Integracja BaseLinkera z Shopify pozwala centralnie zarządzać zamówieniami i stanami magazynowymi obok innych kanałów sprzedaży.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie integracji BaseLinkera z platformą Shopify oraz przetestowanie synchronizacji zamówień i produktów.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm prowadzących sklep na Shopify, które chcą zarządzać nim wraz z innymi kanałami z poziomu BaseLinkera.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Zakres techniczny wdrożenia połączenia Shopify z BaseLinkerem

Prawidłowe połączenie platformy e-commerce Shopify z integratorem wielokanałowym BaseLinker opiera się na bezpiecznej wymianie danych za pośrednictwem interfejsu programistycznego API (Application Programming Interface, czyli zestawu zdefiniowanych reguł umożliwiających bezpośrednią komunikację pomiędzy różnymi aplikacjami). Konfiguracja techniczna rozpoczyna się w panelu administracyjnym sklepu od utworzenia dedykowanej aplikacji niestandardowej (Custom App). Rozwiązanie to zapewnia pełną kontrolę nad uprawnieniami dostępu i eliminuje konieczność udostępniania głównych danych logowania do konta właściciela sklepu.

W procesie tworzenia aplikacji generowany jest unikalny token dostępu (Access Token, czyli zaszyfrowany ciąg znaków uwierzytelniający zewnętrzne zapytania), który wraz z kluczem API jest wprowadzany do konfiguracji integracji w BaseLinkerze. Kluczowym etapem jest precyzyjne określenie zakresów uprawnień (API Scopes). Integracja wymaga nadania uprawnień do odczytu i zapisu w obszarach zamówień (Orders), produktów i wariantów (Products), poziomów magazynowych (Inventory), danych klientów (Customers) oraz procesów wysyłkowych (Fulfillments). Błędne lub zbyt wąskie zdefiniowanie tych uprawnień uniemożliwia poprawne przekazywanie statusów przesyłek lub aktualizację stanów magazynowych.

Kolejnym elementem architektury połączenia jest wdrożenie webhooków (automatycznych powiadomień przesyłanych przez serwer Shopify w czasie rzeczywistym w momencie zajścia określonego zdarzenia, na przykład utworzenia nowego zamówienia lub aktualizacji płatności). Wykorzystanie webhooków pozwala na natychmiastowe pobieranie zamówień do BaseLinkera bez konieczności ciągłego, cyklicznego odpytywania serwerów Shopify. Zmniejsza to obciążenie limitów zapytań (Rate Limiting, czyli mechanizmu ograniczającego liczbę dopuszczalnych żądań w jednostce czasu) i eliminuje opóźnienia w procesowaniu sprzedaży.

Zarządzanie zamówieniami i automatyzacja procesów wysyłkowych

Integracja BaseLinkera z Shopify pozwala na całkowite przeniesienie obsługi logistycznej do jednego panelu, niezależnie od tego, czy zamówienie pochodzi ze sklepu internetowego, czy z zewnętrznych platform sprzedażowych. Po poprawnym skonfigurowaniu integracji każde nowe zamówienie w Shopify jest automatycznie pobierane do Managera Zamówień w BaseLinkerze wraz ze wszystkimi szczegółami: danymi bilingowymi, adresem dostawy, wybraną metodą wysyłki, informacjami o płatności oraz listą zamówionych pozycji.

Proces obsługi zamówień obejmuje następujące kluczowe obszary techniczne:

Mapowanie statusów płatności i bramek transakcyjnych: Zamówienia opłacone za pośrednictwem Shopify Payments, systemów ratalnych, odroczonych płatności lub zewnętrznych bramek otrzymują w BaseLinkerze status zamówień opłaconych, co pozwala na automatyczne wyzwalanie kolejnych kroków w asystencie pakowania.
Generowanie listów przewozowych i etykiet: Z poziomu BaseLinkera następuje bezpośrednia komunikacja z API wybranych przewoźników kurierskich lub operatorów paczkomatów. Utworzenie przesyłki generuje etykietę adresową oraz unikalny numer śledzenia (Tracking Number).
Zwrotna aktualizacja realizacji w Shopify: Po wygenerowaniu listu przewozowego BaseLinker automatycznie przesyła do Shopify informację o realizacji zamówienia (Fulfillment). Do zamówienia w sklepie dopisywany jest numer przesyłki wraz z linkiem do śledzenia paczki oraz nazwą przewoźnika.
Wyzwalanie powiadomień dla kupujących: Zmiana statusu w Shopify na zrealizowane może automatycznie uruchomić natywny szablon wiadomości e-mail lub SMS ze sklepu, informujący klienta o nadaniu paczki, co zachowuje spójność komunikacji pod marką własną sklepu.
Obsługa danych do faktury i numeru NIP: Ponieważ standardowy formularz zamówienia w Shopify nie posiada dedykowanego pola na numer identyfikacji podatkowej dla firm, w ramach integracji wdrażane jest mapowanie atrybutów zamówienia (Note Attributes) lub pól niestandardowych (Metafields), dzięki czemu numer NIP jest poprawnie przenoszony do pól dokumentu sprzedaży w BaseLinkerze.

Synchronizacja stanów magazynowych, produktów i cenników

Utrzymanie pełnej zgodności stanów magazynowych pomiędzy sklepem Shopify a pozostałymi kanałami sprzedaży jest kluczowym warunkiem zapobiegania zjawisku oversellingu (sytuacji, w której dochodzi do zakupu produktu niedostępnego fizycznie w magazynie). Synchronizacja opiera się na jednoznacznej identyfikacji towarów za pomocą unikalnych kodów SKU (Stock Keeping Unit, czyli jednostkowych identyfikatorów magazynowych) oraz znormalizowanych kodów kreskowych EAN (European Article Number).

W ramach konfiguracji określa się kierunek i częstotliwość wymiany danych magazynowych:

Wielolokalizacyjność magazynowa: Shopify wspiera funkcję wielu lokalizacji (Multi-location inventory). Konfiguracja polega na przypisaniu konkretnych magazynów w BaseLinkerze do zdefiniowanych lokalizacji w Shopify, co pozwala na precyzyjne odliczanie sztuk towaru z właściwego punktu wysyłkowego.
Zarządzanie wariantami produktów: Produkty posiadające różne atrybuty, takie jak rozmiar, kolor czy materiał, wymagają precyzyjnego powiązania każdego wariantu z osobnym rekordem magazynowym. Każdy wariant w Shopify musi posiadać unikalny kod SKU zgodny z bazą magazynową.
Synchronizacja cen i stawek podatkowych: Ceny produktów mogą być aktualizowane automatycznie w oparciu o wybraną grupę cenową w BaseLinkerze. Konfiguracja uwzględnia zasady naliczania podatku od towarów i usług, w tym prawidłowe ustawienie cen brutto i netto, a także obsługę sprzedaży zagranicznej w ramach procedury OSS (One Stop Shop, unijnego systemu uproszczonego rozliczania podatku VAT w sprzedaży transgranicznej B2C).
Wielowalutowość i rynki międzynarodowe: Przy korzystaniu z funkcji rynków międzynarodowych (Shopify Markets) integracja jest ustawiana tak, aby poprawnie interpretować waluty zamówień oraz przeliczniki kursowe stosowane przy imporcie transakcji.

Typowe warianty architektoniczne konfiguracji integracji

W zależności od wielkości przedsiębiorstwa, struktury magazynowej oraz wykorzystywanego oprogramowania biznesowego stosuje się różne modele połączenia systemów:

Wariant 1: Shopify jako nadrzędne źródło danych produktów (Master)

W tym modelu platforma Shopify stanowi główną bazę produktową, w której wprowadzane są opisy, zdjęcia, warianty oraz stany początkowe. BaseLinker pobiera katalog produktów ze sklepu, a następnie wystawia je i synchronizuje na zewnętrznych platformach handlowych, takich jak serwisy aukcyjne i marketplace. Sprzedaż na dowolnym kanale powoduje natychmiastowe zaktualizowanie stanu magazynowego w Shopify za pośrednictwem BaseLinkera.

Wariant 2: Centralny system ERP zintegrowany przez BaseLinkera

Model rekomendowany dla firm korzystających z zewnętrznych programów magazynowo-handlowych i finansowo-księgowych (takich jak Subiekt GT, Subiekt nexo, Comarch ERP Optima, WAPRO Mag czy Symfonia). W tym układzie to program ERP (Enterprise Resource Planning, czyli zintegrowany system do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa) zarządza stanami magazynowymi, dostawami towaru oraz dokumentami handlowymi. BaseLinker pośredniczy w wymianie danych: pobiera stany z systemu ERP i wysyła je do Shopify, a zamówienia złożone w Shopify przesyła bezpośrednio do programu ERP w celu rezerwacji towaru i wystawienia dokumentu sprzedaży.

Wariant 3: Własny magazyn BaseLinker jako centrum logistyczne

Wariant przeznaczony dla przedsiębiorstw prowadzących sprzedaż w oparciu o wbudowany katalog produktów BaseLinkera bez dedykowanego zewnętrznego systemu ERP. Magazyn BaseLinkera zarządza stanami, kompletacją zamówień z wykorzystaniem kodów kreskowych i czytników, a sklep Shopify pełni rolę jednego z wielu podłączonych front-endów sprzedażowych (kanałów prezentacji oferty dla klientów).

Błędy popełniane podczas samodzielnego łączenia systemów

Samodzielna próba skonfigurowania połączenia bez odpowiedniego przygotowania struktury danych w sklepie często prowadzi do problemów operacyjnych i zakłóceń w obsłudze klientów. Do najczęstszych błędów należą:

Uruchomienie automatycznej synchronizacji stanów przed ujednoliceniem kodów SKU: Jeśli produkty w Shopify nie posiadają unikalnych identyfikatorów SKU lub różnią się one od kodów w magazynie, integracja nie potrafi dopasować pozycji. Włączenie synchronizacji w takim stanie może doprowadzić do nadpisania stanów magazynowych wartościami zerowymi lub do całkowitego braku aktualizacji dostępności.
Niepoprawna konfiguracja cen brutto i netto: Shopify domyślnie może operować na cenach zawierających podatek lub cenach netto w zależności od ustawień regionalnych. Błędne zmapowanie stawek podatku powoduje podwójne doliczanie podatku lub zaniżanie cen produktów przesyłanych do innych kanałów.
Brak konfiguracji pól dla numeru NIP nabywcy: Standardowy checkout (formularz kasy) Shopify nie posiada oddzielnego pola na dane firmowe w podstawowych planach abonamentowych. Brak wdrożenia odpowiedniego mapowania skutkuje importem zamówień B2B (Business to Business, czyli transakcji między firmami) bez numeru NIP, co wymusza ręczną korektę dokumentów sprzedaży.
Zapętlenie powiadomień e-mail i błędne statusy: Niewłaściwe powiązanie zdarzeń w BaseLinkerze z triggerami (wyzwalaczami automatycznymi) w Shopify może skutkować wielokrotnym wysyłaniem do klienta powiadomień o zmianie statusu zamówienia lub przedwczesnym oznaczaniem zamówienia jako zrealizowanego przed faktycznym spakowaniem paczki.
Ignorowanie limitów zapytań API (Rate Limiting): Ustawienie zbyt agresywnego odpytywania serwerów Shopify o aktualizacje przy dużym asortymencie może spowodować tymczasowe zablokowanie komunikacji przez mechanizmy ochronne platformy, co wstrzymuje pobieranie zamówień w godzinach szczytu sprzedażowego.

Kiedy problem leży poza konfiguracją BaseLinkera i Shopify

W trakcie eksploatacji sklepu mogą wystąpić sytuacje, w których zakłócenia w przepływie danych nie wynikają z samej konfiguracji integracji, lecz z czynników zewnętrznych. Prawidłowa diagnoza pozwala na szybkie zlokalizowanie źródła problemu:

Awarie i opóźnienia bramek płatniczych: Jeżeli zamówienie widnieje w BaseLinkerze jako nieopłacone, mimo że klient dokonał płatności, przyczyną jest zazwyczaj opóźnienie w przesłaniu potwierdzenia webhookiem przez zewnętrznego operatora płatności do Shopify. Dopóki Shopify nie zarejestruje zmiany statusu na opłacone, BaseLinker nie może zaktualizować statusu finansowego.
Prace konserwacyjne po stronie API kurierów: Brak możliwości wygenerowania etykiety wysyłkowej z poziomu BaseLinkera z reguły wynika z chwilowej niedostępności serwerów danego przewoźnika (na przykład przerwy technicznej w systemie firmy kurierskiej lub przekroczenia limitów autoryzacji), a nie z błędu połączenia ze sklepem Shopify.
Błędy w skryptach motywu sklepu (szablonie Liquid lub JavaScript): Jeżeli dane wprowadzone przez klienta w koszyku (na przykład numer telefonu, kod paczkomatu lub uwagi do zamówienia) nie trafiają do Shopify, powodem może być konflikt skryptów w kodzie szablonu sklepu, który uniemożliwia zapisanie danych w atrybutach zamówienia.
Problemy z łącznością lokalnego serwera ERP: W przypadku integracji trójstronnej (Shopify – BaseLinker – lokalny program ERP) brak aktualizacji stanów na sklepie może wynikać z braku dostępu do internetu w lokalnej sieci firmowej, wyłączonego komputera pełniącego rolę serwera bazy danych lub zablokowania portów przez oprogramowanie zabezpieczające.

Dodatkowe pytania dotyczące integracji BaseLinkera z Shopify

W jaki sposób rozwiązywany jest problem braku pola NIP w formularzu zamówienia Shopify?

W standardowym procesie zakupowym Shopify pole na numer NIP klienta nie występuje jako domyślny element rejestru podatkowego. Aby umożliwić zbieranie danych do faktury dla firm, wdraża się modyfikację formularza koszyka lub kasy poprzez dodanie pola niestandardowego zapisywanego jako atrybut zamówienia (Note Attribute) lub pole dodatkowe (Metafield). Podczas konfiguracji integracji BaseLinker zostaje ustawiony tak, aby automatycznie odczytywał wartość z tego atrybutu i wpisywał ją w pole numeru identyfikacji podatkowej kupującego, co umożliwia w pełni zautomatyzowane wystawianie dokumentów sprzedaży.

Czy po wdrożeniu integracji zamówienia można obsługiwać wyłącznie w panelu BaseLinkera?

Tak, poprawnie skonfigurowane środowisko pozwala na całkowite wyeliminowanie konieczności logowania się do panelu administracyjnego Shopify w celu codziennej obsługi wysyłek. Wszystkie czynności – od przyjęcia zamówienia, przez weryfikację płatności, wygenerowanie listu przewozowego, wydruk etykiety i dokumentu sprzedaży, aż po powiadomienie klienta – wykonuje się bezpośrednio w Managerze Zamówień BaseLinkera. Zmiany statusów oraz numery śledzenia są automatycznie przesyłane do Shopify w tle.

Co dzieje się w sytuacji, gdy ostatnia sztuka towaru zostanie kupiona jednocześnie w sklepie i na marketplace?

W przypadku sprzedaży wielokanałowej kluczowe znaczenie ma szybkość synchronizacji. Po złożeniu zamówienia w sklepie Shopify lub na platformie handlowej BaseLinker natychmiast rejestruje rezerwację sztuki towaru i wysyła polecenie zmniejszenia stanu magazynowego do pozostałych podłączonych kanałów. Aby zminimalizować ryzyko jednoczesnego zakupu tego samego egzemplarza w odstępie kilku sekund, stosuje się mechanizmy rezerwacji stanów oraz bufory bezpieczeństwa (na przykład automatyczne wyłączanie oferty przy stanie minimalnym jednej sztuki w kanałach o dłuższym czasie odświeżania).

Czy integracja pozwala na automatyczne wystawianie i wysyłanie faktur do klientów Shopify?

Tak. BaseLinker może generować dokumenty sprzedaży (faktury imienne, faktury dla firm oraz paragony) w sposób w pełni zautomatyzowany po spełnieniu określonych warunków, na przykład po zarejestrowaniu wpłaty lub po spakowaniu zamówienia. Gotowy dokument może zostać automatycznie przesłany do klienta w wiadomości e-mail w postaci bezpiecznego linku do pliku PDF lub przekazany do zewnętrznego systemu księgowego.

Jak przebiega weryfikacja poprawności wdrożenia przed uruchomieniem sprzedaży?

Przed oddaniem integracji do użytku operacyjnego przeprowadzana jest seria testów weryfikacyjnych. Obejmuje ona złożenie zamówień testowych z różnymi metodami płatności i dostawy, sprawdzenie poprawności pobierania danych adresowych i numerów NIP, wygenerowanie testowych listów przewozowych, weryfikację zwrotnej aktualizacji statusów w Shopify oraz kontrolę prawidłowego odliczania stanów magazynowych na produktach prostych i wariantowych.

Prawidłowe wdrożenie i stabilność wymiany danych w ekosystemie Shopify

Profesjonalna konfiguracja integracji pomiędzy platformą Shopify a systemem BaseLinker stanowi fundament sprawnej i skalowalnej sprzedaży wielokanałowej. Prawidłowe zmapowanie uprawnień API, bezbłędna struktura identyfikatorów SKU, automatyzacja przepływu statusów przesyłek oraz precyzyjna synchronizacja stanów magazynowych eliminują ryzyko pomyłek i znacznie przyspieszają realizację każdego zamówienia. W ramach wdrożenia zapewnione jest kompleksowe przetestowanie wszystkich ścieżek zamówień, dopasowanie logiki wymiany danych do specyfiki procesów magazynowych w przedsiębiorstwie oraz wsparcie po konfiguracji do 30 dni, co gwarantuje pełną stabilność operacyjną całego środowiska e-commerce.

22 378 48 09

Integracja BaseLinkera z platformą Shopify