Zmiana systemu ERP to jedna z bardziej wymagających operacji w firmie — wymaga przeniesienia dużej ilości danych bez przerywania bieżącej sprzedaży i księgowości.

Objaw

Firma decyduje się na zmianę dotychczasowego systemu ERP na inny — na przykład z powodu rosnących potrzeb, kosztów licencji, albo integracji z nowym partnerem biznesowym wymagającej konkretnego systemu — i potrzebuje przenieść dane bez utraty ciągłości działania.

Możliwe przyczyny

Typowe powody zmiany systemu: dotychczasowe rozwiązanie przestaje nadążać za skalą firmy, koniec wsparcia dla używanej wersji programu, albo fuzja z inną firmą wymagająca ujednolicenia systemów.

Co robimy

Migracja planowana jest etapowo, żeby zminimalizować ryzyko przestoju w sprzedaży i księgowości. Przenoszone są dane kontrahentów, asortymentu, cenników oraz historii dokumentów sprzedażowych — w zakresie, w jakim docelowy system pozwala na ich import. Wykonywane są testy poprawności przeniesionych danych na środowisku testowym przed ostatecznym przełączeniem firmy na nowy system. Ustalany jest też okres przejściowy, w którym stary system pozostaje dostępny jako archiwum historycznych danych.

Ile to trwa

Czas migracji zależy od ilości danych, liczby lat historii sprzedaży oraz złożoności docelowego systemu — ustalany jest indywidualnie po analizie obu systemów.

Co można zrobić samemu, zanim przyjedzie serwisant

Warto zrobić pełną kopię zapasową dotychczasowego systemu przed rozpoczęciem migracji oraz przygotować listę modułów i funkcji, z których firma faktycznie korzysta w obecnym rozwiązaniu.

Czego nie robić: nie warto planować przełączenia na nowy system w środku intensywnego okresu sprzedażowego — lepiej wybrać moment mniejszego obciążenia firmy, żeby ewentualne problemy przejściowe nie odbiły się na obsłudze klientów.

Warunki

Migracja wyceniana jest indywidualnie, zależnie od zakresu danych i złożoności obu systemów.

Typy formatów i struktur baz danych podczas przenoszenia informacji

W procesie wymiany oprogramowania do zarządzania firmą kluczowe jest rozpoznanie, z jakiej technologii korzystała dotychczasowa aplikacja i jakiej wymaga nowa. Z reguły spotyka się relacyjne bazy danych (struktury przechowujące informacje w powiązanych ze sobą tabelach), takie jak Microsoft SQL Server, MySQL czy PostgreSQL. Różnice w sposobie zapisywania informacji pomiędzy różnymi silnikami bazodanowymi sprawiają, że bezpośrednie skopiowanie plików jest niemożliwe. Wymagane jest przeprowadzenie eksportu informacji do formatu uniwersalnego. Często stosowanymi rozwiązaniami w takich sytuacjach są pliki tekstowe CSV (wartości oddzielone przecinkami) lub struktury XML (rozszerzalny język znaczników, pozwalający na definiowanie hierarchii danych). W przypadku nowszych systemów chmurowych stosuje się również format JSON (lekki format wymiany danych, czytelny zarówno dla maszyn, jak i programistów). Każda z tych technologii wymaga przygotowania dedykowanego skryptu (krótkiego programu automatyzującego), który odczyta informacje ze starego oprogramowania, a następnie prawidłowo przypisze odpowiednie pola w nowej bazie.

Znaczenie oczyszczania danych przed procesem przenoszenia

Zmiana systemu to odpowiedni moment na przeprowadzenie procesu czyszczenia danych. Wieloletnie korzystanie z oprogramowania ERP (systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa) prowadzi do nagromadzenia informacji niekompletnych, błędnych lub zduplikowanych. Przeniesienie takich danych do nowego środowiska powiela dotychczasowe problemy. Proces oczyszczania polega na identyfikacji podwójnych kartotek kontrahentów, weryfikacji poprawności numerów NIP, aktualizacji kodów pocztowych oraz usuwaniu asortymentu, który został wycofany ze sprzedaży wiele lat wcześniej. Wykonywana jest również deduplikacja (proces łączenia powtarzających się wpisów w jeden poprawny rekord). Dzięki temu nowy program rozpoczyna pracę na uporządkowanej i aktualnej bazie informacji, co przekłada się na mniejszą liczbę błędów w przyszłych procesach sprzedażowych i księgowych. Oczyszczanie zmniejsza także ogólny rozmiar przenoszonej bazy, co wpływa na stabilność i szybkość działania nowego środowiska informatycznego.

Najczęstsze trudności podczas eksportu starych danych

Główną przeszkodą podczas wyciągania informacji ze starszych programów jest brak dostępu do pełnej dokumentacji struktury bazy danych. Twórcy oprogramowania czasem zabezpieczają swoje bazy hasłami lub stosują niestandardowe sposoby szyfrowania zawartości. Wymusza to konieczność przeprowadzenia tak zwanej inżynierii wstecznej (procesu analizowania oprogramowania w celu zrozumienia jego struktury i działania logiki biznesowej). Wyzwaniem jest też różnica w sposobie przechowywania danych teleadresowych. Starsza wersja bazy mogła posiadać jedno wspólne pole tekstowe na pełen adres klienta, podczas gdy nowe rozwiązanie wymaga podziału na osobne wartości dla ulicy, numeru domu, miasta i kodu pocztowego. Parsowanie (rozdzielenie ciągów znaków na osobne wartości) wymaga napisania dodatkowych procedur i często ręcznej weryfikacji w przypadkach nietypowych. Ponadto, trudności sprawia przenoszenie załączników graficznych i plików PDF, które w niektórych architekturach są osadzone bezpośrednio w tabelach bazy danych, co znacząco spowalnia proces eksportu.

Bezpieczeństwo danych podczas przenoszenia pomiędzy systemami

Ochrona wrażliwych informacji finansowych oraz danych osobowych stanowi priorytet podczas każdej operacji na bazach danych. Proces przenoszenia informacji wymaga zastosowania odpowiednich protokołów szyfrujących (algorytmów zabezpieczających pliki przed niepowołanym dostępem) podczas eksportu oraz przesyłania plików pomiędzy serwerami. Wykorzystuje się między innymi bezpieczne tunele VPN (wirtualne sieci prywatne), które utrudniają przechwycenie pakietów przez osoby trzecie. Ma to szczególne znaczenie, jeśli nowy system ERP znajduje się w infrastrukturze chmurowej (na serwerach dostawcy usługi, do których dostęp odbywa się przez internet). Dodatkowo tworzone są szczegółowe logi operacji (dzienniki zdarzeń systemowych), które pozwalają na dokładne prześledzenie każdej wykonanej zmiany na plikach. Dzięki temu w przypadku wystąpienia nieoczekiwanych błędów lub przerw w dostawie prądu podczas operacji, specjaliści mają możliwość precyzyjnego ustalenia momentu usterki i bezpiecznego wycofania wprowadzonych zmian. Mechanizm ten nazywany jest wycofaniem transakcji (rollback) i zapewnia powrót bazy do stabilnego stanu początkowego.

Błędy firm przy samodzielnych próbach migracji

Częstym problemem przy samodzielnych próbach przenoszenia informacji przez przedsiębiorstwa jest brak spójności historycznej. Eksportowanie poszczególnych modułów bazy (na przykład osobno kontrahentów, osobno faktur i osobno płatności) w różnych odstępach czasu powoduje, że dane przestają do siebie pasować. Jeśli w międzyczasie zaksięgowano nowe dokumenty w starej wersji programu, w nowym systemie powstaną luki, które uniemożliwią prawidłowe wygenerowanie raportów finansowych. Kolejnym błędem jest ignorowanie kodowania znaków (sposobu zapisywania liter i symboli przez system operacyjny). Niewłaściwe dobranie strony kodowej (na przykład formatu UTF-8 zamiast Windows-1250) skutkuje pojawieniem się niezrozumiałych znaków w miejsce polskich liter, co wymaga ręcznej korekty każdego wpisu. Firmy często również pomijają konieczność przeniesienia stanów magazynowych na konkretny, zamknięty dzień rozliczeniowy, co prowadzi do niezgodności pomiędzy oprogramowaniem a fizycznym stanem towaru na półkach. Z tego powodu dojeżdżamy do klientów i organizujemy proces w taki sposób, aby poszczególne pakiety danych przenoszone były w odpowiedniej kolejności i z zachowaniem pełnej spójności całego środowiska rozliczeniowego.

Etapy migracji: środowisko testowe i wdrożenie produkcyjne

Bezpieczne przeniesienie systemu nie odbywa się jednorazowo podczas jednej operacji. Wymagane jest przygotowanie tak zwanego środowiska testowego (odizolowanej kopii nowego systemu ERP), do którego importowane są pierwsze pakiety danych. Środowisko to nie ma wpływu na bieżącą pracę przedsiębiorstwa i pozwala zweryfikować poprawność struktury informacji. Po wykonaniu próbnego importu, pracownicy mają możliwość zalogowania się do nowego interfejsu i sprawdzenia, czy wybrane dokumenty sprzedażowe z przeszłości posiadają odpowiednie wartości, a kwoty podatków zgadzają się z dokumentacją księgową. Gdy weryfikacja przebiegnie bez błędów, ustalany jest termin wdrożenia produkcyjnego (ostatecznego przełączenia obsługi na nową platformę). Proces ten przeprowadzany jest w godzinach nocnych lub w weekendy. W tym czasie wykonywany jest finalny eksport bazy różnicowej (tylko tych danych, które zostały wprowadzone do starego systemu od momentu uruchomienia bazy testowej) i wdrożenie ich do wersji ostatecznej. Takie podejście skraca do minimum przerwę, w której firma nie może wystawiać faktur i realizować wydania towarów.

Kiedy migracja nie rozwiązuje problemu przedsiębiorstwa

Należy rozróżnić problemy wynikające z ograniczeń technologicznych oprogramowania od tych spowodowanych niewydajną organizacją procedur w firmie. Jeśli trudnością jest powolne wprowadzanie zamówień przez pracowników ze względu na zawiłe wewnętrzne etapy obiegu dokumentów, wdrożenie nowego systemu ERP nie przyspieszy tego procesu. Może go wręcz dodatkowo spowolnić przez konieczność nauki obsługi nowych okien dialogowych. Zmiana oprogramowania nie jest również rozwiązaniem w sytuacji, gdy baza danych uległa częściowemu uszkodzeniu na skutek awarii fizycznego nośnika (dysku twardego) w serwerze i nie istnieją aktualne kopie zapasowe. W takim przypadku wymagana jest w pierwszej kolejności naprawa struktury sprzętowej i odzyskanie spójności plików, a nie planowanie instalacji nowej technologii. Dodatkowo, jeżeli dotychczasowy system działa powoli z powodu wyeksploatowanego serwera lub nieprawidłowo skonfigurowanej lokalnej sieci komputerowej, wymiana programu na nowszy wariant na tym samym sprzęcie przyniesie spadek wydajności wynikający ze zwiększonych wymagań sprzętowych nowej bazy.

Dodatkowe pytania dotyczące procesu przenoszenia danych

Czy przeniesienie pełnej historii dokumentów sprzedażowych zawsze jest możliwe?

Zakres przenoszonej historii zależy od limitów narzuconych przez twórcę nowego oprogramowania bazodanowego. Standardowo rekomendowane jest przeniesienie jedynie otwartych rozrachunków (nieopłaconych faktur), aktualnych stanów magazynowych na dany dzień, kartotek kontrahentów oraz list asortymentu. Historyczne dokumenty sprzedażowe z poprzednich lat przechowuje się w archiwum starego programu. Struktury tabel w starym i nowym rozwiązaniu potrafią być odmienne, co sprawia, że odtworzenie każdego paragonu czy korekty z przeszłości jest czasochłonne i stwarza ryzyko błędów księgowych w nowych raportach.

Co dzieje się ze starym systemem ERP po zakończeniu procesu?

Poprzednie oprogramowanie utrzymuje się najczęściej na jednym, wydzielonym stanowisku roboczym w formie ograniczonego dostępu, tak zwanego trybu read-only (tylko do odczytu). Oznacza to systemowe zablokowanie możliwości wprowadzania modyfikacji i wystawiania nowych faktur. Program funkcjonuje jako podręczne archiwum, pozwalające pracownikom księgowości oraz osobom z działu obsługi klienta na sprawny podgląd historycznych transakcji, wcześniejszych ustaleń z kontrahentami lub weryfikację uprawnień gwarancyjnych. Całkowite usunięcie starej bazy nie jest praktykowane, dopóki trwają obowiązki podatkowe i konsumenckie wynikające z historycznej sprzedaży.

Jaka rola przypada pracownikom w procesie testowania danych?

Udział użytkowników docelowych jest decydujący podczas weryfikacji środowiska testowego. Od strony technicznej informatyk potwierdza prawidłowe założenie tabel bazodanowych, jednak to pracownicy poszczególnych działów posiadają szczegółową wiedzę operacyjną na temat przedsiębiorstwa. To oni potrafią w krótkim czasie ocenić, czy dany kontrahent posiada prawidłowo przeniesiony limit kupiecki, czy kody kreskowe towarów wczytują się poprawnie przy użyciu skanerów magazynowych oraz czy proces generowania etykiety wysyłkowej uwzględnia wymiary paczek zdefiniowane w dawnej bazie.

Ile przestrzeni na serwerze będzie potrzebne po migracji?

Zapotrzebowanie na przestrzeń dyskową dla nowej platformy rzadko odpowiada wartości, którą zajmował stary program. Wymogi te zależą od zastosowanego silnika bazy danych. Często po oczyszczeniu informacji z duplikatów i usunięciu plików tymczasowych, główna baza tekstowa zajmuje mniej miejsca, ale serwer aplikacji (część oprogramowania obsługująca interfejs użytkownika) wymaga dodatkowej przestrzeni operacyjnej. Zabezpiecza się z reguły odpowiedni bufor pojemności na rozbudowę w kolejnych latach, uwzględniając rosnącą liczbę generowanych i archiwizowanych plików cyfrowych.

Podsumowanie procedury zmiany systemu obsługi firmy

Modyfikacja głównego oprogramowania zarządzającego przedsiębiorstwem to zaawansowana procedura wymagająca zaplanowania technicznego oraz rygorystycznego zarządzania eksportem baz danych. Przemyślana inwentaryzacja przenoszonych informacji zapobiega błędom w przyszłym funkcjonowaniu firmy. Zapewniamy pomoc przy tego typu procesach transferu na terenie całej Warszawy oraz gmin podwarszawskich. Dojeżdżamy do biura firmy, analizujemy starą architekturę danych i opracowujemy scenariusz bezstratnego przeniesienia informacji do nowego standardu bez przerywania bieżącej działalności. Prawidłowe wdrożenie ERP wymaga metodycznego działania, gdzie poszczególne pakiety danych przenoszone są pod ścisłą kontrolą, a w przypadku pytań technicznych przez całą dobę dostępny jest nasz numer 22 378 48 09. Całość ma na celu udostępnienie pracownikom nowego narzędzia, które będzie działać w oparciu o uporządkowaną, historyczną wiedzę przedsiębiorstwa.

22 378 48 09

Migracja danych przy zmianie systemu ERP