eMAG to jedna z platform marketplace, przez które można rozszerzyć zasięg sprzedaży bez zakładania własnego, oddzielnego sklepu — pod warunkiem sprawnej integracji z resztą systemów firmy.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje założenie i połączenie konta sprzedawcy eMAG z systemem zarządzania zamówieniami, import oferty produktowej, synchronizację stanów magazynowych i cen oraz ustawienie obsługi zamówień z tej platformy w jednym miejscu z pozostałymi kanałami sprzedaży.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm chcących rozszerzyć sprzedaż o kolejny kanał marketplace, bez dublowania pracy przy zarządzaniu ofertą i zamówieniami osobno dla każdej platformy.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Architektura połączenia i modele integracji z platformą eMAG

Integracja sklepu lub systemu handlowo-magazynowego z platformą eMAG Marketplace opiera się na komunikacji za pośrednictwem interfejsu programistycznego aplikacji (REST API, czyli zestawu reguł umożliwiających bezpośrednią wymianę danych między serwerami w formacie JSON lub XML). W zależności od infrastruktury informatycznej przedsiębiorstwa stosuje się dwa główne modele wdrożenia: integrację bezpośrednią lub integrację za pośrednictwem zewnętrznego menedżera zamówień (np. BaseLinker, Sellintegro czy dedykowane mosty wymiany danych).

W modelu z integratorem wielokanałowym platforma pośrednicząca pobiera bazę towarową z systemu ERP (np. InsERT Subiekt GT, Subiekt nexo, Comarch ERP Optima, WAPRO Mag lub Symfonia) i przekazuje ją do marketplace eMAG, a w drugą stronę przesyła pobrane zamówienia. W modelu bezpośrednim instalowane są moduły lub usługi systemowe Windows (programy działające w tle bez konieczności logowania użytkownika), które komunikują się bezpośrednio z bazą danych SQL Server (relacyjnym systemem zarządzania bazami danych) oraz interfejsem eMAG API. Taka konfiguracja eliminuje opóźnienia i pozwala na pełną kontrolę nad strukturą przesyłanych tabel.

Kluczowe etapy wdrożenia i mapowanie bazy towarowej

Proces wdrożenia rozpoczyna się od wygenerowania i zabezpieczenia kluczy dostępowych API w panelu eMAG Marketplace. Po zestawieniu bezpiecznego połączenia następuje etap przygotowania i walidacji bazy produktów.

Struktura katalogu eMAG różni się od standardowych sklepów internetowych oraz innych platform handlowych. Wdrożenie wymaga przeprowadzenia dokładnego mapowania (przypisania odpowiedników pól między dwoma różnymi bazami danych):

Mapowanie drzewa kategorii: każda kategoria asortymentowa w systemie magazynowym musi zostać precyzyjnie przypisana do ściśle zdefiniowanej kategorii docelowej w katalogu eMAG. Błędne przyporządkowanie skutkuje odrzuceniem oferty przez mechanizmy weryfikacyjne platformy.
Mapowanie parametrów obowiązkowych i opcjonalnych: eMAG wymaga podania konkretnych parametrów technicznych (np. kod producenta, kod EAN będący unikalnym europejskim kodem kreskowym, waga, wymiary, kolor czy materiał). Konfiguracja obejmuje powiązanie cech i pól własnych z kartoteki ERP z wymaganymi atrybutami eMAG.
Konfiguracja wariantowości: towary występujące w wielu odmianach (np. rozmiar, pojemność, wariant kolorystyczny) są łączone w relację nadrzędny-podrzędny (struktura rodzic-dziecko), co pozwala klientom wybierać wariant na jednej karcie produktu.
Dostosowanie materiałów graficznych i opisów: import zdjęć produktowych wymaga spełnienia wytycznych technicznych platformy (m.in. jednolite białe tło, odpowiednia rozdzielczość i brak znaków wodnych). Opisy są formatowane w bezpiecznym kodzie HTML, zgodnym z regułami eMAG.

Synchronizacja stanów magazynowych i polityka cenowa

Jednym z najważniejszych elementów integracji jest dwukierunkowa, automatyczna wymiana danych o dostępności towarów i ich cenach. Brak płynnej synchronizacji prowadzi do zjawiska sprzedaży towaru niedostępnego fizycznie (tzw. overselling), co skutkuje obniżeniem wskaźników jakości konta sprzedawcy.

Mechanizm synchronizacji stanów magazynowych opiera się na wyliczaniu stanu dyspozycyjnego (ilości towaru na magazynie pomniejszonej o bieżące rezerwacje i zamówienia w realizacji). W ramach konfiguracji ustalany jest bufor bezpieczeństwa (minimalna wartość stanu, poniżej której oferta na eMAG zostaje automatycznie wyzerowana lub ukryta). Rozwiązanie to zapobiega sprzedaży ostatnich sztuk, gdy produkt zostanie kupiony równocześnie w innym kanale sprzedaży lub sklepie stacjonarnym.

W obszarze zarządzania cenami konfiguracja obejmuje:

Wybór poziomu cenowego: przypisanie odpowiedniego cennika z programu magazynowego lub zdefiniowanie reguł narzutu (procentowego lub kwotowego) doliczanego do ceny bazowej w celu pokrycia prowizji marketplace.
Obsługę wielu walut: w przypadku sprzedaży na rynkach zagranicznych eMAG (Rumunia, Węgry, Bułgaria) system konfiguruje się tak, aby automatycznie przeliczał ceny na waluty docelowe (lej rumuński RON, forint węgierski HUF, lew bułgarski BGN) na podstawie dziennych tabel kursowych Narodowego Banku Polskiego lub stałych cenników dedykowanych.
Zarządzanie stawkami podatkowymi: dostosowanie mapowania podatku do przepisów procedury unijnej (np. procedura VAT-OSS pozwalająca na rozliczanie podatku od sprzedaży towarów konsumentom z innych krajów Unii Europejskiej).

Automatyzacja obsługi zamówień i integracja logistyczna

Sprawny przepływ zamówień decyduje o szybkości realizacji wysyłek. Integracja eMAG eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych adresowych i asortymentowych do systemu magazynowo-księgowego.

Pobieranie zamówień odbywa się w interwałach czasowych liczonych w minutach. Nowe zamówienie z platformy trafia do bufora zamówień programu ERP, gdzie automatycznie:

Zakładana jest kartoteka kontrahenta jednorazowego lub stałego.
Tworzony jest dokument zamówienia od klienta (np. ZK w systemach InsERT lub ZS w Comarch Optima) z automatyczną rezerwacją towaru na wybranym magazynie.
Weryfikowana jest forma płatności: rozróżnienie między zamówieniami opłaconymi z góry przez bramkę płatności a przesyłkami za pobraniem (COD, czyli płatność gotówką lub kartą przy odbiorze u kuriera).
Przypisywane są koszty dostawy i ewentualne uwagi kupującego do odpowiednich pól dokumentu.

Po skompletowaniu towaru system integracyjny umożliwia generowanie listu przewozowego AWB (lotniczego lub kurierskiego listu przewozowego będącego dokumentem potwierdzającym nadanie paczki) bezpośrednio z panelu zamówienia, z wykorzystaniem API zintegrowanych przewoźników (np. DPD, InPost, Sameday, DHL czy kurierów dedykowanych eMAG). Numer przesyłki oraz link do śledzenia są natychmiast odsyłane do systemu eMAG, co automatycznie zmienia status zamówienia i informuje kupującego o wysyłce.

Generowanie i automatyczny przesył dokumentów księgowych

Regulamin platformy eMAG nakłada na sprzedawcę obowiązek terminowego dołączania dowodu zakupu w formie elektronicznej do każdego zrealizowanego zamówienia. Brak przesłanej faktury w formacie PDF w wyznaczonym terminie skutkuje blokadą wypłat lub obniżeniem oceny jakościowej konta.

W ramach wdrożenia uruchamiany jest mechanizm automatycznego eksportu dokumentów sprzedaży (faktur bez VAT lub imiennych dokumentów sprzedaży) z programu handlowego do plików PDF, a następnie ich bezobsługowe wysyłanie przez API do konta klienta na eMAG. Proces ten nie wymaga ręcznej ingerencji pracownika i wykonuje się natychmiast po zatwierdzeniu dokumentu w systemie magazynowym.

Wdrożenie sprzedaży transgranicznej na rynkach eMAG Rumunia, Węgry i Bułgaria

Platforma eMAG jest liderem handlu internetowego w Europie Środkowo-Wschodniej, szczególnie w Rumunii, na Węgrzech i w Bułgarii. Rozszerzenie działalności na te rynki wymaga uwzględnienia specyfiki regionalnej:

Tłumaczenia i lokalizacja ofert: tytuły, opisy techniczne oraz wartości atrybutów muszą zostać przetłumaczone na języki urzędowe danego kraju (rumuński, węgierski, bułgarski) z zachowaniem lokalnego nazewnictwa handlowego.
Integracja z rumuńskim systemem RO e-Factura: firmy sprzedające na rynku rumuńskim podlegają obowiązkowi raportowania faktur do urzędowego systemu podatkowego ANAF (krajowej agencji administracji skarbowej w Rumunii). Integracja obejmuje konfigurację przesyłania ustrukturyzowanych plików XML spełniających te wymogi.
Dwa modele logistyczne: konfiguracja wysyłki z magazynu własnego w Polsce (Cross-Border, czyli wysyłka międzynarodowa z magazynu krajowego) lub integracja z usługą magazynowania i realizacji zamówień na miejscu (FBE, czyli Fulfillment by eMAG, gdzie platforma odpowiada za magazynowanie, pakowanie i wysyłkę towaru). W przypadku modelu FBE konfiguruje się synchronizację dokumentów przesunięć międzymagazynowych oraz raportów rozliczeniowych.

Najczęstsze błędy przy samodzielnych próbach integracji

Próby samodzielnego uruchomienia integracji bez doświadczenia technicznego często prowadzą do problemów operacyjnych i strat finansowych. Do najczęstszych nieprawidłowości należą:

Nieprawidłowe mapowanie kodów EAN: brak unikalnych kodów EAN lub wprowadzanie kodów błędnych powoduje dublowanie kart produktowych lub łączenie oferty z nieodpowiednimi produktami w katalogu eMAG.
Zbyt rzadka synchronizacja stanów: ustawienie aktualizacji magazynu w odstępach kilkugodzinnych przy dużej dynamice sprzedaży prowadzi do przyjmowania zamówień na towary wyprzedane, co generuje negatywne opinie i opłaty za anulowanie zamówień.
Brak automatycznej blokady zamówień nieopłaconych: błędne reguły pobierania rezerwacji mogą zablokować fizyczny towar na magazynie dla zamówień oczekujących na płatność, która nigdy nie zostanie zrealizowana.
Błędy zaokrągleń walutowych: nieprawidłowe przeliczanie kwot netto i brutto między różnymi walutami oraz stawkami podatkowymi może prowadzić do sprzedaży ze stratą lub powstawania niezgodności w raportach księgowych.
Pominięcie konfiguracji powiadomień technicznych: brak monitoringu błędów API (np. wygaśnięcie tokena autoryzacyjnego, zmiana struktury kategorii przez eMAG) sprawia, że synchronizacja przestaje działać bez wiedzy personelu firmy.

Kiedy to NIE jest problem z integracją eMAG

Podczas codziennej eksploatacji systemu mogą pojawić się objawy mylnie interpretowane jako awaria integratora API. Warto rozróżnić następujące sytuacje:

Blokada konta po stronie eMAG: jeśli oferty nie publikują się mimo poprawnej synchronizacji, przyczyną może być zawieszenie konta z powodu braku weryfikacji dokumentów rejestrowych firmy lub zaległości w opłatach prowizyjnych, a nie błąd połączenia technicznego.
Kolejkowanie po stronie platformy: w okresach wzmożonego ruchu handlowego (np. akcje promocyjne Black Friday) serwery eMAG mogą przetwarzać przesyłane pliki ofert z kilkugodzinnym opóźnieniem, mimo że integrator nadał dane poprawnie.
Błędy w lokalnej sieci firmowej lub na serwerze bazodanowym: brak synchronizacji może wynikać z zablokowania portów wychodzących przez zaporę sieciową (firewall, czyli oprogramowanie filtrujące ruch sieciowy), awarii usługi serwera SQL Server lub braku miejsca na dysku twardym lokalnego serwera ERP, a nie z samej integracji eMAG.

Dodatkowe pytania dotyczące konfiguracji i obsługi integracji eMAG

Czy do integracji eMAG z programem magazynowym potrzebny jest dedykowany serwer?

W przypadku mniejszych firm korzystających z integratora w chmurze wystarczy standardowy komputer stacjonarny lub laptop pełniący rolę stacji roboczej z dostępem do bazy ERP. Przy większej skali sprzedaży i bezpośrednich mostach API zaleca się uruchomienie usługi na serwerze lokalnym lub maszynie wirtualnej z systemem Windows Server, co gwarantuje ciągłość pracy przez 24 godziny na dobę bez przerw na wyłączanie komputerów biurowych.

W jaki sposób rozwiązany jest problem równoległej sprzedaży na eMAG i Allegro?

Centralnym punktem odniesienia jest zawsze stan magazynowy w systemie ERP lub menedżerze zamówień. W momencie zakupu przedmiotu na eMAG stan magazynowy jest natychmiast pomniejszany, a zaktualizowana dostępność zostaje bezzwłocznie wysłana do wszystkich pozostałych kanałów (np. Allegro, sklepu internetowego czy innych platform marketplace). Zapobiega to konfliktom magazynowym.

Co dzieje się w sytuacji, gdy eMAG zmieni strukturę kategorii lub wymogi parametrów?

Platformy marketplace regularnie aktualizują drzewa kategorii i dodają nowe atrybuty obowiązkowe. Prawidłowo wdrożona integracja umożliwia szybkie przemodelowanie powiązań w panelu administracyjnym bez konieczności ponownego ręcznego wprowadzania całej oferty produktowej. W ramach wsparcia technicznego wykonywane są bieżące aktualizacje mapowań.

Czy podczas konfiguracji serwisant potrzebuje haseł do konta bankowego lub haseł administratora?

Nie. Do przeprowadzenia integracji wymagane są wyłącznie klucze API generowane w panelu sprzedawcy eMAG Marketplace oraz uprawnienia dostępowe do bazy danych systemu ERP. Dostęp do bankowości elektronicznej, głównych kont pocztowych czy poufnych haseł prywatnych nie jest wymagany. Na życzenie klienta przed rozpoczęciem prac podpisywana jest umowa o zachowaniu poufności (NDA, czyli prawnie wiążące zobowiązanie do ochrony tajemnic przedsiębiorstwa).

Wdrożenie i optymalizacja wielokanałowego środowiska eMAG

Poprawnie skonfigurowana integracja platformy eMAG z systemem ERP pozwala na pełną automatyzację procesu sprzedaży wielokanałowej — od wystawienia oferty, przez synchronizację stanów magazynowych i cen, aż po generowanie etykiet kurierskich i automatyczny przesył dokumentów księgowych. Eliminacja ręcznej obsługi danych zmniejsza ryzyko pomyłek, zabezpiecza firmę przed kosztownymi opóźnieniami logistycznymi i pozwala na bezpieczne skalowanie sprzedaży na rynki zagraniczne w Europie Środkowo-Wschodniej.

22 378 48 09

Sprzedaż na eMAG — integracja i konfiguracja