzedażą.

Rozdzielenie sklepów na zupełnie odrębne konta BaseLinker jest uzasadnione w sytuacji, gdy marki należą do całkowicie niezależnych podmiotów gospodarczych, magazyny znajdują się w odległych centrach fulfillmentu (zewnętrznych magazynach realizujących kompleksową obsługę logistyczną) zarządzanych przez różne podmioty, lub gdy wewnętrzne regulacje korporacyjne bezwzględnie wymagają całkowitej separacji baz danych klientów.

Pytania i odpowiedzi dotyczące konfiguracji wielu sklepów w BaseLinkerze

Czy klienci poszczególnych sklepów mogą zorientować się, że obsługa odbywa się z jednego panelu?

Nie. Prawidłowo skonfigurowane środowisko zapewnia pełną separację wizerunkową. Wiadomości e-mail, powiadomienia SMS, strony śledzenia przesyłek, etykiety nadawcze oraz dokumenty sprzedaży zawierają wyłącznie oznaczenia, logotypy, dane kontaktowe i numery kont właściwe dla sklepu, w którym złożono zamówienie.

Jak w praktyce funkcjonuje synchronizacja stanów magazynowych dla wspólnych produktów?

W przypadku sprzedaży produktu w jednym ze sklepów BaseLinker natychmiast rejestruje rezerwację sztuki w magazynie centralnym i wysyła sygnał aktualizacyjny przez API do pozostałych sklepów oraz kanałów sprzedaży, odpowiednio zmniejszając dostępną liczbę sztuk na każdej platformie.

Czy można ograniczyć pracownikom dostęp wyłącznie do wybranego sklepu?

Tak. Panel BaseLinkera umożliwia precyzyjne zarządzanie profilami uprawnień. Każdemu użytkownikowi można przypisać dostęp wyłącznie do określonych źródeł zamówień, wybranych katalogów magazynowych oraz konkretnych modułów systemu.

Czy możliwa jest integracja wielu sklepów z odrębnymi kontami bankowymi i bramkami płatności?

Tak. W ramach jednego konta BaseLinkera można podłączyć niezależne konta bankowe oraz oddzielne profile bramek płatności elektronicznych. Wpłaty są automatycznie parowane z zamówieniami z właściwego sklepu na podstawie unikalnych identyfikatorów transakcji.

Czy wdrożenie konfiguracji wielosklepowej wymaga przerwania bieżącej sprzedaży?

Nie. Wszystkie prace konfiguracyjne, podłączanie integracji, przygotowywanie szablonów oraz tworzenie reguł automatyzacji realizujemy w tle na działającym systemie. Przełączenie procesów odbywa się w sposób płynny i bez zakłóceń w przyjmowaniu zamówień od klientów.

Organizacja wdrożenia i techniczna asysta powdrożeniowa

Prawidłowe wdrożenie wielosklepowości w BaseLinkerze pozwala na optymalizację procesów sprzedażowych, przyspieszenie kompletacji zamówień oraz wyeliminowanie kosztownych pomyłek magazynowych. Przeprowadzamy kompleksową konfigurację systemu, dostosowując strukturę magazynów, szablony dokumentów i reguły automatycznych akcji do indywidualnej specyfiki działalności firmy. Prace realizujemy z dojazdem bezpośrednio do siedziby klienta na terenie Warszawy oraz 7 okolicznych powiatów (grodziskiego, legionowskiego, otwockiego, piaseczyńskiego, pruszkowskiego, warszawskiego zachodniego oraz wołomińskiego) w promieniu do 40 km. Każde wdrożenie obejmuje testy poprawności przepływu danych oraz asystę techniczną do 30 dni od momentu uruchomienia integracji.

22 378 48 09

Konfiguracja BaseLinkera pod obsługę wielu sklepów jednocześnie