Integracja ERP z systemem obsługi płatności ratalnych pozwala automatycznie rozliczać sprzedaż na raty bez ręcznego wprowadzania danych.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie wymiany danych między systemem ERP a systemem obsługi płatności ratalnych.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm oferujących sprzedaż na raty, które chcą zautomatyzować rozliczenia w systemie ERP.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Warianty integracji

Sposób połączenia systemu ERP z systemem obsługi rat zależy od tego, jak dostawca płatności ratalnych udostępnia dane. W jednym wariancie wymiana odbywa się przez interfejs programistyczny (API, czyli zestaw reguł pozwalających dwóm systemom komunikować się automatycznie) - wtedy status wniosku ratalnego i harmonogram spłat trafiają do ERP bez udziału pracownika. W innym wariancie dostawca udostępnia wyłącznie plik eksportu (na przykład w formacie CSV lub XML), który trzeba cyklicznie pobierać i importować do modułu sprzedaży lub księgowości. Trzeci, najprostszy wariant, to zestaw reguł i szablonów ułatwiających ręczne wprowadzanie danych, gdy dostawca płatności nie oferuje ani API, ani eksportu - w tym przypadku integracja ogranicza się do uporządkowania procesu i ograniczenia liczby błędów, a nie do pełnej automatyzacji. Wybór wariantu zależy od tego, z jakim systemem ratalnym współpracuje dana firma i jakie moduły ma wdrożony ERP (na przykład InsERT GT/nexo, Comarch ERP Optima lub XL, WAPRO ERP, Sage Symfonia czy enova365).

Błędy przy samodzielnej konfiguracji

Firmy, które próbują połączyć ERP z systemem ratalnym samodzielnie, najczęściej popełniają kilka powtarzających się błędów. Pierwszy to ręczne przepisywanie numerów umów ratalnych do faktur - przy większej liczbie transakcji rośnie ryzyko pomyłki w numerze umowy lub kwocie raty, co później utrudnia uzgadnianie płatności. Drugi błąd to brak mapowania statusów - system ratalny i moduł sprzedaży w ERP mogą inaczej nazywać te same etapy procesu (na przykład "wniosek zaakceptowany" w jednym systemie i "umowa aktywna" w drugim), a bez jednoznacznego przypisania tych statusów dochodzi do rozjazdów w raportach sprzedaży. Trzeci błąd to pomijanie testu na danych testowych przed uruchomieniem integracji na produkcji - zmiana w strukturze pliku eksportu albo w wersji API po stronie dostawcy płatności może wtedy zablokować import danych bez wcześniejszego ostrzeżenia. Czwarty, często niedoceniany problem, to brak archiwizacji poprzedniej konfiguracji przed wprowadzeniem zmian - w razie błędu trudno wtedy szybko wrócić do stanu sprzed modyfikacji.

Kiedy to nie jest integracja płatności ratalnych

Warto odróżnić integrację z systemem obsługi rat od kilku podobnych, ale innych usług. Jeśli firma potrzebuje jedynie połączenia ERP z bramką płatności online (płatności jednorazowe kartą lub przelewem), to inny rodzaj integracji, oparty na innym protokole i innych danych rozliczeniowych. Jeśli celem jest wyłącznie wystawianie faktur cyklicznych (na przykład za abonament), a nie obsługa harmonogramu rat z zewnętrznym dostawcą finansowania, wystarczy zwykła automatyzacja fakturowania w module sprzedaży ERP, bez integracji z systemem ratalnym. Odrębnym tematem jest też integracja z systemami windykacyjnymi - obsługuje inny etap procesu (opóźnione płatności), a nie samo naliczanie i księgowanie rat. Rozróżnienie tych przypadków na etapie diagnozy pozwala dobrać właściwy zakres prac i uniknąć konfigurowania integracji, która nie odpowiada na rzeczywistą potrzebę firmy.

Dodatkowe pytania klientów

Czy integracja działa z każdym systemem ERP używanym w firmie?

Zakres możliwej integracji zależy od tego, czy dany system ERP udostępnia interfejs do wymiany danych. W praktyce obsługiwane są między innymi InsERT GT/nexo, WAPRO ERP, Comarch ERP (Optima, XL, Altum), Sage Symfonia, RAKS oraz enova365. Przed rozpoczęciem prac sprawdzane jest, jakie moduły i jaka wersja systemu są używane w danej firmie.

Co się dzieje, gdy dostawca płatności ratalnych zmieni format danych?

Taka zmiana może wymagać dostosowania konfiguracji integracji po stronie ERP. Dlatego zalecane jest zgłaszanie zmian w regulaminie lub interfejsie dostawcy płatności możliwie szybko, jeszcze przed wdrożeniem nowej wersji integracji.

Czy dane klientów przekazywane między systemami są bezpieczne?

Konfiguracja integracji uwzględnia wyłącznie zakres danych niezbędny do rozliczenia raty (numer umowy, kwota, status, harmonogram spłat) - bez dostępu do danych niezwiązanych z tym procesem. Na życzenie firmy podpisywana jest umowa o zachowaniu poufności (NDA).

Czy integrację można wdrożyć etapami, zaczynając od jednego oddziału lub sklepu?

Tak, konfigurację można ograniczyć na start do jednego punktu sprzedaży lub jednego rodzaju dokumentu (na przykład tylko faktur ratalnych), a po weryfikacji poprawności rozszerzyć na pozostałe oddziały lub kanały sprzedaży.

Co zrobić, jeśli integracja przestanie działać po aktualizacji ERP?

Po aktualizacji systemu ERP zalecane jest sprawdzenie, czy moduł integracji nadal poprawnie przesyła dane - aktualizacje bywają przyczyną zmian w strukturze bazy danych lub w dostępnych funkcjach modułu sprzedaży. W razie problemu konfiguracja jest weryfikowana i w razie potrzeby dostosowywana do nowej wersji systemu.

Wsparcie po wdrożeniu

Po uruchomieniu integracji przez pewien czas warto obserwować, czy dane z systemu ratalnego poprawnie trafiają do ERP przy różnych scenariuszach sprzedaży - w tym przy anulowaniu wniosku ratalnego, zmianie harmonogramu spłat czy zwrocie towaru kupionego na raty. To właśnie te nietypowe sytuacje najczęściej ujawniają braki w pierwotnej konfiguracji mapowania statusów. Po zakończeniu wdrożenia dostępne jest wsparcie do 30 dni, w ramach którego zgłaszane nieprawidłowości w działaniu integracji są weryfikowane i korygowane.

Poprawnie skonfigurowana integracja ERP z systemem obsługi płatności ratalnych ogranicza liczbę czynności wykonywanych ręcznie przy każdej transakcji ratalnej i zmniejsza ryzyko rozbieżności między stanem faktycznym umów ratalnych a zapisami w systemie księgowym firmy.

Rozszerzanie integracji o kolejne procesy

Podstawowa konfiguracja obejmuje zwykle jeden kierunek wymiany danych - status wniosku ratalnego i harmonogram spłat trafiają z systemu dostawcy finansowania do modułu sprzedaży w ERP. W praktyce firmy często chcą rozszerzyć zakres integracji o dodatkowe elementy, dodawane już po uruchomieniu podstawowej wersji. Jednym z częstych rozszerzeń jest automatyczne księgowanie prowizji należnej dostawcy finansowania na osobnym koncie księgowym, tak aby nie trzeba było jej wyodrębniać ręcznie z każdej faktury. Innym rozszerzeniem jest przekazywanie w drugą stronę - z ERP do systemu ratalnego - informacji o zwrocie towaru lub anulowaniu zamówienia, co pozwala dostawcy finansowania szybciej zamknąć lub skorygować umowę ratalną. Możliwe jest też dołączenie modułu raportowego, zestawiającego sprzedaż ratalną z pozostałą sprzedażą w tym samym okresie, co ułatwia analizę udziału sprzedaży ratalnej w całości obrotu. Rozszerzenia tego typu wdraża się zwykle dopiero po sprawdzeniu, że podstawowa wymiana danych działa stabilnie na rzeczywistych transakcjach, a nie od razu przy pierwszym uruchomieniu integracji.

Dokumentacja konfiguracji

Po zakończeniu wdrożenia integracji sporządzana jest dokumentacja opisująca sposób mapowania statusów i pól między systemem ERP a systemem obsługi płatności ratalnych. Dokumentacja tego rodzaju jest przydatna z kilku powodów. Po pierwsze, ułatwia diagnozowanie przyczyny błędu, jeśli integracja przestanie poprawnie działać po aktualizacji jednego z systemów - bez opisu konfiguracji trzeba by odtwarzać logikę mapowania od nowa. Po drugie, przydaje się przy zmianie osoby odpowiedzialnej za obsługę systemu ERP w firmie - nowy pracownik nie musi wtedy zgadywać, dlaczego dane w module sprzedaży wyglądają tak, a nie inaczej. Po trzecie, dokumentacja jest punktem wyjścia przy planowaniu kolejnych rozszerzeń integracji, o których mowa wyżej - pozwala sprawdzić, czy nowa funkcja nie koliduje z już istniejącym mapowaniem pól. Dokumentacja przekazywana jest firmie w formie zrozumiałej także dla osoby bez technicznego przygotowania w zakresie ERP, z opisem, co dana reguła robi i dlaczego została tak skonfigurowana.

Jeszcze więcej pytań o integrację

Czy integracja zadziała, jeśli firma korzysta z kilku dostawców płatności ratalnych jednocześnie?

Tak, konfiguracja może obsługiwać więcej niż jednego dostawcę finansowania równolegle. W takim przypadku dla każdego dostawcy tworzone jest osobne mapowanie statusów i pól, ponieważ różni dostawcy stosują różne nazewnictwo i różny zakres przekazywanych danych. Wymaga to nieco więcej pracy na etapie konfiguracji, ale nie zmienia zasady działania integracji.

Czy integrację da się przenieść przy zmianie systemu ERP na inny?

Sama logika mapowania statusów i pól nie jest przenoszona automatycznie, ponieważ każdy system ERP ma inną strukturę danych i inny sposób obsługi modułów sprzedaży. Przy zmianie systemu ERP integrację trzeba skonfigurować od nowa w nowym środowisku, choć wcześniejsza dokumentacja konfiguracji znacząco skraca ten proces, bo znana jest już logika biznesowa, którą trzeba odwzorować.

Co się dzieje z integracją, jeśli firma czasowo zawiesi sprzedaż ratalną?

Konfigurację integracji można pozostawić nieaktywną bez jej usuwania - w razie wznowienia sprzedaży ratalnej wystarczy sprawdzić, czy w międzyczasie nie zmienił się format danych po stronie dostawcy finansowania lub struktura modułu sprzedaży w ERP, i w razie potrzeby skorygować konfigurację.

Zakres integracji ERP z systemem obsługi płatności ratalnych zależy więc nie tylko od samego uruchomienia wymiany danych, lecz też od tego, jak firma planuje rozwijać sprzedaż ratalną w kolejnych miesiącach - stąd konfiguracja obejmuje zwykle nie tylko bieżące potrzeby, ale i miejsce na późniejsze rozszerzenia bez konieczności przebudowy całego mechanizmu od podstaw.

22 378 48 09

Integracja ERP z systemem obsługi płatności ratalnych