Przejście na BaseLinker z innego systemu zarządzania zamówieniami nie musi oznaczać utraty historii sprzedaży i danych klientów zgromadzonych wcześniej — o ile migracja zostanie przeprowadzona metodycznie.

Na czym polega ta usługa

Migracja obejmuje eksport danych z dotychczas używanego systemu — historii zamówień, kartoteki klientów i produktów — a następnie ich import do BaseLinkera z zachowaniem spójności numeracji i powiązań między danymi.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przeznaczona dla firm decydujących się na przejście na BaseLinker z innego narzędzia do zarządzania zamówieniami, które chcą zachować historię sprzedaży zgromadzoną przez lata.

Ile to trwa

Migracja danych mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni, w zależności od wielkości bazy do przeniesienia.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena migracji są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Zakres przenoszonych danych podczas migracji

Kompleksowe przeniesienie środowiska sprzedażowego do BaseLinkera wymaga uwzględnienia wszystkich warstw danych operacyjnych zgromadzonych w dotychczasowym oprogramowaniu. Prawidłowo zaplanowany transfer obejmuje cztery główne obszary informacyjne:

Kartoteka produktów i stanów magazynowych: Przeniesienie bazy towarowej wymaga dokładnego zmapowania wszystkich parametrów artykułów. Obejmuje to kody SKU (unikalne identyfikatory magazynowe towaru, czyli Stock Keeping Unit), kody EAN (europejskie kody kreskowe stosowane do jednoznacznej identyfikacji produktów), nazwy handlowe, opisy tekstowe, atrybuty techniczne (takie jak waga, wymiary gabarytowe czy warianty kolorystyczne i rozmiarowe) oraz galerie zdjęć. W przypadku firm operujących na wielu magazynach fizycznych import uwzględnia podział stanów ilościowych na poszczególne lokalizacje magazynowe zdefiniowane w katalogu BaseLinker.
Kartoteka kontrahentów i klientów: Przenoszone są kompletne dane adresowe kupujących, numery telefonów, adresy poczty elektronicznej oraz numery NIP (numery identyfikacji podatkowej dla przedsiębiorstw). Każdy kontrahent zostaje powiązany ze swoją historią zakupową, co pozwala zachować ciągłość relacji handlowych, przypisane indywidualne poziomy rabatowe oraz dane rozliczeniowe niezbędne do sprawnej obsługi posprzedażowej.
Historia zamówień i statusy realizacji: Proces obejmuje przeniesienie archiwalnych i bieżących zamówień z zachowaniem ich pierwotnej chronologii, oryginalnych numerów referencyjnych, szczegółowego wykazu pozycji, zastosowanych cen jednostkowych, stawek podatku oraz naliczonych kosztów transportu. Do zamówień dołączane są informacje o wybranych metodach płatności, zarejestrowanych wpłatach, numerach przesyłek kurierskich oraz statusach doręczenia.
Powiązania dokumentów handlowych i finansowych: Zachowane zostają relacje między zamówieniami a wystawionymi wcześniej fakturami, paragonami fiskalnymi lub dokumentami korekt. Umożliwia to zachowanie pełnej spójności ewidencyjnej i weryfikację rozliczeń w przypadku kontroli skarbowej lub audytu finansowego.

Źródła danych i scenariusze migracji

Struktura danych wejściowych zależy bezpośrednio od architektury dotychczas używanego narzędzia. Najczęściej realizowane scenariusze migracyjne obejmują:

Przeniesienie z innych menedżerów zamówień: Migracja z platform takich jak Apilo, Sellasist, xSale czy IdoSell wymaga dostosowania odmiennych struktur bazodanowych. Każde z tych środowisk stosuje własną logikę grupowania zamówień wielopozycyjnych, zapisu danych odbiorcy oraz obsługi wariantowości towarów. Wymaga to zastosowania dedykowanych skryptów konwertujących pliki wymiany danych (formaty CSV, XML lub JSON, czyli ustrukturyzowane formaty wymiany informacji) przed ich wgraniem do BaseLinkera.

Migracja z silników sklepów internetowych: W przypadku migracji bezpośrednio z platform e-commerce (takich jak PrestaShop, WooCommerce, Magento czy Shoper) dane mogą być pobierane bezpośrednio przez interfejsy API (oprogramowanie pośredniczące w bezpośredniej wymianie danych między serwerami) lub poprzez bezpośredni eksport tabel z relacyjnej bazy danych SQL. Pozwala to na zachowanie powiązań między produktami głównymi a ich wariantami, co jest kluczowe przy rozbudowanym asortymencie odzieżowym czy technicznym.

Integracja z systemami magazynowo-księgowymi ERP: Gdy głównym źródłem prawdy o stanach i produktach jest oprogramowanie ERP (system do kompleksowego planowania zasobów przedsiębiorstwa), takie jak Subiekt GT, Subiekt nexo, Comarch ERP Optima, WAPRO Mag, Symfonia czy enova365, migracja polega na jednoczesnym zasileniu BaseLinkera danymi z bazy księgowej oraz powiązaniu ich z dotychczasową historią zamówień z kanałów marketplace (np. Allegro, eBay).

Konsolidacja rozproszonych kanałów sprzedaży: W sytuacji, gdy sprzedaż prowadzona była równolegle w kilku sklepach internetowych oraz na wielu kontach Allegro bez centralnego menedżera, migracja polega na scaleniu powtarzających się kartotek produktowych w jeden spójny katalog centralny w BaseLinkerze z zachowaniem unikalnych kodów magazynowych.

Etapy realizacji i metodyka bezpiecznego przenoszenia

Wdrożenie realizowane jest według ściśle określonej procedury technicznej, co eliminuje ryzyko utraty danych lub zakłócenia bieżącej sprzedaży:

1. Audyt spójności bazy źródłowej: Prace rozpoczynają się od szczegółowej weryfikacji bazy wyjściowej. Sprawdzana jest unikalność kodów SKU, poprawność kodów pocztowych, kompletność danych kontrahentów oraz identyfikacja uszkodzonych rekordów. Wykrycie anomalii na tym etapie zapobiega błędom replikacji danych w nowym systemie.

2. Utworzenie środowiska testowego i import próbny: Przed wdrożeniem produkcyjnym tworzone jest odizolowane środowisko testowe, w którym przeprowadzany jest próbny import reprezentatywnej próbki danych (przykładowo kilkuset produktów i zamówień z różnych okresów). Pozwala to zweryfikować poprawność mapowania atrybutów, zgodność wyliczeń podatkowych oraz układ pól dodatkowych.

3. Tymczasowa blokada powiadomień automatycznych: Podczas importu tysięcy historycznych zamówień kluczowe jest całkowite wyłączenie reguł automatycznych akcji, szablonów e-mail oraz powiadomień SMS w BaseLinkerze. Zapobiega to przypadkowemu, masowemu rozesłaniu wiadomości do klientów, których zamówienia zostały zrealizowane wiele miesięcy lub lat wcześniej.

4. Wsadowy import danych i walidacja krzyżowa: Właściwy transfer danych odbywa się partiami z wykorzystaniem bezpiecznych połączeń API lub plików wsadowych. Po zakończeniu importu wykonywane jest porównanie sum kontrolnych, liczby przeniesionych kartotek oraz wartości sprzedaży brutto i netto między systemem źródłowym a BaseLinkerem.

5. Uruchomienie reguł automatyzacji i integracji kurierskich: Po pomyślnej weryfikacji danych następuje konfiguracja asystenta pakowania, podpięcie aktywnych umów z brokerami kurierskimi i przewoźnikami, skonfigurowanie szablonów etykiet oraz wdrożenie automatycznych akcji przyspieszających codzienną obsługę bieżących zamówień.

Błędy popełniane przy próbie samodzielnej migracji

Próby samodzielnego przenoszenia baz danych przy użyciu prostych eksporterów i importerów często prowadzą do poważnych problemów operacyjnych:

Przypadkowa wysyłka wiadomości do dawnych klientów: Najczęstszym błędem podczas niefachowego importu zamówień jest pozostawienie aktywnych automatycznych powiadomień e-mail lub SMS. W momencie wgrania starych zamówień system interpretuje je jako nowo utworzone zdarzenia i wysyła do klientów potwierdzenia przyjęcia zamówienia lub fałszywe powiadomienia o wysyłce, co generuje nieporozumienia i straty wizerunkowe.
Nadpisanie stanów magazynowych na aktywnych ofertach: Brak wcześniejszego zablokowania synchronizacji stanów magazynowych przed importem produktów może doprowadzić do natychmiastowego zaktualizowania ilości na podpiętych kontach Allegro czy w sklepach online nieprawidłowymi wartościami z pliku migracyjnego, co skutkuje wyprzedaniem towarów niedostępnych fizycznie lub bezpodstawnym zamknięciem rentownych aukcji.
Rozbicie produktów wariantowych na pojedyncze kartoteki: Nieprawidłowe mapowanie relacji nadrzędny-podrzędny w plikach wymiany danych sprawia, że produkty posiadające warianty (np. ten sam model obuwia w dziesięciu rozmiarach) importują się jako osobne, niepowiązane artykuły proste, co utrudnia późniejsze zarządzanie magazynem i wystawianie wielowariantowych ofert.
Przerwanie powiązań z systemem ERP: Zastosowanie innej numeracji zamówień lub zmiana struktury identyfikatorów produktów podczas ręcznego importu uniemożliwia automatyczną synchronizację z programami typu Subiekt GT, Subiekt nexo, Comarch ERP Optima czy WAPRO Mag. Skutkuje to koniecznością ręcznego poprawiania dokumentów magazynowych WZ (wydanie zewnętrzne towaru z magazynu) i faktur handlowych.
Zniekształcenie znaków i utrata formatowania opisów: Błędne kodowanie znaków (np. brak obsługi standardu kodowania UTF-8) w plikach CSV powoduje uszkodzenie polskich znaków diakrytycznych w nazwach produktów i adresach klientów, a także utratę tabel i formatowania w opisach ofert.

Kiedy pełna migracja danych nie jest optymalnym rozwiązaniem

W niektórych sytuacjach biznesowych przenoszenie całej historii transakcji jeden do jednego nie jest uzasadnione technicznie ani ekonomicznie:

Archiwizacja wieloletnich zamówień w zewnętrznej bazie: Gdy firma posiada setki tysięcy zamówień sprzed wielu lat, import całej historii bezpośrednio do BaseLinkera może niepotrzebnie zwiększać rozmiar bazy operacyjnej i utrudniać codzienne wyszukiwanie bieżących transakcji. W takiej sytuacji zalecanym podejściem jest migracja pełnej kartoteki produktów, aktualnych stanów, bazy stałych kontrahentów oraz zamówień z ostatnich 12 do 24 miesięcy. Starsze dane zostają zabezpieczone w dedykowanej, zarchiwizowanej bazie SQL lub w systemie ERP z możliwością wglądu na żądanie.

Gruntowna restrukturyzacja oferty i numeracji magazynowej: Jeżeli zmiana menedżera zamówień wiąże się z całkowitą wymianą asortymentu, likwidacją starych linii produktowych oraz wprowadzeniem nowej struktury kodów SKU, bezpośredni import przestarzałych kartotek wprowadziłby zbędny bałagan. W takim scenariuszu wykonuje się czyszczenie bazy i przygotowanie od podstaw nowego katalogu produktowego, zachowując jedynie historię klientów.

Synchronizacja z systemami magazynowo-księgowymi po migracji

Po zakończeniu importu danych do BaseLinkera konfigurowane jest stabilne połączenie z lokalnym lub chmurowym oprogramowaniem magazynowo-księgowym. Do najczęściej integrowanych rozwiązań należą InsERT Subiekt GT i nexo, Comarch ERP Optima, WAPRO ERP Mag, Symfonia, enova365 oraz RAKS.

Podczas konfiguracji integracji ustalane są precyzyjne reguły wymiany informacji:

Ustalenie systemu nadrzędnego: Określenie, które oprogramowanie pełni rolę nadrzędną dla stanów magazynowych oraz cenników, co zapobiega powstawaniu rozbieżności ilościowych.
Mapowanie stawek podatkowych i form płatności: Przypisanie kodów płatności z bramek internetowych do odpowiednich rejestrów finansowych w programie księgowym.
Automatyzacja dokumentów magazynowych i handlowych: Konfiguracja automatycznego wystawiania dokumentów WZ (wydanie zewnętrzne) oraz PZ (przyjęcie zewnętrzne), a także paragonów fiskalnych i faktur bez konieczności ręcznego przepisywania danych przez pracowników.
Obsługa procedury One Stop Shop (OSS): Wdrożenie reguł podatkowych dla sprzedaży zagranicznej w ramach unijnej procedury uproszczonego rozliczania podatku od towarów i usług przy dostawach do konsumentów z innych krajów Unii Europejskiej.

Najczęściej zadawane pytania o migrację do BaseLinkera

Czy podczas migracji danych następuje przerwa w przyjmowaniu nowych zamówień?

Prace migracyjne organizowane są w taki sposób, aby zachować pełną ciągłość sprzedaży. Wdrożenie odbywa się równolegle lub w wyznaczonym oknie serwisowym. W tym czasie nowe zamówienia ze sklepów internetowych i kont marketplace spływają bez zakłóceń, a następnie są synchronizowane po zakończeniu importu bazy historycznej.

W jaki sposób chronione są dane osobowe klientów podczas transferu bazy?

Wszystkie operacje na danych odbywają się z zachowaniem przepisów o ochronie danych osobowych. Na życzenie podpisywana jest bezpłatna umowa powierzenia przetwarzania danych lub umowa o zachowaniu poufności (NDA, czyli umowa o zachowaniu tajemnicy przedsiębiorstwa). Do transferu wykorzystywane są wyłącznie szyfrowane protokoły transmisji danych.

Czy do BaseLinkera można przenieść dane z kilku różnych sklepów i kont marketplace jednocześnie?

Tak, usługa obejmuje konsolidację danych pochodzących z wielu odrębnych źródeł, na przykład z dwóch sklepów internetowych na różnych silnikach oraz kilku kont Allegro i eBay. Wszystkie kartoteki są ujednolicane pod kątem unikalnych kodów magazynowych SKU, co eliminuje dublowanie produktów w centralnym magazynie BaseLinkera.

Co dzieje się ze zdjęciami produktów i załącznikami podczas importu?

Zdjęcia towarów mogą zostać zaimportowane bezpośrednio do magazynu BaseLinkera jako pliki lub pobrane automatycznie z dotychczasowych serwerów za pośrednictwem adresów URL (unikalnych adresów internetowych plików graficznych). Weryfikowana jest dostępność każdego pliku, aby zapobiec powstawaniu niedziałających odnośników w kartach produktów.

Czy po wykonaniu migracji zapewniona jest pomoc techniczna?

Po zakończeniu prac i weryfikacji spójności bazy zapewnione jest wsparcie techniczne po wdrożeniu trwające do 30 dni, w ramach którego sprawdzane jest bieżące działanie automatyzacji, synchronizacji stanów magazynowych oraz poprawność wystawiania dokumentów w systemie księgowym.

Bezpieczne przejście na BaseLinker z zachowaniem ciągłości procesów handlowych

Prawidłowo zaplanowana i wykonana migracja danych pozwala na płynne rozpoczęcie pracy w środowisku BaseLinker bez utraty wypracowanej przez lata bazy wiedzy o klientach i historii sprzedaży. Zastosowanie precyzyjnego mapowania pól, testowych importów oraz weryfikacji sum kontrolnych zabezpiecza firmę przed przestojami w realizacji wysyłek i błędami w dokumentacji magazynowo-finansowej.

22 378 48 09

Migracja danych do BaseLinkera z innego systemu zamówień