RAKS dla Firm — konfiguracja rozliczeń z biurem rachunkowym

Sprawny eksport danych z RAKS dla Firm do biura rachunkowego oszczędza czas i ogranicza ryzyko błędów przy przekazywaniu dokumentów.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie w RAKS dla Firm eksportu danych księgowych w formacie akceptowanym przez współpracujące biuro rachunkowe.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z RAKS dla Firm i współpracujących z zewnętrznym biurem rachunkowym.

Ile to trwa

Konfiguracja eksportu danych mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Warianty eksportu danych z RAKS dla Firm

W praktyce zdarzają się różne warianty tego samego zadania, w zależności od tego, jak biuro rachunkowe ma zorganizowaną pracę. Część biur przyjmuje dane w formacie płaskim (plik tekstowy lub arkusz z zestawieniem dokumentów), inne wymagają struktury zgodnej z konkretnym formatem wymiany danych księgowych, jeszcze inne pracują na tym samym systemie co klient i wtedy wystarczy eksport bazy lub jej fragmentu. Bywa też, że firma korzysta z kilku modułów RAKS jednocześnie (np. sprzedaż i magazyn) i eksport musi obejmować dane z obu, zsynchronizowane pod względem okresu rozliczeniowego.

Osobnym przypadkiem jest sytuacja, w której biuro rachunkowe zmienia dostawcę oprogramowania księgowego — wtedy konfiguracja eksportu z RAKS dla Firm musi zostać dopasowana do nowego formatu po stronie biura, a nie zostawiona w wersji ustawionej pod poprzednie narzędzie. Zdarza się też, że firma ma kilka lokalizacji lub kilka podmiotów prowadzonych w jednej instalacji RAKS — wtedy eksport trzeba skonfigurować osobno dla każdego z nich, żeby dane się nie mieszały.

Błędy przy samodzielnej konfiguracji eksportu

Najczęstszy błąd to ręczne przepisywanie danych z RAKS do arkusza zamiast skorzystania z wbudowanego mechanizmu eksportu — przy większej liczbie dokumentów rośnie ryzyko pomyłki, a każda korekta wymaga powtórzenia całej pracy. Drugi częsty problem to ustawienie eksportu raz, bez uwzględnienia, że po aktualizacji programu lub zmianie planu kont numeracja i struktura danych mogą się zmienić — eksport wygląda wtedy poprawnie, ale biuro rachunkowe dostaje dane niezgodne z oczekiwanym formatem i musi je poprawiać ręcznie po swojej stronie.

Zdarza się również, że użytkownik konfiguruje eksport pod format, który biuro rachunkowe faktycznie akceptowało wcześniej, ale w międzyczasie zmieniło swoje oprogramowanie księgowe — bez ustalenia tego wprost z biurem konfiguracja może być nieaktualna od samego początku. Innym powtarzającym się problemem jest pomijanie testowego eksportu przed uruchomieniem procesu na stałe — pierwsza przesyłka danych powinna zostać sprawdzona przez biuro rachunkowe, zanim mechanizm zacznie działać cyklicznie.

Kiedy to nie jest ta usługa

Konfiguracja eksportu danych do biura rachunkowego nie obejmuje samego prowadzenia księgowości ani sporządzania deklaracji podatkowych — to pozostaje po stronie biura rachunkowego. Nie jest to też migracja danych z innego systemu do RAKS dla Firm (to osobne zadanie, wymagające innego podejścia do struktury bazy) ani ogólne wdrożenie programu od zera. Jeśli problem polega na tym, że RAKS dla Firm w ogóle nie uruchamia się poprawnie lub zgłasza błędy przy zapisie dokumentów, to jest to usterka samego programu lub środowiska, którą trzeba rozwiązać przed przystąpieniem do konfiguracji eksportu.

Dodatkowe pytania klientów

Czy trzeba przesyłać dane księgowe zdalnie, czy ktoś przyjeżdża na miejsce?

Konfiguracja odbywa się w ramach wizyty serwisanta na miejscu, w tym samym środowisku, w którym firma na co dzień korzysta z RAKS dla Firm — dzięki temu ustawienia eksportu są od razu dopasowane do rzeczywistej struktury danych i sprzętu, na którym program działa.

Czy eksport trzeba uruchamiać ręcznie za każdym razem?

Zależy to od ustaleń z biurem rachunkowym i formatu, jaki ono akceptuje — w wielu przypadkach eksport da się skonfigurować tak, żeby generował dane za wskazany okres jednym działaniem, bez ręcznego przepisywania pozycji.

Co się dzieje, jeśli biuro rachunkowe zmieni wymagania co do formatu danych?

Konfigurację eksportu można wtedy dostosować do nowych wymagań — to typowa sytuacja przy zmianie oprogramowania po stronie biura rachunkowego lub zmianie zasad współpracy.

Czy usługa obejmuje też sprawdzenie poprawności danych przed wysyłką?

Konfiguracja obejmuje ustawienie mechanizmu eksportu i wykonanie testowego pliku, który następnie powinien zostać zweryfikowany przez biuro rachunkowe pod kątem zgodności z jego wymaganiami formalnymi.

Czy da się skonfigurować eksport dla kilku firm prowadzonych w jednej instalacji RAKS?

Tak, taki przypadek wymaga jedynie ustalenia osobnych parametrów eksportu dla każdego podmiotu, żeby dane poszczególnych firm nie łączyły się w jednym pliku.

Dodatkowy szczegół dotyczący warunków usługi

Wstępna diagnoza obejmuje sprawdzenie, w jakiej wersji działa RAKS dla Firm, jaki format danych akceptuje biuro rachunkowe oraz czy istniejąca konfiguracja programu (plan kont, ustawienia dokumentów) pozwala na eksport bez dodatkowych zmian w samej bazie. Dopiero na tej podstawie ustalany jest zakres prac i orientacyjny czas realizacji. Gwarancja do 12 miesięcy obejmuje poprawność działania skonfigurowanego mechanizmu eksportu — jeśli po jakimś czasie eksport przestanie działać zgodnie z ustaleniami z powodu tej samej przyczyny, poprawka jest wykonywana poza kolejnością.

Współpraca z biurem rachunkowym w praktyce

Skonfigurowanie eksportu z RAKS dla Firm to w praktyce zadanie dwustronne — samo ustawienie programu po stronie klienta nie wystarczy, jeśli biuro rachunkowe nie potwierdzi, że otrzymywane dane są dla niego czytelne i kompletne. Dlatego dobrym zwyczajem jest ustalenie z biurem rachunkowym z góry, jakie dokumenty mają się znaleźć w eksporcie (np. tylko faktury sprzedaży i zakupu, czy również dokumenty magazynowe), za jaki okres mają być generowane oraz w jakiej formie mają trafiać do biura — jako plik przesyłany mailem, przez wspólny folder czy inny ustalony kanał. Im dokładniej te ustalenia są opisane przed konfiguracją, tym mniejsze ryzyko, że pierwsza przesyłka danych okaże się niezgodna z oczekiwaniami i trzeba będzie poprawiać ustawienia po raz drugi.

W firmach, w których RAKS dla Firm obsługuje więcej niż jedna osoba, warto też ustalić, kto odpowiada za uruchamianie eksportu i w jakim cyklu — miesięcznym, kwartalnym czy innym, zgodnym z terminami rozliczeń. Brak jasnego podziału odpowiedzialności bywa częstą przyczyną opóźnień w przekazywaniu danych, niezależnie od tego, jak dobrze sam mechanizm eksportu został skonfigurowany.

Podsumowanie

Dobrze skonfigurowany eksport danych z RAKS dla Firm oszczędza czas zarówno w firmie, jak i w biurze rachunkowym — pod warunkiem, że ustawienia są dopasowane do aktualnego formatu, planu kont i sposobu pracy obu stron, a nie tylko uruchomione raz i pozostawione bez dalszej kontroli.

Bezpieczeństwo danych przekazywanych do biura rachunkowego

Eksport danych księgowych obejmuje informacje wrażliwe — kwoty transakcji, dane kontrahentów, numery dokumentów sprzedaży i zakupu. Dlatego przy konfiguracji warto ustalić nie tylko format pliku, ale też sposób jego przekazania: czy trafia do biura rachunkowego przez zaszyfrowane połączenie, wspólny dysk sieciowy z ograniczonym dostępem, czy zwykłą pocztą elektroniczną. Ta ostatnia opcja bywa wygodna, ale w praktyce jest najmniej kontrolowana — plik trafia na serwer pocztowy obu stron i pozostaje tam bez dodatkowego zabezpieczenia, jeśli nikt tego wprost nie ustali inaczej.

Konfiguracja eksportu w RAKS dla Firm nie zmienia uprawnień dostępu do samego programu — jeśli z bazą pracuje kilka osób, warto sprawdzić przy tej okazji, czy dostęp do modułu eksportu i do danych księgowych mają tylko osoby, które faktycznie go potrzebują. To osobna kwestia od samej konfiguracji formatu pliku, ale często wychodzi na jaw dopiero podczas takiej wizyty, gdy trzeba przeanalizować, kto i w jaki sposób korzysta z danych finansowych firmy w programie.

Co warto przygotować przed wizytą serwisanta

Konfiguracja przebiega sprawniej, jeśli przed wizytą serwisanta dostępne są podstawowe informacje: aktualna wersja RAKS dla Firm, nazwa i wersja formatu, jakiego oczekuje biuro rachunkowe (najlepiej potwierdzona bezpośrednio z biurem, nie z pamięci), a także dostęp do osoby w firmie, która na co dzień obsługuje program i zna specyfikę planu kont. Przydatne bywa też przykładowe zestawienie dokumentów, które biuro rachunkowe otrzymywało wcześniej w innej formie — pozwala to porównać, czy nowy eksport z RAKS zawiera te same pozycje i w tym samym układzie.

Jeśli firma korzysta z RAKS dla Firm na kilku stanowiskach w sieci lokalnej, warto ustalić przed wizytą, z którego stanowiska eksport ma być uruchamiany na stałe — to upraszcza konfigurację i pozwala uniknąć sytuacji, w której dane są generowane raz z jednego komputera, raz z innego, co przy różnych ustawieniach regionalnych czy uprawnieniach może prowadzić do rozbieżności w pliku wynikowym.

Aktualizacje programu a stabilność eksportu

RAKS dla Firm, podobnie jak inne programy księgowo-handlowe, jest regularnie aktualizowany — zmiany dotyczą między innymi zgodności z przepisami, ale mogą też wpływać na strukturę tabel czy sposób numeracji dokumentów. Po większej aktualizacji warto sprawdzić, czy wcześniej skonfigurowany eksport nadal generuje dane w oczekiwanym formacie, zanim plik trafi do biura rachunkowego. W praktyce jednorazowa weryfikacja po aktualizacji zajmuje niewiele czasu, a pozwala uniknąć sytuacji, w której błąd w danych wychodzi na jaw dopiero podczas rozliczenia okresowego, gdy poprawienie go jest bardziej czasochłonne.

Z tego względu konfigurację eksportu warto traktować jako element, który obok samego programu podlega okresowej kontroli, a nie jako jednorazowe zadanie zamknięte w dniu wizyty. Taka wizyta kontrolna, jeśli okaże się potrzebna, mieści się w tych samych zasadach gwarancyjnych co pierwotna konfiguracja.

22 378 48 09