Sprzedaż zagraniczna w różnych walutach wymaga odpowiedniej konfiguracji Subiekta GT, żeby rozliczenia były zgodne z aktualnymi kursami i przepisami.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje ustawienie obsługi wielu walut w Subiekcie GT oraz sprawdzenie poprawności przeliczeń przy transakcjach zagranicznych.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm prowadzących sprzedaż zagraniczną w różnych walutach, korzystających z Subiekta GT.

Ile to trwa

Konfiguracja obsługi wielu walut mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Architektura modułu walutowego w systemie Subiekt GT

Program Subiekt GT, będący elementem pakietu firmy InsERT opartego na bazie danych Microsoft SQL Server (relacyjna baza danych przechowująca wszystkie tabele systemowe, słowniki i dokumenty), posiada rozbudowany mechanizm wielowalutowości. Prawidłowa obsługa transakcji w walutach obcych wymaga zdefiniowania powiązań między kilkoma modułami programu. Należą do nich słowniki walut, tabele kursów średnich, kartoteki kontrahentów z przypisanymi parametrami handlowymi, cenniki walutowe, rejestry bankowe oraz schematy ewidencji podatkowej VAT.

W systemie każda transakcja handlowa opiera się na walucie bazowej, którą w polskich realiach gospodarczych jest złoty polski (PLN), oraz walucie dokumentu (takiej jak EUR, USD, GBP, CHF czy CZK). Oprogramowanie musi jednocześnie wyliczać wartość netto i brutto w walucie transakcji, a także przeliczać kwotę podatku od towarów i usług na walutę krajową zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Błędy w konfiguracji powiązań pomiędzy tymi elementami prowadzą do niezgodności w ewidencji magazynowej, rozrachunkach oraz plikach JPK_V7 (Jednolity Plik Kontrolny zawierający część ewidencyjną i deklaracyjną przesyłaną do urzędu skarbowego).

Pobieranie i ewidencja tabel kursów walut NBP

Kluczowym elementem rozliczeń wielowalutowych jest precyzyjne ustalenie właściwego kursu waluty. Zgodnie z przepisami prawa podatkowego, do przeliczenia transakcji zagranicznej stosuje się średni kurs ogłoszony przez Narodowy Bank Polski (NBP - polski bank centralny) z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego lub dzień wystawienia faktury.

W programie Subiekt GT konfiguracja tabel kursów obejmuje:

Aktywację pobierania tabeli A kursów średnich walut obcych publikowanych przez NBP za pośrednictwem wbudowanych usług sieciowych InsERT.
Konfigurację harmonogramu aktualizacji kursów walutowych w tle, co zapobiega pomyłkom personelu przy ręcznym wprowadzaniu wartości kursu z danego dnia.
Ustawienie reguł automatycznego dopasowywania daty kursu do daty wystawienia dokumentu lub daty dostawy towaru.
Weryfikację uprawnień użytkowników w zakresie ręcznej edycji kursu na poziomie dokumentu handlowego (blokada możliwości przypadkowej zmiany kursu przez osoby nieuprawnione).

Cenniki walutowe i polityka cenowa dla rynków zagranicznych

Firmy prowadzące stałą sprzedaż zagraniczną stosują różne strategie kalkulacji cen. Subiekt GT umożliwia dwa podstawowe modele wyceny towarów i usług w walutach obcych:

Cenniki dynamiczne — ceny w walucie obcej są automatycznie przeliczane z cennika głównego w PLN według aktualnego kursu waluty pobranego z tabeli NBP. Rozwiązanie to sprawdza się przy zmiennych kursach i sprzedaży z zachowaniem stałej marży w walucie krajowej.
Cenniki stałe (sztywne) — towary mają przypisaną stałą cenę w walucie obcej (na przykład 50 EUR), niezależnie od bieżących wahań kursów walutowych. Pozwala to na utrzymanie stałej oferty dla partnerów zagranicznych w cennikach B2B (Business to Business - relacje handlowe pomiędzy przedsiębiorstwami) lub na platformach e-commerce.

Podczas wdrożenia wielowalutowości konfiguruje się hierarchię cenników, domyślne poziomy cen dla poszczególnych grup kontrahentów oraz automatyczne przypisywanie waluty do dokumentu na podstawie kraju pochodzenia odbiorcy towaru.

Obsługa specyficznych rodzajów transakcji zagranicznych

Sprzedaż zagraniczna w programie Subiekt GT nie ogranicza się wyłącznie do wystawienia dokumentu w innej walucie. Każdy rodzaj transakcji wymaga przypisania właściwego typu transakcji handlowej VAT, co decyduje o sposobie wykazania podatku w deklaracjach skarbowych.

Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów (WDT)

Transakcja WDT (dostawa towarów do nabywcy z innego państwa Unii Europejskiej posiadającego ważny numer identyfikacji podatkowej VAT-UE) charakteryzuje się zastosowaniem stawki 0% VAT. Konfiguracja w Subiekcie GT obejmuje ustawienie odpowiedniego typu transakcji, automatyczną weryfikację kontrahenta w bazie VIES (VAT Information Exchange System - europejski system wymiany informacji o podatku VAT) oraz zdefiniowanie warunków dołączenia dokumentów potwierdzających wywóz towaru poza granice kraju.

Eksport towarów poza terytorium Unii Europejskiej

Eksport towarów do krajów trzecich (na przykład do Wielkiej Brytanii, Szwajcarii, Norwegii czy USA) wymaga stosowania procedur celnych. W programie ustawia się procedurę eksportu bezpośredniego lub pośredniego, powiązanie z dokumentami celnymi IE-599 (elektroniczny komunikat potwierdzający wyprowadzenie towarów poza obszar celny Unii Europejskiej) oraz właściwe stawki podatku (0% przy posiadaniu dokumentu celnego lub stawka krajowa w przypadku braku potwierdzenia w wyznaczonym terminie).

Procedura unijna One Stop Shop (OSS)

W przypadku sprzedaży towarów na rzecz osób prywatnych (B2C - Business to Consumer) z innych krajów członkowskich UE po przekroczeniu unijnego limitu obrotu, przedsiębiorstwo ma obowiązek naliczać stawkę podatku VAT obowiązującą w kraju konsumenta. Konfiguracja Subiekta GT pod procedurę OSS obejmuje zdefiniowanie tabel stawek podatkowych dla każdego państwa Unii Europejskiej, przypisanie odpowiednich kodów transakcji oraz wyodrębnienie rejestrów na potrzeby kwartalnej deklaracji VIU-DO.

Wzorce wydruków dokumentów w obcych walutach

Faktura sprzedaży wystawiana dla odbiorcy zagranicznego musi spełniać wymogi formalne określone zarówno przez polskie przepisy o podatku od towarów i usług, jak i standardy międzynarodowe. W Subiekcie GT modyfikuje się wzorce wydruków w module Administracja — Wzorce wydruków.

Wdrożenie obejmuje dostosowanie szablonów dokumentów pod kątem:

Dwujęzyczności etykiet — przygotowanie wzorców polsko-angielskich lub angielskich, zawierających czytelne oznaczenia nazw towarów, jednostek miary, form płatności i terminów zapłaty.
Prezentacji numeru rachunku bankowego w formacie IBAN (International Bank Account Number - międzynarodowy numer rachunku bankowego) wraz z kodem SWIFT/BIC (kod identyfikacyjny banku w obrocie międzynarodowym).
Prawidłowej prezentacji kwot podatku — polskie prawo wymaga, aby na fakturze wielowalutowej kwota podatku VAT była zawsze wyrażona w walucie krajowej (PLN), nawet jeśli cała wartość netto i brutto widnieje w EUR lub USD.
Automatycznego zamieszczania adnotacji prawnych, takich jak „odwrotne obciążenie” (reverse charge) przy świadczeniu usług unijnych czy oznaczenia transakcji trójstronnych.

Rozrachunki walutowe, kasy i rachunki bankowe

Wystawienie faktury w walucie obcej tworzy w programie rozrachunek (należność od kontrahenta) w tej samej walucie. Prawidłowa obsługa finansowa wymaga utworzenia dedykowanych rejestrów finansowych w module Słowniki — Rachunki bankowe i kasy.

W systemie konfiguruje się:

Rachunki bankowe w walutach obcych z osobną numeracją wyciągów bankowych i powiązaniem z odpowiednimi kontami w planie kont.
Kasy walutowe do ewidencjonowania operacji gotówkowych w euro lub dolarach.
Mechanizmy rozliczania rozrachunków przy zapłatach częściowych, nadpłatach oraz płatnościach realizowanych w innej walucie niż waluta pierwotnego dokumentu.
Generowanie informacji o powstałych różnicach kursowych (różnica pomiędzy kursem z dnia wystawienia faktury a kursem z dnia wpływu środków na rachunek bankowy), które stanowią przychód lub koszt podatkowy i są przekazywane do modułów księgowych takich jak Rewizor GT lub Rachmistrz GT.

Najczęstsze błędy podczas samodzielnego wdrażania walut

Próby samodzielnego uruchamiania sprzedaży zagranicznej bez pełnej znajomości mechanizmów Subiekta GT często skutkują błędami rzutującymi na sprawozdawczość podatkową i magazynową.

Niewłaściwa data pobrania kursu waluty

Powszechnym błędem jest pobieranie przez program kursu z dnia wystawienia faktury zamiast z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego to zdarzenie. Taka sytuacja ma miejsce przy błędnym zdefiniowaniu domyślnego sposobu pobierania kursu w parametrach dokumentu handlowego. Skutkuje to zaniżeniem lub zawyżeniem podstawy opodatkowania w złotych polskich.

Brak kwoty podatku VAT wyrażonej w walucie krajowej na wydruku

Wystawienie faktury walutowej na standardowym wzorcu wydruku przeznaczonym dla sprzedaży krajowej powoduje, że kwota podatku widnieje wyłącznie w walucie obcej. Jest to błąd formalny narażający przedsiębiorstwo na konsekwencje podczas kontroli skarbowej. Konieczne jest użycie wzorca z tabelą przeliczeniową VAT na PLN.

Nadpisywanie cennika głównego zamiast utworzenia dedykowanego cennika walutowego

Użytkownicy niekiedy zmieniają walutę w cenniku głównym zamiast utworzyć nowy, odrębny cennik walutowy. Prowadzi to do natychmiastowego zaburzenia cen sprzedaży dla kontrahentów krajowych i błędów przy wystawianiu standardowych faktur w PLN.

Nieprawidłowe przypisanie typu transakcji handlowej VAT

Pozostawienie domyślnego typu transakcji „Sprzedaż krajowa” przy kontrahencie z Niemiec czy Francji powoduje naliczenie krajowej stawki 23% VAT i błędne ujęcie sprzedaży w strukturze JPK_V7, zamiast wykazania jej w pozycji WDT z zerową stawką podatku.

Błędne rozliczanie częściowych spłat i powstawanie rozbieżności w rozrachunkach

Ręczne wprowadzanie operacji bankowych bez powiązania z konkretnym dokumentem handlowym prowadzi do powstawania tzw. rozrachunków wiszących. System nie potrafi wówczas poprawnie zamknąć należności i wyliczyć różnic kursowych.

Kiedy problem nie wynika z samej konfiguracji walut

Podczas eksploatacji Subiekta GT mogą pojawić się objawy przypominające awarię modułu walutowego, które w rzeczywistości mają inne podłoże techniczne:

Brak możliwości pobrania kursu z NBP — przyczyną bywa brak aktywnego abonamentu na uaktualnienia InsERT, blokada połączeń wychodzących przez zaporę sieciową (firewall) na serwerze lub awaria serwerów dostawcy danych.
Odrzucenie weryfikacji NIP w bazie VIES — wynika z prac serwisowych po stronie unijnych serwerów bazy VIES, a nie z usterki programu handlowego.
Spowolnienie działania programu przy zapisie faktur walutowych — jest z reguły spowodowane brakiem konserwacji bazy Microsoft SQL Server, fragmentacją indeksów lub przeciążeniem dysków twardych serwera.
Błędy przy eksporcie dokumentów do biura rachunkowego — wynikają ze starszej wersji programu księgowego po stronie biura lub niezgodności schematów wymiany danych w plikach komunikacji EPP (format wymiany danych handlowych InsERT).

Często zadawane pytania o sprzedaż zagraniczną w Subiekcie GT

Czy Subiekt GT może automatycznie pobierać codzienne kursy walut bez ręcznego wpisywania danych?

Tak, program posiada mechanizm automatycznego pobierania tabel kursów średnich NBP za pośrednictwem wbudowanych funkcji systemowych. Wymaga to aktywnej usługi abonamentowej oraz prawidłowej konfiguracji parametrów połączenia internetowego w module administracyjnym.

Jak poprawnie wystawić fakturę unijną z zerową stawką podatku przy transakcji WDT?

W kartotece kontrahenta należy zaznaczyć status podmiotu unijnego i wprowadzić numer VAT-UE. Na dokumencie sprzedaży wybiera się rodzaj transakcji handlowej Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów, co automatycznie przypisuje stawkę 0% VAT do pozycji towarowych oraz wymusza weryfikację numeru w systemie VIES.

W jaki sposób system przelicza kwotę podatku VAT na złote polskie na wydruku faktury walutowej?

Program automatycznie mnoży wartość netto w walucie obcej przez kurs z przypisanej tabeli NBP, a następnie nalicza podatek według właściwej stawki. Na dedykowanym wzorcu wydruku pojawia się dodatkowa tabela podsumowująca wartość podatku VAT w walucie PLN wraz z numerem i datą zastosowanej tabeli kursowej.

Czy w jednym programie można prowadzić osobne konta bankowe dla euro, dolarów i funtów brytyjskich?

Tak, Subiekt GT pozwala na zdefiniowanie dowolnej liczby rachunków bankowych i kas gotówkowych w różnych walutach. Każdy rachunek posiada własną ewidencję operacji, możliwość importu wyciągów elektronicznych i automatycznego kojarzenia spłat z dokumentami źródłowymi.

Jak rozwiązać problem niezgodności statusu kontrahenta w unijnej bazie VIES podczas wystawiania faktury?

Jeśli system zgłasza błąd weryfikacji, należy sprawdzić poprawność prefiksu kraju oraz układu cyfr numeru podatkowego. W przypadku chwilowej niedostępności serwerów unijnych weryfikację można powtórzyć po pewnym czasie lub sprawdzić status bezpośrednio na portalu Komisji Europejskiej i zapisać potwierdzenie w dokumentacji transakcji.

Wsparcie techniczne przy wdrożeniach walutowych w Subiekcie GT

Prawidłowe wdrożenie modułu wielowalutowego w systemie Subiekt GT eliminuje ryzyko błędów księgowych, zapewnia zgodność z przepisami prawa podatkowego i automatyzuje codzienną obsługę zamówień zagranicznych. Wieloletnie doświadczenie serwisowe w pracy z systemami klasy ERP (oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa) pozwala na szybkie i bezbłędne dostosowanie środowiska sprzedażowego do wymogów handlu międzynarodowego.

Wszystkie prace konfiguracyjne realizowane są z bezpośrednim dojazdem do siedziby klienta na terenie Warszawy oraz 7 okolicznych powiatów (powiat grodziski, legionowski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, warszawski zachodni, wołomiński) w promieniu do 40 km od biura firmy przy Al. Stanów Zjednoczonych 72. Zgłoszenia przyjmowane są pod numerem telefonu 22 378 48 09 przez całą dobę, 7 dni w tygodniu, z dojazdem na miejsce w czasie do 1 godziny. Wdrożenia i modyfikacje wzorców wydruków realizowane są sprawnie, a większość usterek i problemów konfiguracyjnych usuwamy podczas pierwszej wizyty, zapewniając pełną stabilność operacyjną oprogramowania Subiekt GT.

22 378 48 09

Subiekt GT — obsługa wielu walut w sprzedaży zagranicznej