Sprzedaż na Amazon wymaga sprawnej obsługi zamówień, często z kilku rynków jednocześnie — integracja z BaseLinkerem pozwala zarządzać tym z jednego panelu, wspólnie z pozostałymi kanałami sprzedaży.

Na czym polega ta usługa

Integracja obejmuje połączenie konta Amazon z BaseLinkerem, skonfigurowanie automatycznego importu zamówień z wybranych rynków, synchronizację stanów magazynowych oraz dostosowanie statusów zamówień do wymagań platformy Amazon.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przeznaczona dla sprzedawców na Amazon, którzy chcą obsługiwać zamówienia z tej platformy w tym samym panelu co pozostałe kanały sprzedaży.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Obsługiwane modele sprzedaży Amazon FBM oraz FBA

Platforma Amazon udostępnia dwa podstawowe modele logistyczne, a prawidłowa integracja z BaseLinkerem musi uwzględniać specyfikę każdego z nich:

FBM (Fulfillment by Merchant, czyli wysyłka realizowana przez sprzedawcę) – w tym modelu zamówienia spływają do BaseLinkera, gdzie następuje ich pakowanie, generowanie listów przewozowych u wybranych przewoźników oraz automatyczne przekazanie numeru śledzenia (tracking number) z powrotem do Amazon Seller Central.
FBA (Fulfillment by Amazon, czyli wysyłka realizowana z magazynów Amazona) – zamówienia są realizowane bezpośrednio z magazynów Amazon, a BaseLinker pobiera dane o tych transakcjach w celu zaktualizowania stanów magazynowych w zewnętrznym programie handlowo-magazynowym (na przykład Subiekt GT, Comarch Optima, WAPRO Mag) oraz wystawienia odpowiednich dokumentów księgowych.
Model hybrydowy – obsługa jednoczesnej sprzedaży części asortymentu w modelu FBA oraz części w modelu FBM z jednego konta sprzedawcy.

Zakres techniczny integracji BaseLinker z platformą Amazon

Wdrożenie integracji wymaga przejścia przez szereg precyzyjnych kroków technicznych, które zapewniają stabilny przepływ informacji pomiędzy systemami bez ryzyka powstawania opóźnień czy błędów magazynowych.

1. Autoryzacja i połączenie przez Amazon SP-API

Konfiguracja opiera się na oficjalnym protokole Amazon SP-API (Selling Partner API, czyli nowoczesnym interfejsie programistycznym do wymiany danych). W ramach usługi przeprowadzana jest bezpieczna autoryzacja konta sprzedawcy w panelu Amazon Seller Central z nadaniem niezbędnych uprawnień dla aplikacji BaseLinker. Nie ma konieczności przekazywania haseł głównych – autoryzacja odbywa się za pomocą tokenów dostępowych generowanych bezpośrednio w infrastrukturze Amazon.

2. Mapowanie wielu rynków regionalnych (Marketplaces)

Amazon działa w oparciu o odrębne rynki krajowe (na przykład Amazon.pl, Amazon.de, Amazon.fr, Amazon.it, Amazon.es, Amazon.nl, Amazon.se, Amazon.co.uk czy rynki amerykańskie). Prawidłowe wdrożenie obejmuje podłączenie każdego aktywnego rynku z uwzględnieniem:

właściwych walut rozliczeniowych (PLN, EUR, GBP, USD, SEK),
odpowiednich szablonów stawek podatku VAT w ramach procedury OSS (One Stop Shop, unijnej procedury rozliczania podatku VAT w sprzedaży transgranicznej),
osobnych serii numeracji faktur i paragonów dla poszczególnych krajów.

3. Dwukierunkowa synchronizacja stanów magazynowych i cen

Utrzymanie zgodności stanów magazynowych na platformie Amazon jest kluczowe, ponieważ sprzedaż towaru, którego fizycznie brakuje na magazynie (overselling), prowadzi do drastycznego spadku wskaźników jakości konta (Account Health) i może skutkować blokadą konta sprzedawcy. Konfiguracja obejmuje:

ustawienie częstotliwości synchronizacji stanów magazynowych pomiędzy magazynem głównym (ERP lub magazynem BaseLinkera) a Amazonem,
zdefiniowanie minimalnych stanów magazynowych oraz buforów bezpieczeństwa (np. ukrywanie ofert przy stanie poniżej 2 sztuk),
konfigurację automatycznego przeliczania cen na podstawie kursów walut lub dedykowanych cenników dla każdego rynku.

4. Automatyzacja obsługi zamówień i wysyłek

Wdrożenie obejmuje skonfigurowanie automatycznych akcji w systemie BaseLinker, które eliminują powtarzalne czynności manualne:

automatyczne pobieranie zamówień z Amazon do wyznaczonych statusów w BaseLinkerze,
generowanie etykiet kurierskich u przewoźników zintegrowanych z BaseLinkerem (m.in. DPD, DHL, InPost, UPS, FedEx, Poczta Polska),
przekazywanie numerów przesyłek i oznaczenia zamówień jako wysłane do Amazon natychmiast po wygenerowaniu listu przewozowego, co zabezpiecza wskaźnik terminowości wysyłek (Late Shipment Rate),
automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail do klientów z linkiem do śledzenia przesyłki.

5. Integracja fakturowania i obsługa Amazon VCS

Rozliczanie sprzedaży na Amazon wymaga precyzyjnego podejścia do fakturowania. W zależności od przyjętego przez firmę modelu księgowego konfigurujemy:

Amazon VCS (VAT Calculation Service) – usługa kalkulacji VAT Amazona, w której Amazon generuje faktury w imieniu sprzedawcy, a BaseLinker pobiera te dokumenty i dołącza do bazy zamówień,
VCS Lite (własne faktury przesyłane do Amazon) – system, w którym BaseLinker generuje faktury na podstawie stawek wyliczonych przez Amazon i automatycznie przesyła pliki PDF do panelu klienta na Amazonie w wymaganym czasie (do 24 godzin od wysyłki),
Standardowe fakturowanie BaseLinker lub ERP – generowanie dokumentów sprzedaży i eksport do zewnętrznych programów księgowych (np. Subiekt GT/nexo, WAPRO, Comarch ERP Optima, Symfonia, enova365).

Typowe błędy popełniane podczas samodzielnej integracji

Próby samodzielnego połączenia BaseLinkera z platformą Amazon często kończą się błędami konfiguracyjnymi, które mogą negatywnie wpłynąć na płynność sprzedaży lub doprowadzić do nałożenia kar przez platformę Amazon:

Niezgodność identyfikatorów SKU i kodów EAN – Amazon identyfikuje produkty po kodach SKU (Stock Keeping Unit, jednostkach magazynowych) powiązanych z numerami ASIN (Amazon Standard Identification Number). Jeśli kody SKU w programie magazynowym różnią się od kodów wprowadzonych w Amazon Seller Central, synchronizacja stanów nie zadziała, co prowadzi do rozbieżności magazynowych.
Brak przekazywania kodów przewoźników – Amazon wymaga podawania ustandaryzowanych nazw przewoźników (Carrier Code). Wpisanie nieprawidłowej lub niestandardowej nazwy kuriera w BaseLinkerze powoduje, że Amazon nie rozpoznaje numeru śledzenia, co obniża wskaźnik poprawnych numerów przesyłek (VTR – Valid Tracking Rate). Spadek wskaźnika VTR poniżej 95% prowadzi do odebrania uprawnień do sprzedaży w danej kategorii.
Zbyt długi czas aktualizacji stanów magazynowych – ustawienie niewłaściwych reguł synchronizacji w połączeniu z intensywną sprzedażą wielokanałową może wywołać zjawisko sprzedaży ponad stan.
Brak obsługi czasu realizacji (Handling Time) – niedopasowanie domyślnego czasu przygotowania paczki w BaseLinkerze do ustawień w szablonach wysyłek Amazon prowadzi do naliczania opóźnień wysyłki.
Niepoprawna konfiguracja stawek VAT dla rynków zagranicznych – brak przypisania odpowiednich reguł podatkowych skutkuje wystawianiem dokumentów sprzedaży z błędną stawką podatku dla klientów z innych krajów Unii Europejskiej.

Kiedy problem leży poza konfiguracją BaseLinkera

W trakcie eksploatacji konta mogą wystąpić sytuacje, w których komunikacja między systemami zostaje zakłócona, jednak przyczyna nie leży w samej konfiguracji BaseLinkera:

Blokady lub ograniczenia konta w Amazon Seller Central – jeśli Amazon tymczasowo zawiesi konto sprzedawcy z powodu weryfikacji tożsamości, problemów z jakością obsługi (Account Health) lub braków w dokumentacji rejestracyjnej, interfejs API przestaje przyjmować aktualizacje stanów i cen.
Wygasły token autoryzacyjny SP-API – ze względów bezpieczeństwa tokeny dostępowe mogą wymagać okresowego odświeżenia w panelu Amazon Seller Central. Do momentu ponownej autoryzacji komunikacja zostaje wstrzymana.
Zmiany w strukturze katalogu Amazon (ASIN Merge) – w przypadku połączenia ofert przez system Amazon lub zmiany atrybutów karty produktu, powiązanie z kodem SKU może wymagać ręcznej weryfikacji.
Globalne awarie i opóźnienia w kolejkach przetwarzania Amazon – platforma Amazon przetwarza aktualizacje stanów magazynowych w partiach (tzw. feedy danych). W okresach szczytów sprzedażowych (np. Black Friday, Prime Day) czas przetworzenia pliku przez serwery Amazon może wydłużyć się z kilku minut do kilku godzin.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące integracji

Czy integracja pozwala na automatyczne wystawianie i wysyłanie faktur do klientów Amazon?

Tak. Konfiguracja może zostać ustawiona w trybie pełnej automatyzacji. System BaseLinker może generować faktury i przesyłać je automatycznie do konta kupującego na platformie Amazon, spełniając restrykcyjny wymóg dostarczenia dokumentu w terminie do 24 godzin od momentu wysłania zamówienia. Możliwe jest także wdrożenie obsługi usługi Amazon VCS (VAT Calculation Service).

W jaki sposób BaseLinker radzi sobie ze sprzedażą na wielu rynkach Amazon jednocześnie?

BaseLinker umożliwia podłączenie każdego rynku krajowego (na przykład Amazon.pl, Amazon.de, Amazon.it) jako osobnego konta lub w ramach jednego konta z przypisanymi cennikami i walutami. Zamówienia ze wszystkich rynków trafiają do jednego panelu, gdzie pracownicy widzą walutę transakcji, kraj dostawy oraz język komunikacji z klientem.

Co w sytuacji, gdy sprzedajemy produkty w modelu FBA oraz FBM?

Podczas konfiguracji ustalamy osobne schematy obsługi dla zamówień realizowanych przez własny magazyn (FBM) oraz dla zamówień wysyłanych z centrów logistycznych Amazon (FBA). Zamówienia FBA mogą trafiać do dedykowanego statusu, gdzie automatycznie tworzony jest dokument magazynowy i faktura, bez konieczności generowania etykiety kurierskiej.

Czy po wdrożeniu integracji stany magazynowe w programie ERP (np. Subiekt, Comarch) będą aktualizowane automatycznie?

Tak, jeśli BaseLinker jest połączony z programem handlowo-magazynowym (na przykład InsERT Subiekt GT/nexo, Comarch ERP Optima, WAPRO Mag czy Symfonia). Pobranie zamówienia z Amazon przez BaseLinker powoduje automatyczne założenie zamówienia lub rezerwacji w systemie ERP, co chroni przed sprzedażą tego samego towaru w innych kanałach.

Jak wygląda zabezpieczenie przed sprzedażą towaru, którego nie ma w magazynie?

W ramach wdrożenia konfigurujemy bufory magazynowe. Jeśli stan danego produktu w magazynie spadnie poniżej określonej wartości (np. 1 lub 2 sztuki), BaseLinker może automatycznie wysłać do Amazon informację o zerowym stanie magazynowym, zabezpieczając sprzedawcę przed równoległym zakupem tego samego przedmiotu na innej platformie.

Przebieg wdrożenia integracji BaseLinker z platformą Amazon

Prace wdrożeniowe realizowane są w uporządkowanym procesie, który minimalizuje ryzyko przestojów w bieżącej sprzedaży:

Analiza struktury konta i asortymentu – weryfikacja aktywnych rynków sprzedaży, struktury kodów SKU/EAN, stosowanych szablonów wysyłek oraz modelu logistycznego (FBM, FBA).
Nawiązanie bezpiecznego połączenia SP-API – autoryzacja aplikacji w Amazon Seller Central oraz przypisanie uprawnień.
Konfiguracja reguł importu i mapowania – dopasowanie statusów zamówień, stawek podatku VAT, walut oraz metod płatności do struktury firmy.
Ustawienie synchronizacji stanów i cen – określenie częstotliwości aktualizacji, zdefiniowanie buforów magazynowych oraz reguł przeliczania cen.
Konfiguracja automatycznych akcji i generowania dokumentów – wdrożenie reguł automatycznego drukowania etykiet, przesyłania numerów śledzenia do Amazon oraz wysyłki faktur.
Testy operacyjne – przeprowadzenie próbnego przetworzenia zamówień na każdym skonfigurowanym rynku w celu potwierdzenia bezbłędnej wymiany danych.

Kompleksowe wsparcie techniczne dla integracji BaseLinker i Amazon

Prawidłowe połączenie konta Amazon z systemem BaseLinker pozwala na bezbłędną realizację wysyłek transgranicznych, automatyzację obiegu dokumentów podatkowych oraz pełną kontrolę nad stanami magazynowymi w środowisku wielokanałowym. Specjalistyczna konfiguracja eliminuje ryzyko błędów w kluczowych wskaźnikach konta sprzedawcy, takich jak Valid Tracking Rate czy Late Shipment Rate, zapewniając bezpieczny i stabilny rozwój sprzedaży na rynkach międzynarodowych.

22 378 48 09

Integracja BaseLinkera z Amazon