Integracja modułów WAPRO ERP między sobą

Poszczególne moduły WAPRO ERP — Mag, Fakir, Gang, Kaper — mogą pracować niezależnie od siebie, ale ich pełny potencjał ujawnia się dopiero przy poprawnej integracji, gdy dokumenty przepływają między nimi automatycznie.

Na czym polega ta usługa

Integracja obejmuje skonfigurowanie automatycznego przepływu dokumentów między modułami — na przykład faktur sprzedaży z WAPRO Mag do księgowości w WAPRO Fakir — oraz sprawdzenie spójności danych między poszczególnymi programami po każdej synchronizacji.

Dla kogo ma sens

Usługa jest wartościowa dla firm korzystających z kilku modułów WAPRO jednocześnie, gdzie ręczne przepisywanie dokumentów między programami jest czasochłonne i podatne na pomyłki.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji modułów mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Architektura powiązań w pakiecie WAPRO ERP

Systemy z rodziny WAPRO ERP (zintegrowany pakiet programów do zarządzania przedsiębiorstwem) opierają swoje działanie na relacyjnej bazie danych Microsoft SQL Server (silnik bazodanowy odpowiedzialny za bezpieczne przechowywanie i przetwarzanie struktur danych). W zależności od wielkości przedsiębiorstwa oraz struktury organizacyjnej poszczególne programy mogą operować na jednej wspólnej bazie danych lub na niezależnych bazach danych zlokalizowanych na tym samym serwerze bądź na odrębnych maszynach w sieci lokalnej LAN (lokalna sieć komputerowa łącząca stanowiska pracy w biurze).

Prawidłowe połączenie modułów eliminuje konieczność ręcznego eksportowania i importowania plików tekstowych oraz wielokrotnego wprowadzania tych samych danych przez pracowników działu handlowego, magazynu i księgowości. W zintegrowanym środowisku każdy dokument wystawiony w module sprzedażowym lub kadrowym staje się natychmiast widoczny dla modułu finansowego, gdzie na podstawie zdefiniowanych reguł może zostać automatycznie zadekretowany (zapisany na kontach księgowych zgodnie z obowiązującym planem kont).

Główne warianty integracji modułów WAPRO

W zależności od profilu działalności firmy oraz wykorzystywanych licencji konfiguracja powiązań obejmuje różne ścieżki przepływu danych między poszczególnymi aplikacjami pakietu.

Połączenie WAPRO Mag z programem finansowo-księgowym WAPRO Fakir

Najczęściej wdrażanym scenariuszem jest integracja systemu magazynowo-sprzedażowego WAPRO Mag z księgą handlową WAPRO Fakir (moduł pełnej księgowości obsługujący plan kont, bilans oraz rozrachunki). W tym wariancie przesyłane są dokumenty sprzedaży (faktury, paragony, korekty), dokumenty magazynowe (WZ — wydanie zewnętrzne, PZ — przyjęcie zewnętrzne, RW — rozchód wewnętrzny, PW — przychód wewnętrzny oraz MM — przesunięcie międzymagazynowe), a także raporty kasowe i bankowe (dowody wpłat KP — kasa przyjmie, wypłat KW — kasa wyda oraz wyciągi bankowe). Prawidłowo skonfigurowane połączenie pozwala na automatyczne uzgadnianie wartości magazynu z kontami zespołu 3 (konta księgowe służące do ewidencji materiałów i towarów) oraz weryfikację rejestrów podatku od towarów i usług.

Integracja WAPRO Mag z podatkową księgą przychodów i rozchodów WAPRO Kaper

W przypadku mniejszych podmiotów rozliczających się na zasadach ogólnych lub ryczałtu ewidencjonowanego konfiguracja łączy WAPRO Mag z programem WAPRO Kaper (moduł księgi przychodów i rozchodów oraz ryczałtu). Proces ten polega na automatycznym generowaniu zapisów w odpowiednich kolumnach księgi — takich jak kolumna 7 (przychody ze sprzedaży wyrobów i usług) czy kolumna 10 (zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych) — bezpośrednio na podstawie zatwierdzonych dokumentów handlowych. Równolegle tworzone są wpisy w rejestrach VAT (zestawienia podatkowe niezbędne do generowania pliku JPK_V7), co eliminuje ryzyko pominięcia dokumentu przy miesięcznym rozliczeniu podatkowym.

Współpraca modułu kadrowo-płacowego WAPRO Gang z księgowością

Moduł WAPRO Gang (system zarządzania kadrami, naliczania wynagrodzeń i rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych) integruje się z systemami WAPRO Fakir oraz WAPRO Kaper w zakresie dekretacji list płac. Konfiguracja obejmuje automatyczny podział kosztów wynagrodzeń na poszczególne działy, projekty lub miejsca powstawania kosztów (MPK — wyodrębniona jednostka organizacyjna w strukturze kosztowej firmy), a także prawidłowe zaksięgowanie składek ZUS finansowanych przez pracodawcę, składek potrącanych pracownikom, zaliczek na podatek dochodowy PIT-4R (deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy) oraz wpłat na PPK (pracownicze plany kapitałowe, czyli system długoterminowego oszczędzania dla pracowników).

Obsługa środków trwałych w WAPRO Best i przekazywanie odpisów amortyzacyjnych

W przedsiębiorstwach posiadających rozbudowany majątek trwały moduł WAPRO Best (program do ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia) łączy się z modułem finansowo-księgowym w celu comiesięcznego przesyłania tabel amortyzacyjnych. Wygenerowane odpisy amortyzacyjne (zmniejszenie wartości początkowej środka trwałego wynikające z jego zużycia) trafiają bezpośrednio na konta kosztowe zespołu 4 lub 5 bez potrzeby manualnego wprowadzania dowodów księgowych typu PK (polecenie księgowania).

Techniczne aspekty konfiguracji schematów księgowania

Sercem prawidłowej integracji między modułami WAPRO są precyzyjnie opracowane schematy księgowania (zestawy algorytmów i warunków logicznych określających sposób przetwarzania danych z dokumentu źródłowego na zapis księgowy). Ich konfiguracja wymaga uwzględnienia wielu zmiennych operacyjnych.

Definiowanie masek kont i reguł dekretacji

W schematach dekretacji stosuje się maski kont (dynamiczne wzorce zapisu numeru konta księgowego), które podczas importu automatycznie wstawiają odpowiednie analityki na podstawie parametrów dokumentu. Przykładowo, maska konta rozrachunkowego może automatycznie przyjmować numer analityczny kontrahenta przypisany w kartotece, a konto kosztowe może być dobierane na podstawie kategorii asortymentowej towaru lub wskazanego wyróżnika magazynu. Błędna definicja maski prowadzi do odrzucenia dokumentu podczas importu lub zaksięgowania kwoty na niewłaściwym koncie syntetycznym (konto główne w planie kont).

Synchronizacja kartotek słownikowych i kontrahentów

Jednolitość danych słownikowych stanowi warunek bezbłędnej wymiany informacji. Konfiguracja obejmuje zdefiniowanie reguł unikalności kontrahentów w oparciu o numer NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) lub PESEL, synchronizację stawek podatku VAT, jednostek miar, form płatności oraz kodów GTU (oznaczenia grup towarów i usług wymagane w strukturze JPK_V7). W przypadku rozłącznych baz danych wdrażane są procedury automatycznego uzgadniania kartotek, co zapobiega powstawaniu duplikatów podmiotów gospodarczych w systemie.

Zarządzanie rozrachunkami i automatyczne rozliczanie płatności

Integracja odpowiada również za spójność rozrachunków (ewidencja wzajemnych należności i zobowiązań). Dokumenty sprzedaży przesłane z WAPRO Mag tworzą po stronie WAPRO Fakir pozycje nierozliczone, które następnie mogą być automatycznie wiązane z wyciągami bankowymi pobieranymi z modułów bankowości elektronicznej. Odpowiednia konfiguracja parametrów importu decyduje o tym, czy operacje kasowe i płatności kartą są rozliczane natychmiast na poziomie dokumentu handlowego, czy też trafiają do bufora rozrachunków (miejsce tymczasowego przechowywania transakcji przed ich ostatecznym zatwierdzeniem).

Typowe błędy popełniane podczas samodzielnej konfiguracji

Samodzielne próby łączenia modułów WAPRO bez przygotowania procedur testowych często skutkują destabilizacją ewidencji księgowej. Do najczęściej spotykanych problemów należą:

Brak spójności planu kont — zdefiniowanie w schematach księgowania numerów kont, które nie istnieją w planie kont modułu WAPRO Fakir, co blokuje cały pakiet importowanych dokumentów.
Dublowanie kartotek kontrahentów — ręczne zakładanie klientów w obu programach z różnymi kodami identyfikacyjnymi, co uniemożliwia poprawne powiązanie rozrachunków i prowadzi do rozbieżności w historii sald.
Pomijanie dokumentów magazynowych — importowanie wyłącznie faktur sprzedaży bez powiązanych dokumentów WZ, skutkujące brakiem ewidencji kosztu własnego sprzedaży (wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu) na kontach zespołu 7.
Niezgodność stawek VAT i oznaczeń procedur — brak przypisania procedur podatkowych (np. procedury marży lub oznaczeń transakcji trójstronnych) w module handlowym, co wywołuje błędy walidacji podczas generowania plików JPK.
Importowanie danych bez uprzedniej kopii bezpieczeństwa — masowe przesyłanie niesprawdzonych dekretów bezpośrednio do księgi głównej zamiast do bufora księgowań, co utrudnia późniejsze cofnięcie błędnych operacji.

Kiedy problem wynika z infrastruktury serwerowej, a nie samej konfiguracji

Zdarzają się sytuacje, w których komunikacja między modułami WAPRO zostaje przerwana z przyczyn niezwiązanych z samymi schematami księgowania. Warto odróżnić błędy konfiguracyjne od awarii środowiska IT:

Uszkodzenie bazy danych Microsoft SQL Server (błędy spójności struktury logicznej lub indeksów) może objawiać się awaryjnym zamykaniem programu podczas próby wykonania synchronizacji. W takich przypadkach konieczna jest naprawa bazy przy użyciu narzędzi administracyjnych silnika SQL (np. procedur sprawdzania spójności).

Blokady sieciowe i uprawnienia użytkowników w systemie Windows lub na serwerze bazodanowym mogą uniemożliwiać jednemu z modułów dostęp do tabel drugiego programu. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy użytkownicy pracują na kontach o ograniczonych prawach bez uprawnień do tworzenia obiektów tymczasowych w bazie.

Niezgodność wersji oprogramowania (różne numery wydań lub brak zaktualizowania struktury bazy po instalacji nowej wersji jednego z modułów) prowadzi do komunikatów o niezgodności formatu danych. Wszystkie moduły WAPRO pracujące w jednym środowisku muszą posiadać kompatybilne wersje struktur bazodanowych.

Etapy realizacji usługi wdrożenia i synchronizacji

Prace konfiguracyjne i naprawcze w środowisku WAPRO ERP realizowane są według ustandaryzowanej procedury technicznej:

Weryfikacja wersji i audyt środowiska — sprawdzenie wersji silnika Microsoft SQL Server, kompatybilności zainstalowanych modułów WAPRO oraz stanu spójności baz danych.
Wykonanie pełnej kopii zapasowej — sporządzenie bezpiecznego zrzutu baz danych przed przystąpieniem do jakichkolwiek modyfikacji struktur i schematów.
Opracowanie i wprowadzenie schematów dekretacji — utworzenie reguł księgowania dokumentów handlowych, magazynowych, kasowych i płacowych w porozumieniu z osobami odpowiedzialnymi za księgowość w firmie.
Testy synchronizacji w buforze księgowań — próbne przesłanie partii dokumentów i weryfikacja poprawności zapisu na kontach analitycznych oraz w rejestrach VAT.
Weryfikacja raportów zgodności — porównanie obrotówki (zestawienie obrotów i sald kont księgowych) z rejestrami WAPRO Mag w celu potwierdzenia stuprocentowej zgodności bilansowej.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące integracji WAPRO ERP

Czy synchronizacja danych odbywa się w pełni automatycznie, czy wymaga zatwierdzenia przez pracownika?

Sposób działania zależy od przyjętej w firmie procedury kontroli. Możliwe jest skonfigurowanie automatycznego przesyłania dokumentów w tle bezpośrednio do bufora księgowań lub pozostawienie operatorowi decyzji o uruchomieniu importu dla wybranego zakresu dat. Trafienie dokumentów do bufora pozwala księgowości na ostateczny przegląd dekretów przed ich trwałym zatwierdzeniem w księdze głównej.

Co się dzieje w sytuacji, gdy faktura w WAPRO Mag zostanie poprawiona po jej przesłaniu do WAPRO Fakir?

Jeśli dokument w module finansowym znajduje się jeszcze w buforze, ponowny import może zaktualizować zapis lub zastąpić stary dekret nowym, zależnie od parametrów synchronizacji. W przypadku, gdy dokument został już ostatecznie zaksięgowany, system blokuje możliwość bezpośredniej edycji w module handlowym, wymuszając wystawienie korekty zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości.

Jak wygląda integracja, gdy księgowość firmy prowadzona jest na osobnym serwerze lub w zewnętrznej lokalizacji?

W przypadku oddzielnych lokalizacji lub braku bezpośredniego połączenia bazodanowego konfiguruje się bezpieczną wymianę danych za pomocą zaszyfrowanych paczek transmisyjnych (pliki wymiany danych w formacie XML lub formatach dedykowanych WAPRO). Możliwe jest także zestawienie bezpiecznego połączenia sieciowego typu VPN (wirtualna sieć prywatna szyfrująca ruch między oddziałami) w celu bezpośredniej komunikacji między instancjami SQL Server.

Czy do skonfigurowania połączenia między modułami wymagane jest przerwanie bieżącej pracy firmy?

Podstawowe prace analityczne i tworzenie schematów dekretacji mogą być prowadzone równolegle z normalną pracą użytkowników. Jedynie etap ostatecznego testowania importu i tworzenia kopii bezpieczeństwa bazy danych wymaga chwilowego ograniczenia intensywnych operacji zapisu, co można zaplanować w dogodnym momencie dnia.

Czy integracja obejmuje również automatyczne rozliczanie wyciągów bankowych?

Tak, w ramach wdrożenia możliwe jest uruchomienie modułów bankowości elektronicznej, które pobierają wyciągi z banku i na podstawie numerów rachunków bankowych lub tytułów przelewów automatycznie parują wpłaty z otwartymi rozrachunkami w WAPRO Fakir.

Bezpieczeństwo i spójność danych po integracji WAPRO ERP

Poprawne powiązanie programów z pakietu WAPRO ERP zapewnia spójność operacyjną całego przedsiębiorstwa, skracając czas comiesięcznego zamykania ksiąg rachunkowych i eliminując błędy przepisywania dokumentów. Wszelkie prace związane z konfiguracją baz danych, schematów dekretacji oraz procedur synchronizacji realizowane są bezpośrednio w infrastrukturze klienta na terenie Warszawy i okolicznych powiatów, z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa przetwarzanych danych finansowych i kadrowych.

22 378 48 09