Dane sprzedażowe zgromadzone w BaseLinkerze prędzej czy później muszą trafić do księgowości — integracja pozwala, żeby ten proces odbywał się automatycznie, zamiast wymagać ręcznego eksportu i importu plików.

Na czym polega ta usługa

Integracja obejmuje skonfigurowanie automatycznego przekazywania faktur i dokumentów sprzedaży z BaseLinkera do systemu księgowego firmy, sprawdzenie poprawności mapowania danych między systemami oraz przetestowanie pełnego cyklu na przykładowych dokumentach.

Dla kogo ma sens

Usługa jest niezbędna dla firm korzystających z osobnego systemu księgowego, które chcą wyeliminować ręczne przenoszenie dokumentów sprzedaży generowanych w BaseLinkerze.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Obsługiwane systemy księgowe i programy magazynowo-sprzedażowe

Wdrażamy połączenia BaseLinkera z szeroką gamą programów handlowych i finansowo-księgowych wykorzystywanych w przedsiębiorstwach. Konfiguracja dotyczy zarówno systemów instalowanych lokalnie na serwerach firmowych, jak i nowoczesnych platform działających w chmurze.

Wśród systemów instalowanych lokalnie na serwerach i komputerach firmowych, pracujących w oparciu o bazy Microsoft SQL Server (oprogramowanie bazodanowe do przechowywania danych przedsiębiorstwa), integrujemy między innymi:

Systemy z rodziny InsERT GT, w tym Subiekt GT (program do obsługi sprzedaży i magazynu), Rewizor GT (system finansowo-księgowy) oraz Rachmistrz GT (program do obsługi księgi przychodów i rozchodów).
Systemy nowej generacji InsERT nexo, w szczególności Subiekt nexo oraz Subiekt nexo PRO z wykorzystaniem dedykowanych punktów dostępowych.
Comarch ERP Optima (zintegrowany system do zarządzania przedsiębiorstwem) w modułach handlowych, magazynowych oraz kasowo-bankowych.
WAPRO ERP, dawniej znany jako WF-Mag (aplikacja do zarządzania magazynem i sprzedażą w małych oraz średnich firmach) wraz z modułami WAPRO Fakir i WAPRO Kaper.
Systemy Sage Symfonia (oprogramowanie do kompleksowego prowadzenia księgowości i rozliczeń magazynowych).
Systemy enova365 oraz RAKS SQL (narzędzia do ewidencji sprzedaży i stanów magazynowych w średnich przedsiębiorstwach).

W przypadku systemów chmurowych konfigurujemy automatyczny przesył danych do takich rozwiązań jak wFirma, Fakturownia czy iFirma (internetowe programy księgowe i fakturowe). W każdym przypadku dobieramy metodę komunikacji dostosowaną do wersji oprogramowania, posiadanych licencji oraz specyfiki sprzedaży wielokanałowej.

Metody integracji i architektura połączenia

Sposób połączenia BaseLinkera z programem księgowym zależy od architektury IT w firmie oraz możliwości technicznych danego systemu ERP (oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa). W praktyce stosuje się trzy główne modele komunikacji.

Pierwszy model to dedykowany program synchronizujący, zwany potocznie mostkiem lub integratorem. Jest to aplikacja zainstalowana na serwerze lokalnym lub stacji roboczej, która w trybie ciągłym komunikuje się z BaseLinker API (interfejsem programistycznym umożliwiającym wymianę informacji przez internet) oraz z lokalną bazą danych. Mostek działa zazwyczaj jako usługa systemowa Windows (proces systemowy pracujący w tle bez konieczności logowania się użytkownika do komputera). Zapewnia to nieprzerwane przesyłanie dokumentów przez całą dobę.

Drugi model opiera się na oficjalnych bibliotekach dostępowych dostarczanych przez producentów oprogramowania księgowego. Przykładem jest moduł Sfera dla Subiekta GT lub Sfera dla Subiekta nexo (narzędzie programistyczne gwarantujące, że każdy dokument wprowadzany z zewnątrz przechodzi przez wszystkie reguły logiczne i blokady biznesowe programu). Wykorzystanie tego typu interfejsów zapobiega uszkodzeniu struktury bazy danych i gwarantuje poprawność księgowań.

Trzeci model to automatyczna wymiana plików w formatach strukturalnych, takich jak XML (rozszerzalny język znaczników do zapisu danych), CSV (format tekstowy z wartościami rozdzielanymi przecinkami) lub EDI++ (standard elektronicznej wymiany dokumentów handlowych). W tym wariancie dokumenty wygenerowane w BaseLinkerze są cyklicznie eksportowane do wyznaczonego folderu sieciowego, z którego system księgowy pobiera je i automatycznie księguje w rejestrach sprzedaży.

Kluczowe obszary mapowania danych

Prawidłowe działanie integracji wymaga precyzyjnego przyporządkowania parametrów między BaseLinkerem a strukturą bazy w programie księgowym. Proces ten, zwany mapowaniem danych, obejmuje kilka krytycznych obszarów.

Pierwszym elementem jest synchronizacja kartotek towarowych. Każdy produkt w BaseLinkerze musi być jednoznacznie powiązany z towarem w systemie magazynowym. Połączenie realizuje się najczęściej za pomocą kodu SKU (unikalnego identyfikatora magazynowego pozycji towarowej) lub kodu EAN (trzynastocyfrowego europejskiego kodu kreskowego). Prawidłowe powiązanie zapobiega powstawaniu duplikatów i umożliwia automatyczne zdejmowanie stanów magazynowych poprzez dokumenty WZ (wydanie zewnętrzne z magazynu).

Drugim obszarem jest mapowanie stawek podatku VAT (podatku od towarów i usług). W sprzedaży krajowej konieczne jest przypisanie stawek 23%, 8%, 5%, 0% oraz pozycji zwolnionych. W przypadku sprzedaży zagranicznej konfiguruje się procedurę VAT-OSS (unijny system One Stop Shop służący do rozliczania podatku od sprzedaży konsumenckiej na terenie innych krajów Unii Europejskiej) oraz transakcje WDT (wewnątrzwspólnotową dostawę towarów dla podmiotów gospodarczych). Błąd w tym miejscu prowadzi do nieprawidłowości w deklaracjach podatkowych i plikach JPK_V7 (jednolitym pliku kontrolnym przesyłanym do urzędu skarbowego).

Trzecim elementem jest obsługa kartotek kontrahentów. W zależności od profilu sprzedaży integrację konfiguruje się tak, aby dla klientów biznesowych tworzyła pełne kartoteki z weryfikacją numeru NIP (numeru identyfikacji podatkowej) w bazie GUS (Głównego Urzędu Statystycznego), natomiast dla osób prywatnych generowała wpisy uproszczone lub przypisywała sprzedaż do jednego kontrahenta zbiorczego. Pozwala to zachować porządek w bazie danych i zapobiega jej nadmiernemu rozrostowi.

Czwartym obszarem jest rejestracja płatności i metod dostawy. Zamówienia opłacone przez bramki płatnicze (takie jak PayU, Przelewy24, Autopay czy BLIK) muszą trafiać do odpowiednich rejestrów bankowych i kont rozrachunkowych. Zamówienia za pobraniem (płatne przy odbiorze kurierowi) są mapowane jako należności z odroczonym terminem płatności, przypisane do konkretnego operatora logistycznego.

Błędy i problemy przy próbach samodzielnej konfiguracji

Samodzielne wdrażanie mostków integracyjnych często prowadzi do ukrytych błędów, które ujawniają się dopiero przy zamykaniu miesiąca księgowego lub podczas kontroli skarbowej. Najczęstsze trudności wynikają ze złożoności struktur bazodanowych i braku uwzględnienia specyfiki sprzedaży internetowej.

Jednym z powszechnych problemów jest dublowanie kartotek towarowych i kontrahentów. Gdy konfigurator nie ustawi sztywnego klucza unikalności opartego o kod SKU lub NIP, każda nowa transakcja potrafi utworzyć w programie księgowym nowy rekord towaru lub klienta. W krótkim czasie baza rozrasta się o tysiące niepotrzebnych pozycji, co spowalnia działanie całego systemu i uniemożliwia rzetelną kontrolę stanów magazynowych.

Kolejnym błędem są rozbieżności groszowe w kwotach podatku i wartościach brutto. BaseLinker oraz różne platformy sklepowe liczą podatek VAT na poziomie pojedynczych pozycji zamówienia lub od sumy całego dokumentu. Jeżeli algorytm zaokrągleń w programie finansowym jest ustawiony odmiennie, dokument sprzedaży nie może się automatycznie zbilansować, a synchronizator zgłasza błąd zapisu.

Często spotyka się także bezpośrednie ingerowanie w tabele bazy danych SQL za pomocą niestandardowych skryptów, z pominięciem oficjalnych interfejsów programistycznych. Taka praktyka grozi przerwaniem integralności relacyjnej bazy (uszkodzeniem powiązań między tabelami) i może doprowadzić do trwałej blokady programu handlowego lub utraty spójności danych finansowych.

Innym problemem jest niewłaściwa konfiguracja usług działających w tle. Ustawienie zbyt częstego odpytywania bazy danych (na przykład co sekundę) potrafi przeciążyć procesor serwera i zablokować pracę pozostałym pracownikom korzystającym z komputerów w biurze firmy.

Kiedy problem leży poza samą integracją

W trakcie eksploatacji systemu mogą pojawić się sytuacje, w których dokumenty przestają się przesyłać, jednak źródło usterki nie tkwi w konfiguracji samego mostka integracyjnego. Warto odróżnić awarię integratora od innych problemów środowiska informatycznego.

Pierwszą przyczyną bywają ograniczenia i przerwy techniczne po stronie zewnętrznych serwisów sprzedażowych (na przykład platformy Allegro, Amazon lub bramek płatniczych). Gdy BaseLinker nie otrzyma kompletnych danych o zamówieniu lub statusie wpłaty z platformy nadrzędnej, nie przekaże dokumentu do systemu księgowego, dopóki dane nie zostaną uzupełnione.

Drugą częstą przyczyną są restrykcje sieciowe w infrastrukturze lokalnej firmy. Aktualizacja programu antywirusowego lub zapory sieciowej (firewalla) potrafi zablokować porty komunikacyjne wykorzystywane przez silnik Microsoft SQL Server (standardowo port 1433) lub uniemożliwić połączenie wychodzące z serwerami API. W takim przypadku synchronizator traci dostęp do bazy lub sieci internetowej.

Trzecią kwestią jest wyczerpanie licencji stanowiskowych lub wygaśnięcie kluczy API. Jeśli w firmie zaloguje się maksymalna dozwolona liczba użytkowników programu księgowego, moduł integracyjny nie uzyska wolnego stanowiska i odrzuci próbę zapisu dokumentu. Podobnie dzieje się w sytuacji, gdy token dostępowy w BaseLinkerze straci ważność lub zostanie przypadkowo usunięty przez administratora konta.

Czwartym czynnikiem są uszkodzenia fizyczne nośników danych na serwerze lub brak wolnego miejsca na dysku twardym. Gdy baza danych transakcyjnych osiągnie limit rozmiaru przewidziany dla darmowej wersji silnika bazodanowego (na przykład limit wielkości pliku bazy w Microsoft SQL Server Express), program wstrzymuje zapis wszelkich nowych operacji handlowych.

Przebieg wdrożenia na miejscu w siedzibie firmy

Prace konfiguracyjne realizujemy bezpośrednio w siedzibie klienta na terenie Warszawy i okolicznych miejscowości. Wizyta serwisanta pozwala na bezpośredni dostęp do serwera, stacji roboczych oraz sieci lokalnej, co eliminuje konieczność udostępniania wrażliwych baz danych przez podmioty trzecie.

Proces wdrożenia przebiega według uporządkowanego schematu:

Analiza środowiska informatycznego: weryfikacja wersji zainstalowanego oprogramowania księgowego, konfiguracji serwera SQL, poziomu uprawnień kont użytkowników oraz struktury katalogów wymiany danych.
Audyt konfiguracji BaseLinkera: sprawdzenie serii numeracji, zdefiniowanych statusów zamówień, zintegrowanych kanałów sprzedaży oraz szablonów dokumentów.
Instalacja i konfiguracja komponentów łączących: wdrożenie mostka integracyjnego, konfiguracja bibliotek programistycznych (takich jak Sfera) oraz ustawienie parametrów autoryzacji API.
Konfiguracja tabel mapowania: precyzyjne powiązanie stawek VAT, typów dokumentów (faktury, paragony, wydania zewnętrzne), magazynów źródłowych, kodów płatności oraz reguł tworzenia kartotek klientów.
Testy integralności danych: wykonanie próbnego eksportu serii zamówień testowych o różnej specyfice (zamówienia krajowe, zagraniczne, opłacone, pobraniowe, wielopozycyjne), a następnie weryfikacja poprawności ich zaksięgowania w systemie finansowym.
Uruchomienie automatyzacji: wdrożenie mechanizmów automatycznego uruchamiania procesów w tle oraz przygotowanie instrukcji dotyczącej bieżącego odczytywania komunikatów diagnostycznych.

Często zadawane pytania

Czy integracja wymaga ręcznego uruchamiania przez pracownika każdego dnia?

Prawidłowo wdrożona integracja działa w pełni automatycznie. Po skonfigurowaniu aplikacji mostkującej jako usługi systemowej Windows, proces wymiany danych uruchamia się samoczynnie wraz ze startem serwera lub komputera i pracuje w sposób ciągły bez konieczności jakiejkolwiek ingerencji ze strony personelu.

Czy w przypadku awarii łącza internetowego dokumenty zostaną utracone?

Aplikacja integracyjna posiada wbudowany mechanizm kolejkowania zdarzeń. W sytuacji braku dostępu do internetu lub chwilowej niedostępności serwera, zamówienia oczekują w kolejce. Po przywróceniu stabilnego połączenia wszystkie zaległe dokumenty zostają automatycznie przesłane i zaksięgowane w odpowiedniej kolejności chronologicznej.

Czy jedna instalacja może obsługiwać wiele sklepów i kont marketplace?

Tak. BaseLinker agreguje sprzedaż z wielu źródeł (sklepy internetowe, konta Allegro, eBay, Amazon). Podczas konfiguracji integracji można przypisać poszczególne kanały sprzedaży do odrębnych serii numeracji, różnych magazynów lub dedykowanych rejestrów księgowych w ramach jednego programu finansowo-handlowego.

W jaki sposób rozwiązana jest kwestia sprzedaży w walutach obcych?

W przypadku zamówień zagranicznych integracja pobiera kwoty w walucie oryginalnej (na przykład EUR, USD, GBP) wraz z kursem tabeli Narodowego Banku Polskiego z odpowiedniego dnia roboczego poprzedzającego transakcję. Dokument w systemie księgowym zostaje zarejestrowany w walucie obcej z automatycznym przeliczeniem na złote zgodnie z wymogami przepisów o rachunkowości.

Bezpieczny i stabilny przepływ dokumentów handlowych

Poprawna synchronizacja BaseLinkera z systemem finansowo-księgowym eliminuje ryzyko pomyłek przy ręcznym przepisywaniu faktur, skraca czas realizacji zamówień i gwarantuje pełną zgodność rejestrów sprzedaży z dokumentacją magazynową. Precyzyjne dopasowanie parametrów technicznych do specyfiki działalności pozwala na bezobsługowe przetwarzanie nawet dużych wolumenów dokumentów przy zachowaniu pełnej spójności danych.

22 378 48 09

Integracja BaseLinkera z systemem księgowym