enova365 — obsługa wielu firm w jednej bazie

Biura rachunkowe i grupy powiązanych firm często potrzebują obsługiwać kilka podmiotów z poziomu jednej instalacji enova365.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje ustawienie oddzielnych baz danych dla poszczególnych firm w ramach jednej instalacji programu oraz uporządkowanie dostępu do nich.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla biur rachunkowych i grup firm obsługujących kilka podmiotów w systemie enova365.

Ile to trwa

Konfiguracja obsługi wielu firm mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Modele obsługi wielu podmiotów w środowisku enova365

W systemie ERP enova365 (zintegrowane oprogramowanie do zarządzania przedsiębiorstwem, księgowością, kadrami i handlem) obsługa wielu podmiotów gospodarczych może być zrealizowana na dwa podstawowe sposoby. Wybór optymalnego rozwiązania zależy od profilu działalności, powiązań kapitałowych pomiędzy spółkami oraz wymogów formalno-prawnych dotyczących izolacji danych finansowych i kadrowych.

Pierwszym i najbardziej powszechnym rozwiązaniem jest model wielobazowy. W tej architekturze każda obsługiwana firma posiada w pełni autonomiczną bazę danych na serwerze Microsoft SQL Server (silnik relacyjnej bazy danych odpowiedzialny za bezpieczne przechowywanie i przetwarzanie informacji). Wszystkie bazy funkcjonują w ramach jednej instancji serwera bazodanowego, a uprawnieni użytkownicy logują się do wybranego podmiotu z poziomu wspólnego menu programu. Taka konfiguracja zapewnia całkowitą separację informacji, co stanowi wymóg bezwzględny dla biur rachunkowych rozliczających zewnętrznych klientów, a także dla firm tworzących oddzielne bazy testowe i archiwalne.

Drugim wariantem jest model wielooddziałowy w ramach jednej wspólnej bazy danych. Rozwiązanie to znajduje zastosowanie w grupach kapitałowych, holdingach oraz przedsiębiorstwach wielozakładowych, które dążą do ujednolicenia procesów biznesowych. W tym modelu poszczególne spółki lub oddziały korzystają ze wspólnego planu kont, jednolitej kartoteki kontrahentów i towarów oraz współdzielonych definicji dokumentów, zachowując jednocześnie możliwość generowania odrębnych lub skonsolidowanych sprawozdań finansowych. Odpowiednie mechanizmy uprawnień dbają o to, aby pracownicy widzieli wyłącznie dokumenty przypisane do ich jednostki organizacyjnej.

Zakres techniczny wdrożenia i konfiguracji wielofirmowej

Prawidłowe uruchomienie środowiska wielopodmiotowego wymaga precyzyjnych prac administracyjnych na poziomie systemu operacyjnego, serwera bazy danych oraz samej aplikacji enova365. Prace realizowane przez serwisanta w siedzibie klienta obejmują szereg technicznych etapów:

Optymalizacja instancji Microsoft SQL Server pod kątem równoległej obsługi wielu baz danych, w tym właściwa alokacja pamięci operacyjnej RAM (pamięć o dostępie swobodnym wykorzystywana przez silnik bazy do buforowania danych) oraz konfiguracja puli procesów procesora.
Weryfikacja i ujednolicenie parametru Collation (zestaw reguł określających sposób sortowania, porównywania i kodowania znaków diakrytycznych w bazie danych), co zapobiega konfliktom podczas migracji danych i generowania raportów zbiorczych.
Konfiguracja pliku definicji połączeń, w którym zapisywane są adresy sieciowe serwera, nazwy baz danych oraz parametry uwierzytelniania dla każdego podmiotu gospodarczego.
Stworzenie spójnej struktury operatorów (kont użytkowników w systemie) oraz przypisanie im odpowiednich ról i uprawnień, co gwarantuje, że pracownicy mają dostęp wyłącznie do tych podmiotów, do których posiadają stosowne upoważnienia.
Konfiguracja usługi Soneta.Server (moduł serwerowy działający w tle jako usługa systemowa Windows), która automatyzuje wykonywanie zadań harmonogramu, takich jak pobieranie kursów walut z Narodowego Banku Polskiego, weryfikacja statusów podatników w wykazie podatników VAT (tak zwana biała lista) oraz masowa wysyłka deklaracji i e-deklaracji dla wielu firm.
Uporządkowanie repozytorium załączników, w tym konfiguracja zewnętrznych folderów sieciowych na skany dokumentów, e-faktury i pliki JPK (Jednolity Plik Kontrolny), co zapobiega nadmiernemu rozrostowi rozmiaru samych baz danych.
Wdrożenie procedur testowych weryfikujących poprawność księgowań i stabilność połączeń ze wszystkich stanowisk roboczych w sieci lokalnej.

Błędy popełniane przy samodzielnej konfiguracji wielu podmiotów

Próby samodzielnego dodawania kolejnych baz danych i zarządzania nimi przez osoby nieposiadające specjalistycznej wiedzy technicznej często prowadzą do poważnych zaburzeń w pracy systemu ERP. Do najczęściej spotykanych problemów należą:

Używanie domyślnego konta administratora bazy danych (konto sa w Microsoft SQL Server) na wszystkich stanowiskach pracy. Brak dedykowanych użytkowników bazodanowych o ograniczonych uprawnieniach stwarza wysokie ryzyko przypadkowego uszkodzenia struktur systemowych lub nieautoryzowanego dostępu do danych innej firmy zarejestrowanej na tym samym serwerze.

Niezsynchronizowana aktualizacja oprogramowania i konwersja baz. Po zainstalowaniu nowej wersji enova365 każda baza danych musi przejść proces aktualizacji schematu tabel. Wykonanie aktualizacji programu na części komputerów bez jednoczesnej konwersji wszystkich podmiotów prowadzi do zablokowania dostępu do baz o starszym schemacie i paraliżuje pracę działu księgowego.

Brak scentralizowanego i weryfikowanego harmonogramu kopii zapasowych. Często kopie bezpieczeństwa (backup) są konfigurowane wyłącznie dla pierwotnie utworzonej bazy, natomiast nowo dodawane podmioty zostają pominięte w planie zadań serwera. W sytuacji awarii sprzętowej nośnika danych brak aktualnego zrzutu bazy oznacza bezpowrotną utratę dokumentacji finansowo-księgowej.

Niekontrolowany wzrost plików dziennika transakcji (pliki z rozszerzeniem LDF rejestrujące historię operacji w Microsoft SQL Server). Przy pracy z wieloma bazami brak odpowiednio ustawionego modelu odzyskiwania danych (Recovery Model) oraz brak regularnego obcinania logów transakcyjnych prowadzi do szybkiego zapełnienia całej pamięci masowej na serwerze i zatrzymania pracy wszystkich firm.

Niewłaściwa konfiguracja ścieżek sieciowych do plików wymiany. Błędnie skonfigurowane uprawnienia do folderów wymiany danych z systemami bankowości elektronicznej lub platformami e-commerce powodują blokady zapisu i błędy importu wyciągów bankowych.

Rozróżnienie problemów z bazami od innych usterek infrastruktury IT

W trakcie codziennej pracy z systemem enova365 mogą pojawić się objawy spadku wydajności lub problemów z dostępem, które bywają błędnie diagnozowane jako błędy konfiguracji wielofirmowej. W rzeczywistości ich przyczyna tkwi zazwyczaj w innych elementach środowiska informatycznego:

Ogólne spowolnienie działania programu podczas przełączania pomiędzy bazami często wynika z ograniczeń pamięci operacyjnej serwera lub zastosowania wolnych dysków magnetycznych zamiast nowoczesnych nośników półprzewodnikowych NVMe (dyski SSD o bezpośrednim dostępie do magistrali PCIe, zapewniające wielokrotnie wyższe transfery i minimalne opóźnienia). W takich warunkach serwer nie jest w stanie utrzymać w pamięci podręcznej struktur wielu baz jednocześnie.

Komunikaty o braku wolnych stanowisk lub niedostępności modułów przy próbie zalogowania do kolejnej firmy nie oznaczają awarii samej bazy danych, lecz wyczerpanie dostępnej puli licencji w ramach posiadanej licencji wielofirmowej lub stanowiskowej.

Przerywanie połączenia i błędy typu timeout (przekroczenie limitu czasu oczekiwania na odpowiedź serwera) są z reguły spowodowane niestabilnością sieci lokalnej LAN (przełączniki sieciowe, uszkodzone okablowanie) lub nieprawidłową konfiguracją połączeń VPN (wirtualna sieć prywatna) przy pracy zdalnej, a nie uszkodzeniem struktury tabel.

Blokady rekordów i zakleszczenia transakcji (tak zwane deadlocki, czyli sytuacje, w których dwa procesy jednocześnie oczekują na odblokowanie tych samych zasobów w bazie) najczęściej wynikają z nieoptymalnie napisanych zewnętrznych raportów SQL lub błędów w zewnętrznych integracjach wymiany danych.

Procedura diagnostyki i optymalizacji środowiska wielobazowego

W przypadku zgłoszenia problemów ze stabilnością lub wydajnością instalacji obsługującej wiele firm serwis przeprowadza kompleksową analizę środowiska. Procedura diagnostyczna obejmuje następujące kroki:

Sprawdzenie stanu integralności logicznej i fizycznej wszystkich baz danych za pomocą poleceń diagnostycznych DBCC CHECKDB na serwerze Microsoft SQL Server w celu wykrycia ewentualnych uszkodzeń indeksów lub stron danych.
Analiza wskaźników wydajnościowych serwera, w tym poziomu wykorzystania procesora, zajętości pamięci RAM oraz czasu kolejkowania operacji wejścia-wyjścia na dyskach twardych.
Weryfikacja konfiguracji bazy konfiguracji globalnej enova365 oraz poprawności wpisów w rejestrach systemowych.
Przegląd konfiguracji planów konserwacji bazy danych (Maintenance Plans), w tym cyklicznej reorganizacji i przebudowy indeksów oraz aktualizacji statystyk, co ma kluczowe znaczenie dla szybkości wykonywania zapytań księgowych.
Wdrożenie niezbędnych poprawek konfiguracyjnych bezpośrednio na sprzęcie klienta, co pozwala przywrócić pełną płynność pracy systemu.

Bezpieczeństwo danych, poufność i separacja uprawnień

W środowiskach, w których przetwarzane są dane wielu niezależnych podmiotów gospodarczych, kwestią priorytetową jest zagwarantowanie najwyższego poziomu bezpieczeństwa informacji. Dotyczy to w szczególności ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa oraz spełnienia rygorystycznych wymogów RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych).

Prawidłowo skonfigurowane środowisko wielobazowe zapewnia całkowitą separację kont. Operatorzy przypisani do obsługi jednej spółki nie mają możliwości podejrzenia obrotów handlowych, stanów magazynowych, wyciągów bankowych ani danych kadrowo-płacowych innych podmiotów. Bezpieczeństwo transmisji danych pomiędzy stacjami roboczymi a serwerem bazodanowym jest zabezpieczane poprzez szyfrowanie połączeń protokołami TLS/SSL (standardy kryptograficzne chroniące przesyłane informacje przed przechwyceniem w sieci).

Wszystkie prace serwisowe i wdrożeniowe realizowane są z zachowaniem rygorystycznych standardów poufności. Przed przystąpieniem do jakichkolwiek działań na bazach danych klienta istnieje możliwość podpisania bezpłatnej umowy o zachowaniu poufności (NDA), co zapewnia pełne bezpieczeństwo prawne i organizacyjne.

Często zadawane pytania

Czy dodanie nowej firmy do systemu wymaga prac instalacyjnych na każdym komputerze pracownika?

W przypadku środowiska opartego na centralnym serwerze bazy danych dodanie kolejnego podmiotu realizuje się bezpośrednio na serwerze Microsoft SQL Server oraz w centralnym pliku konfiguracyjnym. Nowa firma staje się widoczna na liście podmiotów po ponownym uruchomieniu aplikacji enova365 na stanowiskach roboczych, bez konieczności przeprowadzania modyfikacji na poszczególnych komputerach.

Jak zorganizowany jest proces wykonywania kopii zapasowych dla wielu firm?

Tworzenie kopii bezpieczeństwa jest w pełni zautomatyzowane za pomocą harmonogramu zadań Microsoft SQL Server Agent lub skryptów administracyjnych. System wykonuje zrzuty każdej bazy danych o wyznaczonych porach (najczęściej w nocy), weryfikuje ich poprawność i zapisuje pliki w bezpiecznym katalogu sieciowym lub na zewnętrznym nośniku pamięci masowej.

Czy operator może posiadać odmienne uprawnienia w zależności od wybranego podmiotu?

Tak. Uprawnienia operatorów w systemie enova365 są definiowane niezależnie dla każdej bazy danych. Dany pracownik może posiadać pełne prawa administratorskie i księgowe w jednej spółce, natomiast w innej firmie może mieć dostęp wyłącznie do modułu handlowego lub całkowity brak uprawnień do zalogowania.

W jaki sposób przebiega aktualizacja wskaźników prawnych i deklaracji podatkowych w wielu bazach?

Wskaźniki płacowe, progi podatkowe oraz struktury elektronicznych deklaracji podatkowych mogą być pobierane i wgrywane automatycznie przez moduł serwerowy Soneta.Server lub wprowadzane sekwencyjnie do poszczególnych baz. Przed każdą aktualizacją struktury bazodanowej wykonywana jest pełna kopia zapasowa danych.

Czy praca na wielu bazach danych jednocześnie wiąże się ze zwiększonym zużyciem licencji?

Zasady licencyjne enova365 zależą od wariantu posiadanego pakietu. Licencje dla biur rachunkowych umożliwiają prowadzenie nieograniczonej liczby podmiotów gospodarczych w ramach zakupionej puli licencji stanowiskowych, co pozwala na efektywne zarządzanie kosztami oprogramowania.

Uporządkowana struktura bazodanowa gwarancją stabilnej pracy przedsiębiorstwa

Prawidłowe wdrożenie obsługi wielu firm w systemie enova365 pozwala wyeliminować ryzyko błędów ludzkich, zabezpiecza poufne dane finansowe i kadrowe oraz gwarantuje wysoką wydajność pracy całego zespołu. Profesjonalna konfiguracja realizowana w modelu bezpośredniego dojazdu do klienta na terenie Warszawy i okolicznych powiatów pozwala dostosować infrastrukturę serwerową do indywidualnych potrzeb biura rachunkowego lub grupy powiązanych spółek.

22 378 48 09