Serwis i wdrożenie Subiektu GT

Subiekt GT to jeden z najpopularniejszych systemów sprzedażowo-magazynowych w polskich firmach — serwis obsługuje jego pełne wdrożenie, od pierwszej instalacji po bieżące wsparcie.

Objaw

Zgłoszenia dotyczą zarówno firm wdrażających Subiekta GT po raz pierwszy, jak i tych, które już z niego korzystają, ale zmagają się z błędami, spowolnieniem działania albo potrzebują migracji danych z innego systemu.

Możliwe przyczyny

Typowe sytuacje prowadzące do zgłoszenia: nowa firma rozpoczynająca sprzedaż i potrzebująca systemu magazynowo-księgowego, dotychczasowy system niewystarczający przy rosnącej skali działalności, albo błędy techniczne w już działającej instalacji — problem z bazą danych, wolne działanie po latach użytkowania.

Co robimy

Wdrożenie obejmuje instalację lokalną na pojedynczym stanowisku albo sieciową dla wielu użytkowników jednocześnie, wraz z pełną konfiguracją bazy danych i zabezpieczeń. Konfigurowane są parametry firmy pod specyfikę działalności oraz, w razie potrzeby, aktywowane moduły rozszerzające — Sfera, Gestor GT, Gratyfikant GT, Rewizor GT. Przy przechodzeniu z innego systemu wykonywana jest migracja danych. Serwis zapewnia też bieżące wsparcie — kopie zapasowe bazy, optymalizację pracy wielostanowiskowej i aktualizacje programu.

Ile to trwa

Instalacja podstawowa to zwykle jeden dzień pracy. Pełne wdrożenie z migracją danych i konfiguracją modułów rozszerzających zależy od skali firmy i ustalane jest indywidualnie.

Co można zrobić samemu, zanim przyjedzie serwisant

Warto przygotować dane firmy potrzebne do konfiguracji (dane rejestrowe, numer konta bankowego, wzory dokumentów) oraz, jeśli dotyczy, dostęp do poprzedniego systemu, z którego mają zostać przeniesione dane.

Czego nie robić: nie warto samodzielnie instalować programu na kilku stanowiskach bez wcześniejszego zaplanowania struktury sieciowej — poprawienie błędnej konfiguracji bywa bardziej czasochłonne niż wdrożenie od razu we właściwy sposób.

Warunki

Wdrożenie i bieżące wsparcie wyceniane są indywidualnie, zależnie od zakresu. Faktura wystawiana jest zawsze, bez podziału na klientów firmowych i prywatnych.

Warianty wdrożenia i architektura środowiska pracy

Proces instalacji i konfiguracji systemu magazynowo-księgowego przyjmuje zazwyczaj jedną z dwóch głównych form, zależnie od potrzeb przedsiębiorstwa. Wdrożenie jednostanowiskowe oznacza, że zarówno sam program (aplikacja kliencka), jak i silnik bazy danych (Microsoft SQL Server) znajdują się fizycznie na tym samym komputerze. Jest to rozwiązanie stosowane w bardzo małych firmach, obsługujących relatywnie niewielką ilość dokumentów. Zaletą takiego wariantu jest prostota infrastruktury, jednak wiąże się to z brakiem możliwości jednoczesnej pracy kilku pracowników na różnych stanowiskach.

Drugi wariant, realizowany znacznie częściej, to wdrożenie wielostanowiskowe, czyli praca w sieci. Wymaga ono wytypowania jednego komputera w biurze (często określanego mianem serwera, choć nie musi to być dedykowana maszyna serwerowa), na którym instalowana jest główna instancja bazy danych. Na pozostałych komputerach pracowników instaluje się wyłącznie aplikację kliencką (tak zwaną końcówkę), która łączy się z maszyną główną poprzez lokalną sieć komputerową (Local Area Network - LAN). Poprawne skonfigurowanie takiego środowiska podczas wizyty w siedzibie firmy obejmuje ustawienie stałej adresacji protokołu internetowego (adresy IP), wdrożenie odpowiednich reguł w oprogramowaniu zabezpieczającym (firewall) oraz zdefiniowanie praw dostępu do zasobów sieciowych dla poszczególnych stacji roboczych.

Integracja z urządzeniami peryferyjnymi

Program magazynowy rzadko funkcjonuje w odosobnieniu. Środowisko sprzedażowe zazwyczaj wymaga bezpośredniej komunikacji z zewnętrznym sprzętem (urządzeniami peryferyjnymi). Realizowane podczas dojazdu wdrożenie uwzględnia podłączanie i kalibrację drukarek fiskalnych (urządzeń z wbudowaną pamięcią fiskalną rejestrujących sprzedaż detaliczną). Wymaga to instalacji specyficznych sterowników dostarczanych przez producentów sprzętu fiskalnego oraz poprawnego zmapowania portów komunikacyjnych (najczęściej wirtualnych portów szeregowych COM).

Konfiguracji podlegają także czytniki kodów kreskowych (skanery ręczne i stacjonarne), pracujące jako tak zwane urządzenia emulujące klawiaturę (Keyboard Wedge) lub urządzenia korzystające z portu szeregowego. Dodatkowo integruje się wagi elektroniczne pracujące przy stanowiskach kasowych oraz drukarki etykiet, które wymagają przygotowania odpowiednich szablonów wydruku bezbłędnie interpretujących bazę towarową. Wszelkie rozbieżności w szybkości transmisji danych (Baud Rate) pomiędzy programem a urządzeniem skutkują brakiem komunikacji, dlatego precyzyjna konfiguracja tych parametrów na miejscu jest niezbędna dla zachowania ciągłości handlu.

Problemy z wydajnością i ograniczenia technologiczne bazy danych

Bieżące wsparcie istniejących instalacji często sprowadza się do rozwiązywania problemów ze znacznym spowolnieniem pracy aplikacji. Dokumenty ładują się długo, wyszukiwanie towarów zawiesza program na kilka sekund, a generowanie raportów okresowych staje się uciążliwe. W większości takich przypadków wąskim gardłem (bottleneck) jest silnik bazy danych. Domyślnie używana, darmowa wersja programu obsługującego bazy (Microsoft SQL Server Express) posiada fabryczne ograniczenia. Nie jest w stanie zaadresować więcej niż wyznaczoną, stosunkowo małą wartość pamięci operacyjnej (RAM), zazwyczaj zablokowaną na poziomie około jednego gigabajta, niezależnie od tego, jak dużo pamięci posiada fizycznie dany komputer.

Kolejnym ograniczeniem jest maksymalny rozmiar pojedynczego pliku bazy danych (najczęściej limit ten wynosi 10 gigabajtów). Po wielu latach rejestrowania setek tysięcy dokumentów sprzedażowych, korekt, inwentaryzacji i wpisów logowania, plik osiąga tę wartość graniczną. Aplikacja natychmiast odmawia zapisu nowych danych, wyświetlając błędy o braku miejsca. Interwencja techniczna w takich sytuacjach polega na optymalizacji wielkości struktury, usuwaniu starych plików tymczasowych bazy (tak zwanym czyszczeniu logów transakcyjnych) lub, gdy jest to niemożliwe z racji faktycznej objętości danych, na wdrożeniu komercyjnej, pełnej wersji oprogramowania SQL. Ponadto weryfikacji podlega sprzęt — przejście ze starszych dysków talerzowych (HDD) na nośniki półprzewodnikowe (SSD) na maszynie pełniącej rolę głównego repozytorium to jedna z najbardziej zauważalnych metod przyspieszenia pracy programu.

Błędy podczas prób samodzielnego rozwiązywania problemów

Próby samodzielnego przenoszenia programu lub naprawy błędów sieciowych przez użytkowników prowadzą nierzadko do nieodwracalnych uszkodzeń danych lub zatrzymania działalności na dłuższy czas. Warto wymienić najczęstsze, szkodliwe praktyki obserwowane u klientów.

Pierwszą z nich jest kopiowanie plików bazy w sposób bezpośredni. Użytkownicy próbują przenieść bazę na nowy komputer poprzez zwykłe skopiowanie plików z rozszerzeniami .mdf (główny plik danych) oraz .ldf (plik dziennika transakcji), omijając wbudowany w programie mechanizm archiwizacji i dearchiwizacji. Działanie to powoduje błędy zabezpieczeń, rozbieżności z rejestrem systemu operacyjnego Windows i zazwyczaj skutkuje uszkodzeniem relacji wewnętrznych w strukturze danych (tak zwany problem z przyczepieniem bazy — attach database).

Instalowanie równoległych instancji (niezależnych kopii usług) oprogramowania SQL na tym samym sprzęcie to kolejny powszechny błąd. Podczas nieudanej instalacji podejmowane są kolejne próby, co skutkuje wgrywaniem wielu nowych wersji silnika (na przykład wersji 2014, 2017, 2019) pod różnymi nazwami, bez poprawnego usunięcia poprzednich. Prowadzi to do drastycznego obciążenia pamięci komputera i konfliktów dotyczących przypisania portów, przez co żadna z wersji nie działa stabilnie.

Innym zjawiskiem jest całkowita dezaktywacja zapory systemowej (firewall) w celu rozwiązania trudności z siecią. Gdy stanowiska oddalone nie widzą głównego komputera, popularnym obejściem stosowanym przez osoby bez wiedzy technicznej jest całkowite wyłączenie zabezpieczeń systemu. Zamiast wprowadzić konkretny wyjątek na porcie wykorzystywanym dla ruchu bazy danych, naraża się całą sieć firmową na infekcje oraz złośliwe oprogramowanie szyfrujące (ransomware), dla którego otwarte udziały sieciowe są niezwykle łatwym celem.

Zarządzanie bezpieczeństwem: kopie zapasowe (backup) i ochrona informacji

Niezawodność środowiska informatycznego przedsiębiorstwa zależy wprost od polityki tworzenia kopii zapasowych (backup). Sama obecność mechanizmu archiwizacji w programie nie rozwiązuje problemu, jeśli pliki te zapisywane są na tym samym nośniku fizycznym (dysku twardym), co właściwa aplikacja. W przypadku nagłej awarii elektroniki napędu, zniszczeniu ulegają równocześnie dane bieżące oraz wszystkie zrzuty awaryjne, co prowadzi do utraty historii sprzedaży.

Prawidłowe wdrożenie realizowane bezpośrednio w obiekcie zakłada konfigurację harmonogramów automatycznej archiwizacji. Proces ten (uruchamiany jako zadanie pracujące w tle, często poza godzinami funkcjonowania biura) wykonuje spójny zrzut całej zawartości systemu i eksportuje go na odrębny nośnik — dysk zewnętrzny podłączany złączem uniwersalnej magistrali szeregowej (USB), sieciowy serwer plików (urządzenie typu NAS - Network Attached Storage) udostępniany poprzez lokalną infrastrukturę, bądź wysyła zaszyfrowany pakiet na zewnętrzny serwer zdalny. Wykonywany jest również cykliczny test odzyskiwania środowiska (tzw. przywracanie z kopii po awarii), mający potwierdzić, że zapisane informacje są kompletne i wolne od błędów spójności (błędów sum kontrolnych).

Współpraca w ekosystemie: dodatkowe moduły i oprogramowanie powiązane

Aplikacja główna została zaprojektowana jako rozwiązanie bazowe, do którego dołącza się z czasem dedykowane rozszerzenia oparte na współdzielonej bazie. W ramach jednego wdrożenia konfigurowane są systemy wspomagające, takie jak Gestor GT. Odpowiada on za budowanie i zarządzanie relacjami z klientem (oprogramowanie typu CRM - Customer Relationship Management), umożliwiając delegowanie zadań pracownikom i śledzenie historii kontaktów sprzedażowych. Gratyfikant GT wspomaga z kolei pełne zarządzanie kadrami i płacami (wyliczanie urlopów, składek ubezpieczeniowych i wymiaru podatków), natomiast Rewizor GT spełnia rolę programu typu pełna księgowość (Księga Handlowa), wymaganego w spółkach tworzących szczegółowe sprawozdania finansowe.

Niezwykle istotnym elementem z perspektywy rozbudowy systemu jest obsługa modułu Sfera. To dodatek programistyczny umożliwiający zewnętrznym skryptom ingerencję w natywne struktury oprogramowania. Wykorzystuje się go do integracji z zewnętrznymi platformami handlu elektronicznego (sklepami internetowymi typu e-commerce) i panelami usług kurierskich, tak aby sfinalizowane zamówienia natychmiast generowały odpowiednie dokumenty wydania magazynowego, pomijając etap ręcznego wprowadzania danych. Konfiguracja takich mostów wymiany informacji bywa złożona i wymaga precyzyjnej synchronizacji identyfikatorów towarów pomiędzy środowiskiem stacjonarnym a usługami w chmurze.

Najczęstsze pytania i wątpliwości zgłaszane podczas wdrożeń

Czy na każdym komputerze obsługującym system musi być osobna licencja i program w wersji pudełkowej?

Program magazynowo-księgowy funkcjonuje w oparciu o licencję uprawniającą do korzystania z niego w ramach jednego podmiotu gospodarczego (danej firmy). Standardowa, bazowa licencja daje prawo do jednoczesnej pracy na z góry określonej liczbie stanowisk (najczęściej do trzech) wchodzących w skład jednej sieci lokalnej i znajdujących się pod jednym adresem. W przypadku zapotrzebowania na większą liczbę komputerów dokupuje się rozszerzenia stanowiskowe (w postaci kodów aktywacyjnych), bez konieczności fizycznego instalowania nowych pudełkowych wersji programu w biurze.

Co powoduje błąd o braku połączenia z serwerem po instalacji uaktualnień systemu Windows?

Jest to bardzo powszechny problem występujący najczęściej rano, gdy urządzenia zakończą instalację pobranych nocą aktualizacji zabezpieczeń. Zmiany w ustawieniach modułu zapory sieciowej (Windows Defender Firewall) skutkują nadpisaniem lub skasowaniem wcześniej zdefiniowanych reguł przepuszczania ruchu sieciowego. Zablokowany zostaje wtedy dedykowany port komunikacyjny (z reguły standardowy port 1433) odpowiedzialny za odbieranie zapytań pochodzących od końcówek klienckich. Diagnostyka tego stanu skupia się na analizie wpisów kontrolnych zapory, powiązaniu połączenia z prawidłowym profilem zabezpieczeń (sieć prywatna) i zdefiniowaniu ponownych wyjątków dla połączeń przychodzących z wykorzystaniem zaplecza administracyjnego narzędzi systemu Windows.

Czy możliwa jest pełna migracja danych i dokumentów księgowych od zupełnie innego producenta oprogramowania?

Proces przejścia (migracja danych) między środowiskami różnych firm programistycznych niemal nigdy nie przebiega w skali jeden do jednego. Poszczególne aplikacje wykorzystują całkowicie odmienne modele budowy struktury bazodanowej, rozbieżne sposoby kalkulacji kosztów (metody kolejkowania FIFO/LIFO) czy inne procedury wiązania faktur z dokumentami ruchu magazynowego. Realizowany transfer z powodzeniem obejmuje kartoteki kontrahentów, słowniki asortymentu (w tym nazwy, kody EAN, przypisane stawki podatku) oraz bazowe, początkowe stany magazynowe zaimportowane za pomocą ustandaryzowanych formatów tekstowych (CSV, XML). Zautomatyzowane przeniesienie kompletnej historii zrealizowanych zamówień za wiele lat wstecz nie jest możliwe bez tworzenia wysoce specjalistycznych skryptów, dlatego rekomenduje się zachowanie poprzedniego oprogramowania w trybie tylko do odczytu (read-only) jako cyfrowego archiwum.

Jak ustalić, czy wyraźne spowolnienie pracy w systemie wynika z awarii sprzętu komputerowego, czy z błędów w samej bazie danych?

Rzetelna odpowiedź na to pytanie wymaga diagnostyki urządzeń wykonywanej fizycznie w miejscu ich pracy. Spadek ogólnej wydajności w tego typu środowiskach posiada najczęściej dwa podłoża. W ujęciu logicznym, baza plików pod wpływem lat eksploatacji rośnie do nieproporcjonalnych rozmiarów, a silnik bazodanowy potrzebuje coraz dłuższego czasu dostępu (Access Time) do przeszukiwania wciąż powiększających się rekordów w momentach generowania obszernych statystyk i zestawień. W ujęciu sprzętowym z kolei, wielogodzinne działanie bez odpowiedniego zaplecza chłodzącego sprzyja zużyciu układów mechanicznych w starszych dyskach i prowadzi do samoczynnego spowalniania pracy przez procesor w celu uchronienia się przed spaleniem (zjawisko Thermal Throttling). Działania podejmowane na miejscu umożliwiają precyzyjne wskazanie wadliwego ogniwa.

Podsumowanie zakresu działań wykonywanych na miejscu u klienta

Całkowita sprawność i stabilność systemu przeznaczonego do obsługi operacji magazynowo-księgowych opiera się na idealnym zgraniu wydajnych stacji roboczych, infrastruktury lokalnej (sieci komputerowej) oraz odpowiednio skonfigurowanego środowiska serwerowego baz danych. Wykonywanie działań technicznych w bezpośredniej przestrzeni przedsiębiorstwa eliminuje błędy związane z niedostosowaniem ustawień ogólnych do fizycznych wymogów sprzętowych konkretnego biura. Weryfikacja obejmująca zarówno oprogramowanie z rodziny Subiekt GT, jak i zintegrowane urządzenia peryferyjne upewnia właścicieli firm o sprawności działania. Usługi serwisu realizowane z dojazdem na terenie Warszawy i sąsiadujących z nią gmin podwarszawskich dostępne są przez całą dobę przez siedem dni w tygodniu (konsultacje i zgłoszenia awarii sprzętowych pod numerem telefonu 22 378 48 09).

22 378 48 09