Firmy z kilkoma lokalizacjami magazynowymi potrzebują w WAPRO Mag struktury odzwierciedlającej rzeczywistą organizację towarów — inaczej kontrola stanów staje się nieprzejrzysta, a przesunięcia między magazynami trudne do śledzenia.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje założenie odpowiedniej struktury magazynów w systemie, ustawienie zasad dokumentowania przesunięć międzymagazynowych oraz dostosowanie raportów stanów towarowych do potrzeb firmy z kilkoma lokalizacjami.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna w firmach prowadzących kilka punktów magazynowych lub sprzedażowych jednocześnie, gdzie jeden wspólny magazyn utrudniałby kontrolę nad rzeczywistym rozmieszczeniem towaru.

Ile to trwa

Konfiguracja struktury magazynów mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Typy i struktura magazynów w programie WAPRO Mag

Wdrożenie wielomagazynowości w systemie WAPRO Mag (programie do zarządzania sprzedażą i gospodarką magazynową z pakietu WAPRO ERP) wymaga precyzyjnego odwzorowania rzeczywistego przepływu towarów w przedsiębiorstwie. System umożliwia utworzenie i równoległe prowadzenie wielu jednostek magazynowych w ramach jednej wspólnej bazy danych opartej na silniku Microsoft SQL Server. Właściwe zaprojektowanie tej architektury eliminuje chaos w stanach towarowych i usprawnia procesy logistyczne.

W zależności od profilu działalności przedsiębiorstwa konfiguracja może obejmować następujące typy magazynów:

Magazyny fizyczne główne i oddziałowe — odzwierciedlają rzeczywiste lokalizacje, takie jak centralna hala wysokiego składowania, magazyny przyzakładowe oraz stacjonarne punkty handlowe lub salony sprzedaży. Każdy punkt posiada własną ewidencję stanów ilościowych i wartościowych.
Magazyny tranzytowe (magazyny towarów w drodze) — jednostki dedykowane do obsługi towarów przemieszczanych pomiędzy oddziałami firmy. Zastosowanie magazynu tranzytowego pozwala na zachowanie ciągłości ewidencji w sytuacji, gdy transport asortymentu pomiędzy filiami trwa od kilku godzin do kilku dni roboczych.
Magazyny wirtualne — wyodrębnione logicznie obszary w ramach tej samej fizycznej lokalizacji. Służą one do czasowego blokowania partii towarowych, na przykład na potrzeby wygranych przetargów, rezerwacji dla kluczowych klientów agencyjnych lub przygotowania akcji promocyjnych.
Magazyny kwarantanny, serwisu i reklamacji (RMA — Return Merchandise Authorization, czyli procedura autoryzacji zwrotu) — przeznaczone do przechowywania towarów uszkodzonych, zgłoszonych do naprawy gwarancyjnej, oczekujących na decyzję dystrybutora lub przeznaczonych do utylizacji. Odseparowanie tych artykułów uniemożliwia ich przypadkową sprzedaż przez handlowców.
Magazyny depozytowe i komisowe — wykorzystywane w sytuacji, gdy firma przechowuje towar należący do podmiotu zewnętrznego (dostawcy lub klienta), a jego rozchód następuje dopiero w momencie faktycznego wykorzystania bądź odsprzedaży.

Dokumentowanie przesunięć międzymagazynowych MMW i MMO

Prawidłowy obieg dokumentów przy obsłudze wielu magazynów opiera się na dwóch podstawowych dokumentach przesunięć międzymagazynowych, które gwarantują ścisłą kontrolę nad przemieszczaniem mienia firmy:

Dokument MMW (Magazynowe Przesunięcie Wydanie) rejestruje rozchód określonej liczby towarów z magazynu źródłowego. W momencie zatwierdzenia dokumentu system zdejmuje wskazane pozycje ze stanu magazynowego, przypisując do nich konkretne partie dostaw zgodnie z przyjętą w danym magazynie metodą wyceny rozchodu (najczęściej FIFO — pierwsze przyszło, pierwsze wyszło, LIFO — ostatnie przyszło, pierwsze wyszło, lub według szczegółowego wskazania konkretnych dostaw i numerów seryjnych).

Dokument MMO (Magazynowe Przesunięcie Przyjęcie) odpowiada za wprowadzenie przemieszczonego asortymentu na stan magazynu docelowego z zachowaniem pierwotnych cen zakupu i danych źródłowych partii.

W systemie WAPRO Mag konfiguruje się dwa podstawowe tryby obsługi tych dokumentów:

Tryb jednoetapowy (automatyczny) — zatwierdzenie dokumentu MMW w magazynie wydającym powoduje natychmiastowe i automatyczne utworzenie oraz zatwierdzenie powiązanego dokumentu MMO w magazynie docelowym. Rozwiązanie to sprawdza się w obrębie jednego budynku lub bliskich lokalizacji, gdzie transfer następuje bezzwłocznie.
Tryb dwuetapowy (z potwierdzeniem odbioru) — wystawienie dokumentu MMW zdejmuje towar ze stanu wydającego, lecz dokument MMO w magazynie docelowym pozostaje w buforze (ze statusem niezatwierdzonym) lub towar trafia na magazyn tranzytowy. Magazynier w punkcie docelowym zatwierdza przyjęcie dopiero po fizycznym dostarczeniu przesyłki i przeliczeniu zawartości. Umożliwia to wychwycenie ewentualnych braków lub uszkodzeń powstałych podczas transportu.

Konfiguracja uprawnień użytkowników i profili dostępu

Wdrożenie struktury wielomagazynowej wymaga precyzyjnego zarządzania uprawnieniami operatorów systemu WAPRO Mag. Brak właściwych ograniczeń może prowadzić do pomyłkowego wystawiania dokumentów sprzedaży z innego magazynu niż ten, w którym faktycznie znajduje się towar, lub niekontrolowanego wglądu w dane finansowe innych jednostek.

Prawidłowo skonfigurowane profile uprawnień obejmują następujące elementy:

Przypisanie magazynu domyślnego — każdy użytkownik po zalogowaniu do programu pracuje automatycznie w kontekście swojego magazynu roboczego, co minimalizuje ryzyko pomyłek przy rejestracji transakcji.
Filtrowanie widoczności magazynów — możliwość zablokowania pracownikom wglądu w dokumenty i operacje innych magazynów, przy zachowaniu opcjonalnego podglądu wyłącznie stanów ilościowych w pozostałych filiach na potrzeby obsługi klienta.
Ograniczenia dotyczące wyceny i marż — pracownicy magazynowi odpowiedzialni za kompletację, pakowanie i przyjmowanie dostaw mogą mieć zablokowany dostęp do podglądu cen zakupu, marż handlowych i wartości całego magazynu.
Uprawnienia do zatwierdzania i modyfikacji dokumentów — zablokowanie możliwości edycji i usuwania zatwierdzonych dokumentów magazynowych oraz ograniczenie uprawnień do wystawiania dokumentów korygujących wyłącznie dla wyznaczonych kierowników.
Rejestracja zdarzeń (logi audytowe) — konfiguracja rejestrowania operacji wykonywanych przez użytkowników w bazie danych, co umożliwia weryfikację historii zmian w dokumentach magazynowych w przypadku wystąpienia rozbieżności.

Synchronizacja wielomagazynowa ze sprzedażą internetową i e-commerce

Współczesne firmy handlowe często łączą sprzedaż w punktach stacjonarnych z obsługą wielu sklepów internetowych oraz platform marketplace (takich jak Allegro, Amazon czy eBay), korzystając z integratorów zamówień (na przykład systemu BaseLinker). Zarządzanie wieloma magazynami w WAPRO Mag pozwala na elastyczne sterowanie ofertą online.

W procesie wdrożenia ustala się strategię publikacji stanów magazynowych:

Współdzielenie stanów magazynowych — platformy e-commerce otrzymują zagregowaną informację o łącznej liczbie dostępnych sztuk ze wszystkich magazynów stacjonarnych, co maksymalizuje ofertę widoczną dla klientów internetowych.
Dedykowany magazyn wysyłkowy — sprzedaż online prowadzona jest wyłącznie z jednego, wyodrębnionego magazynu e-commerce, a jego zasilanie odbywa się poprzez planowane przesunięcia MMW i MMO z magazynu centralnego. Chroni to stany punktów stacjonarnych przed wyprzedaniem przez zamówienia internetowe.
Automatyczne rezerwacje towarowe — wpływające zamówienia internetowe generują w WAPRO Mag dokumenty zamówień (ZO) z natychmiastową blokadą stanów magazynowych, co zapobiega zjawisku jednoczesnej sprzedaży tego samego egzemplarza klientowi w salonie stacjonarnym i kupującemu w sieci.
Bufor bezpieczeństwa — konfiguracja reguł pomniejszania stanów przekazywanych do kanałów internetowych o stały margines bezpieczeństwa, co eliminuje ryzyko sprzedaży towaru w przypadku chwilowych opóźnień synchronizacji danych.

Błędy popełniane przy samodzielnej konfiguracji magazynów

Nieprawidłowa konfiguracja modułu magazynowego w programie WAPRO Mag może skutkować zaburzeniem ewidencji księgowej, błędami w wycenie majątku firmy oraz trudnościami w przeprowadzeniu inwentaryzacji. Do najczęstszych problemów należą:

Tworzenie odrębnych kartotek towarowych dla każdego magazynu — zamiast korzystać z jednolitego słownika artykułów wspólnego dla całego przedsiębiorstwa, użytkownicy tworzą osobne pozycje dla filii (na przykład dodając do nazwy lub indeksu skrót oddziału). Skutkuje to brakiem możliwości automatycznego transferu towarów dokumentami MMW i MMO oraz całkowicie uniemożliwia rzetelną analizę globalnej sprzedaży asortymentu.
Stosowanie dokumentów PW (Przychód Wewnętrzny) i RW (Rozchód Wewnętrzny) zamiast przesunięć międzymagazynowych — ręczne zdejmowanie towaru z jednego magazynu i wprowadzanie go na inny powoduje przerwanie historii partii towarowej, utratę powiązania z pierwotną fakturą zakupu oraz może prowadzić do nieprawidłowego wyliczenia kosztu własnego sprzedaży.
Brak magazynu tranzytowego przy transporcie zewnętrznym — bezpośrednie przesuwanie towaru w trybie jednoetapowym między odległymi punktami sprawia, że w trakcie transportu towar formalnie znajduje się już w punkcie docelowym, mimo że fizycznie nie dotarł na miejsce, co utrudnia wyjaśnianie ewentualnych kradzieży lub uszkodzeń ładunku.
Jednolity schemat numeracji bez identyfikatora magazynu — brak symbolu magazynu w szablonach numeracji dokumentów utrudnia ich późniejsze sortowanie, dekretację księgową oraz archiwizację papierowych i elektronicznych egzemplarzy.
Nieprawidłowe zarządzanie jednostkami miary i przelicznikami — błędy w definicji jednostek magazynowych i opakowań zbiorczych prowadzą do powstawania ułamkowych ilości asortymentu przy operacjach przesunięć.

Kiedy problem nie leży w konfiguracji modułu magazynowego

Zdarzają się sytuacje, w których nieprawidłowości w pracy magazynów lub wolne działanie programu WAPRO Mag nie wynikają z błędów konfiguracyjnych w samym systemie ERP, lecz są spowodowane problemami z infrastrukturą sprzętową i sieciową:

Niestabilne połączenia VPN (Virtual Private Network — bezpieczny, szyfrowany tunel sieciowy) pomiędzy oddziałami firmy a serwerem bazy danych — przerwy w transmisji lub wysokie opóźnienia sieciowe (ping) powodują zawieszanie się sesji WAPRO Mag podczas zatwierdzania dokumentów, co może skutkować zablokowaniem rekordów w bazie danych.
Uszkodzenia struktury bazy Microsoft SQL Server lub brak optymalizacji indeksów — intensywna praca wielu użytkowników na dużych zbiorach danych bez regularnej konserwacji bazy (reindeksacja, aktualizacja statystyk) powoduje spadek wydajności generowania zestawień stanów magazynowych i powstawanie blokad transakcyjnych (deadlocków).
Niewystarczająca wydajność serwera — zbyt mała ilość pamięci operacyjnej RAM lub zastosowanie wolnych nośników talerzowych zamiast szybkich dysków półprzewodnikowych w macierzach serwerowych uniemożliwia płynną obsługę jednoczesnych zapytań z kilku magazynów.
Awarie infrastruktury lokalnej w magazynie — niestabilna sieć Wi-Fi w hali magazynowej, zakłócenia sygnału przez konstrukcje regałowe lub uszkodzone porty komunikacyjne w drukarkach etykiet i kolektorach kodów kreskowych.

Pytania i odpowiedzi dotyczące wielu magazynów w WAPRO Mag

Czy można ustawić osobną numerację dokumentów dla każdego magazynu?

Tak. W programie WAPRO Mag dostępny jest zaawansowany konfigurator formatów numeracji dokumentów handlowych, magazynowych i finansowych. Możliwe jest zdefiniowanie odrębnego szablonu dla każdego magazynu z uwzględnieniem jego symbolu (na przykład MMW/MAG1/2026, MMW/MAG2/2026), co zapewnia pełną czytelność dokumentacji i ułatwia pracę działu księgowości.

Jak WAPRO Mag rozlicza koszty zakupu towaru przy przesunięciach międzymagazynowych?

W trakcie generowania dokumentu przesunięcia wydania MMW program pobiera towar wraz z jego rzeczywistą wartością zakupu przypisaną do konkretnej partii (zgodnie z metodą wyceny FIFO, LIFO lub wskazaniem partii). Dokument przyjęcia MMO wprowadza ten asortyment na stan magazynu docelowego z dokładnie tą samą wartością, co gwarantuje zachowanie ciągłości historycznej kosztów i brak zniekształceń w wyliczaniu marży handlowej.

Czy można przeprowadzić inwentaryzację w jednym magazynie bez wstrzymywania pracy pozostałych?

Tak. Moduł inwentaryzacji w WAPRO Mag pozwala na zakładanie arkuszy spisowych i dokumentów inwentaryzacji cząstkowej dla ściśle wybranego magazynu lub nawet wybranej grupy towarowej w danym magazynie. Pozostałe magazyny i oddziały firmy mogą w tym samym czasie normalnie wystawiać dokumenty sprzedaży, przyjmować dostawy i realizować wysyłki.

W jaki sposób obsłużyć pracę z kolektorami danych i terminalami kodów kreskowych w kilku lokalizacjach?

W strukturze wielomagazynowej kolektory danych i skanery kodów kreskowych konfiguruje się w powiązaniu z konkretnymi profilami magazynowymi. Urządzenia mogą łączyć się bezpośrednio z bazą Microsoft SQL Server w trybie pracy bezprzewodowej (przez sieć Wi-Fi lub połączenie RDP — Remote Desktop Protocol, czyli protokół zdalnego pulpitu) bądź wymieniać dane poprzez pliki wymiany w trybie wsadowym, wspomagając procesy przyjęć, wydań i spisów z natury.

Czy zmiana struktury magazynowej wymaga zamykania roku magazynowego w programie?

Nie ma konieczności zamykania roku ani okresu rozliczeniowego, aby dodać nowy magazyn do działającej instalacji WAPRO Mag. Nową jednostkę magazynową można założyć w dowolnym momencie działalności firmy, definiując jej parametry, przypisując uprawnienia dla pracowników i wprowadzając stany początkowe poprzez dokumenty przesunięcia MMW ze stanów istniejących magazynów.

Czy WAPRO Mag pozwala na automatyczne tworzenie dokumentów przesunięć na podstawie zamówień klientów?

Tak. W przypadku realizacji zamówienia klienta, w którym brakuje asortymentu w magazynie realizującym, system umożliwia wygenerowanie zapotrzebowania i powiązanego dokumentu przesunięcia międzymagazynowego MMW i MMO z magazynu centralnego lub innego punktu posiadającego wolne stany magazynowe.

Dostosowanie konfiguracji WAPRO Mag do procesów logistycznych w przedsiębiorstwie

Prawidłowe zaplanowanie i wdrożenie wielomagazynowości w systemie WAPRO Mag przekłada się na natychmiastową przejrzystość stanów towarowych, eliminację pomyłek wysyłkowych oraz pełną kontrolę nad rentownością poszczególnych oddziałów i magazynów. W ramach realizacji usługi konfigurujemy strukturę bazy danych, szablony dokumentów MMW i MMO, uprawnienia operatorów, procedury inwentaryzacyjne oraz integracje ze sprzedażą internetową bezpośrednio w siedzibie firmy klienta na terenie Warszawy oraz okolicznych powiatów, dopasowując działanie oprogramowania do specyfiki przepływu towarów w przedsiębiorstwie.

22 378 48 09

Obsługa wielu magazynów w WAPRO Mag