Integracja BaseLinkera z systemem wFirma pozwala automatycznie wystawiać faktury i rozliczać zamówienia bez ręcznego przepisywania danych.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie integracji BaseLinkera z systemem wFirma oraz przetestowanie automatycznego wystawiania dokumentów.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z BaseLinkera i wFirmy, które chcą zautomatyzować fakturowanie zamówień.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Architektura połączenia i zasada działania integracji

Połączenie między platformą BaseLinker (systemem do centralnego zarządzania sprzedażą wielokanałową) a oprogramowaniem wFirma (chmurowym systemem księgowości internetowej i wystawiania dokumentów) opiera się na bezpośredniej komunikacji poprzez API (Application Programming Interface, czyli interfejs programistyczny umożliwiający bezpieczną wymianę danych między różnymi aplikacjami bez udziału człowieka). W ramach integracji BaseLinker przekazuje szczegółowe dane dotyczące zamówień, w tym pozycje asortymentowe, naliczone podatki, dane teleadresowe odbiorcy oraz informacje o płatnościach bezpośrednio do modułu księgowego wFirmy, który na ich podstawie generuje dokumenty sprzedaży.

Kluczowym elementem mechanizmu są automatyczne akcje (reguły warunkowe w BaseLinkerze wykonujące określone czynności po spełnieniu zadanych kryteriów, takich jak zmiana statusu zamówienia na opłacone lub przekazanie paczki kurierowi). Po wyzwoleniu reguły system wysyła żądanie utworzenia dokumentu do wFirmy, a po pomyślnym przetworzeniu pobiera zwrotnie numer dokumentu oraz odnośnik do pliku PDF, który może zostać automatycznie przesłany do kupującego lub załączony do konta w kanale sprzedaży.

Szczegółowy zakres konfiguracji i mapowanie danych

Prawidłowe wdrożenie integracji wymaga precyzyjnego przypisania parametrów między dwoma środowiskami, aby wyeliminować błędy księgowe i rozbieżności podatkowe. Konfiguracja obejmuje następujące obszary techniczne:

Mapowanie stawek podatkowych: przyporządkowanie oznaczeń stawek podatku z BaseLinkera do odpowiedników w systemie wFirma, w tym stawek podstawowych (23%, 8%, 5%, 0%), stawek zwolnionych oraz stawek właściwych dla procedury OSS (One Stop Shop, czyli unijnej procedury uproszczonego rozliczania podatku od towarów i usług dla zagranicznej sprzedaży konsumenckiej).
Serie numeracji dokumentów: zdefiniowanie oddzielnych serii numeracji w systemie wFirma dla poszczególnych kanałów sprzedaży, takich jak własny sklep internetowy, Allegro, Amazon czy sprzedaż stacjonarna, co ułatwia późniejsze raportowanie i analizę przychodów.
Mapowanie form i statusów płatności: skojarzenie bramek płatności (takich jak PayU, Przelewy24, BLIK czy tradycyjny przelew bankowy) z kontami bankowymi we wFirmie oraz zdefiniowanie terminów płatności dla zamówień pobraniowych i z odroczonym terminem.
Obsługa walut obcych i kursów przeliczeniowych: skonfigurowanie automatycznego pobierania tabeli kursów NBP (Narodowego Banku Polskiego) z odpowiedniego dnia roboczego dla zamówień rozliczanych w euro, dolarach lub innych walutach obcych.
Mapowanie pozycji kosztów dostawy: zdefiniowanie, czy opłata za transport ma być traktowana jako osobna pozycja towarowa na dokumencie z przypisaną właściwą stawką podatkową, czy jako usługa transportowa z odpowiednim kodem GTU (kodem grupy towarów i usług wymaganym w ewidencji podatkowej).
Synchronizacja danych kontrahentów: skonfigurowanie reguł tworzenia kartotek klientów w bazie wFirmy na podstawie numerów NIP (Numeru Identyfikacji Podatkowej) dla firm oraz danych adresowych dla osób prywatnych.

Warianty wdrożenia i scenariusze procesowe

W zależności od profilu działalności przedsiębiorstwa integracja może zostać skonfigurowana w oparciu o różne warianty procesowe, dostosowane do specyfiki realizowanych zamówień:

Wariant 1: Sprzedaż krajowa B2C i B2B ze standardowym fakturowaniem. W tym modelu system generuje dokumenty automatycznie w momencie zaksięgowania wpłaty. Dla klientów biznesowych tworzone są faktury z numerem NIP, natomiast dla konsumentów dokumenty imienne lub faktury bez numeru identyfikacji podatkowej, w zależności od preferencji firmy.

Wariant 2: Sprzedaż międzynarodowa w ramach procedury VAT-OSS. Konfiguracja uwzględnia automatyczne rozpoznawanie kraju dostawy w obrębie Unii Europejskiej oraz aplikowanie właściwej dla danego państwa stawki podatkowej, wraz z oznaczeniem dokumentu odpowiednim symbolem procedury w systemie wFirma.

Wariant 3: Obsługa przesyłek za pobraniem (COD). W przypadku zamówień COD (Cash on Delivery, czyli płatności regulowanej przy odbiorze paczki od kuriera) dokument generowany jest ze statusem nieopłaconym i wyznaczonym terminem płatności, a zmiana statusu następuje ręcznie lub automatycznie po rozliczeniu raportu pobrań od firmy kurierskiej.

Wariant 4: Obsługa korekt i zwrotów towaru. Konfiguracja procedury wystawiania faktur korygujących (dokumentów korygujących pozycje, ceny lub dane nabywcy) w przypadku odstąpienia od umowy przez klienta lub zgłoszenia reklamacji w BaseLinkerze.

Typowe błędy przy próbie samodzielnej konfiguracji

Samodzielne łączenie systemów bez wcześniejszego przygotowania mapowania parametrów często prowadzi do problemów rzutujących na poprawność deklaracji księgowych. Do najczęściej spotykanych błędów należą:

Niewłaściwy algorytm wyliczania podatku: rozbieżności wynikające z liczenia podatku od sumy wartości netto pozycji vs od cen jednostkowych brutto. Różnice zaokrągleń rzędu jednego grosza mogą blokować przesłanie dokumentu przez API lub tworzyć błędy w raportach JPK (Jednolitym Pliku Kontrolnym).
Błędne reguły automatycznych akcji: zdublowane wyzwalacze w BaseLinkerze powodujące wielokrotne generowanie dokumentu sprzedaży do jednego zamówienia, na przykład przy każdej zmianie statusu przesyłki przez kuriera.
Brak walidacji numerów NIP zagranicznych kontrahentów: próba wystawienia faktury z prefiksem kraju UE bez aktywnej weryfikacji w systemie VIES (VAT Information Exchange System, czyli unijnej bazie sprawdzania aktywności numerów VAT), co skutkuje błędem odrzucenia dokumentu przez wFirmę.
Niepoprawne przypisanie kodów GTU i procedur: pominięcie obowiązkowych oznaczeń grup towarowo-usługowych przy określonych asortymentach (na przykład częściach elektronicznych czy usługach transportowych), co wymaga późniejszego ręcznego korygowania każdego wpisu.
Zablokowane konto API: wygenerowanie klucza API na koncie użytkownika wFirmy o ograniczonych uprawnieniach administracyjnych, przez co system nie ma prawa zapisu dokumentów w wybranej serii numeracji.

Kiedy problem nie leży w samej integracji

W praktyce serwisowej zdarzają się sytuacje, w których brak wystawionego dokumentu nie wynika z błędu samej konfiguracji wtyczki, lecz z czynników zewnętrznych:

Błędy w danych przekazanych przez kupującego: literówki w numerze NIP uniemożliwiające przejście sumy kontrolnej (algorytmu weryfikującego matematyczną poprawność numeru podatkowego) powodują odrzucenie zapytania przez system księgowy wFirma jako nieprawidłowego.

Chwilowe limity zapytań API (rate limiting): w okresach wzmożonego ruchu sprzedażowego (np. podczas akcji promocyjnych) duża liczba równoległych zapytań może chwilowo przekroczyć dopuszczalny limit żądań na minutę określony przez serwery wFirmy, co wymaga skonfigurowania kolejkowania zadań w BaseLinkerze.

Prace konserwacyjne dostawców chmurowych: planowane okna serwisowe po stronie platformy BaseLinker lub wFirma, w trakcie których dostęp do interfejsu programistycznego jest czasowo wstrzymany. Prawidłowo wdrożony system ponawia próby wysłania danych po przywróceniu łączności.

Bezpieczeństwo danych i procedury dostępowe

Podczas realizacji usługi konfiguracji priorytetem jest zachowanie poufności danych handlowych i finansowych przedsiębiorstwa. Domyślnie nie prosimy o hasło główne do konta klienta. Połączenie konfigurowane jest w oparciu o wygenerowane w panelu wFirmy dedykowane klucze API (indywidualne tokeny autoryzacyjne o ściśle określonym zakresie uprawnień), które w każdej chwili mogą zostać unieważnione przez właściciela konta.

Na życzenie klienta podpisujemy bezpłatną umowę o zachowaniu poufności (NDA, czyli Non-Disclosure Agreement), gwarantującą pełną ochronę informacji biznesowych, baz klientów oraz danych księgowych. Wszystkie prace wdrożeniowe i testowe mogą być przeprowadzane w obecności osoby odpowiedzialnej za finanse w firmie lub na dedykowanym koncie technicznym.

Pytania i odpowiedzi (FAQ)

Czy integracja pozwala na automatyczne wysyłanie faktur do kupujących?

Tak. Po skonfigurowaniu integracji BaseLinker może automatycznie pobierać wygenerowany w systemie wFirma plik PDF faktury i dołączać go do wiadomości e-mail wysyłanej do klienta po zrealizowaniu zamówienia, a także przesyłać odnośnik do platform zakupowych, które tego wymagają.

Jak rozwiązać problem różnic groszowych między BaseLinkerem a wFirmą?

Rozwiązanie polega na ujednoliceniu metody kalkulacji podatku w obu systemach. Konfiguruje się przeliczanie pozycji zamówienia według jednolitego algorytmu (od cen brutto lub od cen netto) oraz włącza odpowiednie reguły zaokrągleń w ustawieniach integracji BaseLinkera, co eliminuje rozbieżności na poziomie pojedynczych groszy.

Czy po wdrożeniu integracji można nadal wystawiać dokumenty ręcznie we wFirmie?

Tak. Integracja nie blokuje możliwości tradycyjnego korzystania z panelu wFirmy. Dokumenty generowane ręcznie mogą korzystać z tej samej lub odrębnej serii numeracji, co pozwala na bezproblemowe łączenie sprzedaży internetowej z inną działalnością firmy.

Co dzieje się w przypadku anulowania zamówienia w BaseLinkerze?

Zależy to od przyjętego schematu organizacyjnego. Jeśli dokument został już wygenerowany i zaksięgowany we wFirmie, anulowanie zamówienia w BaseLinkerze może wyzwolić automatyczne utworzenie projektu korekty lub powiadomić dział księgowy o konieczności wystawienia dokumentu korygującego, zgodnie z przepisami podatkowymi.

Czy integracja obsługuje transakcje wewnątrzwspólnotowe (WDT) i eksportowe?

Tak. Odpowiednia konfiguracja reguł w BaseLinkerze pozwala na automatyczne rozpoznawanie numeru VAT-UE kontrahenta i wystawianie faktur z zerową stawką podatkową w ramach WDT (Wewnątrzwspólnotowej Dostawy Towarów) lub eksportu towarów, pod warunkiem poprawnego zmapowania tych procedur w szablonie wFirmy.

Przebieg wdrożenia i wsparcie techniczne

Proces wdrożenia integracji rozpoczyna się od analizy struktury sprzedaży oraz wykorzystywanych w firmie serii dokumentów i stawek podatkowych. Następnie przygotowywane jest środowisko integracyjne, generowane są bezpieczne tokeny dostępowe oraz wykonywane jest mapowanie statusów, walut i form płatności. Przed uruchomieniem automatyzacji na żywym organizmie przeprowadzana jest seria zamówień testowych, które weryfikują poprawność kwot, stawek podatkowych i obieg plików PDF.

Po zakończeniu prac wdrożeniowych zapewniamy wsparcie techniczne do 30 dni, obejmujące monitorowanie poprawności przesyłania danych oraz ewentualne korekty reguł automatycznych w przypadku zmian w ofercie lub schemacie obsługi zamówień.

Stabilna automatyzacja fakturowania w handlu internetowym

Poprawnie skonfigurowane połączenie między BaseLinkerem a systemem wFirma eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych zamówień, skraca czas realizacji wysyłek i ogranicza ryzyko pomyłek w dokumentacji księgowej. Precyzyjne zestrojenie parametrów podatkowych, serii numeracji oraz reguł automatycznych gwarantuje spójność ewidencji sprzedaży i płynny przepływ informacji między platformą e-commerce a modułem finansowo-księgowym.

22 378 48 09

BaseLinker — integracja z systemem wFirma