WAPRO ERP — migracja danych z innego systemu

Migracja danych do WAPRO ERP z dotychczas używanego systemu wymaga starannego przygotowania, żeby żadne informacje nie zostały utracone.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje przygotowanie i przeprowadzenie migracji danych z dotychczasowego systemu do WAPRO ERP wraz z weryfikacją ich poprawności.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm przechodzących na WAPRO ERP z innego systemu magazynowo-księgowego.

Ile to trwa

Migracja danych mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni, w zależności od ilości danych.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Zakres przenoszonych struktur danych do modułów WAPRO

Przeniesienie danych do ekosystemu WAPRO ERP (dawniej Asseco WAPRO) obejmuje konwersję struktur informacyjnych z zachowaniem relacji logicznych pomiędzy poszczególnymi tabelami bazy danych. W zależności od wdrażanych modułów programu proces ten obejmuje określone kategorie danych biznesowych:

Kartoteki kontrahentów (baza danych zawierająca kompletne informacje teleadresowe o odbiorcach i dostawcach) — przenoszone są pełne i skrócone nazwy podmiotów, numery NIP, adresy siedzib i punktów dostaw, numery rachunków bankowych w standardzie IBAN (międzynarodowy format numeracji kont), przypisane domyślne formy i terminy płatności, indywidualne poziomy rabatowe, grupy cenowe oraz limity kupieckie.
Kartoteki asortymentowe (zestawienie towarów, materiałów, wyrobów gotowych i usług) — migracja obejmuje unikalne indeksy katalogowe, nazwy handlowe, kody kreskowe EAN (standard identyfikacji produktów za pomocą kodów kreskowych), jednostki miary podstawowe i pomocnicze z przelicznikami, powiązane stawki podatku VAT, wagi, kody CN (Nomenklatura Scalona do celów celno-statystycznych) oraz kody PKWiU (Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług).
Stany magazynowe i bilans otwarcia (stan ilościowo-wartościowy majątku obrotowego na dzień rozpoczęcia pracy) — przenoszone są dokładne ilości magazynowe z podziałem na poszczególne magazyny lokalne, ceny zakupu, numery partii produkcyjnych, daty ważności oraz numery seryjne poszczególnych egzemplarzy towaru.
Nierozliczone rozrachunki (zestawienie otwartych należności i zobowiązań finansowych) — transfer obejmuje pojedyncze nierozliczone dokumenty handlowe, kwoty pozostałe do zapłaty, terminy płatności oraz powiązania z kontrahentami, co pozwala zachować ciągłość windykacji i wiekowanie należności (analizę struktury przeterminowania płatności).
Finanse i księgowość (struktury dedykowane dla programu WAPRO Fakir) — importowany jest plan kont (wykaz kont syntetycznych i analitycznych), bilans otwarcia dla poszczególnych kont księgowych, schematy dekretacji (wzorce automatycznego przypisywania kwot z dokumentów źródłowych na konta) oraz historia zapisów księgowych z poprzednich okresów obrachunkowych.
Kadry i płace (dane przetwarzane w programie WAPRO Gang) — przenoszeniu podlegają kartoteki osobowe pracowników, historia umów o pracę i umów cywilnoprawnych, dane do ubezpieczeń społecznych, bilanse urlopowe, stawki zaszeregowania, struktury potrąceń oraz przypisane numery rachunków bankowych.

Etapy techniczne procesu migracji bazy danych

Migracja danych jest realizowana według ustrukturyzowanej procedury technicznej, która minimalizuje ryzyko przestojów w działalności operacyjnej przedsiębiorstwa:

W pierwszym etapie przeprowadzana jest analiza struktury bazy źródłowej. Weryfikowany jest format przechowywania danych, wersja oprogramowania źródłowego oraz stan techniczny plików bazodanowych. Na tej podstawie określa się zakres danych wymagających konwersji oraz identyfikuje ewentualne uszkodzenia struktur logicznych.

Kolejny krok to standaryzacja i sanityzacja danych (proces oczyszczania bazy z błędów logicznych, niekompletnych wpisów i zdublowanych rekordów). Na tym etapie usuwane są zdublowane kartoteki o tym samym numerze NIP, korygowane są nieprawidłowe formaty kodów pocztowych oraz ujednolicane są jednostki miar, które w starym systemie mogły być wpisywane w sposób niejednolity.

Następnie tworzone są reguły mapowania pól (przyporządkowanie odpowiedników kolumn i typów danych ze starej bazy do struktury relacyjnej WAPRO ERP). Mapowanie dotyczy m.in. stawek podatkowych, typów dokumentów magazynowych, znaczników GTU (oznaczeń grup towarowo-usługowych) oraz statusów płatności.

W czwartym kroku wykonywany jest import próbny do testowej instancji bazodanowej (odizolowanego środowiska programu WAPRO opartego na silniku bazodanowym Microsoft SQL Server). Pozwala to sprawdzić poprawność działania procedur importujących bez wpływu na bieżącą pracę firmy.

Piąty etap stanowi audyt zgodności i weryfikacja sum kontrolnych (porównanie łącznych wartości majątku magazynowego, sald rozrachunków oraz liczby przetransferowanych kartotek między systemem źródłowym a WAPRO). Wszelkie rozbieżności są analizowane i korygowane w skryptach konwersyjnych.

Ostatnim etapem jest migracja produkcyjna (przełączenie ostateczne). Odbywa się ona w ustalonym oknie serwisowym (przedziale czasu wolnym od bieżącej pracy użytkowników). Po zaimportowaniu ostatecznego stanu bazy system WAPRO ERP zostaje przekazany do pracy bieżącej.

Specyfika migracji z poszczególnych systemów źródłowych

Każdy system źródłowy charakteryzuje się odmienną architekturą danych, co wymaga zastosowania dedykowanych metod ekstrakcji informacji:

Migracja z systemów InsERT (Subiekt GT oraz Subiekt nexo)

Oprogramowanie rodziny InsERT wykorzystuje silnik Microsoft SQL Server, co umożliwia bezpośrednią analizę tabel źródłowych. Konwersja z Subiekta do WAPRO Mag wymaga transformacji hierarchii grup towarowych, przeliczenia jednostek miar oraz przeniesienia unikalnych identyfikatorów dokumentów magazynowych. Należy również zwrócić uwagę na odmienne mechanizmy ewidencji kompletacji towarów (zestawów asortymentowych) i powiązanych cenników.

Migracja z Comarch ERP (Optima, XL)

Systemy Comarch przechowują dane w rozbudowanych relacyjnych strukturach SQL. Podczas migracji do WAPRO kluczowe jest prawidłowe przeniesienie wielomagazynowości, historii partii towarowych oraz specyficznych atrybutów kontrahentów. W przypadku modułu księgowego konieczne jest odtworzenie struktury dzienników księgowych oraz specyfiki rozrachunków walutowych.

Migracja z systemów Sage Symfonia

W zależności od generacji programu Symfonia (bazy oparte o silnik Pervasive PSQL / Actian lub Microsoft SQL Server) migracja wymaga zastosowania odpowiednich sterowników dostępu do danych. W module finansowo-księgowym WAPRO Fakir kluczowe znaczenie ma odwzorowanie kręgów kosztów oraz schematów bilansowych, które w Symfonii posiadają odmienną strukturę logiczną.

Migracja ze starszych programów opartych na plikach DBF i FoxPro

Starsze programy magazynowo-księgowe pracujące w środowisku DOS lub wczesnych wersjach Windows często przechowują dane w nieskompensowanych plikach DBF. W takich przypadkach konieczna jest wstępna naprawa indeksów, konwersja stron kodowych (np. Mazovia, DHN lub CP852 do standardu Windows-1250) oraz odbudowa relacji logicznych, których stare silniki plikowe nie wymuszały automatycznie.

Import danych z arkuszy kalkulacyjnych Excel i plików CSV

W sytuacjach, gdy dane źródłowe pochodzą z wielu rozproszonych plików lub prostych arkuszy kalkulacyjnych, tworzone są ustandaryzowane pliki pośrednie w formacie CSV lub XML. Dane podlegają rygorystycznej walidacji typów (np. kontrola długości ciągów znaków, formatu dat oraz poprawności sum kontrolnych numerów NIP i PESEL) przed ich docelowym załadowaniem do bazy WAPRO.

Warianty wdrożenia procedury migracyjnej

Dobór optymalnego wariantu zależy od specyfiki przedsiębiorstwa, wielkości bazy oraz wymogów ciągłości raportowania:

Pierwszym wariantem jest migracja stanów otwarcia i aktywnych kartotek (tzw. czysty start). Polega na przeniesieniu kompletnej bazy klientów, towarów, aktualnych stanów magazynowych oraz nierozliczonych płatności na wyznaczony dzień (np. pierwszy dzień nowego miesiąca lub roku obrotowego). Rozwiązanie to pozwala uniknąć przenoszenia wieloletnich błędów historycznych ze starego programu i zapewnia optymalną wydajność bazy WAPRO.

Drugim wariantem jest migracja pełna wraz z historią transakcji z wybranych okresów. W tym scenariuszu przenoszone są pojedyncze dokumenty sprzedaży, zakupu i przesunięć magazynowych z określonej liczby ostatnich miesięcy lub lat. Wymaga to bardziej złożonego mapowania typów dokumentów i dłuższego czasu walidacji sum kontrolnych.

Trzecim wariantem jest migracja etapowa w strukturach wielooddziałowych. Poszczególne magazyny lub oddziały firmy są przełączane na system WAPRO sekwencyjnie. W okresie przejściowym stosuje się mechanizmy synchronizacji danych lub okresowego importu różnicowego.

Błędy popełniane przy samodzielnych próbach migracji do WAPRO

Samodzielne próby transferu danych za pomocą prostych narzędzi importujących lub bezpośrednich zapytań SQL często prowadzą do poważnych problemów ze spójnością bazy:

Bezpośrednie modyfikowanie tabel bazy Microsoft SQL Server — struktura relacyjna WAPRO ERP opiera się na powiązaniach kluczy obcych oraz wyzwalaczach bazodanowych (triggerach, czyli automatycznych procedurach uruchamianych podczas dodawania lub modyfikacji rekordów). Wprowadzenie danych z pominięciem reguł integralności programu powoduje uszkodzenie powiązań i błędy podczas późniejszego wystawiania dokumentów.
Niezgodność stawek podatku VAT i kodów fiskalnych — brak precyzyjnego mapowania stawek podatkowych prowadzi do przypisania niepoprawnych stawek VAT w kartotekach towarowych, co skutkuje błędnymi naliczeniami na dokumentach sprzedaży i niezgodnościami w strukturach JPK_V7 (Jednolitym Pliku Kontrolnym).
Zdublowane identyfikatory i kartoteki — nieprawidłowe dopasowanie kontrahentów skutkuje powstawaniem wielu oddzielnych kont dla tego samego podmiotu gospodarczego, co uniemożliwia prawidłowe rozliczanie płatności i kontrolę limitów kupieckich.
Błędy kodowania znaków (uszkodzenia tekstu w nazwach) — import danych ze źródeł o odmiennym formacie kodowania tekstu bez odpowiedniej konwersji prowadzi do uszkodzenia polskich znaków diakrytycznych w nazwach towarów i adresach kontrahentów.
Brak zachowania jednostek magazynowych i przeliczników — zaimportowanie stanów magazynowych bez uwzględnienia jednostek opakowaniowych lub wagowych powoduje rozbieżności ilościowe na stanach magazynu.
Pomijanie kopii zapasowej (backupu) — prowadzenie prac na produkcyjnej bazie bez utworzenia pełnej kopii bezpieczeństwa grozi bezpowrotną utratą danych w przypadku nieoczekiwanego przerwania procedury importu.

Kiedy trudności wynikają ze stanu bazy źródłowej, a nie z oprogramowania WAPRO

Podczas realizacji procedur migracyjnych niejednokrotnie ujawniają się problemy wynikające z ukrytych wad dotychczas użytkowanego oprogramowania:

Częstym zjawiskiem są błędy integralności fizycznej tabel w starym systemie (uszkodzone sektory bazodanowe, rekordy pozbawione powiązań nadrzędnych). W takich sytuacjach przed rozpoczęciem właściwej migracji konieczne jest przeprowadzenie naprawy bazy źródłowej za pomocą narzędzi diagnostycznych.

Innym problemem bywają niespójności logiczne, takie jak ujemne stany magazynowe w starym programie. Ponieważ WAPRO Mag domyślnie wymusza ścisłą kontrolę partii towarowych i nie pozwala na wystawianie dokumentów rozchodowych bez pokrycia na stanie, ujemne wartości muszą zostać skorygowane inwentaryzacją zerującą przed przeniesieniem danych.

Ujawniają się także rozbieżności rozrachunkowe, wynikające z ręcznych modyfikacji zapisów księgowych w poprzednim programie. Wymagają one uzgodnienia sald z kontrahentami przed utworzeniem bilansu otwarcia w WAPRO Fakir.

Wymagania infrastrukturalne i środowisko Microsoft SQL Server

WAPRO ERP funkcjonuje w oparciu o silnik bazodanowy Microsoft SQL Server. Prawidłowe działanie zaimportowanej bazy wymaga właściwej konfiguracji środowiska serwerowego:

Kluczowym parametrem jest ustawienie poprawnego sortowania bazy danych (Collation), domyślnie Polish_CI_AS (zestaw reguł określający sposób porównywania i sortowania znaków z uwzględnieniem polskiej wielkości liter i akcentów). Nieprawidłowe ustawienie sortowania na poziomie serwera uniemożliwia prawidłowe wyszukiwanie i łączenie tabel.

Istotna jest także konfiguracja pamięci operacyjnej RAM przydzielonej dla instancji SQL Server oraz umiejscowienie plików bazy (.mdf) i dziennika transakcji (.ldf) na szybkich dyskach półprzewodnikowych NVMe. Dla zapewnienia bezpieczeństwa wdraża się automatyczne plany konserwacji bazy (Maintenance Plans), które regularnie wykonują kopie zapasowe, defragmentację indeksów oraz czyszczenie dzienników transakcyjnych.

Często zadawane pytania dotyczące migracji danych do WAPRO ERP

Czy w trakcie migracji firma musi wstrzymać sprzedaż i wystawianie dokumentów handlowych?

Główna faza analityczna, oczyszczanie danych oraz importy testowe są przeprowadzane bez jakiegokolwiek wpływu na bieżącą pracę przedsiębiorstwa na kopii roboczej. Ostateczny transfer danych (migracja produkcyjna) jest planowany poza standardowymi godzinami pracy biura lub magazynu, co pozwala na płynne rozpoczęcie pracy w systemie WAPRO od początku kolejnego dnia roboczego bez przestojów w obsłudze klientów.

Co dzieje się z ujemnymi stanami magazynowymi ze starego programu?

System WAPRO Mag wymaga zachowania pełnej kontroli nad partiami towarowymi, dlatego ujemne stany magazynowe nie mogą zostać zaimportowane bezpośrednio. Przed migracją generowany jest raport rozbieżności, a stany ujemne są korygowane dokumentami nadwyżek lub bilansowane w ramach inwentaryzacji weryfikacyjnej.

Czy przenoszone są archiwalne dokumenty sprzed kilku lat?

Standardową i najbardziej efektywną praktyką jest przeniesienie aktualnych kartotek, nierozliczonych rozrachunków oraz bilansu otwarcia na wyznaczony dzień, przy jednoczesnym zachowaniu starego systemu w trybie tylko do odczytu (do celów wglądu w archiwalne dokumenty). Istnieje także możliwość migracji wybranych okresów historycznych, co jest ustalane indywidualnie na etapie bezpłatnej analizy wstępnej.

W jaki sposób weryfikowana jest poprawność przeniesionych należności i zobowiązań?

Poprawność rozrachunków jest weryfikowana poprzez zestawienie sum bilansowych poszczególnych kont rozrachunkowych oraz porównanie raportów wiekowania należności wygenerowanych z obu systemów. Każda kwota nierozliczona w systemie WAPRO odpowiada dokładnie pojedynczemu dokumentowi źródłowemu z zachowaniem pierwotnego terminu płatności.

W jaki sposób zabezpieczone są dane poufne podczas migracji?

Wszystkie operacje na bazach danych wykonywane są z zachowaniem rygorystycznych procedur bezpieczeństwa informacji. Na życzenie podpisywana jest bezpłatna umowa o zachowaniu poufności (NDA, porozumienie o nieujawnianiu informacji poufnych), a kopie robocze baz danych są usuwane ze środowisk testowych natychmiast po zatwierdzeniu poprawności wdrożenia produkcyjnego.

Prawidłowe zakończenie migracji i stabilizacja pracy w WAPRO ERP

Zakończenie importu danych i przekazanie bazy WAPRO ERP do eksploatacji kończy się wykonaniem procedur sprawdzających. Weryfikowane jest wystawienie pierwszych dokumentów magazynowych i handlowych, poprawność naliczania podatku VAT, generowanie próbnych plików JPK oraz zgodność wydruków fiskalnych. Prawidłowo przeprowadzona migracja eliminuje ryzyko przestojów operacyjnych i pozwala przedsiębiorstwu na natychmiastowe korzystanie z pełnej funkcjonalności modułów WAPRO ERP w stabilnym środowisku bazodanowym.

22 378 48 09