Streamsoft Pro — migracja danych z innego systemu

Migracja danych do Streamsoft Pro z dotychczas używanego systemu wymaga starannego przygotowania, żeby żadne informacje nie zostały utracone.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje przygotowanie i przeprowadzenie migracji danych z dotychczasowego systemu do Streamsoft Pro wraz z weryfikacją ich poprawności.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm przechodzących na Streamsoft Pro z innego systemu magazynowo-księgowego.

Ile to trwa

Migracja danych mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni, w zależności od ilości danych.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Zakres przenoszonych informacji i struktura bazy danych

Przeniesienie danych między systemami ERP (oprogramowanie do planowania i zarządzania zasobami przedsiębiorstwa) wymaga wyodrębnienia poszczególnych modułów bazy. W ramach wdrożenia oprogramowania Streamsoft Pro proces obejmuje zarówno podstawowe kartoteki słownikowe, jak i złożone dane finansowo-magazynowe.

Podstawowy zakres transferu obejmuje:

Kartoteki kontrahentów wraz z pełnymi danymi teleadresowymi, numerami NIP, numerami rachunków bankowych, przypisanymi grupami rabatowymi oraz indywidualnymi warunkami płatności i limitami kupieckimi.
Kartoteki towarowe i usługowe, w tym kody kreskowe EAN (standardowy kod kreskowy towaru), numery katalogowe, jednostki miary, powiązania z grupami asortymentowymi, stawki podatkowe oraz zdefiniowane cenniki sprzedaży.
Stany magazynowe w podziale na poszczególne magazyny lokalne i oddziałowe, z uwzględnieniem numerów partii towarowych, numerów seryjnych oraz dat ważności produktów.
Rozrachunki nierozliczone (aktualny stan należności i zobowiązań wobec dostawców oraz odbiorców) z dokładną historią terminów płatności i powiązanymi numerami dokumentów źródłowych.
Strukturę planu kont księgowych, definicje rejestrów księgowych oraz schematy automatycznego dekretowania dokumentów.
Ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wraz z dotychczasową historią naliczonych odpisów amortyzacyjnych i miejscami użytkowania.
Kartoteki pracownicze na potrzeby modułu kadrowo-płacowego, w tym dane osobowe, historię zatrudnienia, wymiary etatów oraz parametry podatkowe i ubezpieczeniowe.

W zależności od potrzeb przedsiębiorstwa oraz technicznych możliwości systemu źródłowego możliwy jest również transfer wybranych dokumentów archiwalnych z poprzednich lat obrachunkowych.

Metodyka i etapy procesu migracji do Streamsoft Pro

Prawidłowe przeniesienie zasobów informacyjnych realizujemy w oparciu o ustrukturyzowany proces, który minimalizuje ryzyko przestojów w działalności operacyjnej przedsiębiorstwa.

Pierwszym krokiem jest audyt techniczny bazy źródłowej. Sprawdzamy spójność logiczną tabel, wersję silnika bazodanowego (oprogramowanie zarządzające danymi na serwerze) oraz poprawność powiązań między rekordami. Na tym etapie identyfikowane są ewentualne uszkodzenia struktur danych, brakujące indeksy lub zduplikowane pozycje.

Drugim etapem jest opracowanie reguł konwersji i mapowanie pól (przyporządkowanie kolumn i typów danych z poprzedniego systemu do tabel docelowych w Streamsoft Pro). Różne programy stosują odmienne formaty przechowywania dat, wartości liczbowych czy oznaczeń słownikowych, co wymaga stworzenia dedykowanych skryptów transformujących.

Trzeci krok to wykonanie migracji próbnej w środowisku testowym (odrębna instalacja oprogramowania służąca do weryfikacji procedur bez ingerencji w bieżące dane firmy). Pozwala to na sprawdzenie poprawności zaimportowanych kartotek, zweryfikowanie bilansu otwarcia oraz ocenę wydajności bazy docelowej.

Czwarty etap stanowi właściwy transfer danych produkcyjnych. Operacja ta jest zazwyczaj przeprowadzana w uzgodnionym oknie serwisowym, na przykład podczas przerwy weekendowej lub po godzinach pracy działu handlowego. Po zakończeniu importu następuje przeliczenie sum kontrolnych (wartości liczbowe potwierdzające zgodność kwot i stanów magazynowych) oraz formalne zatwierdzenie poprawności bazy.

Obsługiwane systemy źródłowe i formaty wymiany danych

Konfiguracja procedury migracyjnej zależy od architektury programu, z którego następuje zmiana oprogramowania. Posiadamy doświadczenie w obsłudze różnorodnych środowisk informatycznych:

Systemy rodziny InsERT (Subiekt GT, Subiekt nexo, Rewizor, Gratyfikant) — migracja opiera się na bezpośrednim odczycie struktur z silnika Microsoft SQL Server lub eksporcie danych do standaryzowanych plików EDI++ (format elektronicznej wymiany dokumentów) i tabel XML.
Comarch ERP (Optima, XL, Klasyka) — transfer realizowany jest poprzez dedykowane zapytania bazodanowe SQL lub ustrukturyzowane arkusze danych, z zachowaniem pełnej historii powiązań kontrahentów i cenników.
Asseco WAPRO ERP (WAPRO Mag, Fakir, Gang) — migracja obejmuje bezpośrednią konwersję struktur bazodanowych z zachowaniem specyfiki wielomagazynowości oraz rozrachunków.
Symfonia i RAKS — ekstrakcja danych z baz Pervasive PSQL lub Microsoft SQL Server wraz z transformacją planu kont i słowników towarowych.
Starsze systemy DOS i bazy plikowe (dBase, FoxPro, Clipper) — konwersja danych z plików DBF z uwzględnieniem prawidłowego kodowania polskich znaków diakrytycznych (standard Mazovia, DHN lub Windows-1250).
Niestandardowe bazy autorskie i arkusze kalkulacyjne — przygotowanie mechanizmów importujących z plików CSV (wartości rozdzielane separatorem), XLSX oraz relacyjnych baz danych MySQL i PostgreSQL.

Typowe błędy i zagrożenia przy samodzielnej migracji

Próby ręcznego przenoszenia danych lub stosowania niezweryfikowanych skryptów konwertujących niosą za sobą ryzyko uszkodzenia spójności bazy Streamsoft Pro. Do najczęstszych problemów należą:

Naruszenie spójności kluczy obcych (unikalnych identyfikatorów wiążących rekordy w powiązanych tabelach). Błędne powiązanie indeksu towarowego z grupą podatkową lub jednostką miary może uniemożliwić wystawianie dokumentów sprzedaży i prowadzenie ewidencji magazynowej.

Powielenie kartotek kontrahentów i towarów. Brak automatycznej deduplikacji (usuwania powtarzających się wpisów) na podstawie numeru NIP lub unikalnego kodu kreskowego prowadzi do chaosu w rozrachunkach i stanach magazynowych.

Błędy kodowania znaków (sposobu zapisu liter w plikach tekstowych). Zastosowanie niewłaściwej strony kodowej skutkuje zniekształceniem nazw firm, ulic oraz opisów asortymentu w kartotekach.

Niezgodność bilansu otwarcia (stanu początkowego finansów i magazynu). Nieprawidłowe przeniesienie dokumentów magazynowych lub rozrachunków powoduje rozbieżności między stanem księgowym a rzeczywistym majątkiem przedsiębiorstwa.

Brak pełnej kopii bezpieczeństwa (zabezpieczonego zrzutu danych przed rozpoczęciem prac). Prowadzenie operacji bezpośrednio na bazie produkcyjnej bez możliwości natychmiastowego cofnięcia zmian grozi trwałą utratą informacji w przypadku wystąpienia błędu krytycznego.

Rozróżnienie migracji od innych usług bazodanowych

Usługa migracji do Streamsoft Pro różni się zakresem technicznym od innych prac wykonywanych na oprogramowaniu dla firm:

Migracja a aktualizacja programu — aktualizacja to podniesienie wersji tego samego oprogramowania (na przykład instalacja nowszego wydania Streamsoft Pro), podczas gdy migracja to przeniesienie danych między dwoma odrębnymi systemami o zupełnie innej strukturze tabel i relacji.
Migracja a bieżąca integracja — integracja oznacza stałą, dwukierunkową wymianę informacji między programami (np. połączenie Streamsoft Pro ze sklepem internetowym lub platformą sprzedażową przez interfejs API), natomiast migracja jest jednorazowym transferem zasobów historycznych i słownikowych.
Migracja a odtworzenie z kopii zapasowej — przywracanie bazy z backupu polega na wczytaniu istniejącego pliku tego samego systemu po awarii serwera, bez konieczności zmiany formatu danych i dopasowywania pól.

Środowisko serwerowe i bezpieczeństwo procedury

Streamsoft Pro wykorzystuje wydajne relacyjne silniki baz danych, takie jak Firebird lub Microsoft SQL Server. Prawidłowe wdrożenie wymaga odpowiedniej konfiguracji środowiska serwerowego, w tym doboru parametrów pamięci operacyjnej RAM, optymalnego rozmieszczenia plików bazy na macierzach dyskowych oraz ustawienia harmonogramu automatycznych kopii zapasowych.

Bezpieczeństwo informacji finansowych i handlowych stanowi kluczowy element całego procesu. Przed przystąpieniem do prac technicznych możliwe jest podpisanie umowy o zachowaniu poufności (umowa NDA), która gwarantuje pełną ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa oraz danych osobowych zgodnie z przepisami RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych).

Domyślnie nie prosimy o hasła użytkowników ani konta administratora sieci. Wszelkie operacje bazodanowe wykonujemy z wykorzystaniem dedykowanych kont serwisowych o ściśle określonych uprawnieniach, każdorazowo wyjaśniając cel podejmowanych działań technicznych.

Często zadawane pytania dotyczące migracji

Czy podczas przenoszenia danych konieczne jest całkowite wstrzymanie sprzedaży?

Nie ma konieczności blokowania pracy przedsiębiorstwa na wiele dni. Większość prac analitycznych, przygotowanie skryptów konwertujących oraz testy wstępne wykonujemy na kopii bazy bez zakłócania bieżącej działalności. Ostateczny transfer danych i bilans otwarcia przeprowadzany jest w uzgodnionym oknie serwisowym, najczęściej poza standardowymi godzinami pracy firmy lub w trakcie weekendu.

Czy z poprzedniego systemu można przenieść pełną historię dokumentów sprzedażowych?

Z technicznego punktu widzenia zalecanym standardem jest przeniesienie pełnych kartotek słownikowych, stanów magazynowych na dany dzień oraz otwartych rozrachunków. Przenoszenie surowych dokumentów historycznych sprzed kilku lat zależy od struktury systemu źródłowego. W sytuacji gdy pełny transfer dokumentów archiwalnych nie jest uzasadniony ekonomicznie, dotychczasowa baza pozostaje w firmie w trybie tylko do odczytu jako archiwum na potrzeby ewentualnych kontroli skarbowych.

Co dzieje się w sytuacji, gdy baza źródłowa zawiera błędy logiczne lub uszkodzone tabele?

Przed wykonaniem migracji przeprowadzamy diagnostykę spójności bazy źródłowej. W razie wykrycia uszkodzeń indeksów lub niespójności logicznej wykonujemy procedury naprawcze w celu odzyskania prawidłowych rekordów przed ich zaimportowaniem do Streamsoft Pro.

W jaki sposób weryfikowana jest poprawność danych po zakończeniu importu?

Kontrola obejmuje zestawienie raportów finansowych i magazynowych z obu programów. Sprawdzane są sumy kontrolne wartości magazynu, liczba przeniesionych kartotek, zgodność sald na kontach rozrachunkowych oraz prawidłowość przypisania stawek podatkowych. Dopiero po uzyskaniu stuprocentowej zgodności danych następuje przekazanie systemu do użytku produkcyjnego.

Czy po zakończeniu migracji zapewniona jest pomoc techniczna?

Tak, po wdrożeniu bazy zapewniamy wsparcie powdrożeniowe do 30 dni, w ramach którego weryfikowane są ewentualne bieżące zapytania dotyczące spójności wprowadzonych kartotek i dokumentów.

Bezpieczne wdrożenie Streamsoft Pro z bezpośrednim dojazdem

Prace związane z audytem, przygotowaniem środowiska oraz migracją danych realizujemy bezpośrednio w siedzibie klienta na terenie Warszawy oraz w okolicznych powiatach (grodziski, legionowski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, warszawski zachodni, wołomiński). Ekipa serwisowa dojeżdża pod wskazany adres ze sprzętem diagnostycznym i narzędziami bazodanowymi, co eliminuje konieczność przesyłania wrażliwych danych poza firmę.

W przypadku konieczności wykonania równoległych prac sprzętowych na stacjach roboczych lub serwerach zapewniamy dojazd bez dodatkowych opłat w promieniu do 40 km od biura firmy. Wszelkie usługi objęte są gwarancją do 12 miesięcy, a kontakt telefoniczny pod numerem 22 378 48 09 jest dostępny całą dobę przez 7 dni w tygodniu.

22 378 48 09