Migracja z innego systemu księgowo-magazynowego do Comarch ERP Optima wymaga odpowiedniego przygotowania i sprawdzenia danych, aby przebiegła bez utraty informacji.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje przygotowanie danych do migracji, ich przeniesienie do Comarch ERP Optima oraz sprawdzenie poprawności po zakończonym procesie.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm decydujących się na zmianę dotychczasowego systemu księgowo-magazynowego na Comarch ERP Optima.

Ile to trwa

Migracja danych mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni, w zależności od ich ilości.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Zakres przenoszonych danych i warianty wdrożenia

Proces przejścia na oprogramowanie Comarch ERP Optima może obejmować różne poziomy szczegółowości danych, w zależności od profilu działalności przedsiębiorstwa oraz dotychczas stosowanych rozwiązań. Zakres prac dzieli się zazwyczaj na trzy podstawowe warianty:

Pierwszy wariant to transfer kartotek podstawowych. Obejmuje on bazę kontrahentów z numerami NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej), danymi adresowymi, przypisanymi formami płatności i numerami rachunków bankowych w standardzie IBAN (Międzynarodowy Numer Rachunku Bankowego). W ramach tego wariantu przenoszona jest również pełna kartoteka towarów i usług, w tym kody EAN (Europejski Kod Kreskowy), jednostki miary, przypisane stawki podatku VAT, kody CN (Nomenklatura Scalona) oraz grupy asortymentowe. Jest to rozwiązanie wybierane najczęściej przy rozpoczynaniu nowego roku obrachunkowego.

Drugi wariant rozszerza migrację o stany magazynowe i bilans otwarcia (zestawienie stanów aktywów i pasywów na początek okresu sprawozdawczego). Obejmuje on wprowadzenie ilościowo-wartościowych stanów magazynowych na dany dzień, z uwzględnieniem numerów partii oraz dat ważności towarów, jeśli poprzedni system prowadził taką ewidencję. W module księgowym tworzony jest bilans otwarcia kont księgowych oraz przenoszone są nierozliczone rozrachunki, czyli lista zaległych należności i zobowiązań z przypisaniem do poszczególnych transakcji i terminów płatności.

Trzeci wariant dotyczy przeniesienia pełnej historii transakcyjnej z lat ubiegłych. Z uwagi na różnice w strukturach relacyjnych baz danych pomiędzy różnymi producentami oprogramowania, pełny transfer wszystkich dokumentów źródłowych (faktur sprzedaży, dokumentów magazynowych WZ i PZ) wymaga indywidualnego mapowania tabel. W wielu przypadkach rekomendowanym i bardziej ekonomicznym podejściem jest przeniesienie kartotek oraz bilansu otwarcia, przy jednoczesnym zabezpieczeniu starej bazy w trybie archiwalnym do wglądu na wydzielonym stanowisku lub serwerze.

Najczęstsze systemy źródłowe a specyfika Comarch ERP Optima

Comarch ERP Optima korzysta z relacyjnej bazy danych Microsoft SQL Server (oprogramowanie zarządzające bazą danych firmy Microsoft), co narzuca określone reguły spójności relacji tabelarycznych. Przeniesienie danych z innych popularnych na polskim rynku programów wymaga uwzględnienia specyfiki każdego z nich:

W przypadku systemów z rodziny InsERT (Subiekt GT, Subiekt nexo, Rewizor GT, Gratyfikant) konwersja opiera się na bezpośrednim odczycie bazy SQL lub wykorzystaniu mechanizmów wymiany danych w formatach XML i EDI++ (standard wymiany dokumentów handlowych). Szczególnej uwagi wymaga poprawne przyporządkowanie parametrów fiskalnych, form płatności oraz powiązań pomiędzy kartotekami kontrahentów a ich wielooddziałowością.

Migracja z oprogramowania WAPRO ERP (dawniej WF-Mag, Fakir, Gang) polega na ekstrakcji tabel kontrahentów, artykułów i dokumentów finansowych. Wymaga to odpowiedniego przemapowania struktury cenników i indywidualnych poziomów rabatowych na cenniki domyślne i pomocnicze w Comarch ERP Optima.

Przy przejściu z oprogramowania Symfonia (Sage Symfonia, Symfonia ERP) kluczowym elementem jest odwzorowanie analityki planu kont, słowników księgowych oraz schematów ewidencji podatku od towarów i usług (rejestrów VAT), tak aby zachować ciągłość raportowania na potrzeby Jednolitego Pliku Kontrolnego (struktura JPK_V7).

W przypadku migracji z innych środowisk, takich jak RAKS SQL, enova365, systemów chmurowych (np. Fakturownia, iFirma, wFirma) czy indywidualnych arkuszy kalkulacyjnych (pliki XLS, XLSX, CSV), przygotowywane są dedykowane skrypty transformujące, które standaryzują formaty tekstowe, kodowanie znaków oraz zgodność typów danych przed ich załadowaniem do docelowej bazy.

Procedura techniczna: jak przebiega transfer bazodanowy

Proces wdrożeniowo-migracyjny realizowany jest według ściśle określonych etapów technologicznych, co minimalizuje ryzyko błędów i zabezpiecza dane przedsiębiorstwa:

Krok 1: Wstępny audyt i zabezpieczenie danych. Przed przystąpieniem do jakichkolwiek modyfikacji tworzona jest pełna, zweryfikowana kopia zapasowa bazy źródłowej. Na życzenie klienta podpisywana jest bezpłatna umowa o zachowaniu poufności (NDA), gwarantująca pełne bezpieczeństwo tajemnicy handlowej i finansowej.

Krok 2: Ekstrakcja, czyszczenie i standaryzacja danych. Dane z systemu źródłowego są eksportowane i poddawane weryfikacji. Na tym etapie usuwane są zdublowane rekordy, korygowane niepoprawne formaty numerów NIP (np. usunięcie myślników, spacji, prefiksów zagranicznych wpisanych w niewłaściwe pola) oraz standaryzowane kody pocztowe i nazwy miejscowości.

Krok 3: Konwersja i dopasowanie kodowania znaków. Jeśli baza źródłowa korzystała ze starszych stron kodowych (np. Windows-1250 lub ISO-8859-2), następuje prawidłowe przekodowanie znaków diakrytycznych na standard obsługiwany przez instancję docelową, co zapobiega powstawaniu błędów w nazwach artykułów i danych adresowych.

Krok 4: Testowy import danych na środowisko pilotażowe. Dane są importowane do tymczasowej bazy Comarch ERP Optima przy użyciu interfejsu programistycznego Comarch lub bezpośrednich procedur bazodanowych. Na środowisku testowym sprawdzana jest integralność powiązań między tabelami.

Krok 5: Weryfikacja spójności i raporty kontrolne. Przeprowadzane jest porównanie sum kontrolnych: stanów magazynowych, wartości magazynu w cenach zakupu i sprzedaży, sum należności i zobowiązań oraz obrotów na kontach. Rozbieżności są korygowane przed uruchomieniem produkcyjnym.

Krok 6: Ostateczny import produkcyjny i konfiguracja stanowisk. Po zatwierdzeniu testów następuje ostateczne zasilenie bazy produkcyjnej, ustawienie parametrów pracy wielostanowiskowej w sieci lokalnej, konfiguracja uprawnień operatorów oraz wdrożenie zautomatyzowanego harmonogramu kopii zapasowych.

Typowe błędy i ryzyka przy próbach samodzielnego importu

Samodzielne próby przenoszenia baz danych przy użyciu podstawowych funkcji importu z plików tekstowych często prowadzą do poważnych zaburzeń w bieżącym funkcjonowaniu firmy. Do najczęstszych problemów należą:

Duplikacja rekordów kontrahentów i towarów. Występuje, gdy system źródłowy dopuszczał wielokrotne wpisanie tego samego numeru NIP lub brak unikalnego kodu towaru. W Optimie skutkuje to powstaniem setek zdublowanych kartotek, co utrudnia późniejsze rozliczanie płatności i ewidencję magazynową.

Błędne przypisanie stawek VAT i kodów GTU. Nieuwzględnienie zmian w klasyfikacji towarów i usług lub błędne zmapowanie stawek podatkowych prowadzi do generowania wadliwych deklaracji podatkowych oraz błędów w strukturze JPK_V7, co rodzi konieczność czasochłonnych korekt.

Utrata powiązań w rozrachunkach. Samodzielny import dokumentów bez zachowania powiązań rozliczeniowych sprawia, że system traktuje wszystkie faktury jako nieopłacone, mimo że płatności zostały w rzeczywistości uregulowane w poprzednim programie.

Błędy transakcyjności i uszkodzenia bazy SQL. Przerywanie procesów importu na skutek niewłaściwej konfiguracji pamięci RAM serwera lub przekroczenia limitów bazy danych (np. darmowej wersji Microsoft SQL Server Express) może doprowadzić do niespójności indeksów i niestabilnej pracy aplikacji.

Brak procedur odzyskiwania danych. Prowadzenie prac bezpośrednio na środowisku produkcyjnym bez wcześniejszego wykonania i przetestowania kopii bezpieczeństwa grozi bezpowrotną utratą historii handlowej przedsiębiorstwa.

Infrastruktura techniczna: serwer, sieć i stanowiska robocze

Prawidłowe funkcjonowanie Comarch ERP Optima po migracji wymaga odpowiedniego przygotowania środowiska sprzętowego i sieciowego. Prace techniczne realizowane u klienta obejmują również optymalizację tego obszaru:

Dobór i konfiguracja instancji Microsoft SQL Server. Odpowiednie ustawienie limitów pamięci operacyjnej RAM, parametrów autogrowth (automatycznego przyrostu rozmiaru plików bazy) oraz rozmieszczenia plików bazy danych (.mdf) i dziennika transakcji (.ldf) na szybkich dyskach SSD NVMe (pamięć półprzewodnikowa o wysokiej przepustowości) zapewnia płynną pracę nawet przy kilkudziesięciu tysiącach kartotek.

Konfiguracja sieci lokalnej i dostępów zdalnych. Prawidłowe ustawienie zapory sieciowej (firewall), reguł portów dla usługi SQL Server (domyślnie port TCP 1433) oraz bezpiecznych tuneli VPN (Wirtualna Sieć Prywatna) umożliwia stabilną pracę stanowisk stacjonarnych w biurze oraz bezpieczny dostęp dla pracowników zdalnych i zewnętrznych biur rachunkowych.

Integracja z urządzeniami peryferyjnymi i systemami zewnętrznymi. Po migracji konfigurowane są sterowniki i połączenia z drukarkami fiskalnymi (protokoły Posnet, Novitus, Elzab), czytnikami kodów kreskowych, kolektorami danych oraz platformami wymiany handlowej, takimi jak Krajowy System e-Faktur (KSeF) czy integratory sprzedaży wielokanałowej (np. BaseLinker).

Automatyzacja bezpieczeństwa. Wdrożenie harmonogramu automatycznych kopii zapasowych, tworzonych na zewnętrzne zasoby sieciowe lub macierze dyskowe, chroni bazę przed awarią sprzętową lub atakami szyfrującymi.

Często zadawane pytania (FAQ)

Czy podczas migracji danych praca firmy musi zostać całkowicie wstrzymana?

Nie ma konieczności długotrwałego przestoju. Prace przygotowawcze, analiza struktur bazodanowych, czyszczenie danych oraz testowe importy wykonywane są na kopii roboczej bez zakłócania bieżącej sprzedaży w dotychczasowym systemie. Ostateczny transfer danych i przełączenie na Comarch ERP Optima planuje się zazwyczaj na koniec dnia roboczego lub w okresie o mniejszym natężeniu operacji handlowych.

Czy można przenieść dane z programu, który nie posiada opcji bezpośredniego eksportu?

Tak. W sytuacjach, gdy starszy program nie udostępnia gotowych narzędzi eksportu, specjaliści wykonują bezpośrednią ekstrakcję z plików bazy danych (np. formatów DBF, MDB, SQLite, PostgreSQL czy MySQL) lub przygotowują procedury konwertujące dane z wygenerowanych zestawień i raportów tekstowych.

Jak zabezpieczone są poufne informacje finansowe podczas procedury przenoszenia?

Wszystkie czynności wykonywane są bezpośrednio w infrastrukturze klienta, bez przekazywania baz danych osobom trzecim. Standardem jest podpisanie bezpłatnej umowy o zachowaniu poufności (NDA) przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac technicznych. Dostęp do systemów odbywa się wyłącznie na czas niezbędny do przeprowadzenia procedury.

Czy usługa obejmuje dojazd do siedziby firmy poza granicami Warszawy?

Tak. Obsługa realizowana jest w modelu bezpośredniego dojazdu do klienta na terenie całej Warszawy oraz w promieniu do 40 kilometrów, obejmując siedem sąsiadujących powiatów: pruszkowski, piaseczyński, grodziski, warszawski zachodni, legionowski, wołomiński i otwocki.

Co w sytuacji, gdy po migracji pojawią się pytania lub wątpliwości dotyczące działania programu?

Wykonana usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy na poprawność strukturalną zaimportowanych tabel oraz bezpłatnym wsparciem technicznym po wdrożeniu do 30 dni, w ramach którego weryfikowane są ewentualne rozbieżności i udzielane są bieżące wyjaśnienia techniczne.

Rzetelne przygotowanie systemu Comarch ERP Optima do codziennej pracy

Prawidłowo przeprowadzona migracja bazy danych do Comarch ERP Optima stanowi fundament stabilnego zarządzania sprzedażą, magazynem i księgowością w przedsiębiorstwie. Zapewnienie pełnej spójności kartotek, bezbłędnego bilansu otwarcia oraz właściwej konfiguracji silnika Microsoft SQL Server eliminuje ryzyko przestojów operacyjnych i błędów w sprawozdawczości skarbowej. Wszystkie prace wdrożeniowe i konfiguracyjne realizowane są bezpośrednio w siedzibie klienta na terenie Warszawy i okolicznych powiatów, z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa informacji. W przypadku pytań dotyczących przygotowania bazy do migracji lub audytu obecnego środowiska informatycznego możliwy jest całodobowy kontakt pod numerem telefonu 22 378 48 09.

22 378 48 09

Comarch ERP Optima — migracja z innego systemu księgowego