Część firm wciąż korzysta ze starszej wersji Subiekta, choć producent od dawna rozwija już tylko linię GT. Migracja pozwala przenieść cały dorobek danych bez zaczynania pracy od zera.

Na czym polega ta usługa

Migracja obejmuje eksport danych ze starszej wersji Subiekta — kartotek kontrahentów i towarów, historii dokumentów sprzedaży i magazynowych — a następnie ich import do nowej bazy Subiekta GT z zachowaniem spójności numeracji i powiązań między dokumentami.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przeznaczona dla firm wciąż pracujących na starszej wersji Subiekta, które chcą przejść na aktualnie rozwijaną linię GT bez utraty historii sprzedaży i danych kontrahentów zgromadzonych przez lata.

Ile to trwa

Migracja danych mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni, w zależności od wielkości bazy do przeniesienia.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena migracji są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Jakie dane są przenoszone

Zakres migracji obejmuje wszystkie kluczowe obszary danych zgromadzonych w Subiekcie 4. Kartoteki kontrahentów — wraz z adresami, numerami NIP, indywidualnymi rabatami i przypisanymi formami płatności — trafiają do nowej bazy w niezmienionej postaci. To samo dotyczy kartotek towarowych: nazw, kodów, jednostek miary, cen zakupu i sprzedaży, stanów magazynowych oraz przypisań do grup asortymentowych.

Przenoszone są również dokumenty handlowe i magazynowe: faktury sprzedaży, paragony, dokumenty WZ (wydanie zewnętrzne, czyli potwierdzenie wydania towaru z magazynu), PZ (przyjęcie zewnętrzne — potwierdzenie przyjęcia dostawy), korekty, a także wewnętrzne przesunięcia między magazynami, jeżeli firma prowadzi więcej niż jeden magazyn. Zachowana zostaje pełna historia — nie tylko bieżące dokumenty, lecz także archiwalne, co pozwala później generować zestawienia i analizy za dowolny okres.

Oprócz tego migracji podlegają definicje magazynów, schematy numeracji dokumentów, tabele rabatowe i — jeśli były skonfigurowane — zestawienia cennikowe. Po zakończeniu importu serwisant weryfikuje spójność przeniesionej bazy: czy sumy stanów magazynowych zgadzają się z sumami w oryginalnej instalacji, czy powiązania między dokumentami a kontrahentami zostały odwzorowane prawidłowo.

Różnice techniczne między Subiektem 4 a Subiektem GT

Subiekt 4 powstawał w czasach, gdy standardem był silnik bazy danych o ograniczonej skalowalności. Subiekt GT działa natomiast na silniku Microsoft SQL Server, co przekłada się na istotne różnice w sposobie przechowywania i obsługi danych. SQL Server pozwala na jednoczesną pracę wielu użytkowników na tej samej bazie bez ryzyka blokowania się nawzajem, obsługuje znacznie większe wolumeny danych i oferuje wbudowane mechanizmy tworzenia kopii zapasowych (backup) z poziomu harmonogramu, bez konieczności wyłączania programu.

Zmienia się także model licencjonowania. Subiekt GT wymaga aktualnej licencji InsERT oraz zainstalowanej instancji SQL Server — w większości przypadków wystarcza bezpłatna edycja SQL Server Express, o ile baza danych nie przekracza limitu rozmiaru przewidzianego przez tę edycję. Przed migracją warto upewnić się, że licencja Subiekta GT jest zakupiona i aktywna, a na docelowym komputerze zainstalowany jest odpowiedni system operacyjny Windows w wersji wspieranej przez producenta.

Warto zwrócić uwagę, że Subiekt GT korzysta z innego formatu przechowywania danych niż Subiekt 4 — nie wystarczy więc skopiować plików bazy z jednego katalogu do drugiego. Konieczne jest przeprowadzenie konwersji przez dedykowane narzędzia, które odczytują strukturę starej bazy i zapisują dane w nowej strukturze zgodnej z SQL Server.

Warianty przebiegu migracji

Nie każda migracja wygląda tak samo. Przebieg zależy od kilku czynników, z których najważniejsze to wielkość bazy, liczba stanowisk i to, czy firma chce równocześnie zmienić sprzęt.

W najprostszym wariancie Subiekt 4 i Subiekt GT działają na tym samym komputerze. Serwisant instaluje Subiekta GT, przeprowadza konwersję danych, weryfikuje poprawność importu i konfiguruje nowe środowisko — drukarkę fiskalną (jeśli jest podłączona), szablony wydruków i uprawnienia użytkowników. Stara instalacja zostaje zachowana jako archiwum do czasu, aż firma upewni się, że nowa baza działa prawidłowo.

Drugi wariant obejmuje jednoczesną wymianę komputera. Nowy sprzęt otrzymuje świeżą instalację systemu Windows, SQL Server i Subiekta GT, a dane ze starej maszyny są najpierw wyeksportowane, a następnie zaimportowane na nowym stanowisku. W tym przypadku migracja obejmuje także przeniesienie konfiguracji drukarek, uprawnień sieciowych i ewentualnych integracji z innymi programami.

Trzeci, bardziej złożony wariant dotyczy środowisk wielostanowiskowych — firma pracuje na kilku komputerach, które łączą się ze wspólną bazą. Tutaj oprócz samej konwersji danych konieczne jest skonfigurowanie sieciowego dostępu do instancji SQL Server, przypisanie ról użytkownikom i sprawdzenie, czy wszystkie stanowiska poprawnie komunikują się z nową bazą.

Typowe błędy przy próbie samodzielnej migracji

Niektóre firmy próbują przeprowadzić migrację we własnym zakresie, korzystając z instrukcji dostępnych w internecie. Samo w sobie nie jest to niemożliwe, jednak w praktyce pojawia się kilka powtarzalnych problemów.

Najczęstszy dotyczy pominięcia kopii zapasowej przed rozpoczęciem pracy. Jeśli konwersja zakończy się błędem w połowie procesu, oryginalna baza może ulec uszkodzeniu, a bez kopii nie ma do czego wracać. Dlatego serwisant zawsze zaczyna od utworzenia pełnego backupu starej bazy i sprawdzenia, czy backup jest odczytywalny.

Drugi częsty problem to niezgodność wersji narzędzia konwertującego z wersją źródłowej bazy. InsERT udostępnia narzędzia migracyjne, ale muszą one odpowiadać konkretnej wersji zarówno starego, jak i nowego programu. Użycie niewłaściwej wersji konwertera skutkuje błędami importu lub — co gorsze — cichym pominięciem części rekordów, którego nie widać od razu, a które ujawnia się dopiero po tygodniach, gdy okazuje się, że brakuje wybranych dokumentów.

Trzeci błąd to pominięcie konfiguracji SQL Server po instalacji. Domyślne ustawienia instancji Express nie zawsze pozwalają na zdalne połączenia, co w środowisku wielostanowiskowym oznacza, że główny komputer działa, a pozostałe stanowiska nie mogą się połączyć z bazą. Poprawna konfiguracja wymaga otwarcia odpowiednich portów, włączenia protokołu TCP/IP w narzędziu SQL Server Configuration Manager i ustawienia reguł zapory systemowej (firewall).

Zdarza się także próba ręcznego przenoszenia danych metodą „eksport do pliku CSV i import w nowym programie". Takie podejście pomija powiązania między dokumentami, nie odwzorowuje historii korekt i generuje duplikaty kontrahentów, gdy w starym systemie ten sam podmiot figurował pod nieznacznie różniącymi się nazwami.

Kiedy problem nie wymaga migracji

Nie każda trudność z Subiektem 4 oznacza, że jedynym rozwiązaniem jest pełna migracja do GT. Warto rozróżnić kilka sytuacji, w których wystarczy inne działanie.

Jeśli program działa poprawnie, ale wolno się uruchamia lub długo generuje raporty, przyczyną bywa fragmentacja bazy danych lub zbyt duża liczba rekordów archiwalnych w aktywnych tabelach. W takim przypadku wystarczy optymalizacja istniejącej instalacji — kompaktowanie bazy, przeniesienie archiwum do osobnego zbioru, a czasem po prostu wymiana dysku na szybszy nośnik SSD (dysk półprzewodnikowy, szybszy od tradycyjnego dysku talerzowego).

Inna sytuacja to awaria systemu operacyjnego, która uniemożliwia uruchomienie Subiekta 4. Tu problemem nie jest sam program, lecz środowisko, w którym pracuje. Po przywróceniu działania systemu Windows lub przeniesieniu instalacji na nowy system Subiekt 4 może dalej funkcjonować, jeśli firma nie planuje jeszcze przejścia na GT.

Z kolei gdy firma potrzebuje funkcji, których Subiekt 4 nie oferuje — na przykład integracji z Allegro, obsługi JPK (Jednolity Plik Kontrolny, wymagany przez administrację skarbową) lub pracy w modelu wielomagazynowym z rozbudowanymi uprawnieniami — to rzeczywiście jedyną drogą jest migracja na aktualną wersję. Subiekt 4 nie otrzymuje już aktualizacji i nie będzie rozwijany o nowe wymagania prawne ani techniczne.

Najczęściej zadawane pytania

Czy po migracji nadal można zajrzeć do starego Subiekta 4?

Tak. Stara instalacja nie jest usuwana — pozostaje na dysku w trybie archiwalnym. Można do niej wrócić i sprawdzić dowolny dokument z przeszłości. Dopiero gdy firma potwierdzi, że nowa baza GT jest kompletna i działa prawidłowo, starą instalację można odinstalować lub przenieść na nośnik archiwalny.

Czy migracja wymaga wyłączenia firmy z pracy na cały dzień?

Nie na cały dzień. Przestój dotyczy wyłącznie momentu, w którym dane są eksportowane ze starej bazy — od tego momentu nie powinno się wystawiać nowych dokumentów w Subiekcie 4, żeby nie powstała rozbieżność między starą a nową bazą. Eksport i import trwają najczęściej od kilkudziesięciu minut do kilku godzin, w zależności od wielkości bazy. Resztę konfiguracji — instalację SQL Server, Subiekta GT, drukarek i szablonów — można przeprowadzić wcześniej, zanim firma wstrzyma bieżącą pracę.

Czy potrzebna jest nowa licencja Subiekta GT?

Tak. Subiekt GT to osobny produkt z własnym modelem licencyjnym. Licencja Subiekta 4 nie uprawnia do korzystania z wersji GT. Jeśli firma nie posiada jeszcze licencji, może ją nabyć u autoryzowanego dystrybutora InsERT. Serwisant nie sprzedaje licencji, natomiast pomaga w instalacji i aktywacji zakupionego oprogramowania.

Co z drukarką fiskalną — czy po migracji trzeba ją ponownie konfigurować?

Tak, konfiguracja drukarki fiskalnej w Subiekcie GT jest niezależna od ustawień w Subiekcie 4. Serwisant podłącza drukarkę do nowej instalacji, przypisuje odpowiednie stawki VAT i przeprowadza wydruk testowy. Jeśli drukarka jest podłączona przez port szeregowy (COM) lub USB, konieczne bywa także zainstalowanie sterowników odpowiednich dla aktualnej wersji systemu Windows.

Czy migracja obejmuje też inne programy z pakietu InsERT, na przykład Rewizora?

Jeśli firma korzysta z kilku modułów InsERT — na przykład Subiekta do sprzedaży i Rewizora GT do księgowości — migrację można przeprowadzić łącznie, w ramach jednej wizyty. Dane finansowe z Rewizora podlegają analogicznej konwersji: przenoszony jest plan kont, kartoteki, dokumenty księgowe i rozrachunki. Zakres ustalany jest podczas bezpłatnej diagnozy wstępnej.

Jak wygląda wizyta serwisanta

Cały proces odbywa się u klienta — serwisant dojeżdża na miejsce z własnym sprzętem diagnostycznym i nośnikami instalacyjnymi. Nie ma potrzeby odłączania komputera od stanowiska pracy ani transportowania go do zewnętrznego punktu. Na początku wizyty serwisant ocenia aktualną instalację Subiekta 4: wersję programu, rozmiar bazy, liczbę kartotek i dokumentów, a także stan techniczny komputera, na którym program ma dalej pracować. Na tej podstawie ustala plan migracji i szacuje czas realizacji.

Po przeprowadzeniu konwersji następuje etap weryfikacji — serwisant wspólnie z osobą odpowiedzialną za obsługę programu przegląda wybrane dokumenty, sprawdza poprawność stanów magazynowych i testuje kluczowe operacje: wystawianie faktury, drukowanie paragonu, wyszukiwanie kontrahenta. Jeśli firma korzysta z integracji z innymi systemami — na przykład z programem do księgowości lub platformą sprzedażową — te połączenia są również konfigurowane i testowane.

Na zakończenie wizyty serwisant tworzy kopię zapasową nowej bazy GT, omawia podstawy codziennej obsługi i zostawia dane kontaktowe do wsparcia po naprawie, które jest dostępne do 30 dni od wykonania usługi.

Przygotowanie do migracji po stronie firmy

Przed wizytą serwisanta warto wykonać kilka prostych czynności, które przyspieszą cały proces. Po pierwsze — upewnić się, że komputer, na którym działa Subiekt 4, jest włączony i program uruchamia się bez błędów. Po drugie — przygotować dane logowania do konta administratora w Subiekcie 4 (nie do systemu Windows — chodzi o konto wewnątrz programu, które pozwala na eksport danych). Po trzecie — jeśli firma zakupiła już licencję Subiekta GT, mieć pod ręką numer licencyjny lub potwierdzenie zakupu.

Pomocne jest także sporządzenie krótkiej listy integracji i urządzeń peryferyjnych podłączonych do stanowiska: drukarka fiskalna, czytnik kodów kreskowych, drukarka etykiet, kasa fiskalna online. Dzięki temu serwisant od razu uwzględni te elementy w konfiguracji nowego środowiska i nie będzie konieczna dodatkowa wizyta.

Migracja danych a ciągłość rozliczeń z urzędem skarbowym

Jedną z obaw towarzyszących zmianie systemu jest ryzyko utraty ciągłości dokumentacji wymaganej przez administrację skarbową. W praktyce migracja nie tworzy luki — przenoszone są pełne serie numeracyjne dokumentów, a w Subiekcie GT można kontynuować numerację od miejsca, w którym zakończyła się w Subiekcie 4. Oznacza to, że po migracji kolejna faktura otrzyma numer następujący po ostatnim wystawionym dokumencie, bez przeskoku ani powtórzenia.

W przypadku firm zobowiązanych do przesyłania plików JPK migracja na Subiekta GT rozwiązuje dodatkowy problem: Subiekt 4 nie generuje plików JPK w formacie wymaganym przez Ministerstwo Finansów, natomiast Subiekt GT posiada wbudowany moduł do ich tworzenia i wysyłania. Po migracji firma zyskuje więc nie tylko nowsze środowisko pracy, ale także zgodność z aktualnymi wymogami prawnymi dotyczącymi raportowania elektronicznego.

Kiedy warto rozważyć przejście od razu na Subiekta nexo

InsERT rozwija równolegle dwie linie produktowe: Subiekt GT i Subiekt nexo. Subiekt nexo to nowsza generacja, oferująca bardziej rozbudowany interfejs, wbudowaną obsługę e-commerce i szersze możliwości integracji z platformami sprzedażowymi. Jeśli firma stoi przed wyborem i planuje intensywny rozwój sprzedaży internetowej — integrację z Allegro, własnym sklepem internetowym lub systemami typu BaseLinker — warto podczas diagnozy wstępnej omówić z serwisantem, czy przejście od razu na nexo nie będzie korzystniejsze niż dwuetapowa ścieżka przez GT.

Decyzja zależy od specyfiki firmy: nexo wymaga osobnej licencji i ma nieco inne wymagania sprzętowe, ale konwersja danych z Subiekta 4 do nexo przebiega w sposób zbliżony do migracji na GT. Serwisant pomoże ocenić oba warianty i wskazać, który lepiej odpowiada bieżącym oraz planowanym potrzebom przedsiębiorstwa.

Dane do kontaktu w sprawie migracji

Wstępna konsultacja dotycząca migracji z Subiekta 4 na GT — w tym ocena rozmiaru bazy, wymagań sprzętowych i szacunkowego czasu realizacji — odbywa się telefonicznie lub podczas wizyty serwisanta i jest bezpłatna. Usługa realizowana jest na terenie Warszawy i gmin podwarszawskich, a termin wizyty można ustalić pod numerem 22 378 48 09, dostępnym całą dobę, 7 dni w tygodniu. Firma, która od lat pracowała na Subiekcie 4, nie musi rezygnować z dorobku danych — migracja pozwala przenieść go w całości do aktualnego środowiska i kontynuować pracę bez przerwy w numeracji, bez utraty historii i bez konieczności ręcznego przepisywania kartotek.

22 378 48 09

Migracja z Subiekta 4 na Subiekt GT