Integracja ERP z platformą do zarządzania szkoleniami BHP

Integracja ERP z platformą do zarządzania szkoleniami BHP ułatwia kontrolę nad terminami ich ważności dla poszczególnych pracowników.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie wymiany danych między systemem ERP a platformą do zarządzania szkoleniami BHP pracowników.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm chcących mieć w systemie ERP bieżącą kontrolę nad terminami szkoleń BHP pracowników.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Warianty integracji

Integracja może działać w kilku wariantach, zależnie od tego, jak firma korzysta z danych kadrowych. Wariant jednokierunkowy przesyła z systemu ERP do platformy szkoleniowej wyłącznie listę pracowników i ich stanowiska, a informacja o terminach ważności szkoleń BHP wraca do ERP jako pole informacyjne przy kartotece pracownika. Wariant dwukierunkowy dodatkowo pozwala, by zmiana statusu szkolenia na platformie (na przykład zaliczenie egzaminu okresowego) automatycznie aktualizowała moduł kadrowy w ERP, bez ręcznego przepisywania danych. Osobno konfiguruje się częstotliwość synchronizacji – może być to odświeżanie w ustalonych odstępach czasu albo synchronizacja uruchamiana ręcznie przez osobę odpowiedzialną za kadry. Wybór wariantu zależy od tego, ile osób w firmie ma dostęp do systemu ERP i czy dział BHP pracuje na tych samych danych co dział kadr.

Z jakimi systemami ERP można zintegrować platformę szkoleniową

Konfiguracja wymiany danych jest możliwa z systemami z rodziny InsERT GT i nexo (Subiekt, Rewizor, Gratyfikant, Gestor), z WAPRO ERP (w tym moduł Kaper i Fakir), z Comarch ERP (Optima, XL, Altum), z Sage Symfonia, z RAKS, a także z enova365 i SAP. Uwzględniane bywa też środowisko Microsoft, obejmujące Active Directory, SQL Server oraz Microsoft 365, jeśli lista pracowników jest tam prowadzona równolegle z systemem ERP, oraz Google Workspace w firmach, które kadry prowadzą częściowo w arkuszach współdzielonych. Zakres integracji zależy od tego, jakie moduły danego systemu firma faktycznie eksploatuje – czasem wystarczy podłączenie samego modułu kadrowo-płacowego, bez ingerencji w moduł magazynowy czy sprzedażowy.

Błędy przy próbie samodzielnej konfiguracji

Część firm próbuje najpierw rozwiązać temat we własnym zakresie, eksportując dane z ERP do arkusza i importując je ręcznie do platformy szkoleniowej. Taki eksport trzeba powtarzać przy każdej zmianie kadrowej, więc po kilku tygodniach dane w obu systemach zaczynają się rozjeżdżać – ktoś zostaje zwolniony albo zmienia stanowisko w ERP, a na platformie szkoleniowej nadal figuruje pod starym stanowiskiem, co wpływa na to, jaki zakres szkolenia BHP jest mu przypisywany. Innym częstym błędem jest korzystanie z gotowych wtyczek integracyjnych znalezionych w internecie, bez sprawdzenia, czy obsługują akurat tę wersję systemu ERP, która jest zainstalowana w firmie – rozbieżność wersji bazy danych (silnika, na którym pracuje ERP) bywa przyczyną błędów przy zapisie, które ujawniają się dopiero po pewnym czasie, a nie od razu przy pierwszym uruchomieniu. Zdarza się też, że osoba konfigurująca integrację samodzielnie nadaje kontu synchronizującemu zbyt szerokie uprawnienia w systemie ERP, co jest niepotrzebnym ryzykiem – do wymiany danych z platformą szkoleniową potrzebny jest dostęp tylko do modułu kadrowego, nie do całej bazy.

Kiedy to nie jest ta usługa

Integracja ERP z platformą szkoleniową to coś innego niż samo szkolenie BHP – firma nie prowadzi szkoleń ani nie wystawia zaświadczeń, tylko konfiguruje przepływ danych między dwoma już istniejącymi systemami. To także nie jest wdrożenie systemu kadrowo-płacowego od podstaw – integracja zakłada, że system ERP już działa w firmie i ma uzupełniony moduł kadrowy, a zadaniem jest połączenie go z zewnętrzną platformą, a nie tworzenie kartotek pracowniczych od zera. Jeśli firma nie korzysta z żadnego systemu ERP i prowadzi kadry wyłącznie w arkuszu kalkulacyjnym, temat integracji nie ma jeszcze zastosowania – w takiej sytuacji sensowniejszym punktem wyjścia bywa najpierw uporządkowanie samego systemu ERP lub konsultacja, jaki system w ogóle wdrożyć, a integrację z platformą szkoleniową rozważyć w kolejnym kroku.

Czy integracja obejmuje też szkolenia stanowiskowe, nie tylko okresowe BHP?

Zakres zależy od tego, jakie kategorie szkoleń rejestruje sama platforma szkoleniowa – jeśli prowadzi ewidencję szkoleń stanowiskowych obok okresowych, integracja obejmuje przesyłanie danych o obu kategoriach jednocześnie, bez dodatkowej konfiguracji.

Co się dzieje z integracją, gdy firma zmienia system ERP na inny?

Przy zmianie systemu ERP konfigurację trzeba wykonać od nowa dla nowego środowiska – mechanizm wymiany danych jest przypisany do konkretnego systemu, a nie przenosi się automatycznie, nawet jeśli struktura danych kadrowych jest podobna.

Czy do konfiguracji integracji potrzebne jest hasło administratora systemu ERP?

Domyślnie nie – konto do synchronizacji zakłada się z uprawnieniami ograniczonymi do modułu kadrowego. O podanie hasła administratora prosi się wyłącznie wtedy, gdy konkretna wersja systemu nie pozwala utworzyć konta o węższym zakresie uprawnień, i wtedy wyjaśnia się, do czego dokładnie jest ono potrzebne.

Czy integracja działa też, jeśli firma ma kilka lokalizacji z osobnymi kartotekami pracowników?

Tak, choć wymaga to ustalenia na starcie, czy dane z poszczególnych lokalizacji mają się łączyć w jedną wspólną listę na platformie szkoleniowej, czy pozostać rozdzielone według oddziałów – ten wybór wpływa na sposób skonfigurowania synchronizacji.

Czy po awarii lub przerwie w działaniu systemu ERP integracja wymaga ręcznego uruchomienia?

Zwykle nie – po przywróceniu działania systemu ERP synchronizacja wznawia się przy najbliższym zaplanowanym odświeżeniu danych, choć w pojedynczych przypadkach, przy dłuższej przerwie, warto sprawdzić ręcznie, czy dane z okresu awarii zostały uzupełnione poprawnie.

Co dzieje się z danymi historycznymi

Przy pierwszym uruchomieniu integracji trzeba zdecydować, co ma się stać z danymi, które już istnieją po obu stronach – na przykład z historią ukończonych szkoleń BHP, wpisaną wcześniej ręcznie na platformie, oraz z listą pracowników, którzy w międzyczasie odeszli z firmy, a nadal figurują w jednym z systemów. Zwykle stosuje się jednorazowy import danych historycznych z platformy szkoleniowej do ERP przed uruchomieniem bieżącej synchronizacji, tak aby od tego momentu obie bazy zaczynały z tym samym stanem wyjściowym. Osobno trzeba ustalić zasadę dla pracowników nieaktywnych – czy ich rekordy mają zostać zarchiwizowane po obu stronach, czy usunięte z platformy szkoleniowej od razu po wyrejestrowaniu z ERP. Brak takiej ustalonej zasady na starcie jest częstą przyczyną tego, że po kilku miesiącach na liście szkoleń widnieją osoby, które już nie pracują w firmie, co utrudnia odczytanie rzeczywistego stanu ważności szkoleń u aktualnego zespołu.

Bezpieczeństwo danych kadrowych w trakcie integracji

Dane przesyłane między systemem ERP a platformą szkoleniową obejmują informacje osobowe pracowników, dlatego konfiguracja uwzględnia ograniczenie zakresu przesyłanych pól do tego, co faktycznie jest potrzebne platformie szkoleniowej – zwykle imię, nazwisko, stanowisko i dział, bez danych wrażliwych, które w module kadrowym ERP mogą być przechowywane obok tych podstawowych informacji. Na życzenie firmy przygotowywana jest umowa o zachowaniu poufności (NDA), obejmująca zakres prac przy integracji. Jeśli platforma szkoleniowa działa jako usługa zewnętrzna, sprawdzane jest też, jakim kanałem połączenia dane są przesyłane, i czy transfer odbywa się w sposób szyfrowany, zanim ustali się ostateczny sposób konfiguracji synchronizacji.

Wsparcie po wdrożeniu

Po skonfigurowaniu integracji dostępne jest wsparcie do 30 dni, obejmujące poprawki w mapowaniu pól i pomoc przy pierwszych rozbieżnościach w danych, jakie mogą się ujawnić dopiero przy realnej pracy na dwóch połączonych systemach. Dla firm, które chcą wcześniej ocenić, czy ich obecne środowisko IT w ogóle nadaje się do takiej integracji bez dodatkowych zmian, dostępny jest bezpłatny przegląd środowiska IT – pozwala on sprawdzić, jakie moduły systemu ERP są aktywne i czy wersja bazy danych jest zgodna z wymaganiami platformy szkoleniowej, zanim ustali się ostateczny zakres prac.

Podsumowanie

Integracja ERP z platformą szkoleniową ma sens tam, gdzie dane o pracownikach i tak istnieją w systemie kadrowym – jej zadaniem jest wyeliminować ręczne przepisywanie terminów szkoleń BHP między dwoma niezależnymi narzędziami, a nie zastąpić żadne z nich.

22 378 48 09