Śledzenie partii produkcyjnych i numerów seryjnych ma znaczenie w firmach, gdzie identyfikowalność produktu jest istotna.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie wymiany danych między systemem ERP a systemem śledzenia partii produkcyjnych i numerów seryjnych.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm, dla których istotne jest śledzenie pochodzenia konkretnych partii lub egzemplarzy produktów.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Warianty integracji w zależności od modelu produkcji

Śledzenie partii i numerów seryjnych wygląda inaczej w zależności od tego, czy firma produkuje seryjnie, czy realizuje zlecenia jednostkowe. W produkcji seryjnej integracja z reguły polega na powiązaniu numeru partii (lot number) z konkretnym zleceniem produkcyjnym w ERP, tak aby w razie reklamacji dało się odtworzyć, z jakiej dostawy surowca dana partia powstała. W produkcji jednostkowej albo montażu z komponentów o unikalnych numerach seryjnych sytuacja jest inna – tu każdy egzemplarz produktu ma własny numer, który trzeba przypisać do konkretnego zestawu podzespołów użytych przy montażu. Osobnym wariantem jest śledzenie partii w handlu i dystrybucji, gdzie numer partii nie powstaje w produkcji, tylko jest odczytywany z etykiety dostawcy i musi zostać poprawnie zaimportowany do systemu magazynowego powiązanego z ERP. Różnica między tymi wariantami przekłada się na to, jakie pola i tabele w ERP trzeba zmapować oraz czy integracja wymaga dodatkowo obsługi skanerów kodów kreskowych lub czytników RFID.

Śledzenie wsteczne i śledzenie w przód

Warto rozróżnić dwa kierunki identyfikowalności, bo wpływają one na zakres integracji. Śledzenie wsteczne (backward traceability) odpowiada na pytanie, z jakich surowców i od jakiego dostawcy powstała dana partia produktu – to typowe wymaganie w branży spożywczej i farmaceutycznej. Śledzenie w przód (forward traceability) odpowiada na pytanie, do jakich klientów trafiła dana partia – to istotne przy wycofywaniu produktu z rynku. Pełna integracja obejmuje zwykle oba kierunki, ale w niektórych firmach wystarczy jeden z nich, co skraca zakres konfiguracji.

Błędy przy samodzielnej konfiguracji

Część firm próbuje samodzielnie skonfigurować śledzenie partii, korzystając z wbudowanych, ale nieaktywowanych domyślnie modułów ERP. Najczęstszym błędem jest włączenie numeracji partii dopiero po tym, jak w systemie znajdują się już dane historyczne bez takich numerów – w efekcie część zapasu magazynowego pozostaje nieidentyfikowalna, a rozdzielenie starego i nowego zapasu wymaga ręcznej korekty stanów. Kolejny częsty problem to niespójny format numeru partii między systemem ERP a systemem magazynowym (WMS) lub linią produkcyjną – jeśli oba systemy generują numery według innego wzorca, automatyczne dopasowanie danych przestaje działać i trzeba je uzgadniać ręcznie. Zdarza się też, że firma konfiguruje śledzenie numerów seryjnych wyłącznie na poziomie sprzedaży, pomijając etap przyjęcia towaru na magazyn – wtedy numer seryjny pojawia się w systemie dopiero przy wystawieniu dokumentu sprzedaży, co uniemożliwia odtworzenie historii przed tą datą. Samodzielne testowanie integracji bezpośrednio na danych produkcyjnych, bez środowiska testowego, bywa również ryzykowne, bo błąd w mapowaniu pól potrafi nadpisać istniejące numery partii w bazie.

Kiedy to nie jest integracja śledzenia partii

Warto odróżnić tę usługę od pokrewnych, ale innych tematów. Jeśli firma potrzebuje wyłącznie etykietowania towaru kodami kreskowymi bez powiązania z konkretną partią czy numerem seryjnym w ERP, to zadanie z zakresu konfiguracji drukarek etykiet i szablonów wydruku, a nie integracji śledzenia partii. Jeśli celem jest tylko generowanie raportów sprzedaży według asortymentu, bez identyfikowalności konkretnego egzemplarza, wystarczy standardowa konfiguracja raportowania w ERP. Osobnym tematem jest też integracja z systemami śledzenia przesyłek kurierskich (numer listu przewozowego) – to dotyczy logistyki dostawy, a nie identyfikowalności samego produktu, i wymaga innego zakresu prac. Rozróżnienie tych zagadnień na etapie diagnozy pozwala uniknąć konfiguracji, która nie odpowiada na rzeczywistą potrzebę firmy.

Dodatkowe pytania klientów

Czy integracja działa też z systemem magazynowym WMS, czy tylko z samym ERP?

Integracja może obejmować wymianę danych zarówno bezpośrednio z modułem magazynowym ERP, jak i z osobnym systemem WMS, jeśli firma go używa. W drugim przypadku konieczne jest ustalenie, który system jest źródłem prawdy (master data) dla numeru partii, aby uniknąć rozbieżności między nimi.

Czy da się wprowadzić śledzenie partii dla towaru, który już jest na magazynie?

Tak, ale wymaga to jednorazowej inwentaryzacji i ręcznego przypisania numerów partii do istniejącego zapasu, ponieważ system nie odtworzy tych danych automatycznie wstecz, jeśli nie były wcześniej rejestrowane.

Czy integracja obsługuje też numery seryjne generowane automatycznie przez system?

Tak, konfiguracja może obejmować automatyczne generowanie numerów seryjnych według ustalonego wzorca (np. z prefiksem roku produkcji), co ogranicza ręczne wprowadzanie danych i zmniejsza ryzyko duplikatów.

Co się dzieje, jeśli system ERP i system produkcyjny używają różnych formatów numeru partii?

W takim przypadku integracja zawiera warstwę mapowania (translacji) formatów, tak aby oba systemy poprawnie rozpoznawały te same partie mimo różnicy w zapisie numeru.

Czy po wdrożeniu integracji trzeba szkolić pracowników magazynu?

W większości przypadków tak, ponieważ zmienia się sposób przyjmowania i wydawania towaru – pracownicy muszą skanować lub wpisywać numer partii albo numer seryjny na każdym etapie obrotu towarem, a nie tylko przy sprzedaży.

Jakie dane faktycznie się wymieniają

Sama integracja polega na regularnym przesyłaniu określonego zestawu pól między systemem ERP a systemem śledzenia partii, dlatego warto rozumieć, co znajduje się w tej wymianie. Najczęściej są to: numer partii lub numer seryjny, data produkcji lub data przyjęcia towaru, ilość w danej partii, powiązane zlecenie produkcyjne lub numer dostawy, a przy śledzeniu wstecznym – identyfikator dostawcy surowca lub komponentu. W drugą stronę, z systemu śledzenia do ERP, wraca zwykle informacja o bieżącym statusie partii (np. „zwolniona do sprzedaży", „wstrzymana", „wycofana"), która wpływa na to, czy dany towar w ogóle może zostać sprzedany. Zakres tych danych ustala się na etapie diagnozy, ponieważ przesyłanie zbyt wielu pól niepotrzebnie obciąża integrację, a zbyt małego zakresu – uniemożliwia pełne odtworzenie historii partii w razie potrzeby.

Integracja a wymogi kontroli i audytów

W części branż – spożywczej, farmaceutycznej, kosmetycznej czy w produkcji wyrobów medycznych – śledzenie partii nie jest tylko wygodą organizacyjną, lecz elementem, którego oczekują kontrole sanitarne, inspekcje jakości lub audyty klientów biznesowych. W takich przypadkach integracja z ERP musi zapewniać, że numer partii da się odtworzyć wstecz w rozsądnym czasie, a nie dopiero po ręcznym przeszukaniu papierowej dokumentacji lub kilku niepowiązanych arkuszy. Skonfigurowana integracja pozwala wygenerować z poziomu ERP zestawienie, które partie surowca trafiły do których partii produktu gotowego oraz do jakich odbiorców zostały wysłane. Nie oznacza to jednak, że integracja sama w sobie zastępuje procedury jakościowe firmy – porządkuje wyłącznie przepływ danych, natomiast to, jakie dokumenty i w jakiej formie są wymagane przy konkretnym audycie, zależy od przepisów właściwych dla danej branży.

Typowe scenariusze wdrożenia

W praktyce integracja przebiega różnie w zależności od tego, z jakiego punktu startuje firma. Pierwszy scenariusz to firma, która już korzysta z modułu partii w ERP, ale wprowadza dane ręcznie i chce zautomatyzować ich pobieranie ze skanera lub czytnika – tu prace skupiają się głównie na konfiguracji urządzeń i reguł importu. Drugi scenariusz to firma, która korzysta z osobnego systemu do zarządzania produkcją lub magazynem i potrzebuje dwustronnej wymiany danych z ERP – wtedy integracja obejmuje ustalenie częstotliwości synchronizacji (np. w czasie rzeczywistym czy okresowo) oraz sposobu obsługi sytuacji, gdy oba systemy jednocześnie próbują zaktualizować ten sam rekord. Trzeci scenariusz dotyczy firm rozpoczynających od zera, bez wcześniejszego śledzenia partii – tu, poza samą konfiguracją techniczną, konieczne jest też ustalenie nowego sposobu oznaczania towaru na magazynie i przeszkolenie zespołu, zanim integracja zacznie działać na pełnych danych.

Czy integracja wymaga zakupu dodatkowego sprzętu, np. czytników kodów kreskowych?

Nie zawsze. Jeśli firma dysponuje już czytnikami lub skanerami kompatybilnymi z używanym systemem, integracja może opierać się na istniejącym sprzęcie. Dodatkowy sprzęt bywa potrzebny tylko wtedy, gdy obecne urządzenia nie obsługują wymaganego formatu kodu (np. kodu 2D zamiast kreskowego) lub gdy firma dopiero zaczyna wprowadzać skanowanie na magazynie.

Czy integracja działa, jeśli firma ma kilka lokalizacji magazynowych?

Tak, integrację można skonfigurować tak, aby numer partii lub numer seryjny był widoczny i spójny między lokalizacjami, co pozwala sprawdzić, w którym magazynie aktualnie znajduje się dana partia, nawet jeśli towar był przenoszony między oddziałami.

Warto pamiętać

Skuteczność integracji śledzenia partii i numerów seryjnych zależy przede wszystkim od tego, jak konsekwentnie dane są wprowadzane na każdym etapie obrotu towarem, a nie tylko od samej konfiguracji technicznej – dlatego diagnoza przed wdrożeniem obejmuje sprawdzenie obecnych praktyk w firmie, nie tylko możliwości systemu ERP.

22 378 48 09

Integracja ERP z systemem śledzenia partii i numerów seryjnych produktów