Eksport danych z BaseLinkera do arkusza kalkulacyjnego ułatwia tworzenie własnych zestawień i analiz sprzedaży.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie w BaseLinkerze cyklicznego eksportu wybranych danych do arkusza kalkulacyjnego.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z BaseLinkera, które potrzebują danych sprzedażowych w formie arkusza do dalszej analizy.

Ile to trwa

Konfiguracja eksportu danych mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Zakres danych podlegających eksportowi z BaseLinkera

System BaseLinker gromadzi szczegółowe informacje dotyczące każdego etapu procesu e-commerce (handlu elektronicznego). Prawidłowo skonfigurowany eksport pozwala na wyodrębnienie dokładnie tych rekordów, które są niezbędne do bieżącej kontroli przedsiębiorstwa. Do najczęściej eksportowanych grup danych należą:

Dane zamówień i transakcji — unikalny identyfikator zamówienia, data i godzina złożenia, status w systemie, źródło pochodzenia (np. Allegro, Amazon, eBay, sklep internetowy WooCommerce, PrestaShop, Magento lub Shopify), waluta oraz wybrana forma płatności.
Pozycje asortymentowe — nazwy sprzedanych towarów, numery SKU (identyfikatory magazynowe produktu), kody EAN (europejskie kody kreskowe), stawki podatku, ceny jednostkowe netto i brutto oraz zakupione ilości.
Dane logistyczne i wysyłkowe — nazwa firmy kurierskiej (np. InPost, DPD, DHL, Poczta Polska), numer listu przewozowego, punkt odbioru paczki, gabaryty, waga oraz koszt dostawy przypisany do zamówienia.
Informacje o klientach i rozliczeniach — dane do faktury, numery NIP (Numery Identyfikacji Podatkowej), kraje doręczenia, a także uwagi kupującego i pola dodatkowe zdefiniowane w formularzach zamówień.
Stany magazynowe i cenniki — aktualne stany ilościowe z magazynu BaseLinkera lub podłączonych hurtowni, ceny zakupu, marże oraz poziomy rezerwacji towarów.

Obsługiwane formaty plików i metody integracji z arkuszami

Dane pobierane z platformy e-commerce mogą być przekazywane do arkuszy kalkulacyjnych w różnorodny sposób, zależnie od infrastruktury informatycznej wykorzystywanej w firmie. Konfiguracja obejmuje przygotowanie odpowiedniego formatu wyjściowego oraz wdrożenie metody przesyłu:

Pliki CSV (wartości rozdzielane separatorem) — uniwersalny format tekstowy, w którym kluczowe jest ustalenie właściwego kodowania znaków (np. UTF-8 lub Windows-1250) oraz separatora kolumn (średnik lub przecinek). Prawidłowy dobór tych parametrów gwarantuje, że Microsoft Excel lub LibreOffice Calc otworzą plik z poprawnie podzielonymi kolumnami i prawidłowymi polskimi znakami.
Pliki XLSX (skoroszyt Microsoft Excel) — natywny format arkusza kalkulacyjnego, który zachowuje typy danych (liczby, daty, teksty), eliminując błędy interpretacji typów przy otwieraniu pliku przez użytkowników.
Arkusze Google Sheets (arkusze kalkulacyjne w chmurze) — bezpośrednia synchronizacja online za pośrednictwem bezpiecznego interfejsu API (interfejsu programistycznego aplikacji) lub dedykowanych webhooków (powiadomień wysyłanych automatycznie przez serwer po wystąpieniu określonego zdarzenia). Rozwiązanie to pozwala wielu pracownikom na równoległą pracę na zawsze aktualnych danych bez konieczności ręcznego pobierania plików.
Serwery FTP i SFTP (bezpieczny protokół przesyłania plików) — automatyczne odkładanie wygenerowanych zestawień na wskazanym serwerze plików, skąd mogą być one automatycznie pobierane przez zewnętrzne systemy raportujące lub lokalne arkusze kalkulacyjne z funkcją Power Query.
Wysyłka pocztą elektroniczną (e-mail) — cykliczne wysyłanie gotowych raportów jako załączników do wiadomości e-mail na zdefiniowane skrzynki pocztowe kierowników sprzedaży, księgowości lub właścicieli firmy.

Mechanizm tworzenia i personalizacji szablonów eksportu

Wbudowany w BaseLinker moduł eksportu opiera się na definiowaniu szablonów dokumentów. Każdy szablon tworzony jest w oparciu o znaczniki dynamiczne (tzw. tagi), które podczas generowania raportu są automatycznie zastępowane rzeczywistymi danymi z bazy zamówień.

Podczas prac konfiguracyjnych tworzona jest precyzyjna struktura tabeli. Definiuje się kolejność kolumn, ich nagłówki zgodne z nomenklaturą wewnętrzną przedsiębiorstwa oraz formatowanie poszczególnych pól. Istotnym elementem jest właściwe zaprogramowanie przetwarzania zamówień wielopozycyjnych. W zależności od potrzeb analitycznych możliwe jest wygenerowanie jednego wiersza dla całego zamówienia (zsumowane wartości, lista produktów w jednym polu) lub osobnego wiersza dla każdego zakupionego produktu z powieleniem danych nagłówkowych zamówienia. Taki podział ma kluczowe znaczenie przy tworzeniu tabel przestawnych w arkuszu kalkulacyjnym.

Konfiguracja obejmuje także ustawienie filtrów wstępnych. Eksport może uwzględniać wyłącznie zamówienia o określonym statusie (np. „Wysłane”, „Zrealizowane”, „Zwrot”), pochodzące z wybranych kont marketplace, z określonego zakresu dat lub spełniające zdefiniowane kryteria dotyczące kraju doręczenia czy rodzaju dokumentu sprzedaży.

Automatyzacja procesów i harmonogramy cykliczne

Ręczne generowanie raportów jest czasochłonne i podatne na pominięcie istotnych okresów rozliczeniowych. Dlatego konfiguracja obejmuje uruchomienie automatycznych mechanizmów raportowania bez konieczności codziennej ingerencji człowieka:

Pierwszym sposobem jest wykorzystanie automatycznych akcji w BaseLinkerze. System może wyzwalać generowanie i wysyłkę pliku w momencie wystąpienia konkretnego zdarzenia — na przykład po przeniesieniu zamówienia do statusu „Gotowe do wysyłki” lub po zarejestrowaniu płatności. Pozwala to na bieżąco zasilać arkusze operacyjne w magazynie lub dziale pakowania.

Drugim rozwiązaniem są zadania cykliczne realizowane w określonych interwałach czasowych. Konfigurujemy eksporty dobowe (np. podsumowanie sprzedaży z poprzedniego dnia generowane każdej nocy), cotygodniowe (dla celów planowania stanów magazynowych i zamówień u dostawców) oraz comiesięczne (niezbędne dla zewnętrznych biur rachunkowych do weryfikacji przychodów i rozliczeń podatkowych).

Typowe błędy przy samodzielnej konfiguracji i ich konsekwencje

Próby samodzielnego ustawienia eksportów danych bez odpowiedniego przygotowania technicznego często prowadzą do powtarzających się problemów z interpretacją danych przez arkusze kalkulacyjne:

Niepoprawne kodowanie znaków (brak UTF-8 z BOM lub Windows-1250) — otwarcie pliku CSV w programie Microsoft Excel skutkuje pojawieniem się nieczytelnych symboli zamiast polskich liter w nazwach produktów, nazwiskach klientów i adresach dostaw.
Błędna separacja kolumn i miejsc dziesiętnych — użycie przecinka jako separatora kolumn w pliku przy jednoczesnym stosowaniu przecinka jako separatora dziesiętnego w cenach powoduje rozbicie liczb na sąsiednie komórki i całkowite zniszczenie struktury tabeli.
Utrata zer wiodących w identyfikatorach — arkusze kalkulacyjne domyślnie traktują ciągi cyfr jako wartości liczbowe, co prowadzi do ucinania zer na początku kodów pocztowych (np. z kodu 01-234 powstaje 1234), numerów NIP czy kodów kreskowych EAN-13. Prawidłowa konfiguracja szablonu wymusza formatowanie tekstowe tych pól.
Dublowanie kwot przy zamówieniach wielopozycyjnych — w niepoprawnie skonstruowanym szablonie łączna wartość zamówienia jest powtarzana przy każdym produkcie. W efekcie suma kolumny z wartościami sprzedaży w arkuszu zostaje sztucznie zawyżona, co prowadzi do błędnych wniosków finansowych.
Przekroczenie limitów wydajnościowych — generowanie jednorazowych eksportów obejmujących dziesiątki tysięcy zamówień bez podziału na partie może powodować przekroczenie limitu czasu wykonywania skryptu i błąd generowania pliku.

Kiedy eksport do arkusza nie zastąpi pełnej integracji ERP

Eksport danych do arkusza kalkulacyjnego jest znakomitym narzędziem do analiz, raportowania, tworzenia zestawień prowizyjnych i kontroli rentowności. Warto jednak wyraźnie odróżnić tę usługę od pełnej, dwukierunkowej integracji z systemami klasy ERP (oprogramowaniem do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem):

Arkusz kalkulacyjny stanowi środowisko pasywne — odbiera wygenerowane dane w celach analitycznych. Jeśli celem firmy jest automatyczne wystawianie dokumentów magazynowych (WZ, PZ, MM), automatyczna synchronizacja stanów magazynowych z systemem handlowo-magazynowym w czasie rzeczywistym czy automatyczne księgowanie faktur w takich programach jak Subiekt GT, Subiekt nexo, Comarch ERP Optima, WAPRO Mag czy Symfonia, wówczas konieczne jest wdrożenie dedykowanego integratora programistycznego lub bezpośredniej wymiany bazy danych.

Podczas wstępnej analizy potrzeb weryfikujemy, czy planowane procesy biznesowe mogą być w pełni obsłużone przez zaawansowany arkusz kalkulacyjny, czy też specyfika obrotu towarowego wymaga uruchomienia bezpośredniego łącza między BaseLinkerem a lokalnym serwerem bazy danych SQL.

Bezpieczeństwo informacji i poufność danych handlowych

Dane sprzedażowe, bazy klientów, poziomy marż oraz cenniki hurtowe stanowią kluczowe informacje przedsiębiorstwa. Konfiguracja eksportów w naszym wykonaniu odbywa się z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa:

Przed przystąpieniem do prac technicznych na życzenie klienta podpisywana jest umowa o zachowaniu poufności (NDA). Gwarantuje to pełną ochronę wszelkich danych handlowych oraz osobowych przetwarzanych w systemie BaseLinker.

Do wykonania prac konfiguracyjnych nie wymagamy podawania haseł do konta głównego. Zgodnie z dobrymi praktykami bezpieczeństwa administrator firmy może utworzyć dedykowane konto pracownicze z uprawnieniami ograniczonymi wyłącznie do sekcji szablonów eksportu i automatycznych akcji. Po zakończeniu wdrożenia i odebraniu prac profil ten może zostać zablokowany lub usunięty przez klienta.

Najczęściej zadawane pytania

Czy można skonfigurować automatyczne dopisywanie nowych zamówień do istniejącego arkusza Google Sheets?

Tak. Oprócz tradycyjnego generowania pojedynczych plików CSV lub XLSX możliwe jest skonfigurowanie mechanizmu, który przy każdym nowym zamówieniu lub zmianie statusu automatycznie dopisuje kolejny wiersz do współdzielonego arkusza kalkulacyjnego w usłudze Google Workspace bez nadpisywania wcześniej zgromadzonych wpisów.

Jak uniknąć błędnego otwierania plików CSV w programie Microsoft Excel?

Problem wynika najczęściej z domyślnych ustawień regionalnych systemu Windows w Polsce, gdzie separatorem dziesiętnym jest przecinek, a separatorem listy średnik. Konfigurujemy szablon eksportu w BaseLinkerze tak, aby stosował średnik jako separator pól oraz odpowiedni znacznik kodowania UTF-8 z BOM (znacznikiem kolejności bajtów), co pozwala na bezpośrednie otwieranie pliku podwójnym kliknięciem bez konieczności ręcznego importu przez kreator tekstu.

Czy eksport może zawierać wyliczenia marży i zysku z poszczególnych zamówień?

Tak, pod warunkiem że w magazynie BaseLinkera lub powiązanym magazynie sklepowym uzupełnione są ceny zakupu towarów. W szablonie eksportu można umieścić zarówno cenę sprzedaży brutto i netto, jak i cenę zakupu, co umożliwia automatyczne wyliczenie marży kwotowej oraz procentowej bezpośrednio w arkuszu kalkulacyjnym za pomocą przygotowanych formuł.

Czy usługa obejmuje przygotowanie gotowych formuł i tabel przestawnych w arkuszu?

Podczas wdrożenia dostosowujemy nie tylko sam mechanizm eksportu z BaseLinkera, ale na życzenie przygotowujemy również szablon docelowego arkusza kalkulacyjnego wyposażony w formuły podsumowujące, wykresy dynamiczne oraz tabele przestawne ułatwiające błyskawiczną interpretację pobranych danych.

Co się stanie, jeśli BaseLinker zmieni strukturę tagów lub dodane zostaną nowe źródła sprzedaży?

Wszystkie wykonane konfiguracje objęte są bezpłatną gwarancją do 12 miesięcy oraz wsparciem technicznym po wykonaniu usługi do 30 dni. W przypadku dodania nowego konta marketplace lub potrzeby rozbudowy raportu o dodatkowe kolumny pomagamy w sprawnej modyfikacji istniejących szablonów.

Procedura realizacji i wsparcie powdrożeniowe

Prace konfiguracyjne realizowane są bezpośrednio w siedzibie klienta na terenie Warszawy oraz w promieniu do 40 km, obejmując powiaty: grodziski, legionowski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, warszawski zachodni oraz wołomiński. Dojazd serwisanta jest bezpłatny.

Proces wdrożenia rozpoczyna się od szczegółowego wywiadu technicznego, w trakcie którego ustalany jest dokładny wykaz potrzebnych kolumn, częstotliwość generowania danych oraz docelowy program analityczny. Po przygotowaniu szablonów przeprowadzana jest seria testów na próbkach danych, sprawdzająca poprawność sumowania wartości wielopozycyjnych, formatowanie dat oraz znaków specjalnych. Wdrożenie kończy się przeszkoleniem personelu z obsługi przygotowanego rozwiązania oraz przekazaniem pełnej dokumentacji utworzonych reguł i szablonów.

Prawidłowo skonstruowany i wdrożony eksport z BaseLinkera eliminuje żmudne ręczne przepisywanie danych, dostarczając rzetelne zestawienia sprzedażowe niezbędne do podejmowania trafnych decyzji handlowych.

22 378 48 09

BaseLinker — konfiguracja eksportu danych do arkusza kalkulacyjnego