Sprzedaż zagraniczna wymaga w BaseLinkerze poprawnej obsługi wielu walut w zamówieniach napływających z różnych kanałów.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie w BaseLinkerze obsługi wielu walut oraz sposobu ich przeliczania w raportach i dokumentach.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm sprzedających za granicą, które przyjmują zamówienia w kilku różnych walutach.

Ile to trwa

Konfiguracja obsługi walut mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Zasada działania modułu wielowalutowości w systemie BaseLinker

BaseLinker (system do centralnego zarządzania sprzedażą wielokanałową i automatyzacji zamówień) integruje wiele źródeł sprzedaży, takich jak platformy marketplace (internetowe platformy handlowe skupiające wielu sprzedawców, np. Amazon, eBay, Allegro czy Kaufland) oraz niezależne sklepy internetowe (oprogramowanie e-commerce, np. WooCommerce, PrestaShop, Shopify czy Magento). Każde zamówienie spływające z zagranicznego kanału sprzedaży zawiera przypisaną walutę źródłową (kod waluty zgodny ze standardem ISO 4217, np. EUR dla strefy euro, USD dla dolarów amerykańskich, GBP dla funtów brytyjskich, CZK dla koron czeskich, HUF dla forintów węgierskich czy RON dla lejów rumuńskich).

W strukturze systemu kluczową rolę odgrywa waluta domyślna konta (waluta bazowa, którą dla polskich przedsiębiorstw jest najczęściej PLN). Przy pobieraniu zamówienia BaseLinker zapisuje pierwotną wartość koszyka w walucie obcej, a równolegle wylicza jej ekwiwalent w walucie bazowej. Konwersja ta bazuje na tabelach kursów walut pobieranych z oficjalnych instytucji finansowych, takich jak NBP (Narodowy Bank Polski) oraz EBC (Europejski Bank Centralny, instytucja monetarna strefy euro). Poprawna konfiguracja tych mechanizmów sprawia, że zestawienia sprzedaży, raporty marżowości oraz stany rozliczeń wiernie odzwierciedlają rzeczywiste przychody przedsiębiorstwa.

Warianty konfiguracji obsługi walut obcych

Wdrożenie wielowalutowości w BaseLinkerze zależy od specyfiki działalności firmy, rynków zbytu, kanałów płatności oraz wykorzystywanego oprogramowania księgowego. Wyróżnia się kilka głównych wariantów konfiguracyjnych:

Pierwszy wariant obejmuje fakturowanie bezpośrednio w menedżerze zamówień BaseLinker. W tym modelu tworzy się dedykowane serie numeracji dokumentów (odrębne schematy oznaczeń faktur) dla poszczególnych walut lub rynków docelowych. System zostaje ustawiony tak, aby na wydrukach faktur w walucie obcej automatycznie generować podsumowanie podatku VAT (podatek od towarów i usług) przeliczone na złote polskie według właściwego średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego lub wystawienia dokumentu, co jest wymogiem polskich przepisów podatkowych.

Drugi wariant to integracja wielowalutowa z zewnętrznym systemem ERP (oprogramowanie do kompleksowego zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, takie jak InsERT Subiekt GT, Subiekt nexo, Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL, Sage Symfonia, WAPRO Mag czy enova365). W tym przypadku konfiguracja polega na precyzyjnym mapowaniu (przyporządkowaniu odpowiedników parametrów pomiędzy dwoma systemami) kodów walut, tabel kursowych, kartotek kontrahentów oraz kont bankowych. Błędne powiązanie parametrów skutkuje importem zamówienia o wartości 100 EUR jako 100 PLN, co zaburza ewidencję magazynową i księgową.

Trzeci wariant dotyczy przedsiębiorstw korzystających z procedury VAT-OSS (One Stop Shop – unijna procedura uproszczonego rozliczania podatku VAT w sprzedaży wysyłkowej na rzecz konsumentów w innych krajach członkowskich Unii Europejskiej). Konfiguracja polega na przypisaniu lokalnych stawek podatkowych obowiązujących w kraju konsumenta do odpowiedniej waluty transakcji oraz wygenerowaniu zestawień niezbędnych do złożenia kwartalnej deklaracji skarbowej.

Czwarty wariant skupia się na integracji z wielowalutowymi bramkami płatności (serwisy pośredniczące w płatnościach elektronicznych, np. Stripe, PayPal, PayU, Przelewy24) oraz rachunkami bankowymi prowadzonymi w walutach obcych. Konfiguracja polega na zautomatyzowaniu parowania wpłat z zamówieniami na podstawie unikalnych identyfikatorów transakcji, co zapobiega powstawaniu różnic kwotowych wynikających z podwójnego przewalutowania.

Najczęstsze błędy przy samodzielnej konfiguracji walut

Samodzielne próby wdrożenia wielu walut w BaseLinkerze bez znajomości powiązań systemowych często prowadzą do błędów operacyjnych i księgowych:

Brak dedykowanych szablonów dokumentów dla klientów zagranicznych. Pozostawienie domyślnego polskiego szablonu powoduje, że klient z zagranicy otrzymuje fakturę z polskimi nagłówkami, bez oznaczeń wymaganych w handlu międzynarodowym oraz z błędnym separatorem dziesiętnym, co generuje opóźnienia w płatnościach i zapytania reklamacyjne.

Pomijanie waluty w warunkach automatycznych akcji. Automatyczne akcje (reguły wykonujące zaprogramowane operacje po wystąpieniu określonego zdarzenia w zamówieniu) mogą zawierać kryteria kwotowe, np. „wartość zamówienia powyżej 200”. Jeśli reguła nie filtruje waluty, system potraktuje 200 PLN, 200 EUR i 200 GBP identycznie, co prowadzi do błędnego przydzielania gratisów, darmowych przesyłek lub niewłaściwych metod logistycznych.

Niewłaściwa synchronizacja cenników i magazynów. W sytuacji, gdy powiązane konto marketplace korzysta z cennika w walucie obcej, a synchronizacja pobiera wartości nominalne z cennika krajowego, może dojść do wystawienia towaru o wartości 100 PLN w cenie 100 EUR (co blokuje sprzedaż) lub towaru o wartości 50 EUR w cenie 50 PLN (co generuje natychmiastowe straty finansowe).

Brak wymuszenia prawidłowej daty kursu waluty. Przepisy podatkowe wymagają stosowania kursu waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień sprzedaży. Błędnie skonfigurowany harmonogram pobierania kursów powoduje, że dokumenty wystawiane po weekendzie lub z opóźnieniem korzystają z kursu bieżącego zamiast historycznego, co prowadzi do niezgodności w plikach JPK_V7 (Jednolity Plik Kontrolny dla podatku od towarów i usług).

Kiedy źródło problemu leży poza panelem BaseLinkera

W trakcie diagnozowania nieprawidłowości w zamówieniach wielowalutowych należy odróżnić błędy wewnątrz BaseLinkera od ograniczeń środowiska zewnętrznego:

Ograniczenia po stronie sklepu internetowego. Jeśli wtyczka integrująca sklep (np. moduł do PrestaShop lub WooCommerce) nie przesyła informacji o walucie w zapytaniu API (interfejs programistyczny aplikacji służący do wymiany danych między systemami), BaseLinker odczytuje kwotę w walucie domyślnej konta. Wymaga to poprawy konfiguracji lub aktualizacji wtyczki w samym silniku sklepu.

Brak licencji na obsługę dokumentów walutowych w programie ERP. W starszych wersjach systemów magazynowo-handlowych dodanie faktury w obcej walucie może być zablokowane z powodu braku odpowiedniego modułu licencyjnego. W takiej sytuacji integracja zgłasza błąd zapisu dokumentu w zewnętrznej bazie danych.

Narzuty i prowizje operatorów finansowych. Gdy platforma sprzedażowa przyjmuje zapłatę w EUR, ale przekazuje środki na rachunek w PLN po własnym kursie przewalutowania, w BaseLinkerze widnieje kwota pierwotna z zamówienia, natomiast na wyciągu bankowym pojawia się kwota pomniejszona o spread walutowy (różnicę pomiędzy kursem kupna a sprzedaży waluty). Rozbieżność ta wynika z warunków umowy z operatorem płatności, a nie z błędu synchronizacji danych.

Zakres prac konfiguracyjnych przy wdrożeniu wielu walut

Prawidłowe przygotowanie systemu BaseLinker do obsługi zamówień w wielu walutach obejmuje uporządkowane etapy techniczne:

Inwentaryzacja kanałów sprzedaży i przepływów finansowych. Analizie podlegają wszystkie podłączone źródła zamówień, konta bankowe, konta w systemach płatności oraz sposób ostatecznego księgowania transakcji w firmie.

Ustawienie źródeł i harmonogramu aktualizacji kursów. Konfigurowane są tabele NBP lub EBC, z których system automatycznie pobiera kursy walut w określonych odstępach czasu.

Opracowanie szablonów dokumentów wielojęzycznych. Tworzone są szablony faktur i rachunków z polami dynamicznymi, które automatycznie wyliczają i prezentują kwotę podatku VAT w walucie krajowej oraz podają właściwe numery rachunków bankowych z kodami IBAN (międzynarodowy numer rachunku bankowego) i SWIFT (kod identyfikacyjny banku w obrocie międzynarodowym).

Budowa reguł automatycznych dla rynków zagranicznych. Tworzony jest pakiet automatycznych akcji, które segregują zamówienia według waluty, przydzielają dedykowane statusy, dobierają właściwe formaty etykiet kurierskich oraz wysyłają wiadomości e-mail w odpowiednim języku.

Konfiguracja integracji z systemem finansowo-magazynowym. W programie łączącym BaseLinker z systemem ERP mapowane są symbole walut, kasy walutowe, rejestry dokumentów oraz pozycje kosztów transportu zagranicznego.

Testy weryfikacyjne na zamówieniach próbnych. Wykonywane są transakcje testowe we wszystkich walutach w celu weryfikacji poprawności pobierania kwot, wyliczania podatków, generowania wydruków oraz eksportu danych do zewnętrznych baz księgowych.

Pytania i odpowiedzi dotyczące obsługi wielu walut

Czy BaseLinker automatycznie pobiera oficjalne kursy walut z NBP?

Tak, system posiada wbudowany mechanizm synchronizacji z bazą Narodowego Banku Polskiego. Kursy są aktualizowane w dni robocze po publikacji tabeli kursów średnich przez bank centralny, a do wyliczeń na dokumentach stosowany jest kurs z właściwego dnia roboczego.

Jak rozwiązuje się kwestię wykazywania podatku VAT na fakturze w walucie obcej?

Zgodnie z przepisami prawa podatkowego kwota podatku na fakturze walutowej musi zostać przeliczona na złote polskie. W szablonie faktury BaseLinkera konfiguruje się znaczniki dynamiczne, które pobierają kurs waluty z zamówienia, przeliczają podatek i umieszczają w dolnej części dokumentu tabelę z podsumowaniem wartości podatku w PLN.

Czy można stosować oddzielną numerację faktur dla każdej waluty?

Tak, w sekcji zarządzania dokumentami można utworzyć dowolną liczbę serii numeracji. Konfiguruje się osobne serie dla transakcji w EUR, USD, GBP czy PLN, a automatyczne akcje przypisują właściwą serię na podstawie waluty zamówienia lub kraju dostawy.

Jak zamówienia wielowalutowe są przesyłane do programu ERP?

Przesyłanie odbywa się za pośrednictwem dedykowanej aplikacji integrującej działającej w tle. W programie integracyjnym mapuje się kody walut z BaseLinkera na symbole walut w słownikach programu ERP, co pozwala na automatyczne tworzenie dokumentów w odpowiednich walutach w kartotekach magazynowo-handlowych.

W jaki sposób BaseLinker rozlicza zagraniczne koszty dostawy w walucie obcej?

Koszt transportu jest rejestrowany jako składnik zamówienia w walucie transakcji. W zależności od przyjętej polityki fakturowania może on zostać umieszczony jako osobna pozycja towarowa na fakturze z przypisaną właściwą stawką VAT lub wliczony w ogólne podsumowanie dokumentu.

Czy na fakturze można automatycznie zmieniać numer konta bankowego w zależności od waluty?

Tak, w szablonach dokumentów definiuje się warunki wyświetlania danych bankowych. Klient płacący w EUR otrzymuje fakturę z numerem konta walutowego EUR, kodem SWIFT oraz IBAN, natomiast klient płacący w PLN widzi numer rachunku krajowego.

Prawidłowe funkcjonowanie wielowalutowego przepływu zamówień

Precyzyjna konfiguracja obsługi wielu walut w BaseLinkerze stanowi podstawę stabilnej sprzedaży transgranicznej. Wyeliminowanie błędów w przeliczaniu kwot, automatyczne pobieranie oficjalnych kursów walutowych oraz właściwe mapowanie danych w systemach finansowo-księgowych zapewniają zgodność z wymogami podatkowymi i przejrzystość rozliczeń w każdym kanale sprzedaży.

22 378 48 09

BaseLinker — obsługa wielu walut w zamówieniach