WAPRO Mag to jeden z popularniejszych systemów sprzedażowo-magazynowych w Polsce, obok Subiekta stanowiący częsty wybór małych i średnich firm handlowych.

Objaw

Zgłoszenia obejmują wdrożenie WAPRO Mag od podstaw, błędy w już działającej instalacji, spowolnienie pracy programu po latach użytkowania oraz potrzebę migracji danych z innego systemu magazynowo-sprzedażowego.

Możliwe przyczyny

Typowe sytuacje: nowa firma potrzebująca systemu do obsługi sprzedaży i magazynu, rozrośnięta baza danych spowalniająca pracę programu po kilku latach, albo błędy pojawiające się po aktualizacji systemu operacyjnego lub samego programu.

Co robimy

Wdrożenie obejmuje instalację WAPRO Mag w wariancie jednostanowiskowym lub sieciowym, konfigurację bazy danych, parametrów firmy i dokumentów sprzedażowych. Przy migracji z innego systemu przenoszone są dane kontrahentów, asortymentu i historii sprzedaży. Bieżące wsparcie obejmuje optymalizację działania bazy danych, kopie zapasowe oraz aktualizacje programu zgodne z bieżącymi wymaganiami przepisów.

Ile to trwa

Instalacja podstawowa to zwykle jeden dzień pracy. Pełne wdrożenie z migracją danych zależy od skali firmy i ustalane jest indywidualnie.

Co można zrobić samemu, zanim przyjedzie serwisant

Warto przygotować dane firmy potrzebne do konfiguracji oraz, jeśli dotyczy, dostęp do poprzedniego systemu, z którego mają zostać przeniesione dane asortymentowe i kontrahenci.

Czego nie robić: nie warto instalować programu na wielu stanowiskach bez wcześniejszego zaplanowania struktury sieciowej i uprawnień poszczególnych użytkowników.

Warunki

Wdrożenie i bieżące wsparcie wyceniane są indywidualnie, zależnie od zakresu współpracy.

Warianty zgłoszeń dotyczących WAPRO Mag

Pod wspólnym hasłem „problem z WAPRO Mag" kryją się w praktyce różne sytuacje, które wymagają innego podejścia. Pierwsza to wdrożenie od zera w firmie, która wcześniej nie korzystała z żadnego systemu magazynowo-sprzedażowego albo prowadziła ewidencję w arkuszu kalkulacyjnym. W takim przypadku konfiguracja zaczyna się od struktury asortymentu, cenników i schematu numeracji dokumentów. Druga sytuacja to migracja z innego programu, na przykład z Subiekta, Comarch Optimy albo systemu dedykowanego danej branży — tu kluczowe jest poprawne odwzorowanie kartotek towarowych i sald magazynowych, żeby po przejściu na WAPRO Mag stany na papierze zgadzały się ze stanem faktycznym. Trzecia grupa to firmy korzystające z programu od lat, u których baza danych się rozrosła i program zaczyna działać wolniej, zwłaszcza przy generowaniu raportów lub zestawień sprzedaży za dłuższy okres. Czwarta to błędy pojawiające się nagle, najczęściej po aktualizacji systemu operacyjnego, aktualizacji samego programu albo po zmianie sprzętu, na którym stoi baza danych — te zgłoszenia mają zwykle najbardziej pilny charakter, bo blokują bieżącą sprzedaż.

Błędy przy próbie samodzielnego rozwiązania problemu

Część klientów, zanim zgłosi się po pomoc, próbuje uporać się z problemem samodzielnie, co czasem komplikuje późniejszą naprawę. Najczęstszy błąd to ręczna ingerencja w plik bazy danych — na przykład próba jego kopiowania w trakcie działania programu albo edytowanie go innym narzędziem niż to, do którego jest przeznaczony. Może to doprowadzić do uszkodzenia struktury bazy, którego nie da się już cofnąć prostym przywróceniem kopii. Kolejny częsty błąd to instalowanie kolejnych aktualizacji programu „na wszelki wypadek", bez sprawdzenia, czy poprzednia wersja działała poprawnie i czy istnieje aktualna kopia zapasowa — jeśli aktualizacja natrafi na już uszkodzoną bazę, błędy mogą się nawarstwić i trudniej ustalić, co było przyczyną pierwotną. Zdarza się też odinstalowywanie i ponowne instalowanie programu w nadziei, że to naprawi błąd konfiguracji — w większości przypadków to nie pomaga, bo problem leży w danych lub w ustawieniach serwera bazy danych, a nie w samych plikach programu. Wreszcie, przy migracji danych z innego systemu, klienci czasem próbują przenosić kartotece ręcznie, przepisując dane z jednego programu do drugiego — przy większej liczbie towarów i kontrahentów taka metoda jest czasochłonna i podatna na pomyłki, które trudno później wyłapać.

Kiedy to nie jest problem samego WAPRO Mag

Nie każde spowolnienie czy błąd zgłaszany jako „problem z WAPRO Mag" faktycznie wynika z samego programu. Czasem przyczyną jest ogólne obciążenie komputera lub serwera, na którym program działa — zbyt mało pamięci operacyjnej, przestarzały dysk albo inne aplikacje zajmujące zasoby w tle spowalniają pracę wszystkich programów, nie tylko WAPRO Mag. W takiej sytuacji objawy wyglądają podobnie, ale rozwiązaniem nie jest ingerencja w sam program, tylko diagnoza kondycji sprzętu. Inny przypadek to problemy z siecią lokalną w wariancie wielostanowiskowym — jeśli stanowiska tracą połączenie z serwerem bazy danych albo połączenie jest niestabilne, program może się zawieszać lub zgłaszać błędy zapisu, mimo że sama instalacja WAPRO Mag jest poprawna. Warto też odróżnić błędy programu od błędów wynikających z integracji z innymi systemami, na przykład z platformą sprzedażową czy systemem do fakturowania — jeśli dane nie synchronizują się poprawnie, przyczyna może leżeć po stronie integracji, a nie samego magazynu i sprzedaży w WAPRO Mag. Rozróżnienie tych sytuacji na etapie zgłoszenia pozwala szybciej trafić w rzeczywistą przyczynę.

Dodatkowe pytania klientów

Czy da się wdrożyć WAPRO Mag zdalnie, bez wizyty na miejscu?

Część czynności konfiguracyjnych można wykonać zdalnie, jednak instalacja u klienta, który wcześniej nie korzystał z żadnego systemu magazynowego, zwykle wymaga też ustalenia na miejscu, jak wygląda struktura stanowisk i sieci, dlatego w praktyce dojeżdżamy do klienta i konfigurację prowadzimy na miejscu.

Czy migracja danych z innego programu wiąże się z przerwą w sprzedaży?

Migrację planuje się tak, żeby ograniczyć przestój — dane przenoszone są równolegle z działaniem starego systemu, a przełączenie na WAPRO Mag następuje wtedy, gdy dane są już zweryfikowane i zgodne ze stanem faktycznym.

Czy WAPRO Mag działa na kilku stanowiskach jednocześnie?

Tak, program ma wariant sieciowy, w którym kilka stanowisk korzysta ze wspólnej bazy danych — wymaga to jednak wcześniejszego zaplanowania uprawnień poszczególnych użytkowników i sprawdzenia, czy sieć lokalna jest do tego przygotowana.

Co się dzieje z danymi, jeśli firma zmienia komputer lub serwer?

Bazę danych WAPRO Mag można przenieść na nowy komputer lub serwer razem z konfiguracją programu — to jedna z typowych sytuacji zgłaszanych przy wymianie sprzętu, obsługiwana w ramach bieżącego wsparcia.

Czy spowolnienie programu po latach oznacza, że trzeba zaczynać od nowa?

Nie. Spowolnienie wynikające z rozrośniętej bazy danych zwykle da się poprawić poprzez optymalizację bazy i porządkowanie danych, bez konieczności zakładania nowej firmy w programie i utraty historii sprzedaży.

Kontakt z aktualnym dostawcą systemu i zgodność z przepisami

Przy wdrożeniu i migracji zwraca się uwagę na zgodność z aktualnie obowiązującymi wymaganiami dotyczącymi dokumentów sprzedażowych i raportowania — WAPRO Mag jest regularnie aktualizowany przez producenta pod tym kątem, a zadaniem wdrożenia jest utrzymanie tej zgodności również po stronie konfiguracji u klienta, na przykład w ustawieniach numeracji dokumentów czy schematów raportów. Jeśli firma korzysta dodatkowo z innych programów z rodziny WAPRO ERP albo z zewnętrznych integracji, na przykład z platformami sprzedażowymi lub systemem BaseLinker, konfiguracja uwzględnia też sposób wymiany danych między tymi systemami, żeby uniknąć rozjazdów w stanach magazynowych.

Wsparcie po wdrożeniu

Samo wdrożenie to dopiero początek pracy z systemem. Po skonfigurowaniu WAPRO Mag i przeniesieniu danych zwykle pojawiają się pytania eksploatacyjne — jak ustawić dodatkowy magazyn, jak skonfigurować nowego użytkownika z ograniczonym dostępem do wybranych funkcji, albo jak skonfigurować eksport danych do biura rachunkowego. Bieżące wsparcie obejmuje też pilnowanie aktualizacji programu — nie każda aktualizacja powinna być instalowana od razu po jej udostępnieniu, zwłaszcza w firmie z rozbudowaną konfiguracją, dlatego przed instalacją nowej wersji sprawdzana jest zgodność z dotychczasowymi ustawieniami i tworzona jest kopia zapasowa bazy danych. Osobnym tematem jest wydajność bazy danych w dłuższej perspektywie — regularne porządkowanie danych archiwalnych i kontrola rozmiaru bazy pozwalają uniknąć sytuacji, w której program po kilku latach użytkowania zaczyna wyraźnie zwalniać. Jeśli firma korzysta z wariantu sieciowego, wsparcie obejmuje również stanowiska dodawane w miarę rozwoju firmy — każde nowe stanowisko wymaga instalacji i podłączenia do wspólnej bazy danych, a wcześniej sprawdzenia, czy sieć lokalna jest w stanie obsłużyć kolejne połączenie bez spadku wydajności dla pozostałych użytkowników.

Podsumowanie

WAPRO Mag sprawdza się w firmach handlowych różnej wielkości, ale to, czego dana firma potrzebuje — wdrożenia od zera, migracji z innego systemu, czy uporządkowania rozrośniętej bazy — decyduje o zakresie prac i czasie ich trwania. Rozpoznanie, z którą z tych sytuacji ma się do czynienia, jest pierwszym krokiem przed ustaleniem harmonogramu wdrożenia lub naprawy.

22 378 48 09

Wdrożenie i serwis WAPRO Mag