Integracja ERP z systemem archiwizacji dokumentów elektronicznych

Integracja ERP z systemem archiwizacji dokumentów pozwala automatycznie porządkować dokumentację generowaną w codziennej pracy firmy.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie wymiany danych między systemem ERP a systemem archiwizacji dokumentów elektronicznych.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm generujących dużą ilość dokumentów, które chcą je automatycznie archiwizować.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Warianty integracji dokumentowej

W praktyce integracja ERP z archiwizacją dokumentów może przebiegać na kilka sposobów, zależnie od tego, jaki system archiwum firma już wykorzystuje oraz jak jest zbudowany moduł księgowy w ERP. Jeden wariant to jednokierunkowy eksport dokumentów z ERP (na przykład faktur sprzedaży wystawianych w Subiekcie GT lub Comarch ERP Optima) do zewnętrznego archiwum elektronicznego, gdzie trafiają one w formacie PDF wraz z metadanymi takimi jak numer dokumentu, kontrahent czy data wystawienia. Drugi wariant to integracja dwukierunkowa, w której dokumenty przychodzące (na przykład skany faktur zakupowych) trafiają najpierw do archiwum, a stamtąd - po opisaniu i zatwierdzeniu - są automatycznie księgowane w module finansowo-księgowym ERP. Trzeci wariant, spotykany rzadziej, to integracja oparta na wspólnej bazie danych, gdzie ERP i system archiwizacji korzystają z tych samych tabel lub widoków, bez potrzeby przesyłania plików między systemami. Wybór wariantu zależy też od tego, czy firma korzysta z rozwiązania chmurowego (na przykład Comarch ERP XL w modelu SaaS), czy z instalacji lokalnej, ponieważ to wpływa na dostępne mechanizmy wymiany danych (API, pliki wymiany, usługi sieciowe).

Błędy przy samodzielnej konfiguracji

Część firm próbuje najpierw skonfigurować taką integrację własnymi siłami, korzystając z wbudowanych w ERP mechanizmów eksportu do plików CSV lub XML, które następnie ręcznie wgrywane są do systemu archiwizacji. Taki sposób działa krótko, ale generuje problemy przy większej liczbie dokumentów - łatwo o pominięcie pliku, zdublowanie wpisu w archiwum albo niezgodność kodowania znaków, przez co polskie litery w nazwach kontrahentów zamieniają się w nieczytelne ciągi znaków. Innym częstym błędem jest konfigurowanie eksportu bez uwzględnienia numeracji dokumentów korygujących - faktury korygujące trafiają wtedy do archiwum jako zwykłe faktury, co utrudnia późniejsze rozliczenia i kontrole. Zdarza się też, że administrator ustawia harmonogram eksportu (na przykład raz na dobę) bez testowania, co się dzieje przy błędzie transmisji - w efekcie brak jednego uruchomienia harmonogramu (na przykład z powodu wyłączonego komputera) powoduje lukę w archiwum, którą trudno później zauważyć. Poprawnie skonfigurowana integracja powinna mieć mechanizm potwierdzania odbioru dokumentu po stronie archiwum oraz logowanie błędów, dzięki czemu każda nieudana próba przesłania jest widoczna i można ją powtórzyć.

Kiedy to nie jest integracja ERP z archiwizacją

Warto rozróżnić integrację ERP z systemem archiwizacji dokumentów od zwykłego tworzenia kopii zapasowych bazy danych ERP. Backup bazy zabezpiecza dane systemu na wypadek awarii, ale nie porządkuje dokumentów w sposób umożliwiający ich wyszukiwanie, opisywanie czy udostępnianie osobom spoza działu księgowości - to zupełnie inny cel niż archiwizacja dokumentów elektronicznych. Nie jest to też to samo, co wdrożenie samego systemu obiegu dokumentów (workflow), który organizuje akceptacje i przepływ dokumentów wewnątrz firmy, choć oba rozwiązania często są ze sobą łączone. Integracja ERP z archiwizacją nie obejmuje również digitalizacji papierowych dokumentów (skanowania i rozpoznawania tekstu) - to odrębny etap, który może poprzedzać wdrożenie integracji, ale sam w sobie nią nie jest. Jeśli celem jest wyłącznie odzyskanie utraconych plików bazy danych ERP po awarii dysku, to temat ten dotyczy raczej odzyskiwania danych niż konfiguracji integracji z archiwum.

Dodatkowe pytania klientów

Czy integracja działa z dowolnym systemem archiwizacji dokumentów?

Zakres możliwej integracji zależy od tego, czy system archiwizacji udostępnia interfejs programistyczny (API) lub inny mechanizm wymiany danych, oraz od tego, jakie opcje eksportu/importu ma używany moduł ERP. Przed konfiguracją sprawdzana jest dostępna dokumentacja obu systemów oraz to, czy planowana integracja jest w ogóle technicznie możliwa bez ingerencji producenta oprogramowania.

Czy trzeba udostępniać dane logowania do systemu księgowego?

Domyślnie nie są wymagane hasła klienta - w większości przypadków konfiguracja odbywa się na koncie technicznym utworzonym specjalnie do integracji, z ograniczonymi uprawnieniami. Jeśli w wyjątkowej sytuacji potrzebny jest dostęp do istniejącego konta, powód takiej potrzeby jest zawsze wyjaśniany przed przystąpieniem do prac.

Co się dzieje z dokumentami zarchiwizowanymi przed wdrożeniem integracji?

Integracja obejmuje standardowo nowe dokumenty powstające od momentu jej uruchomienia. Przeniesienie historycznych dokumentów do systemu archiwizacji jest możliwe jako dodatkowy etap prac, ale wymaga odrębnego ustalenia zakresu, ponieważ starsze dokumenty bywają w różnych formatach i strukturach.

Czy integracja wpływa na działanie ERP w trakcie pracy firmy?

Prawidłowo skonfigurowana integracja działa w tle i nie blokuje bieżącej pracy w systemie ERP - wystawianie i księgowanie dokumentów przebiega bez zmian, a przesyłanie do archiwum odbywa się asynchronicznie lub według ustalonego harmonogramu. Ewentualne wolniejsze działanie może wystąpić chwilowo przy pierwszym, jednorazowym przenoszeniu dużej liczby dokumentów historycznych.

Co jeśli firma zmieni system ERP w przyszłości?

Zarchiwizowane dokumenty pozostają dostępne w systemie archiwizacji niezależnie od tego, jaki system ERP jest używany na bieżąco, ponieważ archiwum działa jako osobny system przechowywania. Przy zmianie ERP konieczne jest jedynie ponowne skonfigurowanie kanału wymiany danych dla nowego systemu, co jest odrębnym zleceniem tego samego typu.

Praktyczny scenariusz wdrożenia integracji

Wdrożenie integracji ERP z systemem archiwizacji dokumentów przebiega zwykle w kilku etapach, niezależnie od tego, czy chodzi o InsERT GT/nexo, WAPRO ERP, Comarch ERP czy Sage Symfonia. Pierwszy etap to inwentaryzacja - sprawdzenie, jakie typy dokumentów mają być archiwizowane (faktury sprzedaży, faktury zakupu, dokumenty magazynowe, korekty), w jakim formacie ERP potrafi je wyeksportować oraz jakie metadane są dostępne do przypisania każdemu dokumentowi. Drugi etap to konfiguracja techniczna kanału wymiany danych - w zależności od możliwości obu systemów może to być usługa sieciowa (webhook), zaplanowane zadanie eksportu do folderu wymiany, albo bezpośrednie połączenie przez interfejs programistyczny. Trzeci etap to test na ograniczonej próbce dokumentów, zwykle z bieżącego miesiąca, żeby sprawdzić, czy metadane trafiają do archiwum poprawnie i czy numeracja się zgadza. Dopiero po pozytywnym teście integracja jest włączana dla całego strumienia dokumentów. Cały proces, od inwentaryzacji do uruchomienia produkcyjnego, mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni, o ile systemy po obu stronach mają udokumentowane mechanizmy wymiany danych i nie wymagają dodatkowych ustaleń z producentem oprogramowania.

Dokumenty korygujące i raportowanie JPK

Osobnej uwagi wymaga obsługa faktur korygujących oraz powiązanie archiwum dokumentów z raportowaniem JPK (jednolity plik kontrolny). Faktura korygująca powinna trafiać do archiwum z jasnym powiązaniem do dokumentu pierwotnego, którego dotyczy - bez tego powiązania odnalezienie kompletnej historii rozliczeń z danym kontrahentem jest znacznie trudniejsze, zwłaszcza przy kontroli lub audycie. W praktyce oznacza to, że pole metadanych archiwum powinno przechowywać nie tylko numer dokumentu, ale też numer dokumentu korygowanego. Integracja z modułami generującymi pliki JPK (dostępnymi między innymi w WAPRO ERP czy Comarch ERP Optima) nie polega na przesyłaniu samego pliku JPK do archiwum, lecz na zapewnieniu, że wszystkie dokumenty źródłowe, na podstawie których JPK jest generowany, są już wcześniej poprawnie zarchiwizowane i możliwe do odnalezienia w razie pytania z urzędu skarbowego.

Dodatkowe pytania klientów

Czy integracja obsługuje dokumenty z kilku oddziałów firmy jednocześnie?

Tak, o ile poszczególne oddziały korzystają z tego samego systemu ERP lub z systemów, które da się podłączyć do wspólnego archiwum. W konfiguracji ustalane jest wtedy dodatkowe pole metadanych oznaczające oddział lub lokalizację, co pozwala później filtrować dokumenty bez przeszukiwania całego archiwum ręcznie.

Czy można ograniczyć integrację tylko do wybranych typów dokumentów?

Tak, zakres integracji jest ustalany indywidualnie - firma może zdecydować, że archiwizowane mają być wyłącznie faktury sprzedaży, a dokumenty magazynowe pozostają tylko w ERP. Taki zawężony zakres jest częstym wyborem na start, z możliwością rozszerzenia integracji w kolejnym etapie.

Co się dzieje, jeśli w trakcie działania integracji padnie serwer archiwum?

Prawidłowo skonfigurowany mechanizm eksportu nie usuwa dokumentu z kolejki wysyłki, dopóki nie otrzyma potwierdzenia odbioru z archiwum. Dzięki temu chwilowa niedostępność serwera archiwum nie powoduje utraty dokumentów - po przywróceniu połączenia zaległe pozycje są wysyłane ponownie automatycznie lub po ręcznym uruchomieniu zaległej kolejki.

Podsumowanie

Dobrze skonfigurowana integracja ERP z archiwizacją dokumentów elektronicznych ogranicza ręczne przenoszenie plików i zmniejsza ryzyko luk w dokumentacji firmy, o ile od początku uwzględnia obsługę błędów transmisji i specyfikę dokumentów korygujących.

Ostateczny kształt integracji zależy od konkretnego zestawienia systemów - inaczej wygląda podłączenie WAPRO ERP do lokalnego archiwum plikowego, a inaczej integracja Comarch ERP XL działającego w chmurze z zewnętrzną usługą archiwizacji, dlatego etap inwentaryzacji dokumentów i dostępnych mechanizmów wymiany danych poprzedza każdą konfigurację tego typu.

Powiązane teksty

• Integracja ERP z systemem kurierskim — etykiety i śledzenie przesyłek
• Integracja ERP z systemem zamówień od dostawców (EDI)
• Integracja ERP z biurem rachunkowym — wymiana dokumentów
• Integracja modułów WAPRO ERP między sobą