BaseLinker spina w jednym panelu sprzedaż z kilku kanałów naraz — sklep internetowy, marketplace i system magazynowy. Pierwsza konfiguracja decyduje o tym, jak sprawnie ten panel będzie później służył codziennej pracy.

Objaw

Zgłoszenia dotyczą firm sprzedających w kilku kanałach jednocześnie, które chcą zarządzać wszystkim z jednego miejsca zamiast logować się osobno do każdej platformy, oraz firm już korzystających z BaseLinkera, ale niewykorzystujących w pełni jego możliwości.

Możliwe przyczyny

Zamiast usterki, ten punkt opisuje typowe powody wdrożenia: rosnąca liczba kanałów sprzedaży utrudniająca ręczne zarządzanie zamówieniami, potrzeba jednego miejsca do obsługi klienta niezależnie od tego, skąd przyszło zamówienie, oraz chęć automatyzacji powtarzalnych czynności administracyjnych.

Co robimy

Wdrożenie obejmuje założenie konta i konfigurację użytkowników, ustawienie danych firmowych i szablonów dokumentów, a także konfigurację statusów zamówień wraz z przypisanymi do nich akcjami automatycznymi. Podłączane są sklepy internetowe (ShopGold, WooCommerce, Shoper, PrestaShop), platformy marketplace (Allegro, Amazon, Empik, eBay, Kaufland) oraz system ERP używany przez firmę. Konfigurowane są też szablony wiadomości e-mail i SMS wysyłanych do klientów na poszczególnych etapach realizacji zamówienia.

Ile to trwa

Podstawowa konfiguracja to zwykle kilka dni pracy, zależnie od liczby integrowanych kanałów sprzedaży i systemów.

Co można zrobić samemu, zanim przyjedzie serwisant

Warto przygotować dostępy do wszystkich kanałów sprzedaży, które mają zostać podłączone, oraz określić, jak obecnie wygląda proces obsługi zamówienia — to pomaga zaprojektować statusy i automatyzacje zgodne z rzeczywistym przepływem pracy w firmie.

Czego nie robić: nie warto podłączać wszystkich kanałów sprzedaży naraz bez wcześniejszego przetestowania konfiguracji na jednym z nich — łatwiej skorygować błąd w jednym miejscu niż rozplątywać go w kilku jednocześnie.

Warunki

Wdrożenie wyceniane jest indywidualnie, zależnie od liczby integrowanych kanałów i systemów.

Warianty wdrożenia i scenariusze integracji

Zakres prac konfiguracyjnych zależy od specyfiki przedsiębiorstwa, wielkości asortymentu oraz wykorzystywanego oprogramowania magazynowo-księgowego. Wyróżnia się kilka głównych modeli wdrożenia:

Wdrożenie podstawowe od zera — przeznaczone dla firm rozpoczynających sprzedaż wielokanałową. Obejmuje utworzenie struktury katalogu w BaseLinkerze, wprowadzenie bazy produktów z kodami EAN (europejski kod towarowy służący do jednoznacznej identyfikacji produktów) oraz podłączenie pierwszych kont marketplace i przewoźników kurierskich.
Integracja ze sklepem internetowym — konfiguracja dwukierunkowej synchronizacji z silnikami e-commerce (takimi jak WooCommerce, PrestaShop, Shoper czy Magento) za pośrednictwem API (interfejsu programistycznego umożliwiającego automatyczną wymianę danych między osobnymi aplikacjami). System pobiera zamówienia ze sklepu i jednocześnie aktualizuje w nim stany magazynowe oraz cenniki po sprzedaży na innych platformach.
Integracja z lokalnym systemem ERP — konfiguracja środowiska, w którym centralną bazą magazynową pozostaje program handlowo-magazynowy zainstalowany na serwerze firmy (na przykład Subiekt GT, Subiekt Nexo, Comarch ERP Optima czy Enova365). W tym modelu BaseLinker działa jako węzeł komunikacyjny, pobierając stany i cenniki z bazy ERP oraz przesyłając do niej nowe zamówienia w celu automatycznego wystawienia dokumentów handlowych.
Audyt i rekonfiguracja działającego konta — usługa dla podmiotów, które posiadają już uruchomione konto w BaseLinkerze, lecz borykają się z błędami synchronizacji, dublowaniem zamówień, nieprawidłowym mapowaniem przesyłek kurierskich lub chaosem w drzewie statusów.

Kluczowe moduły i etapy konfiguracji technicznej

Prawidłowe wdrożenie systemu wymaga precyzyjnego skonfigurowania kilku powiązanych ze sobą modułów. Każdy z nich odpowiada za inny etap procesu logistycznego i informacyjnego.

Manager Zamówień i architektura statusów

Manager Zamówień to centralna część systemu, do której spływają dane o zakupach ze wszystkich podłączonych źródeł. Prawidłowa konfiguracja polega na stworzeniu przejrzystego drzewa statusów, które odzwierciedla rzeczywiste etapy realizacji w firmie:

Nowe zamówienia (nieopłacone i opłacone) — weryfikacja płatności przez integracje z bramkami płatności (takimi jak PayU, Przelewy24 czy AutoPay) oraz płatnościami bezpośrednimi marketplace.
W trakcie kompletacji — zamówienia przekazane na magazyn do zbierania towaru z regałów.
Spakowane i gotowe do wysyłki — etap, na którym system automatycznie generuje etykietę przewozową i numer śledzenia.
Wysłane — status kończący proces magazynowy, zamykający zamówienie i wysyłający numer listu przewozowego do kupującego oraz do platformy źródłowej.
Wstrzymane i wyjaśniane — statusy buforowe dla zamówień z brakami magazynowymi, błędnym adresem lub niepełnymi danymi rozliczeniowymi.
Zwroty i reklamacje — obsługa procesów posprzedażowych z osobną logiką powrotu towaru na stan magazynowy.

Akcje automatyczne i reguły decyzyjne

Automatyzacja procesów pozwala ograniczyć powtarzalną pracę ręczną. Akcje automatyczne działają w oparciu o regułę warunek-akcja (wykonanie określonego zadania po wystąpieniu zdefiniowanego zdarzenia w systemie). Podczas konfiguracji ustawiane są między innymi:

Automatyczna zmiana statusu po zaksięgowaniu wpłaty z bramki płatniczej.
Generowanie etykiety kurierskiej po przeniesieniu zamówienia do statusu pakowania lub po zeskanowaniu ostatniego produktu w asystencie pakowania.
Wystawianie i wysyłanie dokumentów sprzedaży (faktur bez VAT, faktur imiennych lub paragonów) na adres poczty elektronicznej klienta w momencie zmiany statusu na wysłane.
Przekazywanie numeru nadawczego przesyłki do platform marketplace za pośrednictwem webhooków (mechanizmu natychmiastowego powiadamiania zewnętrznego serwera o zaistniałym zdarzeniu).
Wysyłanie powiadomień SMS i wiadomości e-mail z dynamicznymi tagami (zmiennymi wstawiającymi imię odbiorcy, nazwę przewoźnika i bezpośredni link do śledzenia przesyłki).
Automatyczne łączenie zamówień pochodzących od tego samego klienta, złożonych w krótkim odstępie czasu na ten sam adres dostawy.

Integracje kurierskie i logistyczne

Podłączenie kurierów w BaseLinkerze odbywa się poprzez klucze API udostępniane przez przewoźników w ramach podpisanych umów handlowych lub przez brokerów logistycznych (między innymi InPost ShipX, DPD, DHL, GLS, Poczta Polska e-Nadawca, FedEx, Orlen Paczka czy Furgonetka). Konfiguracja obejmuje:

Zdefiniowanie domyślnych gabarytów i wag paczek dla poszczególnych rodzajów asortymentu.
Mapowanie metod dostawy wybranych przez klienta na konkretne usługi kurierskie (na przykład przypisanie metody Allegro Paczkomaty InPost do odpowiedniego punktu odbioru).
Konfigurację punktów odbioru przesyłek i zamawiania podjazdów kurierskich bezpośrednio z panelu.
Ustawienie wydruków etykiet w formatach termicznych (zoptymalizowanych pod drukarki etykiet Zebra, Brother czy TSC wykorzystujące języki ZPL lub EPL) oraz plików PDF w formacie A4.

Asystent Pakowania i kontrola kompletacji (PickPack)

Moduł Asystenta Pakowania służy do weryfikacji zbieranych i pakowanych towarów na stanowisku magazynowym. Konfiguracja obejmuje:

Wdrożenie obsługi skanerów kodów kreskowych (urządzeń odczytujących kody 1D i 2D podłączonych przewodowo lub bezprzewodowo do stanowiska komputerowego).
Ustawienie blokady wydruku etykiety kurierskiej do momentu zeskanowania wszystkich produktów z danego zamówienia, co zapobiega pomyłkom w wysyłce.
Konfigurację rejestracji fotograficznej spakowanej paczki przez kamerę USB podłączoną do stanowiska pakowania, co ułatwia rozpatrywanie ewentualnych reklamacji.
Uruchomienie automatycznego pobierania wagi przesyłki ze zintegrowanej wagi elektronicznej przed wydrukiem listu przewozowego.

Katalog produktów (BaseLinker Inventory) i synchronizacja

Magazyn wbudowany w BaseLinker pozwala na centralne zarządzanie bazą asortymentową bez konieczności utrzymywania odrębnego sklepu internetowego. Prawidłowa konfiguracja obejmuje:

Stworzenie struktury kategorii, cech i wariantów produktów (na przykład rozmiarów, kolorów czy pojemności).
Przypisanie unikalnych identyfikatorów SKU (kodów magazynowych służących do wewnętrznej ewidencji towaru) oraz kodów EAN.
Ustawienie automatycznej synchronizacji stanów magazynowych pomiędzy wszystkimi podłączonymi kanałami sprzedaży w zdefiniowanych odstępach czasu.
Skonfigurowanie reguł cenowych i mnożników marży dla poszczególnych platform handlowych (na przykład automatyczne doliczanie prowizji marketplace do ceny bazowej).
Zabezpieczenie przed sprzedażą ponad stan (rezerwacja ilości towaru w momencie złożenia zamówienia na dowolnej platformie).

Błędy przy próbie samodzielnej konfiguracji

Samodzielne wdrażanie platformy integracyjnej bez przygotowania technicznego często prowadzi do problemów paraliżujących codzienną wysyłkę zamówień. Do najczęstszych błędów należą:

Brak spójności kodów SKU i EAN — wprowadzenie różnych identyfikatorów dla tego samego produktu na różnych platformach uniemożliwia automatyczną synchronizację stanów magazynowych, co prowadzi do sprzedaży towaru, którego fizycznie brakuje na stanie.
Złe ustawienie kierunków synchronizacji — błędne zdefiniowanie nadrzędnego źródła danych może doprowadzić do nadpisania prawidłowych stanów magazynowych w sklepie internetowym zerami pobranymi z nowo podłączonego, pustego konta marketplace.
Pętle w akcjach automatycznych — utworzenie wykluczających się lub zapętlonych reguł, na przykład zmiana statusu A na B wywołująca natychmiastowe przeniesienie z B do A, co skutkuje wysyłaniem powtarzających się powiadomień e-mail do tego samego klienta.
Niepoprawne mapowanie punktów odbioru — brak zdefiniowania protokołów przekazywania danych o paczkomatach i punktach odbioru uniemożliwia wygenerowanie etykiety kurierskiej i wymaga ręcznego poprawiania adresu przy każdym zamówieniu.
Brak testów w środowisku próbnym — uruchomienie masowych automatyzacji na aktywnych kontach sprzedażowych bez wcześniejszego przetestowania pojedynczego zamówienia testowego, co może skutkować wystawieniem błędnych dokumentów lub przypadkowym anulowaniem zamówień.

Kiedy BaseLinker wymaga zewnętrznego oprogramowania ERP lub dedykowanej infrastruktury

Choć BaseLinker posiada własny moduł magazynowy i system wystawiania dokumentów, w większych przedsiębiorstwach konieczna jest współpraca z dedykowanym systemem ERP. W takich przypadkach konfiguracja obejmuje również przygotowanie lokalnej infrastruktury komputerowej:

Integrator ERP w sieci lokalnej — program pośredniczący instalowany na serwerze firmowym lub komputerze głównym, który łączy bazę danych SQL systemu magazynowego z API BaseLinkera.
Konfiguracja harmonogramu zadań (Task Scheduler) — ustawienie stabilnej pracy procesów synchronizujących w tle, aby wymiana danych o dokumentach PZ (przyjęcie zewnętrzne towaru na magazyn) i WZ (wydanie zewnętrzne towaru do klienta) odbywała się bez opóźnień.
Dedykowane stanowiska pakowania — przygotowanie komputerów magazynowych zoptymalizowanych pod szybką pracę przeglądarki, podłączenie drukarek etykiet termicznych, czytników kodów kreskowych oraz stabilnego połączenia sieciowego w magazynie.

Dodatkowe pytania i odpowiedzi

Czy BaseLinker może całkowicie zastąpić sklep internetowy?

BaseLinker jest integratorem i panelem do zarządzania sprzedażą wielokanałową, a nie platformą sklepową z widokiem dla kupujących. Posiada wbudowany magazyn produktów, system zarządzania zamówieniami oraz narzędzia do wystawiania ofert na platformach marketplace, jednak nie udostępnia gotowego szablonu witryny dla klientów detalicznych. Aby prowadzić sprzedaż we własnej domenie, konieczne jest posiadanie sklepu internetowego (na przykład WooCommerce lub PrestaShop) i połączenie go z BaseLinkerem.

Co się dzieje w przypadku awarii internetu w siedzibie firmy lub problemów z API platformy marketplace?

BaseLinker działa w chmurze na zewnętrznych serwerach. Oznacza to, że nawet przy braku łączności internetowej w lokalnym biurze lub magazynie, zamówienia z podłączonych kanałów sprzedaży są stale pobierane i bezpiecznie zapisywane w systemie. Gdy połączenie internetowe w firmie zostanie przywrócone, pracownicy widzą wszystkie zgromadzone dane. W przypadku chwilowej niedostępności API danego marketplace, BaseLinker ponawia próby synchronizacji automatycznie po ustąpieniu problemu po stronie operatora.

Czy zmiana ceny towaru w jednym miejscu może automatycznie zaktualizować wszystkie powiązane kanały sprzedaży?

Tak, jest to jedna z podstawowych funkcji systemu. Po ustawieniu głównego źródła cen (może to być moduł BaseLinker Inventory, sklep internetowy lub program ERP) system może automatycznie przesyłać zaktualizowane ceny do wszystkich wystawionych ofert na Allegro, Amazon, eBay czy Empik. Możliwe jest także zdefiniowanie reguł marżowych, które automatycznie podnoszą lub obniżają cenę na określonych platformach o ustalony procent lub kwotę.

W jaki sposób numery śledzenia przesyłek trafiają do klientów i portali sprzedażowych?

Proces ten odbywa się w pełni automatycznie dzięki akcjom automatycznym. Po wygenerowaniu etykiety przewozowej u kuriera system pobiera numer listu przewozowego i przypisuje go do karty zamówienia. Następnie reguła automatyczna wysyła wiadomość e-mail lub SMS do kupującego z bezpośrednim odnośnikiem do monitorowania paczki oraz przesyła numer śledzenia do portalu, na którym dokonano zakupu, co pozwala utrzymać wysokie wskaźniki jakości sprzedaży wymagane przez platformy handlowe.

Jak wygląda wsparcie techniczne i konfiguracja na miejscu w firmie?

Wszystkie prace wdrożeniowe, konfiguracja stanowisk magazynowych, parowanie drukarek etykiet, czytników kodów oraz integracja z lokalnymi serwerami ERP realizowane są z dojazdem bezpośrednio do siedziby firmy na terenie Warszawy oraz okolicznych powiatów. Umożliwia to bezpośrednie przetestowanie całego procesu pakowania i przepływu dokumentów na fizycznym sprzęcie wykorzystywanym przez pracowników.

Prawidłowo skonfigurowane środowisko sprzedaży wielokanałowej

Wdrożenie BaseLinkera eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych adresowych, ręcznego generowania listów przewozowych i osobnego logowania się do każdego portalu sprzedażowego. Precyzyjne zaprojektowanie ścieżki statusów, przetestowanie automatyzacji oraz uporządkowanie bazy produktowej pozwala skrócić czas obsługi każdego zamówienia i zminimalizować ryzyko pomyłek magazynowych podczas kompletacji towarów.

22 378 48 09

Wdrożenie BaseLinkera — pierwsza konfiguracja