Automatyczne generowanie faktur w BaseLinkerze oszczędza czas przy dużej liczbie zamówień, pod warunkiem poprawnej konfiguracji numeracji, danych sprzedawcy i zgodności z wymaganiami księgowymi firmy.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje ustawienie szablonu faktury zgodnego z danymi firmy, poprawnej numeracji dokumentów oraz automatycznego generowania faktury po opłaceniu zamówienia. Sprawdzana jest też integracja z systemem księgowym, jeśli faktury mają trafiać dalej do dokumentacji firmy.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla sklepów obsługujących dużą liczbę zamówień, gdzie ręczne wystawianie każdej faktury osobno byłoby czasochłonne.

Ile to trwa

Konfiguracja generowania faktur to zabieg realizowany zwykle do 24 godzin od przyjęcia zgłoszenia.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Warianty modeli fakturowania w systemie BaseLinker

Wdrożenie mechanizmu wystawiania dokumentów sprzedaży zależy od struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa oraz oprogramowania finansowego, z którego korzysta firma. W systemie BaseLinker (wielokanałowy system do zarządzania sprzedażą i obsługi zamówień e-commerce) można wyodrębnić cztery główne modele obsługi dokumentacji księgowej.

Pierwszy model to fakturowanie bezpośrednie wewnątrz BaseLinkera. W tym wariancie system pełni funkcję głównego rejestru dokumentów sprzedaży. Dokumenty są generowane jako pliki PDF bezpośrednio w chmurze systemu, gdzie przypisywana jest im numeracja i skąd są wysyłane do nabywców. To rozwiązanie jest stosowane przez firmy, które prowadzą uproszczoną ewidencję lub przekazują zestawienia miesięczne do biura rachunkowego w postaci plików JPK (Jednolity Plik Kontrolny, czyli ustandaryzowany format raportowania danych księgowych dla urzędów skarbowych).

Drugi model to integracja z programami księgowości internetowej przez interfejs API (Application Programming Interface, czyli interfejs programistyczny służący do bezpiecznej wymiany informacji między systemami). BaseLinker współpracuje bezpośrednio z aplikacjami takimi jak wFirma, Fakturownia, iFirma czy Infakt. W tym układzie BaseLinker przekazuje dane o zamówieniu i płatności, a zewnętrzna platforma księgowa generuje właściwy dokument, nadaje mu numer i odsyła gotowy plik PDF z powrotem do zamówienia.

Trzeci model to integracja dwukierunkowa z lokalnymi systemami ERP (Enterprise Resource Planning, czyli oprogramowanie do kompleksowego zarządzania zasobami i procesami przedsiębiorstwa). Dotyczy to programów zainstalowanych na serwerach stacjonarnych, takich jak InsERT Subiekt GT i nexo, Comarch ERP Optima, WAPRO Mag czy Sage Symfonia. Komunikacja odbywa się wówczas za pośrednictwem dedykowanych programów pośredniczących (integratorów), które przekazują zamówienia do bazy ERP, pobierają wystawione dokumenty handlowe oraz synchronizują stany magazynowe.

Czwarty model obejmuje fakturowanie międzynarodowe w ramach procedury VAT-OSS (One Stop Shop, czyli unijna procedura uproszczonego rozliczania podatku od towarów i usług dla transgranicznej sprzedaży towarów na rzecz konsumentów w Unii Europejskiej). Konfiguracja wymaga wówczas zdefiniowania osobnych stawek podatkowych dla każdego kraju docelowego oraz przygotowania szablonów dokumentów w odpowiednich językach obcych.

Kluczowe elementy procesu konfiguracji generowania faktur

Prawidłowe wdrożenie automatycznego wystawiania dokumentów wymaga precyzyjnego ustawienia wielu powiązanych ze sobą parametrów systemowych.

Podstawowym krokiem jest zdefiniowanie serii numeracji dokumentów. W systemie tworzy się maski numeracji (formaty określające strukturę kolejnych numerów), które mogą zawierać znaczniki roku, miesiąca, dnia oraz oznaczenia źródła zamówienia. Przykładowo, sprzedaż prowadzona za pośrednictwem platform handlowych takich jak Allegro, Amazon czy Erli może posiadać odrębne serie numeracji dokumentów niż zamówienia składane bezpośrednio w sklepie internetowym opartym na silniku WooCommerce lub PrestaShop. Rozwiązanie to ułatwia późniejsze uzgadnianie płatności i kontrolę ewidencji.

Kolejnym etapem jest mapowanie stawek podatku (przyporządkowanie wartości podatkowych ze sklepu internetowego do odpowiednich stawek w systemie fakturującym). W przypadku sprzedaży asortymentu objętego różnymi stawkami niezbędne jest dokładne powiązanie kodów podatkowych, aby uniknąć błędnego naliczenia kwoty podatku na dokumencie końcowym.

Konfiguracja obejmuje także przypisanie kodów GTU (Grupy Towarów i Usług, czyli oznaczenia identyfikujące rodzaj towaru lub usługi na potrzeby ewidencji podatkowej JPK_V7). Kody te można przypisać bezpośrednio do produktów w katalogu BaseLinkera lub powiązać z kategoriami towarowymi, dzięki czemu trafiają one automatycznie na wystawiany dokument.

Ważnym obszarem jest projektowanie szablonu graficznego dokumentu. Szablon tworzy się w oparciu o znaczniki systemowe (tagi zastępujące dane dynamiczne, takie jak nazwa odbiorcy, pozycje zamówienia czy kwota wpłaty). W szablonie umieszcza się dane identyfikacyjne sprzedawcy, numer konta bankowego, logo firmy, stopki informacyjne oraz kod QR (dwuwymiarowy kod kreskowy pozwalający nabywcy na szybkie wykonanie przelewu bankowego z poziomu aplikacji mobilnej).

Ostatnim elementem konfiguracji jest uruchomienie automatycznych akcji (reguł logicznych wykonujących określone operacje po spełnieniu zadanych kryteriów). Ustala się warunki wyzwalające generowanie dokumentu, na przykład rejestrację wpłaty przez bramkę płatności internetowych lub zmianę statusu zamówienia na etap pakowania, a także reguły wykluczające, zapobiegające wystawieniu dokumentu przy braku numeru NIP klienta biznesowego.

Najczęstsze błędy podczas samodzielnej konfiguracji

Nieprawidłowe skonfigurowanie modułu fakturowania może prowadzić do niezgodności księgowych, powstawania luk w numeracji oraz przesyłania klientom dokumentów z błędnymi wartościami.

Częstym błędem jest generowanie faktur przed zaksięgowaniem wpłaty dla zamówień płatnych z góry. Jeśli klient zrezygnuje z transakcji przed opłaceniem koszyka, w systemie pozostaje wystawiony dokument handlowy, który wymaga sporządzenia korekty. Prawidłowa konfiguracja powinna uzależniać wygenerowanie dokumentu od statusu płatności lub informacji o wyborze przesyłki pobraniowej.

Innym problemem jest niepoprawne rozdzielenie danych nabywcy i odbiorcy przesyłki. W przypadku gdy zamówienie składane jest na dane firmowe, ale adres doręczenia wskazuje na paczkomat lub inną osobę fizyczną, niewłaściwie skonstruowane reguły mogą pobrać błędny ciąg danych do nagłówka faktury, pomijając numer NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej, czyli unikalny identyfikator podmiotu gospodarczego).

Kolejną trudnością bywa powstawanie rozbieżności groszowych przy wyliczaniu podatku i wartości brutto zamówienia. Różnice te wynikają z odmiennych algorytmów zaokrągleń stosowanych przez platformy sklepowe (zaokrąglanie od sumy pozycji versus zaokrąglanie od pojedynczych sztuk towaru). Brak dostosowania metody liczenia podatku w ustawieniach BaseLinkera skutkuje rozbieżnością między kwotą zapłaconą przez klienta a sumą na wystawionym dokumencie.

Zdarzają się także błędy związane z obsługą rabatów i kosztów dostawy. Jeśli rabat koszykowy lub koszt przesyłki nie zostanie zmapowany jako osobna pozycja lub nie zostanie poprawnie rozbity na poszczególne stawki podatkowe koszyka, wygenerowany dokument będzie zawierał niepoprawne zestawienie podatkowe.

Poważne konsekwencje wywołuje również brak weryfikacji statusu płatnika VAT przy sprzedaży zagranicznej. Wystawienie faktury z zerową stawką dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów bez wcześniejszego automatycznego sprawdzenia numeru kontrahenta w bazie VIES (system wymiany informacji o podatku VAT prowadzony przez Komisję Europejską) może narazić przedsiębiorstwo na zaległości podatkowe.

Kiedy problem leży poza konfiguracją BaseLinkera

W trakcie eksploatacji systemu mogą wystąpić sytuacje, w których dokumenty przestają się generować pomimo poprawnie utworzonych reguł w BaseLinkerze. Źródło usterki leży wówczas w infrastrukturze współpracującej.

Pierwszą przyczyną bywa wygaśnięcie lub cofnięcie uprawnień klucza API w zewnętrznym programie księgowym lub na platformie marketplace. Gdy dostawca usługi zewnętrznej zaktualizuje zasady bezpieczeństwa lub wymusi odnowienie tokena autoryzacyjnego (unikalnego identyfikatora uwierzytelniającego połączenie), komunikacja zostaje zablokowana do momentu ponownego wygenerowania klucza.

Drugą przyczyną są zakłócenia w działaniu lokalnego serwera bazy danych SQL w siedzibie firmy. W przypadku integracji z programami InsERT Subiekt GT/nexo czy Comarch Optima, brak stabilnego połączenia internetowego, blokada portów przez zaporę sieciową (firewall) lub brak pamięci na serwerze powodują zatrzymanie kolejki przesyłania dokumentów.

Trzecią kwestią są błędy strukturalne w źródłowej bazie sklepu internetowego. Jeśli w sklepie nadrzędnym produkt posiada niepełną kartotekę, na przykład brak przypisanej stawki podatkowej lub nieobsługiwany format jednostki miary, BaseLinker nie może przetworzyć zamówienia na poprawny dokument księgowy.

Automatyzacja dystrybucji i archiwizacji wystawionych dokumentów

Samo wygenerowanie dokumentu stanowi część procesu. Istotne jest zautomatyzowanie jego dalszej drogi do odbiorcy końcowego oraz do systemu księgowego.

W systemie konfiguruje się szablony wiadomości e-mail, które są wysyłane do klienta po wystawieniu dokumentu. Wiadomość może zawierać bezpośredni załącznik w formacie PDF lub bezpieczny link do panelu zamówienia, z którego klient może pobrać plik w dowolnym momencie. System umożliwia również warunkowe wysyłanie wiadomości w zależności od języka zamówienia lub kraju dostawy.

Dla sprzedaży prowadzonej na platformach marketplace, takich jak Allegro czy Amazon, uruchamia się automatyczne przesyłanie wygenerowanego pliku PDF bezpośrednio do API platformy handlowej. Dzięki temu dokument jest dostępny dla kupującego w historii jego zakupów na danym portalu bez konieczności ręcznego wgrywania plików przez obsługę sklepu.

Proces obejmuje także konfigurację kopii zapasowych i eksportu danych. Dokumenty sprzedaży mogą być automatycznie przesyłane na zewnętrzny serwer FTP (protokół przesyłania plików na serwer dyskowy) lub do przestrzeni dyskowej w chmurze, co gwarantuje ciągłość archiwizacji i ułatwia miesięczne rozliczenia z księgowością.

W przypadku konieczności dołączania dokumentu w formie papierowej do paczki, wdraża się integrację z aplikacją BaseLinker Print (program pośredniczący w wysyłaniu zadań do drukarek lokalnych). Pozwala to na automatyczny wydruk dokumentu na wskazanej drukarce magazynowej w momencie zeskanowania kodu kreskowego zamówienia przez pracownika.

Często zadawane pytania dotyczące fakturowania w BaseLinkerze

Jak rozwiązać problem rozbieżności groszowych między zamówieniem w sklepie a fakturą?

Rozbieżności wynikają ze sposobu kalkulacji podatku. W ustawieniach serii dokumentów należy ustawić odpowiedni sposób wyliczania kwot: od wartości netto lub od wartości brutto, dopasowując ten parametr do metody stosowanej przez nadrzędny silnik sklepu. W przypadku różnic na pozycjach wielosztukowych konieczne bywa włączenie zaokrąglania kwot dla pojedynczych pozycji towarowych przed ich zsumowaniem.

W jaki sposób skonfigurować wystawianie faktur korygujących przy zwrotach towaru?

Faktury korygujące można generować automatycznie przy użyciu akcji automatycznych powiązanych ze statusem zwrotu lub reklamacji. Wymaga to wcześniejszego utworzenia dedykowanej serii numeracji dla korekt oraz zdefiniowania szablonu uwzględniającego przyczynę korekty, dane pierwotnego dokumentu oraz wyliczenie różnicy kwot do zwrotu.

Czy BaseLinker może wystawiać dokumenty w różnych językach i walutach?

Tak, system pozwala na tworzenie szablonów wielojęzycznych (na przykład w języku angielskim, niemieckim, francuskim lub czeskim) oraz obsługę walut obcych. W przypadku transakcji walutowych system może automatycznie pobierać i umieszczać na dokumencie średni kurs waluty z tabeli Narodowego Banku Polskiego lub Europejskiego Banku Centralnego z dnia poprzedzającego wystawienie dokumentu.

Czy można rozdzielić wystawianie faktur i paragonów w zależności od wyboru klienta?

Tak, reguły automatycznych akcji mogą weryfikować, czy klient zaznaczył chęć otrzymania faktury podczas składania zamówienia lub czy podał numer NIP. Na tej podstawie zamówienie może trafić do ścieżki generowania faktury imiennej, faktury z numerem NIP lub do kolejki fiskalizacji na drukarce fiskalnej.

Jak przekazywać wystawione dokumenty do zewnętrznego biura rachunkowego?

Dokumenty można przekazywać poprzez generowanie comiesięcznych zestawień w formatach JPK_V7, plików CSV lub dedykowanych schematów XML akceptowanych przez popularne programy księgowe (takie jak Symfonia, Comarch ERP Optima, InsERT Rewizor czy wFirma). Istnieje także możliwość nadania księgowemu ograniczonego konta dostępowego w BaseLinkerze z uprawnieniem wyłącznie do pobierania rejestrów sprzedaży.

Rzetelna konfiguracja procesów księgowych w handlu elektronicznym

Poprawnie wdrożone generowanie dokumentów w BaseLinkerze eliminuje powtarzalne czynności manualne, skraca czas realizacji zamówień i minimalizuje ryzyko błędów ewidencyjnych. Wdrożenie wymaga uwzględnienia specyfiki kanałów sprzedaży, integracji z oprogramowaniem księgowym oraz dostosowania reguł automatyzacji do procedur podatkowych obowiązujących w przedsiębiorstwie.

22 378 48 09

Konfiguracja generowania faktur w BaseLinkerze