Firmy prowadzące działalność w kilku obszarach jednocześnie — na przykład handel detaliczny i hurtowy, albo różne kategorie towarów wymagające osobnej ewidencji — potrzebują struktury magazynów dopasowanej do tej złożoności.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje założenie odpowiedniej liczby magazynów w Subiekcie GT, ustawienie zasad przesunięć towarów między nimi oraz dostosowanie raportowania stanów magazynowych do struktury odpowiadającej rzeczywistej organizacji firmy.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna w firmach prowadzących kilka linii działalności lub lokalizacji jednocześnie, gdzie jeden wspólny magazyn utrudniałby przejrzystą kontrolę nad stanami towarowymi poszczególnych obszarów.

Ile to trwa

Konfiguracja struktury magazynów mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Rola struktury wielomagazynowej w systemie Subiekt GT

System Subiekt GT wykorzystuje silnik relacyjnej bazy danych Microsoft SQL Server (oprogramowanie zarządzające strukturami danych i transakcjami). W architekturze tego systemu każdy zdefiniowany magazyn stanowi w pełni autonomiczną przestrzeń ewidencyjną dla asortymentu. Kartoteka towarowa (ogólna baza produktów zawierająca nazwy, kody kreskowe EAN, opisy i stawki podatku) pozostaje wspólna dla całego podmiotu gospodarczego, jednak stany magazynowe, wartości finansowe zapasów oraz historia wszystkich operacji są rejestrowane i przeliczane odrębnie dla każdego magazynu.

Wdrożenie podziału na wiele magazynów eliminuje częsty problem operacyjny, w którym pracownicy działu handlowego oferują klientom towar znajdujący się fizycznie w innym oddziale lub przypisany do innego kanału sprzedaży. Ponadto rozdzielenie magazynów pozwala na precyzyjne ustalenie odpowiedzialności materialnej pracowników przypisanych do poszczególnych punktów składowania, hal lub pojazdów serwisowych.

Warianty organizacji magazynów w przedsiębiorstwie wielobranżowym

W zależności od profilu działalności oraz stopnia skomplikowania łańcucha dostaw w firmie konfiguracja modułu magazynowego w Subiekcie GT może obejmować zróżnicowane modele podziału.

Rozdzielenie sprzedaży hurtowej i detalicznej — utworzenie osobnego magazynu dla sprzedaży hurtowej oraz odrębnego dla sprzedaży detalicznej pozwala na sztywne powiązanie z nimi odpowiednich cenników (ceny hurtowe netto w pierwszym przypadku oraz ceny detaliczne brutto w drugim). Dzięki temu personel uniknie pomyłek przy wystawianiu dokumentów handlowych, a kadra zarządzająca zyskuje czytelne raporty rentowności dla każdego kanału dystrybucji z osobna.
Dedykowany magazyn dla handlu internetowego (e-commerce) — wydzielenie magazynu obsługującego wyłącznie zamówienia ze sklepów internetowych oraz platform sprzedażowych zapobiega zjawisku jednoczesnej sprzedaży tego samego egzemplarza towaru w sklepie stacjonarnym i przez sieć. Integracje zewnętrzne, komunikujące się z Subiektem GT za pośrednictwem sfery zdarzeń lub interfejsów programistycznych API (zestaw reguł umożliwiających wymianę danych między aplikacjami), pobierają stany wyłącznie z wyznaczonego magazynu internetowego.
Magazyn surowców, półproduktów i wyrobów gotowych — w firmach, które łączą handel z montażem, konfekcjonowaniem lub drobną produkcją, niezbędne jest rozdzielenie materiałów od gotowych produktów. W takim układzie transfery między magazynami powiązane są z dokumentami kompletacji, takimi jak RW (Rozchód Wewnętrzny — dokument potwierdzający pobranie surowców do produkcji) oraz PW (Przychód Wewnętrzny — dokument rejestrujący przyjęcie do magazynu zmontowanego zestawu).
Mobilne magazyny serwisowe i techniczne — przypisanie wirtualnego magazynu do każdego pojazdu serwisanta lub handlowca działającego w terenie (na terenie Warszawy i okolicznych powiatów) pozwala na ścisłą ewidencję części zamiennych oraz materiałów eksploatacyjnych. Każde zużycie części u klienta jest natychmiast dokumentowane na właściwym magazynie podręcznym, co eliminuje straty i ułatwia uzupełnianie zapasów.
Magazyn kwarantanny, zwrotów i reklamacji — stworzenie odrębnego magazynu dla towarów uszkodzonych, wycofanych z oferty lub podlegających procedurze RMA (procedura zgłoszenia reklamacyjnego i zwrotu towaru do dystrybutora lub producenta) zabezpiecza przedsiębiorstwo przed przypadkowym wydaniem niesprawnego produktu kolejnemu klientowi.

Obieg dokumentów i zasady przesunięć międzymagazynowych

Kluczowym elementem prawidłowo działającego systemu wielomagazynowego jest ustandaryzowany obieg dokumentów przesunięcia międzymagazynowego. W programie Subiekt GT operacje te realizowane są za pomocą pary dokumentów:

Dokument MMW (Przesunięcie Międzymagazynowe Wydanie) rejestruje rozchód towaru z magazynu źródłowego, natomiast dokument MMP (Przesunięcie Międzymagazynowe Przyjęcie) odpowiada za wprowadzenie tego samego asortymentu na stan magazynu docelowego. W zależności od specyfiki przedsiębiorstwa konfiguruje się jeden z dwóch trybów przesunięć:

Przesunięcie jednoetapowe (automatyczne) — zatwierdzenie dokumentu MMW powoduje natychmiastowe utworzenie i zatwierdzenie dokumentu MMP w magazynie docelowym. Tryb ten stosuje się w obrębie jednej lokalizacji fizycznej, na przykład przy przesunięciu towaru z magazynu głównego na magazyn podręczny w tym samym budynku.
Przesunięcie dwuetapowe (z towarem w drodze) — dokument MMW zdejmuje towar ze stanu magazynu wydającego, jednak dokument MMP w magazynie przyjmującym pozostaje w stanie odłożonym do momentu fizycznego dotarcia i przeliczenia przesyłki przez personel odbierający. Zapobiega to powstawaniu fikcyjnych stanów magazynowych podczas transportu między odległymi punktami w aglomeracji warszawskiej.

Wszystkie przesunięcia magazynowe w Subiekcie GT zachowują ciągłość historycznej wyceny partii towarowych zgodnie z metodą FIFO (zasada pierwsze przyszło, pierwsze wyszło — towar zakupiony najwcześniej jest wydawany jako pierwszy). Dokument MMW nie tworzy nowej wartości zakupu, lecz przenosi pierwotny koszt zakupu z dokumentu PZ (Przyjęcie Zewnętrzne — dokument potwierdzający dostawę towaru od kontrahenta). Dzięki temu zachowana zostaje pełna dokładność wyliczania marży rzeczywistej i zysku ze sprzedaży.

Konfiguracja uprawnień personelu i profili użytkowników

Brak odpowiednich ograniczeń w uprawnieniach pracowników jest jedną z głównych przyczyn powstawania błędów w ewidencji wielomagazynowej. Wdrożenie struktury magazynowej obejmuje precyzyjne ustawienie profili w module administracyjnym Subiekta GT.

W ramach konfiguracji uprawnień użytkowników definiuje się:

Przypisanie domyślnego magazynu roboczego dla każdego stanowiska komputerowego lub konta użytkownika, co minimalizuje ryzyko omyłkowego wystawienia dokumentu na niewłaściwym magazynie.
Ograniczenie dostępu personelu wyłącznie do magazynów, za które pracownik ponosi bezpośrednią odpowiedzialność materialną.
Blokadę możliwości wystawiania dokumentów rozchodowych (faktur sprzedaży, paragonów, dokumentów WZ — Wydanie Zewnętrzne) przy braku wystarczającej ilości towaru na magazynie.
Ograniczenie widoczności cen zakupu, marż handlowych oraz stanów magazynowych w innych oddziałach firmy dla wybranych grup pracowników.
Przypisanie domyślnych stanowisk kasowych (gotówkowych) oraz rachunków bankowych powiązanych z konkretnym magazynem i punktem handlowym.

Najczęstsze błędy przy samodzielnym wdrażaniu wielu magazynów

Próby samodzielnego tworzenia magazynów bez odpowiedniego przygotowania proceduralnego i technicznego często skutkują destabilizacją bazy danych oraz błędami w sprawozdawczości finansowej.

Zastępowanie dokumentów MM dokumentami korygującymi — manualne zdejmowanie towaru dokumentem RW na jednym magazynie i wprowadzanie go dokumentem PW na drugim powoduje zerwanie powiązań z pierwotnymi dokumentami zakupu PZ. Skutkuje to zafałszowaniem kosztu własnego sprzedaży i błędami w wyliczeniach podatku dochodowego.
Dublowanie kartotek asortymentowych — wprowadzanie osobnych pozycji towarowych dla tego samego produktu w celu rozróżnienia magazynów (np. tworzenie kartoteki z dopiskiem „Hurt” lub „Detal”) uniemożliwia rzetelną kontrolę globalnego zapasu i utrudnia automatyzację zamówień. Prawidłowa konfiguracja zakłada jedną uniwersalną kartotekę towaru i śledzenie jej stanu na wielu magazynach.
Brak konfiguracji urządzeń peryferyjnych — podłączenie drukarek fiskalnych, wag kalkulacyjnych lub czytników kodów kreskowych bez przypisania ich do konkretnego magazynu prowadzi do rozbieżności między rejestrem urządzeń a stanem ewidencyjnym w programie.
Pomijanie stanów minimalnych i optymalnych — niezdefiniowanie progów ostrzegawczych dla każdego magazynu z osobna uniemożliwia generowanie zbiorczych dokumentów ZD (Zamówienie do Dostawcy), co prowadzi do przestojów sprzedażowych z powodu braków towarowych.
Równoległe prowadzenie inwentaryzacji bez wstrzymania transferów — uruchomienie spisu z natury w trakcie wykonywania niezaksięgowanych przesunięć MMW i MMP prowadzi do powstania sztucznych mank i nadwyżek inwentaryzacyjnych.

Kiedy struktura wielomagazynowa nie jest konieczna

W niektórych sytuacjach biznesowych tworzenie kolejnych magazynów w Subiekcie GT jest zbędne i może niepotrzebnie skomplikować codzienną pracę personelu. Jeżeli firma potrzebuje jedynie podzielić asortyment pod kątem branż, kategorii produktowych, sezonowości czy marek, a towar znajduje się w jednym miejscu i jest obsługiwany przez ten sam zespół, lepszym rozwiązaniem jest wykorzystanie wbudowanych mechanizmów klasyfikacji.

Do takich narzędzi należą grupy towarowe, cechy asortymentu oraz pola własne w kartotece towaru. Umożliwiają one precyzyjne filtrowanie bazy produktów, generowanie zestawień sprzedaży oraz tworzenie dedykowanych cenników bez konieczności ciągłego wystawiania dokumentów przesunięć MMW i MMP. Odrębny magazyn powinien być tworzony tylko wtedy, gdy istnieje rzeczywista potrzeba rozdzielenia fizycznego, prawnego, uprawnieniowego lub integracyjnego stanów magazynowych.

Często zadawane pytania dotyczące magazynów w Subiekcie GT

Czy w Subiekcie GT można zablokować wystawianie dokumentów sprzedaży przy braku towaru na wybranym magazynie?

Tak, w parametrach systemu Subiekt GT można włączyć blokadę wydawania towaru przy braku stanu magazynowego. Blokada ta może działać bezwzględnie (uniemożliwiając zapis dokumentu) lub warunkowo (wyświetlając ostrzeżenie dla operatora). Pozwala to wyeliminować tak zwane stany ujemne, które zniekształcają wycenę magazynową i historię kosztową partii towarowych.

Jak przebiega inwentaryzacja w firmie posiadającej kilka magazynów?

W systemie Subiekt GT inwentaryzację (spis z natury) przeprowadza się niezależnie dla każdego zdefiniowanego magazynu za pomocą dokumentów IWz (Inwentaryzacja Zbiorcza) lub IWc (Inwentaryzacja Cząstkowa). Dzięki temu można dokonać weryfikacji stanów magazynowych w jednym punkcie handlowym lub na wybranym pojeździe serwisowym bez konieczności przerywania pracy w pozostałych jednostkach przedsiębiorstwa.

Czy przesunięcia międzymagazynowe podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług?

Dokumenty MMW i MMP są wewnętrznymi dokumentami ewidencyjnymi i nie stanowią czynności podlegającej opodatkowaniu, o ile transfer asortymentu odbywa się w ramach jednego podmiotu gospodarczego (tego samego numeru NIP). Ruchy te są jednak rejestrowane w strukturze pliku JPK_MAG (Jednolity Plik Kontrolny dla ewidencji magazynowej), który może być weryfikowany podczas kontroli skarbowej w celu potwierdzenia spójności przepływów towarowych.

Czy każdy magazyn może mieć przypisany odmienny domyślny poziom cen sprzedaży?

Tak, w konfiguracji każdego magazynu w Subiekcie GT można zdefiniować domyślny poziom cen sprzedaży (na przykład cenę detaliczną, hurtową lub specjalną). Podczas tworzenia nowego dokumentu sprzedaży na danym magazynie system automatycznie zastosuje przypisany poziom cenowy, co ogranicza ryzyko zastosowania niewłaściwej stawki przez pracownika.

Czy wdrożenie nowych magazynów wymaga przerwania bieżącej sprzedaży w firmie?

Prace wdrożeniowe realizujemy na miejscu u klienta w dogodnym terminie, dostosowując harmonogram do rytmu pracy firmy. Kluczowe etapy, takie jak bilans otwarcia nowych magazynów, wstępne transfery towarowe oraz weryfikacja spójności danych, przeprowadzane są w sposób minimalizujący wpływ na bieżącą obsługę zamówień i klientów.

Bezpieczeństwo bazy danych i procedury wdrożeniowe

Reorganizacja modułu magazynowego wiąże się z bezpośrednimi operacjami na tabelach bazy danych Microsoft SQL Server, w tym tabelach kartotek towarowych, dokumentów i stanów magazynowych. Przed przystąpieniem do jakichkolwiek modyfikacji konfiguracji wykonujemy pełną kopię bezpieczeństwa podmiotu za pomocą narzędzia Archiwizator (program do archiwizacji baz danych pakietu InsERT GT) lub narzędzi administracyjnych silnika SQL Server.

Po wdrożeniu nowej struktury magazynowej przeprowadzamy weryfikację integralności bazy danych oraz testy poprawności wystawiania dokumentów sprzedażowych, magazynowych i kasowych. Sprawdzamy także poprawność generowania zestawień stanów towarowych i remanentów, co gwarantuje pełną zgodność ewidencji magazynowej z rzeczywistym stanem majątkowym firmy.

22 378 48 09

Obsługa magazynów wielobranżowych w Subiekcie GT