Alerty o niskim stanie magazynowym w BaseLinkerze pozwalają na czas zareagować i uzupełnić zapasy przed wyprzedaniem towaru.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie w BaseLinkerze progów alertów o niskim stanie magazynowym oraz sposobu powiadamiania o nich.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z BaseLinkera, którym zależy na wcześniejszym reagowaniu na malejące zapasy.

Ile to trwa

Konfiguracja alertów mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Zasada działania monitorowania stanów w ekosystemie e-commerce

BaseLinker jako centralny integrator e-commerce (oprogramowanie łączące sklepy internetowe, konta marketplace oraz systemy magazynowe) przetwarza dane o sprzedaży w czasie rzeczywistym. Aby zapobiec sytuacjom, w których dochodzi do wyprzedania asortymentu bez wiedzy działu zakupów, system umożliwia zdefiniowanie progów ostrzegawczych dla stanów magazynowych.

Monitorowanie może opierać się na wewnętrznym katalogu produktów BaseLinkera lub na danych pobieranych z zewnętrznych systemów ERP (programów do planowania zasobów przedsiębiorstwa, takich jak Subiekt GT, Subiekt nexo, Comarch ERP Optima, WAPRO Mag czy Symfonia). W zależności od przyjętej architektury danych, stan magazynowy jest synchronizowany cyklicznie za pośrednictwem interfejsu API (zestawu reguł umożliwiających wymianę danych między programami) lub bezpośrednich wtyczek bazodanowych.

Kluczowym pojęciem przy konfiguracji alertów jest stan dostępny, który różni się od stanu fizycznego. Stan fizyczny określa liczbę sztuk znajdujących się w danej chwili na półce w magazynie. Stan dostępny to stan fizyczny pomniejszony o rezerwacje (towary przypisane do zamówień złożonych przez klientów, które oczekują na płatność lub spakowanie). Prawidłowo ustawione alerty bazują zawsze na stanie dostępnym, co zapobiega zjawisku sprzedaży niedostępnego asortymentu.

Warianty konfiguracji powiadomień i automatycznych reguł

Wdrożenie powiadomień o niskich stanach magazynowych w BaseLinkerze można przeprowadzić na kilka sposobów, dopasowując mechanizm do procedur panujących w firmie:

Powiadomienia pocztą elektroniczną (e-mail) — bezpośrednie wiadomości wysyłane do osób odpowiedzialnych za zakupy w momencie, gdy liczba sztuk danego towaru spadnie poniżej ustalonego limitu bezpieczeństwa. Wiadomość może zawierać dokładną nazwę produktu, kod SKU (unikalny identyfikator magazynowy towaru), kod EAN (europejski kod kreskowy) oraz aktualną liczbę dostępnych sztuk.
Automatyczne tagowanie i kategoryzacja w katalogu — reguła automatyczna nadaje produktowi specjalny znacznik (tag) lub przypisuje go do dedykowanej grupy asortymentowej w menedżerze produktów. Umożliwia to jednoczesne filtrowanie wszystkich kończących się indeksów jednym kliknięciem podczas składania zamówień u dostawców.
Zarządzanie powiązanymi ofertami na marketplace — konfiguracja reguł, które po osiągnięciu progu krytycznego (na przykład 1 lub 2 sztuk) automatycznie zmniejszają wystawioną liczbę sztuk w serwisach takich jak Allegro, Amazon czy eBay, bądź całkowicie zamykają ofertę, aby zapobiec jednoczesnemu zakupowi tego samego przedmiotu przez kilku klientów na różnych platformach.
Cykliczne raporty zbiorcze — zamiast pojedynczych powiadomień generowane są zbiorcze zestawienia braków magazynowych w formacie CSV lub arkusza kalkulacyjnego, wysyłane o określonej godzinie (na przykład codziennie rano przed rozpoczęciem pracy magazynu).

Zarządzanie buforem magazynowym i sprzedażą wielokanałową

W sprzedaży wielokanałowej (prowadzeniu sprzedaży jednocześnie w sklepie internetowym oraz na wielu platformach handlowych) synchronizacja stanów nie zawsze odbywa się natychmiastowo. Pomiędzy momentem zakupu na jednej platformie a zaktualizowaniem stanu na pozostałych mija zazwyczaj od kilkudziesięciu sekund do kilku minut.

Aby wyeliminować ryzyko wystąpienia zjawiska oversellingu (zawarcia transakcji na towar, którego faktycznie brakuje w magazynie), konfiguruje się tak zwany bufor magazynowy (rezerwę bezpieczeństwa). Polega to na wprowadzeniu zasady, według której do kanałów sprzedaży przekazywana jest wartość stanu pomniejszona o stałą liczbę sztuk (na przykład o 2 sztuki). Gdy fizyczny stan dostępny wynosi 2 sztuki, platformy sprzedażowe otrzymują informację o stanie zerowym i wygaszają oferty, podczas gdy alert o konieczności domówienia towaru trafia już do działu zaopatrzenia.

Szczególnej uwagi wymaga również obsługa produktów wariantowych (na przykład ubrań w różnych rozmiarach lub butów) oraz zestawów (pakietów złożonych z kilku osobnych produktów). W przypadku zestawu alert musi reagować na stan tego komponentu składowego, którego zapas jest najmniejszy.

Typowe błędy przy samodzielnej konfiguracji powiadomień

Podczas samodzielnych prób ustawiania powiadomień i reguł automatycznych w BaseLinkerze często dochodzi do pomyłek, które zaburzają płynność logistyczną przedsiębiorstwa:

Ustawienie alertu na magazynie zbiorczym zamiast operacyjnym — w przypadku firm posiadających kilka magazynów (na przykład magazyn główny, magazyn zwrotów oraz magazyn uszkodzeń) błędne zsumowanie stanów prowadzi do sytuacji, w której system uznaje towar uszkodzony za dostępny do sprzedaży i nie wysyła powiadomienia o braku towaru pełnowartościowego.
Zapętlenie zdarzeń automatycznych — niepoprawnie skonstruowany warunek wyzwalający akcję automatyczną może sprawić, że przy każdej drobnej modyfikacji zamówienia generowany jest kolejny e-mail z alertem, co powoduje zalanie skrzynki pocztowej setkami powtarzających się wiadomości (tak zwany spam powiadomień).
Brak uwzględnienia czasu realizacji dostawy (lead time) — ustawienie jednolitego, zbyt niskiego progu minimalnego (na przykład 2 sztuki) dla towarów, na których dostawę od producenta czeka się kilka tygodni. Skutkuje to przerwami w sprzedaży mimo wygenerowania alertu.
Niespójność identyfikatorów SKU i EAN — brak unikalnych kodów magazynowych w kartotekach produktów sprawia, że reguła automatyczna nie potrafi precyzyjnie przypisać zmiany stanu do konkretnego wariantu, przez co powiadomienia nie są generowane wcale lub wskazują niewłaściwy towar.
Ignorowanie statusu zamówień nieopłaconych — nieprawidłowa konfiguracja obsługi zamówień ze statusem oczekiwania na wpłatę, przez co rezerwacje magazynowe blokują stan towaru przez zbyt długi czas, generując fałszywy alert o braku towaru.

Kiedy problem leży poza BaseLinkerem

Nie każda nieprawidłowość w działaniu alertów magazynowych wynika z błędnej konfiguracji samego BaseLinkera. W środowisku zintegrowanym z zewnętrznym oprogramowaniem handlowym źródło problemu może leżeć w innych miejscach:

Pierwszym częstym przypadkiem jest zawieszenie działania usługi integratora (programu pośredniczącego w wymianie danych, zainstalowanego na serwerze lub komputerze firmowym). Jeśli integrator przestanie przesyłać aktualne dane o dokumentach PZ (przyjęcie zewnętrzne) lub WZ (wydanie zewnętrzne) z systemu ERP do BaseLinkera, panel integratora operuje na nieaktualnych liczbach. W takim przypadku konfiguracja alertów działa poprawnie, lecz bazuje na błędnych danych wejściowych.

Drugim przypadkiem jest błędne mapowanie powiązań ofert z magazynem. Jeśli aukcja lub oferta w sklepie nie została prawidłowo powiązana z kartoteką w katalogu produktów, sprzedaż z tej oferty nie zmniejsza stanu magazynowego w BaseLinkerze. W konsekwencji towar znika z półki, a system nie wyzwala żadnego alertu, ponieważ licznik w bazie danych nie ulega zmianie.

Trzecim przypadkiem są ograniczenia po stronie interfejsów API poszczególnych platform handlowych (limity zapytań na minutę nakładane przez marketplace). Przy bardzo dużej liczbie jednoczesnych zmian stanów część zapytań może zostać odrzucona przez serwery platformy zewnętrznej, co wymaga weryfikacji dziennika zdarzeń i ponowienia synchronizacji.

Obsługa techniczna na miejscu u klienta

Weryfikacja i optymalizacja powiązań magazynowych wymaga dokładnego poznania specyfiki pracy danego przedsiębiorstwa oraz używanej infrastruktury informatycznej. Z tego względu wszelkie prace serwisowe, audyty ustawień oraz konfiguracje realizowane są bezpośrednio w siedzibie firmy klienta.

Dojazd realizowany jest na terenie całej Warszawy oraz w okolicznych powiatach (powiat grodziski, legionowski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, warszawski zachodni oraz wołomiński). Serwisant dociera na miejsce, analizuje schemat przepływu zamówień i konfiguruje parametry w porozumieniu z osobami odpowiedzialnymi za magazyn i zakupy.

Podczas prac dbamy o pełne bezpieczeństwo danych handlowych i osobowych. Domyślnie nie prosimy o udostępnianie głównych haseł administratora, a konfigurację wykonujemy w obecności upoważnionego pracownika lub na specjalnie przygotowanych kontach technicznych z ograniczonymi uprawnieniami. Na życzenie klienta podpisywana jest bezpłatna umowa o zachowaniu poufności (NDA — umowa o poufności chroniąca dane biznesowe).

Często zadawane pytania

Czy BaseLinker może automatycznie zamykać oferty, gdy stan spadnie do zera?

Tak. BaseLinker posiada wbudowane mechanizmy zarządzania aukcjami i ofertami, które w połączeniu z regułami automatycznymi mogą wysyłać polecenie zakończenia lub wygaszenia oferty na platformie handlowej w chwili wyczerpania stanu magazynowego. Możliwe jest również ustawienie automatycznego wznawiania oferty po zarejestrowaniu dostawy nowej partii towaru.

Czy można ustawić różne progi alertów dla poszczególnych grup towarowych?

Tak. Progi powiadomień nie muszą być identyczne dla całego asortymentu. W zależności od rotacji produktów i czasu potrzebnego na ich sprowadzenie można zdefiniować odrębne reguły automatyczne dla poszczególnych kategorii, producentów, a nawet pojedynczych indeksów SKU (na przykład wyższy próg bezpieczeństwa dla towarów sprowadzanych z zagranicy i niższy dla asortymentu dostępnego u lokalnego hurtownika od ręki).

W jaki sposób alerty radzą sobie ze sprzedażą zestawów produktów?

BaseLinker umożliwia powiązanie produktu typu zestaw z jego komponentami składowymi. Dostępność całego zestawu jest wówczas wyliczana dynamicznie na podstawie najmniej licznego elementu. Alert o niskim stanie może zostać skonfigurowany zarówno dla pojedynczego komponentu, jak i dla całego zestawu, co zapobiega oferowaniu pakietu, którego nie da się skompletować.

Dlaczego powiadomienie e-mail nie dotarło mimo wyczerpania zapasów?

Najczęstszą przyczyną jest brak spełnienia wszystkich zdefiniowanych warunków reguły automatycznej (na przykład sprawdzanie stanu magazynu domyślnego zamiast magazynu, z którego pobierane są zamówienia), błąd konfiguracji serwera pocztowego SMTP (serwera odpowiedzialnego za wysyłkę poczty) lub brak powiązania sprzedanej oferty z kartoteką w katalogu produktów.

Czy do konfiguracji alertów magazynowych potrzebny jest dostęp do programu ERP?

Jeśli BaseLinker korzysta z własnego, niezależnego magazynu, konfiguracja odbywa się wyłącznie w panelu integratora. W sytuacji, gdy stany są synchronizowane z zewnętrznym programem magazynowo-handlowym (takim jak Subiekt, Optima, WAPRO czy Symfonia), konieczna bywa weryfikacja parametrów programu synchronizującego na komputerze lub serwerze lokalnym, aby upewnić się, że dane o stanach są przekazywane prawidłowo.

Sprawne zarządzanie stanami magazynowymi w przedsiębiorstwie

Prawidłowe wdrożenie powiadomień o niskim stanie magazynowym w BaseLinkerze eliminuje ryzyko przestojów w sprzedaży, chroni konto sprzedawcy przed negatywnymi ocenami wynikającymi z anulowania brakujących zamówień oraz usprawnia pracę działu zaopatrzenia. Właściwie dostosowane progi ilościowe oraz precyzyjnie skonstruowane reguły automatyczne pozwalają zachować pełną kontrolę nad łańcuchem dostaw w dynamicznym handlu internetowym.

22 378 48 09

BaseLinker — konfiguracja alertów o niskim stanie magazynowym