Sprzedaż na raty i płatności odroczone wymagają odpowiedniej konfiguracji w Subiekcie GT, żeby rozliczenia poszczególnych rat były przejrzyste i terminowe.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje ustawienie harmonogramów płatności ratalnych oraz odroczonych terminów płatności w systemie Subiekt GT.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm oferujących klientom sprzedaż na raty lub z odroczonym terminem płatności.

Ile to trwa

Konfiguracja obsługi płatności ratalnych mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Modele rozliczeń ratalnych i płatności odroczonych w systemie handlowo-magazynowym

Wdrożenie elastycznych metod rozliczeń w programie Subiekt GT wymaga rozróżnienia kilku podstawowych mechanizmów finansowych, z których każdy funkcjonuje w oparciu o inne reguły obiegu dokumentów. Prawidłowy wybór modelu decyduje o tym, czy stan rozrachunków w przedsiębiorstwie będzie przejrzysty i zgodny ze stanem faktycznym.

Pierwszym modelem jest sprzedaż ratalna realizowana za pośrednictwem zewnętrznej instytucji finansowej, takiej jak bank lub wyspecjalizowany pośrednik ratalny. W tym układzie dochodzi do procesu określanego jako cesja wierzytelności (przeniesienie praw do należności z klienta końcowego na podmiot finansujący). Klient nabywa towar, natomiast środki pieniężne wypłaca przedsiębiorstwu bank, potrącając określoną prowizję. W systemie Subiekt GT konieczne jest takie powiązanie dokumentu sprzedaży, aby należność nie obciążała kartoteki klienta detalicznego, lecz została automatycznie przeniesiona na konto rozrachunkowe właściwego banku.

Drugim wariantem są raty własne, czyli harmonogram spłat realizowany bezpośrednio pomiędzy sprzedawcą a nabywcą bez udziału instytucji bankowych. Przedsiębiorstwo samodzielnie kredytuje zakup, dzieląc łączną kwotę brutto z faktury na określone części o zdefiniowanych terminach płatności. Wymaga to precyzyjnego podziału rozrachunku w module finansowym, aby system mógł monitorować terminowość każdej pojedynczej raty i generować stosowne monity w przypadku opóźnień.

Trzecim modelem są płatności odroczone, znane w obrocie gospodarczym jako kredyt kupiecki (zezwolenie na uregulowanie należności po upływie określonego czasu od dostarczenia towaru, na przykład po 7, 14, 30 lub 60 dniach). Ten mechanizm jest powszechnie stosowany w transakcjach pomiędzy firmami B2B (relacje handlowe między przedsiębiorstwami) i wymaga ścisłej kontroli limitów zadłużenia, aby zapobiec powstawaniu zatorów płatniczych.

Czwartym rozwiązaniem są płatności mieszane, w których transakcja jest realizowana częściowo za gotówkę lub kartą płatniczą przy odbiorze, a pozostała część kwoty zostaje rozłożona na raty lub przekształcona w należność z odroczonym terminem. Subiekt GT umożliwia łączenie wielu form płatności na jednym dokumencie handlowym pod warunkiem prawidłowej konfiguracji parametrów sprzedaży.

Szczegółowy zakres konfiguracji parametrów handlowych i finansowych

Wdrożenie obsługi płatności ratalnych i odroczonych w systemie Subiekt GT obejmuje zestaw powiązanych ze sobą czynności konfiguracyjnych w kilku modułach programu.

Konfiguracja słowników form płatności w sekcji administracyjnej programu. Wprowadzane są dedykowane pozycje, takie jak kredyt ratalny, przelew terminowy czy płatność ratalna określonego banku, ze wskazaniem typu płatności oraz powiązanych terminów spłaty.
Definiowanie instytucji finansowych i mechanizmów cesji. Do systemu wprowadzane są kartoteki banków i pośredników ratalnych z przypisaniem ich roli jako podmiotów przejmujących wierzytelności z tytułu sprzedaży ratalnej.
Ustawienie parametrów dokumentów handlowych. Konfiguracja dotyczy dokumentów takich jak faktura sprzedaży (FS), rachunek sprzedaży (RS), paragon imienny (PAi) oraz zamówienie od klienta (ZK), w których definiuje się domyślne zachowanie programu przy wyborze płatności nietypowych.
Konfiguracja modułu Finanse i Rozrachunki (ewidencja należności i zobowiązań finansowych). Ustawiane są reguły automatycznego tworzenia rozrachunków, generowania harmonogramów spłat oraz rejestrowania spłat cząstkowych i prowizji bankowych.
Wdrożenie limitów kupieckich w kartotekach kontrahentów. Funkcja ta pozwala na określenie maksymalnej kwoty zadłużenia dla danego kontrahenta oraz dopuszczalnej liczby dni przeterminowania należności, po przekroczeniu których system wyświetla ostrzeżenie lub blokuje wystawienie kolejnego dokumentu z odroczonym terminem.
Modyfikacja wzorców wydruków dokumentów. Standardowe szablony graficzne są dostosowywane tak, aby na wydruku faktury pojawiały się czytelne informacje dla klienta: harmonogram poszczególnych rat z datami płatności, kwoty cząstkowe, numery rachunków bankowych oraz klauzule informujące o cesji wierzytelności na bank.
Integracja ze schematami importu w systemie Rewizor GT (programie do prowadzenia pełnej księgowości z pakietu InsERT GT). Prawidłowe powiązanie rozrachunków i instytucji finansowych zapewnia automatyczną dekretację (przypisanie operacji do właściwych kont księgowych) dokumentów sprzedaży ratalnej i odroczonej w księgach rachunkowych.

Błędy popełniane podczas samodzielnych prób konfiguracji płatności

Nieprawidłowe ustawienie parametrów płatności w programie Subiekt GT prowadzi do poważnych rozbieżności w ewidencji księgowej i utrudnia kontrolę nad płynnością finansową. Poniżej przedstawiono najczęstsze błędy spotykane podczas audytów systemów handlowych:

Pierwszym błędem jest rejestrowanie sprzedaży ratalnej jako standardowej płatności przelewowej bez mechanizmu cesji. W takiej sytuacji w module rozrachunków jako dłużnik figuruje klient detaliczny, mimo że faktycznym płatnikiem jest bank. Gdy bank przelewa środki zbiorczym przelewem na konto firmy, rozliczenie takiej operacji staje się czasochłonne, a w systemie pozostają wiszące, nierozliczone należności przypisane do osób fizycznych.

Drugim problemem jest ręczne wpisywanie informacji o ratach w polu uwag na dokumencie zamiast użycia mechanizmów systemowych. Wpisanie tekstu w uwagach nie tworzy rozbicia należności w module rozrachunków. W efekcie system traktuje całą kwotę jako pojedynczą płatność z jedną datą wymagalności, co uniemożliwia automatyczną kontrolę terminowości spłat poszczególnych rat i wyklucza generowanie rzetelnych zestawień wiekowania należności (analizy struktury zadłużenia w podziale na przedziały czasowe).

Trzecim uchybieniem jest brak kontroli zaokrągleń groszowych przy podziale kwot brutto na nierówne części. Podczas dzielenia wartości dokumentu przez liczbę rat mogą powstawać minimalne różnice groszowe. Jeśli harmonogram nie zostanie poprawnie zbilansowany z kwotą łączną dokumentu handlowego, w systemie pozostają groszowe resztki rozrachunkowe, które blokują pełne zamknięcie rozrachunku i zniekształcają raporty finansowe.

Czwartym błędem jest brak wdrożenia blokad sprzedaży przy przekroczeniu limitu kredytowego. Pozostawienie domyślnych ustawień bez kontroli zadłużenia skutkuje tym, że personel handlowy wystawia kolejne dokumenty z odroczonym terminem płatności klientom, którzy zalegają z opłatami za wcześniejsze dostawy, co zwiększa ryzyko utraty płynności przez przedsiębiorstwo.

Piątym problemem jest modyfikowanie fabrycznych wzorców wydruków bez tworzenia kopii zapasowej. Próby samodzielnego edytowania szablonów dokumentów w celu dodania tabeli rat mogą doprowadzić do uszkodzenia struktury wzorca, zniknięcia obowiązkowych elementów prawnych faktury lub utraty wprowadzonych zmian podczas kolejnej aktualizacji pakietu InsERT GT.

Kiedy trudności wynikają z zewnętrznych elementów infrastruktury IT

Nie każde nieprawidłowe działanie modułu rozliczeń ratalnych i odroczonych jest spowodowane błędami w samej konfiguracji Subiekta GT. Często źródło problemu znajduje się w innych warstwach środowiska informatycznego firmy.

W przypadku przedsiębiorstw prowadzących sprzedaż wielokanałową źródłem komplikacji bywają integratory sprzedaży (oprogramowanie pośredniczące w wymianie danych pomiędzy sklepem internetowym, platformami handlowymi a systemem ERP). Jeśli w narzędziu integrującym, takim jak na przykład BaseLinker, formy płatności z platformy e-commerce nie zostaną precyzyjnie zmapowane na odpowiadające im formy w Subiekcie GT, zamówienia ratalne mogą być importowane jako zwykłe zamówienia przelewowe lub pobraniowe, co zaburza dalszy proces obsługi magazynowej i księgowej.

Innym czynnikiem mogą być uszkodzenia struktury bazy danych obsługiwanej przez silnik Microsoft SQL Server (system zarządzania relacyjnymi bazami danych wykorzystywany przez programy linii InsERT GT). Uszkodzone indeksy lub niespójności w tabelach rozrachunkowych mogą powodować błędy podczas próby zapisu dokumentów z wieloma terminami płatności, objawiające się komunikatami o naruszeniu integralności danych lub blokowaniem transakcji.

Ograniczenia mogą wynikać także z nieprawidłowo skonfigurowanych uprawnień użytkowników w module administracyjnym Subiekta GT. Zablokowanie pracownikom działu handlowego dostępu do edycji form płatności lub podglądu rozrachunków uniemożliwia im prawidłowe przypisanie harmonogramu ratalnego, nawet jeśli sama funkcja została poprawnie wdrożona w systemie.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące obsługi rat i odroczeń w Subiekcie GT

Czy Subiekt GT pozwala na automatyczne podzielenie jednej faktury na kilka różnych terminów płatności?

Tak, program posiada wbudowany mechanizm podziału należności na raty. Po wybraniu odpowiedniej formy płatności kredytowej lub ratalnej użytkownik może zdefiniować liczbę rat, odstępy czasowe między nimi oraz precyzyjne kwoty cząstkowe. W module rozrachunków powstaje wówczas powiązany komplet należności cząstkowych, z których każda posiada własny termin płatności i może być rozliczana niezależnie.

Jak prawidłowo rozliczyć prowizję pobieraną przez bank udzielający kredytu ratalnego?

Wypłata środków przez bank następuje z reguły w kwocie pomniejszonej o prowizję za udzielenie kredytu. Rozliczenie tej różnicy odbywa się poprzez wystawienie dokumentu finansowego kompensaty lub wprowadzenie faktury kosztowej za usługi finansowe od banku, a następnie skojarzenie jej z wiszącą częścią rozrachunku. Prawidłowa konfiguracja schematów księgowych pozwala na bezproblemowe zamknięcie rozrachunku bankowego bez powstawania sztucznych zaległości.

Czy można zablokować sprzedaż z odroczonym terminem dla kontrahenta zalegającego z płatnościami?

Tak, Subiekt GT umożliwia włączenie ścisłej kontroli limitu kupieckiego w kartotece kontrahenta. Administrator może zdefiniować maksymalną kwotę dopuszczalnego zadłużenia oraz maksymalną dopuszczalną liczbę dni spóźnienia. Po przekroczeniu tych wartości program może wyświetlić ostrzeżenie dla handlowca lub całkowicie zablokować możliwość wystawienia dokumentu z formą płatności odroczonej, wymuszając rozliczenie gotówkowe lub przedpłatę.

Co zrobić, gdy klient wpłaci tylko część raty wynikającej z harmonogramu?

Moduł Finanse i Rozrachunki w Subiekcie GT w pełni obsługuje spłaty częściowe. Wprowadzenie wpłaty bankowej lub gotówkowej w kwocie niższej niż wartość danej raty powoduje częściowe rozliczenie wskazanego rozrachunku. System automatycznie odnotowuje pozostałą do spłaty kwotę i nadal monitoruje jej terminowość, nie zamykając pozycji aż do uregulowania całości.

Czy zmiana konfiguracji form płatności wpłynie na dokumenty wystawione w przeszłości?

Wprowadzenie nowych form płatności, zdefiniowanie instytucji finansowych czy modyfikacja parametrów kredytowania nie modyfikuje wstecznie danych na dokumentach już zatwierdzonych i zafiskalizowanych. Zmiany obejmują wyłącznie dokumenty wystawiane po wdrożeniu nowej konfiguracji, co gwarantuje pełne bezpieczeństwo i spójność dotychczasowej historii księgowej przedsiębiorstwa.

Wdrożenie konfiguracji płatności w siedzibie przedsiębiorstwa

Prawidłowe przygotowanie systemu Subiekt GT do obsługi sprzedaży ratalnej i transakcji z odroczonym terminem płatności wymaga bezpośredniego dopasowania parametrów oprogramowania do specyfiki procesów handlowych w firmie. Prace konfiguracyjne realizowane są bezpośrednio na stanowiskach roboczych i serwerach w siedzibie przedsiębiorstwa.

Obszar wyjazdowy obejmuje całą Warszawę oraz miejscowości w promieniu 40 kilometrów na terenie siedmiu okolicznych powiatów: grodziskiego, legionowskiego, otwockiego, piaseczyńskiego, pruszkowskiego, warszawskiego zachodniego oraz wołomińskiego. Wyjazd ekipy serwisowej następuje z biura zlokalizowanego przy Al. Stanów Zjednoczonych 72.

Przed przystąpieniem do prac na bazie danych handlowych i finansowych istnieje możliwość podpisania umowy o zachowaniu poufności (NDA na życzenie klienta), co zapewnia pełną ochronę informacji o kontrahentach, cenach i obrotach przedsiębiorstwa. Wdrożenie obejmuje wykonanie kopii bezpieczeństwa bazy danych, ustawienie parametrów, modyfikację wzorców wydruków oraz weryfikację poprawności generowania rozrachunków na dokumentach testowych.

Zgłoszenia i bezpłatne konsultacje techniczne przyjmowane są pod całodobowym numerem telefonu 22 378 48 09 przez 7 dni w tygodniu, bez dopłat za realizację prac w godzinach wieczornych lub w dni wolne od pracy. Wszystkie przeprowadzone czynności konfiguracyjne objęte są gwarancją do 12 miesięcy oraz wsparciem powdrożeniowym do 30 dni.

22 378 48 09

Subiekt GT — konfiguracja sprzedaży na raty i płatności odroczone