Prognozowanie popytu na podstawie danych z ERP pozwala lepiej planować zakupy towaru i harmonogram produkcji.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie wymiany danych między systemem ERP a platformą do prognozowania popytu.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm chcących lepiej planować zakupy i produkcję na podstawie prognoz popytu.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Jak wygląda konfiguracja krok po kroku

Punktem wyjścia jest ustalenie, które moduły systemu ERP mają zasilać platformę prognostyczną danymi. Najczęściej chodzi o historię sprzedaży, stany magazynowe, zamówienia od odbiorców oraz dane o dostawcach. W kolejnym kroku ustala się sposób przesyłu danych: przez interfejs programistyczny (API, czyli zestaw reguł pozwalających dwóm systemom automatycznie wymieniać dane bez ręcznego eksportu), przez cykliczny eksport plików w formacie CSV lub XML, albo przez bezpośrednie połączenie z bazą danych ERP. Wybór metody zależy od tego, jaki system ERP jest używany i jakie możliwości integracyjne udostępnia jego producent.

Po ustaleniu metody transferu następuje mapowanie pól – czyli przypisanie, który parametr w ERP (np. kod towaru, jednostka miary, kategoria asortymentowa) odpowiada któremu polu w platformie prognostycznej. To etap, na którym najczęściej ujawniają się rozbieżności w nazewnictwie lub jednostkach, dlatego wymaga on uważnego porównania obu systemów. Na końcu konfiguruje się harmonogram automatycznej synchronizacji (tzw. scheduler), tak aby dane odświeżały się cyklicznie bez udziału użytkownika, oraz przeprowadza się test na próbce danych historycznych, zanim integracja zacznie działać na danych bieżących.

Warianty integracji w zależności od systemu ERP

Sposób podłączenia platformy prognostycznej różni się w zależności od tego, z jakiego systemu ERP korzysta firma. W przypadku InsERT GT lub InsERT nexo (moduły Subiekt, Rewizor, Gestor) integrację buduje się zwykle w oparciu o dedykowane API producenta lub eksport danych sprzedażowych z Subiekta. Systemy z rodziny WAPRO ERP (Mag, Fakturka, Gang) często wymagają skonfigurowania cyklicznego eksportu danych magazynowych i sprzedażowych do formatu pośredniego, który następnie odczytuje platforma prognostyczna.

W większych organizacjach, korzystających z Comarch ERP (Optima, XL lub Altum), Sage Symfonia, enova365 albo SAP, integracja bywa bardziej rozbudowana – te systemy mają zwykle własne mechanizmy integracyjne (webservice, moduły wymiany danych), co ułatwia automatyzację, ale wymaga też dokładniejszego uzgodnienia zakresu przesyłanych danych z działem IT klienta. Osobny wariant dotyczy firm korzystających z prostszych systemów fakturowych, jak iFirma, wFirma czy Fakturownia – tu integracja z platformą prognostyczną najczęściej opiera się na eksporcie danych sprzedażowych i uzupełnieniu ich o dane z zewnętrznych źródeł, na przykład z integracji z Allegro lub systemem BaseLinker, jeśli firma prowadzi sprzedaż wielokanałową.

Błędy przy samodzielnej próbie konfiguracji integracji

Część firm próbuje najpierw połączyć system ERP z platformą prognostyczną własnymi siłami, co bywa źródłem problemów trudnych do wykrycia od razu. Najczęstszym błędem jest ręczne, jednorazowe wgranie danych historycznych bez skonfigurowania automatycznej synchronizacji – po kilku tygodniach prognoza zaczyna bazować na nieaktualnych danych, a różnica bywa zauważona dopiero przy wyraźnym błędzie w planowaniu zakupów.

Drugi typowy problem to pominięcie ujednolicenia jednostek miary i kodów towarów między systemami. Jeśli w ERP towar figuruje w sztukach, a eksport do platformy prognostycznej odbywa się w opakowaniach zbiorczych, prognoza popytu jest zniekształcona, mimo że sam mechanizm integracji formalnie działa. Zdarza się też, że firmy eksportują zbyt wąski zakres danych – wyłącznie sprzedaż bez zwrotów i korekt – co zaniża lub zawyża rzeczywisty popyt w danych wejściowych modelu. Samodzielne modyfikowanie mapowania pól bez przetestowania integracji na próbce danych historycznych bywa również ryzykowne, ponieważ błąd ujawnia się dopiero po pewnym czasie, gdy prognozy zaczynają wyraźnie odbiegać od rzeczywistej sprzedaży.

Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie

Integracja ERP z platformą prognostyczną nie ma sensu, jeśli firma nie gromadzi jeszcze wystarczającej historii sprzedaży w systemie ERP – model prognostyczny potrzebuje szeregu czasowego (czyli danych z kolejnych okresów, np. miesięcy lub tygodni), aby wychwycić sezonowość i trend. W takiej sytuacji lepszym punktem wyjścia bywa najpierw uporządkowanie samego systemu ERP i zebranie danych historycznych, a dopiero potem podłączanie platformy prognostycznej.

To także nie jest właściwe rozwiązanie, gdy problemem zgłaszanym przez firmę jest w rzeczywistości błędna konfiguracja samego systemu ERP – na przykład nieprawidłowe naliczanie stanów magazynowych czy błędy w module sprzedaży. W takim przypadku najpierw trzeba zdiagnozować i poprawić działanie ERP, ponieważ podłączenie platformy prognostycznej do niepoprawnych danych źródłowych tylko powieli błąd na kolejnym etapie. Podobnie, jeśli celem firmy jest wyłącznie generowanie raportów sprzedażowych bez elementu prognozy na przyszłość, wystarczające bywają standardowe narzędzia raportowe wbudowane w ERP, bez potrzeby osobnej integracji z zewnętrzną platformą.

Dodatkowe pytania klientów

Czy integracja wymaga dostępu administratora do systemu ERP?

Zakres wymaganych uprawnień zależy od metody integracji. Domyślnie nie prosimy o hasło administratora – w większości przypadków wystarczy konto z uprawnieniami do eksportu danych lub dostęp do interfejsu API udostępnionego przez producenta systemu. O dane logowania z szerszymi uprawnieniami prosimy wyłącznie wtedy, gdy inaczej nie da się przeprowadzić konfiguracji, i zawsze z wyjaśnieniem, do czego konkretnie są potrzebne.

Czy dane z ERP są przesyłane na zewnętrzne serwery?

Zależy to od tego, czy platforma do prognozowania popytu działa lokalnie, czy w chmurze. Jeśli platforma jest usługą chmurową, dane sprzedażowe i magazynowe są do niej przesyłane w zakresie ustalonym na etapie mapowania pól – wcześniej ustala się z klientem, jakie dane rzeczywiście muszą trafić na zewnątrz, a które mogą zostać ograniczone lub zanonimizowane.

Co się dzieje, jeśli po integracji zmieni się struktura danych w ERP, np. po aktualizacji systemu?

Aktualizacja systemu ERP czasem zmienia strukturę eksportowanych danych lub sposób działania interfejsu API, co może przerwać automatyczną synchronizację. Taka sytuacja jest objęta gwarancją do 12 miesięcy – w razie problemu integrację poprawia się poza kolejnością, a mapowanie pól dostosowuje się do nowej struktury danych.

Czy da się podłączyć więcej niż jeden system ERP do jednej platformy prognostycznej?

Tak, zdarza się to w firmach, które mają osobne systemy dla różnych oddziałów lub kanałów sprzedaży, na przykład osobny system fakturowy i osobny ERP magazynowy. W takim przypadku dane z obu źródeł są mapowane osobno, a następnie łączone na poziomie platformy prognostycznej, tak aby prognoza uwzględniała pełny obraz sprzedaży.

Czy integracja obejmuje też stworzenie samego modelu prognozy, czy tylko przesył danych?

Zakres usługi to skonfigurowanie wymiany danych między ERP a platformą – sam model prognostyczny (algorytm liczący prognozę popytu) jest zwykle elementem platformy, do której dane są podłączane. Konfiguracja integracji obejmuje jednak dopasowanie zakresu i formatu przesyłanych danych tak, aby model miał komplet informacji potrzebnych do liczenia prognozy, w tym dane o sezonowości i historii zamówień.

Bezpieczeństwo i ciągłość działania integracji

Po uruchomieniu integracji istotne jest nie tylko jej wdrożenie, ale też utrzymanie w kolejnych miesiącach. Zmiana wersji systemu ERP, aktualizacja platformy prognostycznej albo modyfikacja struktury danych po stronie księgowości mogą wymagać ponownego dostosowania mapowania pól. Z tego względu warto z góry ustalić, kto odpowiada za monitorowanie poprawności synchronizacji – czy dane rzeczywiście trafiają do platformy zgodnie z harmonogramem i czy nie pojawiają się luki w przesyłanych okresach.

Dane przesyłane w ramach integracji obejmują zwykle informacje handlowe firmy, dlatego zakres dostępu i sposób przesyłu ustala się indywidualnie, z uwzględnieniem tego, jakie systemy działają u klienta – lokalnie czy w chmurze – oraz jakie wymagania bezpieczeństwa obowiązują w danej organizacji. Na życzenie klienta możliwe jest podpisanie umowy o zachowaniu poufności (NDA) obejmującej zakres udostępnianych danych.

Podsumowanie w kontekście planowania zakupów i produkcji

Integracja ERP z platformą do prognozowania popytu ma sens wtedy, gdy firma dysponuje już wystarczającą historią sprzedaży i chce, aby decyzje o zakupach towaru lub harmonogramie produkcji opierały się na danych, a nie wyłącznie na doświadczeniu osoby planującej. Właściwie skonfigurowana integracja pozwala ograniczyć ręczne przenoszenie danych między systemami i zmniejsza ryzyko błędów wynikających z pracy na nieaktualnych lub niekompletnych zestawieniach.

22 378 48 09

Integracja ERP z platformą do prognozowania popytu