WAPRO ERP — migracja z innego systemu księgowego

Migracja z innego systemu księgowo-magazynowego do WAPRO ERP wymaga odpowiedniego przygotowania i sprawdzenia danych, aby przebiegła bez utraty informacji.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje przygotowanie danych do migracji, ich przeniesienie do systemu WAPRO ERP oraz sprawdzenie poprawności po zakończonym procesie.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm decydujących się na zmianę dotychczasowego systemu księgowo-magazynowego na WAPRO ERP.

Ile to trwa

Migracja danych mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni, w zależności od ich ilości.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Zakres przenoszonych danych i modułów WAPRO ERP

Migracja do środowiska WAPRO ERP (zintegrowanego pakietu oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem) może obejmować pojedynczy program lub cały zespół zintegrowanych aplikacji. W zależności od profilu działalności przedsiębiorstwa proces transferu obejmuje wybrane obszary operacyjne i ewidencyjne:

WAPRO Mag (obsługa sprzedaży i gospodarki magazynowej) — przenoszenie kartotek asortymentowych, kodów kreskowych EAN (europejskich kodów towarowych), kodów PKWiU (Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług), kodów CN (Nomenklatury Scalonej), stanów magazynowych, cenników i poziomów cenowych, a także kartotek kontrahentów wraz z numerami NIP i danymi adresowymi.
WAPRO Fakir (finanse i księgowość pełna) — przenoszenie planu kont (struktury kont bilansowych i wynikowych), bilansu otwarcia (stanów początkowych aktywów i pasywów na wybrany dzień bilansowy), nierozliczonych rozrachunków (należności i zobowiązań), kartotek urzędów i instytucji finansowych oraz schematów księgowych.
WAPRO Kaper (księgowość uproszczona) — przenoszenie zapisów podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR), ewidencji przychodów dla zryczałtowanego podatku dochodowego, wykazu środków trwałych oraz ewidencji wyposażenia.
WAPRO Gang (kadry i płace) — przenoszenie kartotek osobowych pracowników, historii zatrudnienia, umów o pracę i umów cywilnoprawnych, stawek zaszeregowania, struktury działów firmy, bilansów urlopowych oraz parametrów niezbędnych do deklaracji ZUS.
WAPRO JPK (obsługa Jednolitego Pliku Kontrolnego) — weryfikacja i konfiguracja struktur danych umożliwiających poprawne generowanie plików kontrolnych JPK_V7M, JPK_V7K, JPK_FA oraz JPK_MAG na podstawie zaimportowanych dokumentów i kartotek.

Najczęstsze źródła i warianty migracji do WAPRO ERP

Metodyka przenoszenia danych różni się w zależności od architektury technicznej dotychczas używanego oprogramowania. W ramach prac wdrożeniowych realizujemy transfery z wielu różnorodnych środowisk informatycznych:

Migracja z systemów InsERT (Subiekt GT, Subiekt nexo, Rewizor, Gratyfikant) — transfer realizowany jest poprzez pliki wymiany danych w formatach XML/EDI++ (standard elektronicznej wymiany dokumentów) lub poprzez bezpośrednią ekstrakcję z relacyjnej bazy Microsoft SQL Server. Dbamy o zachowanie poprawnych powiązań między kartotekami klientów a dokumentami handlowymi oraz zgodność jednostek miary.

Migracja z oprogramowania Comarch ERP (Optima, XL, Klasyka) — polega na przekształceniu struktur danych tabelarycznych Comarch do schematów bazy WAPRO. Przenoszone są stany magazynowe, cenniki, grupy asortymentowe oraz rozrachunki z kontrahentami.

Migracja z programów Sage Symfonia — obejmuje import rozbudowanych planów kont, powiązań analitycznych, kartotek kontrahentów oraz ewidencji środków trwałych. Wymaga to dokładnego dostosowania formatu numeracji kont syntetycznych i analitycznych.

Migracja ze starszych wersji DOS oraz wczesnych wydań WF-Mag dla Windows — w przypadku baz opartych na archaicznych plikach DBF (bazach danych formatu dBase) proces wymaga konwersji standardów kodowania znaków oraz wieloetapowej aktualizacji struktur do współczesnego formatu Microsoft SQL Server.

Migracja z arkuszy kalkulacyjnych (Excel, pliki CSV, pliki tekstowe) — stosowana w firmach przechodzących z prostych ewidencji arkuszowych na zintegrowany system ERP. Wymaga standaryzacji nazw, walidacji poprawności numerów NIP oraz zbudowania skryptu wprowadzającego dane do bazy docelowej.

Przebieg procesu migracji danych krok po kroku

Przeniesienie danych księgowych i magazynowych wymaga zachowania ścisłej dyscypliny technologicznej, aby nie naruszyć ciągłości operacyjnej przedsiębiorstwa:

Krok 1: Wstępny audyt i wykonanie kopii bezpieczeństwa. Przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań technicznych zabezpieczamy dotychczasowe środowisko, wykonując pełny backup (kopię zapasową) danych źródłowych. Sprawdzamy integralność logiczną tabel, poprawność numerów NIP, kompletność jednostek miary oraz eliminujemy ewentualne uszkodzenia struktur indeksów.

Krok 2: Przygotowanie instancji bazodanowej. Na wskazanym serwerze lub stacji roboczej instalujemy i konfigurujemy silnik bazodanowy Microsoft SQL Server (motor bazy danych odpowiedzialny za gromadzenie i szybkie przetwarzanie rekordów). Tworzymy strukturę nowej bazy WAPRO, optymalizując przydział pamięci RAM oraz lokalizację plików bazy (MDF) i logów transakcyjnych (LDF).

Krok 3: Mapowanie struktur danych. Opracowujemy reguły mapowania, czyli jednoznacznego przyporządkowania pól ze starego systemu do parametrów programu WAPRO. Obejmuje to stawki podatku VAT, formy płatności, waluty, grupy towarowe oraz typy dokumentów handlowych i magazynowych.

Krok 4: Migracja testowa i weryfikacja sum kontrolnych. Przeprowadzamy próbny import danych do bazy testowej. Sprawdzamy zgodność sum kontrolnych (wartości magazynu w cenach zakupu i sprzedaży, sald rozrachunków, bilansu otwarcia) i porównujemy je z raportami wygenerowanymi ze starego systemu.

Krok 5: Migracja produkcyjna. Po akceptacji wyników testowych ustalamy moment odcięcia (najczęściej koniec miesiąca, kwartału lub weekend), pobieramy ostateczną paczkę danych z bieżącymi dokumentami i wprowadzamy je do bazy produkcyjnej WAPRO.

Krok 6: Konfiguracja stanowisk i urządzeń u klienta. W ramach wizyty u klienta konfigurujemy stacje robocze, instalujemy aplikacje końcowe, ustawiamy uprawnienia użytkowników oraz integrujemy system z urządzeniami peryferyjnymi, takimi jak drukarki fiskalne, czytniki kodów kreskowych czy wagi kalkulacyjne.

Błędy przy próbie samodzielnego przenoszenia danych

Próby samodzielnego importu danych za pomocą podstawowych mechanizmów plikowych bez przygotowania struktur bazodanowych niosą ze sobą ryzyko poważnych błędów ewidencyjnych:

Zdublowane kartoteki kontrahentów i towarów. Niewielkie różnice w formacie zapisu numeru NIP (np. obecność kresek lub spacji) powodują, że automatyczny import tworzy nowy rekord dla istniejącego już klienta. Prowadzi to do rozproszenia historii transakcji i późniejszych błędów w plikach JPK_V7.

Błędy kodowania znaków diakrytycznych. Niezgodność standardów zapisu polskich liter (np. import plików w kodowaniu UTF-8 do bazy skonfigurowanej pod stronę kodową Windows-1250) wywołuje zniekształcenie nazw towarów i danych adresowych, wymagające czasochłonnej poprawy ręcznej.

Zaburzenie powiązań rozrachunkowych. Import dokumentów bez właściwego powiązania z wpłatami kasowymi KP (kasa przyjmie) i wyciągami bankowymi powoduje wygenerowanie fałszywych zaległości płatniczych u kontrahentów, którzy w rzeczywistości opłacili swoje zobowiązania.

Pominięcie bilansu otwarcia i kosztów magazynowych. Przeniesienie samych ilości towaru bez powiązania z pierwotnymi cenami zakupu uniemożliwia prawidłowe rozliczanie kosztu własnego sprzedaży metodami FIFO (pierwsze przyszło, pierwsze wyszło) lub LIFO (ostatnie przyszło, pierwsze wyszło).

Brak weryfikowalnej kopii zapasowej. Modyfikowanie plików bazodanowych bez uprzedniego sporządzenia sprawdzonego obrazu bezpieczeństwa może doprowadzić do bezpowrotnego uszkodzenia danych w dotychczas używanym oprogramowaniu.

Kiedy migracja wymaga rozwiązań niestandardowych

W określonych warunkach technicznych transfer danych wymaga zastosowania dedykowanych procedur konwersyjnych lub bezpośrednich zapytań SQL:

Przejście z chmurowych systemów SaaS bez dostępu do bazy relacyjnej. Platformy internetowe działające wyłącznie w przeglądarce często nie udostępniają pełnej kopii bazy SQL, a jedynie wybrane raporty tabelaryczne lub interfejs programistyczny API (interfejs umożliwiający wymianę danych między aplikacjami). W takich sytuacjach tworzymy konwertery przetwarzające pliki XML, JSON lub CSV na format zgodny z WAPRO.

Struktury wielomagazynowe i wielooddziałowe. W przedsiębiorstwach posiadających kilka oddziałów pracujących dotychczas na niezależnych bazach migracja wymaga ujednolicenia kartotek, scalenia zdublowanych indeksów oraz skonfigurowania centralnego serwera z dostępem terminalowym (pulpitem zdalnym) lub mechanizmem replikacji bazy danych.

Integracje z platformami e-commerce i BaseLinkerem. Po wdrożeniu WAPRO Mag konieczne bywa ponowne powiązanie kartotek asortymentowych z platformami handlowymi (sklepami internetowymi, serwisami aukcyjnymi). Zapewniamy zgodność identyfikatorów produktów oraz kodów EAN, zapobiegając rozsynchronizowaniu stanów magazynowych w sprzedaży online.

Dodatkowe pytania klientów dotyczące migracji do WAPRO ERP

Czy podczas procesu migracji firma musi wstrzymać sprzedaż i fakturowanie?

Nie ma potrzeby wielodniowego wstrzymywania bieżącej pracy firmy. Wszystkie czynności przygotowawcze, konfigurację środowiska Microsoft SQL Server, mapowanie pól oraz migrację próbną realizujemy równolegle do standardowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Ostateczny transfer danych i wprowadzenie bilansu otwarcia wykonujemy poza godzinami pracy biura, w weekend lub w wyznaczonym krótkim oknie serwisowym.

Czy do WAPRO przenoszona jest pełna historia dokumentów z ubiegłych lat?

Standardową i rekomendowaną regułą wdrożeniową jest przenoszenie aktualnych kartotek kontrahentów, towarów, cenników, bilansu otwarcia oraz otwartych, nierozliczonych rozrachunków na wskazany dzień rozpoczęcia pracy w nowym systemie. Przenoszenie pojedynczych dokumentów sprzedażowych i magazynowych z wielu lat wstecz jest rzadko stosowane ze względu na różnice w algorytmach księgowań między różnymi programami. W takich przypadkach dotychczasowy program pozostawia się jako archiwum do wglądu lub wykonuje bilansowe zestawienia zbiorcze.

W jaki sposób chroniona jest poufność danych finansowych i osobowych podczas prac?

Bezpieczeństwo informacji przedsiębiorstwa oraz zachowanie zasad RODO (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych) stanowią standard naszej pracy. Na życzenie klienta bezpłatnie podpisujemy umowę o zachowaniu poufności (NDA) oraz umowę powierzenia przetwarzania danych. Wszystkie kopie robocze przetwarzane są w zabezpieczonych środowiskach i usuwane po odbiorze wdrożenia.

Jakie wymagania sprzętowe musi spełniać komputer pełniący rolę serwera WAPRO?

Wymagania zależą od liczby równocześnie pracujących użytkowników oraz wielkości bazy danych. W małych instalacjach (do kilku stanowisk) w zupełności wystarcza bezpłatny silnik Microsoft SQL Server Express uruchomiony na komputerze wyposażonym w wielordzeniowy procesor, szybki dysk SSD oraz minimum 16 GB pamięci RAM. Przy większych wdrożeniach dobieramy i konfigurujemy odpowiednie środowisko pod kontrolą systemu Windows Server.

Czy po migracji sprawdzana jest poprawność generowania plików JPK_V7?

Tak, weryfikacja poprawności generowania Jednolitych Plików Kontrolnych jest obowiązkowym etapem procedury weryfikacyjnej. Po zaimportowaniu danych i wprowadzeniu próbnych dokumentów generujemy testowy plik JPK_V7 i poddajemy go walidacji za pomocą oficjalnych schematów Ministerstwa Finansów, upewniając się, że oznaczenia grup towarowych (kody GTU) oraz procedury podatkowe są prawidłowo przenoszone.

Obsługa wdrożeniowa z dojazdem do klienta

Wszystkie usługi związane z przygotowaniem, przeniesieniem i weryfikacją danych w systemie WAPRO ERP realizujemy z bezpośrednim dojazdem do siedziby firmy na terenie Warszawy oraz 7 okolicznych powiatów (grodziski, legionowski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, warszawski zachodni, wołomiński). Prace wykonujemy na Państwa infrastrukturze sieciowej i sprzętowej, co pozwala na natychmiastowe przetestowanie działania stanowisk roboczych oraz urządzeń fiskalnych. Usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy, wsparciem technicznym po wdrożeniu do 30 dni, a po zakończeniu prac wystawiana jest standardowa faktura.

22 378 48 09