Integracja BaseLinkera z platformą Erli pozwala zarządzać sprzedażą na tym marketplace z tego samego panelu co inne kanały.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie integracji BaseLinkera z platformą Erli oraz przetestowanie synchronizacji ofert i zamówień.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm sprzedających na platformie Erli, które chcą zarządzać nią z poziomu BaseLinkera.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Zakres techniczny wdrożenia integracji BaseLinker z platformą Erli

Integracja opiera się na bezpośredniej wymianie danych za pośrednictwem interfejsu programistycznego API (Application Programming Interface, czyli ustandaryzowanego zestawu reguł umożliwiających komunikację między różnymi aplikacjami). Prawidłowe połączenie obu środowisk wymaga precyzyjnego ustawienia uprawnień oraz autoryzacji za pomocą kluczy dostępowych.

W ramach prac technicznych wykonywane są następujące czynności konfiguracyjne:

Generowanie dedykowanego klucza API (unikalnego identyfikatora kryptograficznego) w panelu sprzedawcy Erli oraz jego bezpieczna implementacja w module integracji BaseLinker.
Konfiguracja harmonogramu pobierania zamówień z platformy Erli do panelu BaseLinker, co zapewnia bieżącą rejestrację nowych transakcji.
Ustawienie mechanizmów automatycznej synchronizacji stanów magazynowych, która aktualizuje liczbę dostępnych sztuk w ofertach Erli na podstawie wskazanego źródła danych.
Konfiguracja synchronizacji cen, pozwalająca na automatyczne przeliczanie i aktualizowanie stawek brutto w serwisie marketplace zgodnie z cennikiem bazowym.
Przygotowanie i wdrożenie szablonów wysyłek oraz powiązanie metod dostawy oferowanych przez Erli z profilami logistycznymi w BaseLinkerze.
Przeprowadzenie testowych transakcji sprawdzających poprawność przepływu informacji o statusach, płatnościach oraz danych adresowych kupujących.

Warianty architektury systemowej i scenariusze wdrożenia

Sposób wdrożenia integracji zależy od struktury informatycznej przedsiębiorstwa oraz narzędzi wykorzystywanych do zarządzania stanami magazynowymi i sprzedażą. Wyróżnia się trzy główne modele konfiguracji:

Pierwszy model zakłada wykorzystanie BaseLinkera jako centralnego katalogu produktów. W tym wariancie baza towarowa, opisy, zdjęcia oraz stany magazynowe są utrzymywane bezpośrednio w magazynie wewnętrznym BaseLinker. Z tego miejsca oferty są publikowane na platformie Erli oraz w innych podłączonych kanałach sprzedaży. Wszelkie zmiany ilościowe wynikające ze sprzedaży na Erli natychmiast korygują stan bazowy i blokują dostępność towaru na pozostałych platformach.

Drugi wariant dotyczy przedsiębiorstw korzystających z nadrzędnego systemu ERP (Enterprise Resource Planning, czyli oprogramowania do kompleksowego zarządzania zasobami przedsiębiorstwa), takiego jak Comarch ERP Optima, InsERT Subiekt GT, InsERT nexo lub WAPRO Mag. W tym scenariuszu nadrzędnym źródłem prawdy o stanach magazynowych i cenach jest baza danych SQL (relacyjna struktura danych przechowująca rekordy handlowe) systemu magazynowego. Integrator przesyła dane z programu ERP do BaseLinkera, który następnie automatycznie aktualizuje oferty na Erli. Zamówienia spływające z Erli trafiają przez BaseLinkera bezpośrednio do systemu ERP jako dokumenty zamówień od klienta lub rezerwacje towarowe.

Trzeci model obejmuje synchronizację z zewnętrznym sklepem internetowym opartym na platformach takich jak WooCommerce, PrestaShop, Magento lub Shopify. W takim układzie katalog produktów pobierany jest ze sklepu internetowego do BaseLinkera, a stamtąd mapowany na wymagania marketplace Erli. Zamówienia z Erli mogą być opcjonalnie przekazywane do panelu sklepu lub obsługiwane bezpośrednio w menedżerze zamówień BaseLinker.

Automatyzacja obsługi zamówień i integracja logistyki

Jednym z kluczowych celów integracji jest wyeliminowanie ręcznego przepisywania danych adresowych oraz automatyzacja powiadomień dla kupujących. W ramach wdrożenia tworzony jest dedykowany schemat automatycznych akcji (reguł warunkowych wykonujących określone operacje po spełnieniu zadanych kryteriów).

Wdrożenie obejmuje następujące obszary automatyzacji:

Mapowanie statusów zamówień (przypisanie etapów realizacji z Erli do wewnętrznych statusów w BaseLinkerze, takich jak opłacone, kompletowane, spakowane, wysłane oraz anulowane).
Integracja z usługami przewozowymi, w tym z programem Erli Przesyłki lub własnymi umowami kurierskimi (InPost, DPD, DHL, Pocztex) podpiętymi w systemie.
Automatyczne generowanie listów przewozowych (dokumentów transportowych zawierających kod kreskowy i dane adresowe) oraz etykiet wysyłkowych po zmianie statusu zamówienia.
Przekazywanie numeru śledzenia przesyłki (tracking number, unikalnego kodu umożliwiającego monitorowanie trasy paczki) z powrotem do platformy Erli za pośrednictwem API w momencie nadania paczki.
Wdrożenie modułu asystenta pakowania Pick and Pack (narzędzia wspierającego bezbłędną kompletację zamówień przy użyciu czytników kodów kreskowych), co eliminuje pomyłki przy wysyłce towarów.
Automatyczne wystawianie i wysyłanie dokumentów sprzedaży (faktur zwykłych, rachunków lub elektronicznych potwierdzeń zakupu) na adres e-mail klienta powiązany z zamówieniem Erli.

Mapowanie parametrów, kategorii i produktów wielowariantowych

Prawidłowe wystawianie i aktualizowanie ofert na platformie Erli wymaga dostosowania struktury danych produktowych do wymagań technicznych serwisu. Każda kategoria w serwisie Erli posiada własny zestaw atrybutów obowiązkowych oraz opcjonalnych.

W procesie wdrożenia konfigurowane są reguły mapowania (przyporządkowania wartości z jednego systemu do pól w drugim systemie). Obejmuje to powiązanie kategorii sklepowych lub magazynowych z drzewem kategorii Erli, a także zmapowanie takich parametrów jak:

Kod EAN (European Article Number, czyli unikalny trzynastocyfrowy kod kreskowy identyfikujący towar w obrocie globalnym), który jest kluczowy dla prawidłowego indeksowania ofert w katalogu produktów Erli.
Numer SKU (Stock Keeping Unit, czyli unikalny identyfikator towaru w magazynie sprzedawcy), zapewniający jednoznaczne powiązanie oferty z właściwym rekordem magazynowym.
Parametry techniczne (takie jak marka, model, kolor, waga, wymiary, materiał, zasilanie czy przeznaczenie).
Produkty wielowariantowe (oferty posiadające odmiany pod względem rozmiaru, koloru lub pojemności), co wymaga precyzyjnego powiązania nadrzędnego produktu z wariantami podrzędnymi.
Cenniki wysyłek i tabele gabarytów, określające koszty i metody dostawy w zależności od wagi i rozmiarów paczki.

Błędy przy samodzielnej konfiguracji i ich konsekwencje

Próby samodzielnego połączenia platformy Erli z BaseLinkerem bez odpowiedniego przygotowania technicznego często prowadzą do problemów operacyjnych. Najczęściej spotykane błędy obejmują:

Pierwszym częstym błędem jest niepoprawne skonfigurowanie kierunków synchronizacji stanów magazynowych. W przypadku omyłkowego włączenia nadpisywania stanu magazynu przez zewnętrzny marketplace może dojść do sytuacji, w której zerowy stan nowo wystawionej oferty wyczyści rzeczywisty stan towaru w głównym magazynie ERP lub sklepie. Prowadzi to do zablokowania sprzedaży we wszystkich pozostałych kanałach.

Drugim zagrożeniem jest zjawisko nadmiernej sprzedaży (overselling, czyli sprzedaż większej liczby sztuk niż firma posiada w magazynie). Wynika ono z ustawienia zbyt rzadkich interwałów synchronizacji lub braku uwzględnienia rezerwacji towarowych z innych platform, takich jak Allegro czy sklep internetowy. Gdy ten sam ostatni egzemplarz zostanie kupiony niemal jednocześnie w dwóch miejscach, sprzedawca zmuszony jest do anulowania zamówienia, co skutkuje nałożeniem punktów karnych przez serwis Erli.

Trzecim problemem bywa niekompletne przekazywanie numerów przesyłek do serwisu Erli. Jeśli etykieta kurierska zostanie wygenerowana poza procesem zintegrowanym lub integracja nie odeśle numeru trackingowego przez API, zamówienie w systemie Erli pozostaje oznaczone jako niewysłane. Wpływa to negatywnie na wskaźniki jakościowe konta sprzedawcy i może skutkować czasowym ograniczeniem widoczności ofert.

Czwartym błędem jest brak prawidłowej obsługi wariantów produktów. Wystawienie wariantów bez właściwego powiązania z kodami EAN i unikalnymi numerami SKU sprawia, że zamówienie konkretnego rozmiaru lub koloru wpada do BaseLinkera jako produkt ogólny, bez precyzyjnej informacji dla magazyniera. Wydłuża to czas kompletacji i generuje kosztowne zwroty towaru.

Piątym błędem jest błędne przypisanie stawek podatkowych i walut. Nieprawidłowe powiązanie grup podatkowych skutkuje generowaniem błędnych dokumentów księgowych w systemach finansowo-magazynowych, co wymaga późniejszych ręcznych korekt księgowych.

Rozpoznanie źródła usterek: BaseLinker, Erli czy system ERP

Podczas codziennej eksploatacji zintegrowanego środowiska mogą pojawiać się komunikaty błędów. Prawidłowa diagnostyka wymaga odróżnienia awarii zewnętrznych od błędów konfiguracji lokalnej:

Błędy po stronie platformy Erli objawiają się zazwyczaj komunikatami o niedostępności serwerów API, przekroczeniu limitu zapytań (rate limiting, czyli czasowym zablokowaniu przesyłania danych z powodu zbyt dużej liczby żądań na minutę) lub czasowych pracach serwisowych operatora marketplace. W takich sytuacjach logi zdarzeń w BaseLinkerze wskazują kody odpowiedzi HTTP z grupy 500 (błędy serwera) lub 429 (zbyt wiele żądań). Dane w BaseLinkerze i systemie ERP pozostają nienaruszone, a synchronizacja wznawia się automatycznie po przywróceniu sprawności przez platformę Erli.

Błędy po stronie BaseLinkera wynikają najczęściej z wygaśnięcia tokena autoryzacyjnego, zmiany struktury kategorii przez marketplace lub braku wypełnienia nowo wprowadzonych parametrów obowiązkowych. W logach pojawiają się wówczas szczegółowe komunikaty informujące o odrzuceniu oferty z powodu brakujących atrybutów.

Błędy powiązane z oprogramowaniem ERP (np. Subiekt, Optima, WAPRO) wiążą się najczęściej z problemami komunikacji integratora z lokalną bazą danych SQL, zablokowanymi sesjami użytkowników, dublowaniem kartotek towarowych lub niezgodnością typów dokumentów. W takich przypadkach zamówienie widnieje w BaseLinkerze, lecz nie tworzy dokumentu w programie magazynowym.

Bezpieczeństwo danych i procedury dostępowe

Prawidłowo realizowane wdrożenie nie wymaga przekazywania haseł głównych do kont administracyjnych. Bezpieczeństwo procesu opiera się na ściśle określonych zasadach:

Autoryzacja integracji odbywa się wyłącznie za pomocą dedykowanych kluczy API generowanych w panelu Erli z uprawnieniami ograniczonymi do obsługi zamówień i ofert.
Dostęp do panelu BaseLinker realizowany jest poprzez utworzenie dedykowanego profilu pracowniczego z ograniczonymi uprawnieniami konfiguracyjnymi, który może zostać usunięty po zakończeniu prac.
W przypadku integracji z lokalnymi systemami ERP prace wykonywane są w obecności klienta podczas dojazdu serwisanta do siedziby firmy lub za pośrednictwem bezpiecznego połączenia zdalnego.
Wszystkie dane kontrahentów, bazy produktowe oraz informacje handlowe chronione są bezpłatną umową o zachowaniu poufności (NDA, Non-Disclosure Agreement), podpisywaną na życzenie klienta przed przystąpieniem do jakichkolwiek działań.
Przed uruchomieniem masowej synchronizacji na aktywnym koncie sprzedażowym wykonywane są testy na ograniczonej próbie produktów, co eliminuje ryzyko przypadkowego usunięcia ofert lub nadpisania danych.

Najczęściej zadawane pytania

Czy zamówienia z platformy Erli mogą automatycznie trafiać do programu Subiekt, Optima lub WAPRO?

Tak. Prawidłowo skonfigurowany BaseLinker pełni funkcję łącznika między platformą Erli a systemem magazynowym ERP. Nowe zamówienie złożone przez kupującego na Erli jest pobierane do BaseLinkera, a stamtąd przekazywane do programu handlowego (np. Subiekt GT, Subiekt nexo, Comarch ERP Optima, WAPRO Mag) jako dokument zamówienia od klienta (ZK) lub rezerwacja towarowa. Po zmianie statusu zamówienia w BaseLinkerze system może również automatycznie wygenerować dokument końcowy w programie magazynowym.

Jak działa synchronizacja stanów magazynowych między Erli a innymi kanałami, takimi jak Allegro czy sklep internetowy?

Synchronizacja opiera się na wspólnym magazynie centralnym. Gdy klient dokona zakupu na platformie Erli, BaseLinker natychmiast rejestruje zmianę ilościową i wysyła zaktualizowany stan magazynowy do pozostałych zintegrowanych kanałów (np. kont Allegro, innych platform marketplace oraz sklepu internetowego). W ten sposób łączna liczba dostępnych sztuk jest zawsze spójna we wszystkich miejscach, co zapobiega zjawisku sprzedaży niedostępnego towaru.

Czy do przeprowadzenia konfiguracji konieczne jest podanie hasła głównego do konta Erli?

Nie. Do skonfigurowania połączenia nie jest potrzebne hasło główne do konta użytkownika. Wystarczy wygenerowanie w panelu sprzedawcy Erli specjalnego klucza API przeznaczonego do integracji zewnętrznych. Klucz ten służy wyłącznie do wymiany danych między systemami i nie daje dostępu do poufnych danych logowania ani możliwości zmiany głównych parametrów konta.

Co dzieje się w sytuacji, gdy platforma Erli zmieni wymagania dotyczące parametrów produktów?

Platformy typu marketplace okresowo aktualizują drzewo kategorii oraz wprowadzają nowe parametry obowiązkowe. W przypadku pojawienia się nowych wymagań BaseLinker sygnalizuje w logach błędy synchronizacji dla ofert niespełniających nowych kryteriów. Rozwiązaniem jest zaktualizowanie reguł mapowania w module integracji oraz uzupełnienie brakujących wartości w szablonach danych produktowych.

Czy w ramach integracji można korzystać z własnych umów kurierskich, czy tylko z Erli Przesyłek?

BaseLinker umożliwia korzystanie zarówno z usługi Erli Przesyłki, jak i z własnych bezpośrednich umów podpisanych z firmami kurierskimi (np. InPost Paczkomaty, DPD, DHL, GLS, Pocztex, FedEx). W module logistycznym konfiguruje się odpowiednie reguły, które przypisują właściwego przewoźnika do wybranej przez kupującego metody dostawy i automatycznie generują etykiety przewozowe zgodnie z wybranym wariantem.

Prawidłowo skonfigurowane procesy sprzedaży wielokanałowej na Erli

Stabilna integracja systemu BaseLinker z platformą Erli stanowi fundament sprawnego skalowania sprzedaży internetowej bez ryzyka pomyłek magazynowych i opóźnień logistycznych. Prawidłowe zmapowanie parametrów, wdrożenie automatycznych akcji oraz precyzyjna synchronizacja z systemami ERP pozwalają na pełną kontrolę nad ofertami i stanami magazynowymi w czasie rzeczywistym. Wdrożenie realizowane przez specjalistów z wieloletnim doświadczeniem w obsłudze środowisk IT eliminuje przestoje i zapewnia ciągłość procesów handlowych w przedsiębiorstwie.

22 378 48 09

Integracja BaseLinkera z platformą Erli