Migracja z linii GT na nexo to jedno z częstszych zleceń wśród firm korzystających z oprogramowania Insert — nowsza linia oferuje inne możliwości, ale przeniesienie danych wymaga wiedzy o strukturze obu systemów.

Objaw

Firma korzystająca dotychczas z Subiekta GT decyduje się na przejście na Insert nexo — nowszą linię programów tego samego producenta — i potrzebuje przenieść dotychczasowe dane bez utraty historii sprzedaży i rozliczeń.

Możliwe przyczyny

Typowe powody migracji: chęć skorzystania z nowszych funkcji dostępnych tylko w linii nexo, koniec wsparcia dla starszej wersji GT, albo po prostu naturalny etap rozwoju firmy wymagający bardziej rozbudowanego narzędzia.

Co robimy

Migracja obejmuje przeniesienie danych, kontrahentów, dokumentów i uprawnień między liniami Insertu. Proces wymaga dokładnego zaplanowania, ponieważ struktura danych w nexo różni się od GT — nie jest to prosta kopia plików, tylko właściwe zmapowanie informacji między systemami. Po migracji wykonywane są testy poprawności przeniesionych danych oraz szkolenie pracowników z obsługi nowego interfejsu, jeśli firma tego potrzebuje.

Ile to trwa

Czas migracji zależy od ilości danych do przeniesienia oraz liczby lat historii sprzedaży w systemie — ustalany jest indywidualnie po wstępnym przeglądzie bazy danych.

Co można zrobić samemu, zanim przyjedzie serwisant

Warto zrobić kopię zapasową obecnej bazy danych GT przed rozpoczęciem migracji oraz przygotować listę modułów i funkcji, z których firma faktycznie korzysta — to pomaga właściwie zaplanować konfigurację w nexo.

Czego nie robić: nie warto rozpoczynać migracji „na żywym organizmie", bez wcześniejszego testu na kopii danych — błąd w trakcie migracji na działającej bazie może zakłócić bieżącą pracę firmy.

Warunki

Migracja wyceniana jest indywidualnie, zależnie od ilości danych i zakresu konfiguracji. Bieżące wsparcie po migracji dostępne jest na tych samych zasadach co pozostała obsługa informatyczna firm.

Warianty migracji między GT a nexo

Nie każda migracja wygląda tak samo, ponieważ linia Insert GT i linia Insert nexo obejmują kilka programów, a firma niekoniecznie korzysta ze wszystkich naraz. Najczęstszy wariant to przejście z samego Subiekta GT (sprzedaż, magazyn) na Subiekta nexo, bez ruszania pozostałych modułów. W firmach, które oprócz sprzedaży prowadzą też księgowość w Insercie, migracja obejmuje dodatkowo Rewizora, Rachmistrza lub Gratyfikanta — w zależności od tego, czy firma rozlicza się na księgach handlowych, ryczałcie czy przez kadry i płace. Osobnym przypadkiem jest migracja modułu Gestor (CRM) razem z historią kontaktów handlowych, oraz migracja Biura Rachunkowego, gdy z systemu korzysta kancelaria obsługująca wiele podmiotów jednocześnie — tu każda obsługiwana firma wymaga osobnego zmapowania danych.

Zdarza się też migracja częściowa — firma przenosi na nexo tylko moduł sprzedażowy, a księgowość zostawia tymczasowo na GT do końca roku obrachunkowego, żeby nie przerywać bieżącego okresu rozliczeniowego w trakcie roku. Taki wariant wymaga utrzymania przez pewien czas dwóch działających systemów równolegle i późniejszej, drugiej migracji dla pozostałych modułów.

Błędy przy samodzielnej migracji

Insert udostępnia narzędzia eksportu danych z GT, co skłania część firm do próby przeprowadzenia migracji własnymi siłami, bez udziału serwisu. W praktyce prowadzi to do kilku powtarzających się problemów. Pierwszy to pominięcie kopii zapasowej bazy danych przed rozpoczęciem operacji — jeśli coś pójdzie nie tak w trakcie eksportu lub importu, powrót do stanu sprzed migracji bywa wtedy niemożliwy. Drugi częsty błąd to migracja wykonywana bezpośrednio na bazie produkcyjnej, którą pracownicy nadal używają do bieżącej sprzedaży — dokumenty wystawione w trakcie procesu migracji mogą zostać pominięte albo zdublowane.

Kolejny problem dotyczy indywidualnych cenników, rabatów i uprawnień użytkowników — te elementy nie zawsze przenoszą się automatycznie i wymagają ręcznej weryfikacji po imporcie. Firmy, które pomijają ten krok, odkrywają brakujące ustawienia dopiero po pewnym czasie, gdy pracownik zgłasza, że nie widzi dokumentu sprzed migracji albo nie ma dostępu do modułu, z którego wcześniej korzystał. Ostatni typowy błąd to brak testu na kopii bazy przed migracją właściwą — bez takiego testu trudno przewidzieć, ile faktycznie potrwa cały proces i czy struktura danych konkretnej firmy nie ma jakichś nietypowych elementów wymagających dodatkowego zmapowania.

Dodatkowe pytania klientów

Czy trzeba wstrzymać sprzedaż na czas migracji?

Krótkiej przerwy zwykle nie da się uniknąć, ponieważ dane muszą zostać przeniesione ze stabilnej, niezmieniającej się bazy. W praktyce migrację planuje się na moment poza bieżącą pracą, na przykład po zamknięciu dnia sprzedaży, żeby ograniczyć wpływ na funkcjonowanie firmy.

Czy numeracja dokumentów zostaje zachowana?

Tak, jednym z celów migracji jest zachowanie ciągłości numeracji faktur, paragonów i innych dokumentów sprzedażowych, tak żeby po przejściu na nexo kolejny dokument kontynuował dotychczasową numerację, a nie zaczynał się od nowa.

Co dzieje się z uprawnieniami i kontami pracowników?

Uprawnienia użytkowników są przenoszone razem z pozostałymi danymi, ale ze względu na różnice w strukturze zarządzania dostępem między GT a nexo wymagają sprawdzenia po migracji — czasem trzeba je dopasować ręcznie do nowego modelu ról dostępnego w nexo.

Czy migracja obejmuje integracje z Allegro i sklepem internetowym?

Jeśli firma korzysta z integracji z Allegro, sklepem internetowym lub systemem typu BaseLinker, konfigurację takiego połączenia trzeba odtworzyć po stronie nexo — sama migracja danych sprzedażowych nie przenosi automatycznie ustawień integracji zewnętrznych, więc ten element warto zgłosić przed rozpoczęciem prac.

Czy po migracji można jeszcze wrócić do GT?

Dopóki oryginalna baza danych GT pozostaje zachowana (co jest standardową praktyką — stara baza nie jest kasowana po migracji), dostęp do historycznych danych w GT jest możliwy. Powrót do pracy na GT jako systemie bieżącym po pełnym wdrożeniu nexo jest jednak w praktyce rzadko rozważany, ponieważ oznaczałby powtórzenie procesu w drugą stronę.

Czy trzeba przenosić też historię z poprzednich lat obrotowych?

To zależy od decyzji firmy. Część firm przenosi pełną historię sprzedaży i rozliczeń, żeby mieć do niej dostęp bezpośrednio w nexo, inne ograniczają migrację do bieżącego roku obrotowego, a starsze dane zostawiają dostępne wyłącznie w archiwalnej bazie GT, do której w razie potrzeby nadal można zajrzeć. Im więcej lat historii ma zostać przeniesionych, tym więcej czasu wymaga sam proces migracji.

Kiedy to nie jest migracja GT na nexo

Migrację z GT na nexo warto odróżnić od kilku podobnych, ale innych zleceń. Aktualizacja do nowszej wersji w obrębie samej linii GT (na przykład z jednej wersji Subiekta GT na kolejną, wciąż w linii GT) to zwykła aktualizacja oprogramowania, nie migracja między liniami — nie wymaga przenoszenia danych między różnymi strukturami. Inny przypadek to przejście z zupełnie innego systemu ERP, na przykład z Comarch Optima, WAPRO Mag albo enova365, na Insert nexo — struktura danych źródłowych jest wtedy inna niż w GT, więc proces mapowania wygląda inaczej, choć cel końcowy jest podobny. Osobnym tematem jest też sama migracja serwera bazy danych (na przykład zmiana silnika bazy albo przeniesienie na inny komputer) bez zmiany samego programu — to zadanie związane z infrastrukturą IT, a nie ze zmianą linii oprogramowania Insert.

Struktura danych — co wymaga szczególnej uwagi

Insert nexo przechowuje dane w innej strukturze niż GT, dlatego prosta kopia bazy nie wystarcza. Praktyczne znaczenie ma kilka elementów, które przy migracji wymagają osobnego sprawdzenia. Kartoteki kontrahentów — w GT i nexo różnie obsługiwane są na przykład dodatkowe adresy dostawy czy przypisane do kontrahenta indywidualne warunki handlowe, więc po imporcie warto zweryfikować, czy każdy kontrahent zachował komplet danych. Kartoteka towarowa — jednostki miary, powiązania między towarami (zamienniki, zestawy) oraz historia zmian cen wymagają sprawdzenia, ponieważ sposób ich zapisu w nexo różni się od GT. Dokumenty magazynowe i sprzedażowe — poprawność sald magazynowych po migracji jest jednym z pierwszych elementów, które sprawdza się przed przekazaniem systemu do dalszej pracy, żeby stan magazynu w nexo zgadzał się ze stanem faktycznym na dzień migracji.

Osobną kwestią są słowniki i ustawienia konfiguracyjne — sposoby płatności, formy dostawy, szablony wydruków dokumentów czy numeracje serii dokumentów. Część z nich da się przenieść automatycznie, część trzeba odtworzyć ręcznie w nexo, ponieważ linia nexo oferuje w tych obszarach więcej opcji niż GT i mechaniczne przeniesienie ustawień „jeden do jednego" nie zawsze ma sens — czasem lepiej skonfigurować dany element od nowa, korzystając z możliwości, których GT nie miało.

Podsumowanie

Migracja z GT na nexo to projekt, w którym najwięcej zależy od stanu wyjściowej bazy danych i liczby modułów używanych przez firmę — dlatego każda wycena i harmonogram ustalane są indywidualnie, po wcześniejszym przeglądzie danych. Obsługa odbywa się w formie dojazdu do siedziby firmy, bez konieczności przewożenia sprzętu czy udostępniania dostępu zdalnego bez wcześniejszego ustalenia zakresu prac.

22 378 48 09

Migracja z Insert GT na Insert nexo