Baza danych RAKS dla Firm gromadzi historię sprzedaży i stany magazynowe firmy — jej utrata bywa znacznie bardziej dotkliwa niż awaria samego komputera, na którym program działa.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje ustawienie automatycznego, cyklicznego backupu bazy danych RAKS dla Firm, przechowywanego zarówno lokalnie, jak i poza komputerem, na którym program pracuje, oraz sprawdzenie integralności wykonanych kopii.

Dla kogo ma sens

Usługa jest niezbędna w każdej firmie korzystającej z RAKS dla Firm, niezależnie od wielkości — utrata bazy sprzedażowej oznacza poważny przestój i ryzyko związane z brakiem dokumentacji.

Ile to trwa

Konfiguracja kopii zapasowej to zabieg realizowany zwykle do 24 godzin od przyjęcia zgłoszenia.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Architektura bazodanowa RAKS i specyfika tworzenia kopii

Program RAKS dla Firm opiera swoje działanie na relacyjnym silniku bazodanowym Firebird SQL (oprogramowanie zarządzające relacyjnymi strukturami danych). Wszystkie informacje o transakcjach, kartotekach kontrahentów, stanach magazynowych oraz rozliczeniach finansowo-księgowych zapisywane są w plikach o rozszerzeniu FDB (ang. Firebird Database, plik bazy danych). Prawidłowe zabezpieczenie tego typu środowiska wymaga zastosowania dedykowanych procedur, które różnią się od standardowego kopiowania plików biurowych.

Kluczowym elementem procesu jest tworzenie kopii logicznej przy użyciu systemowego narzędzia gbak (narzędzie wiersza poleceń służące do wykonywania zrzutów i odtwarzania baz Firebird). Narzędzie to odczytuje wszystkie tabele, indeksy oraz procedury składowane, tworząc spójny plik archiwalny o rozszerzeniu FBK (ang. Firebird Backup, skompresowany plik archiwum bazy danych). Kopia logiczna eliminuje tymczasowe struktury danych oraz optymalizuje rozmiar archiwum, a podczas późniejszego odtwarzania dokonuje odbudowy indeksów i weryfikacji integralności.

W przypadku rozbudowanych środowisk stosuje się również kopie fizyczne na poziomie bloków danych za pomocą narzędzia nbackup (mechanizm blokujący zapis do pliku głównego na czas kopiowania). Rozwiązanie to pozwala na tworzenie kopii przyrostowych (ang. incremental backup, zapis wyłącznie bloków danych zmienionych od poprzedniej kopii), co skraca czas trwania całej operacji w przedsiębiorstwach o dużym wolumenie transakcji.

Zasada 3-2-1 w archiwizacji danych przedsiębiorstwa

Prawidłowo zaprojektowany system ochrony danych systemu RAKS dla Firm bazuje na standardzie 3-2-1, będącym fundamentalną regułą bezpieczeństwa informatycznego:

Trzy kopie danych — dane produkcyjne pracujące na serwerze oraz co najmniej dwie niezależne kopie zapasowe wykonane w różnym czasie.
Dwa różne nośniki — przechowywanie archiwów na odmiennych urządzeniach fizycznych, na przykład na wewnętrznym dysku serwera oraz na dedykowanym sieciowym serwerze pamięci masowej NAS (ang. Network Attached Storage, samodzielne urządzenie dyskowe podłączone do sieci lokalnej).
Jedna kopia poza siedzibą firmy — zduplikowanie zaszyfrowanego pliku archiwum do zdalnej lokalizacji (ang. offsite backup, kopia przechowywana poza siedzibą przedsiębiorstwa), na przykład do chmury obliczeniowej lub na zdalny serwer zapasowy z wykorzystaniem bezpiecznego protokołu SFTP (ang. Secure File Transfer Protocol, szyfrowany protokół przesyłania plików).

Przechowywanie kopii zapasowej poza fizyczną siedzibą przedsiębiorstwa stanowi zabezpieczenie przed zdarzeniami losowymi, takimi jak kradzież sprzętu komputerowego, zalanie, pożar czy przepięcie w sieci energetycznej, które może doprowadzić do jednoczesnego zniszczenia wszystkich urządzeń podłączonych w biurze.

Szyfrowanie archiwów i zgodność z przepisami RODO

Baza danych programu RAKS dla Firm zawiera dane wrażliwe, w tym dane osobowe pracowników, numery PESEL, numery rachunków bankowych oraz szczegółowe informacje handlowe. Zgodnie z wymogami Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), każde archiwum przesyłane do sieci lub składowane na nośnikach zewnętrznych musi zostać zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych.

Wdrażana procedura obejmuje automatyczne szyfrowanie generowanych plików kopii silnym algorytmem kryptograficznym AES-256 (ang. Advanced Encryption Standard z kluczem o długości 256 bitów). Szyfrowanie realizowane jest bezpośrednio po wygenerowaniu pliku FBK, przed jego wysłaniem na serwer NAS lub do repozytorium chmurowego. Klucze szyfrujące przechowywane są w odizolowanym miejscu, co gwarantuje, że ewentualne przechwycenie samego pliku archiwum nie pozwoli na odczytanie zawartych w nim tabel.

Warianty automatyzacji procesu tworzenia kopii

W zależności od struktury sprzętowej oraz trybu pracy przedsiębiorstwa dobierany jest optymalny model automatyzacji archiwizacji:

Harmonogram RAKS SQL — wykorzystanie wbudowanego mechanizmu zarządzania kopiami, który wykonuje zrzut bazy w określonych godzinach nocnych lub po zakończeniu pracy zmianowej.
Skrypty powłoki i Harmonogram zadań Windows — dedykowane skrypty PowerShell lub pliki wsadowe zintegrowane z Harmonogramem zadań systemu Windows (ang. Windows Task Scheduler, systemowe narzędzie do cyklicznego uruchamiania programów), które po wykonaniu zrzutu bazy przez gbak sprawdzają poprawność pliku wynikowego, kompresują go, szyfrują i dystrybuują na zewnętrzne nośniki.
Rotacja kopii w modelu GFS (ang. Grandfather-Father-Son, hierarchiczny schemat rotacji kopii) — system zachowuje kopie dzienne z ostatnich 7 dni, kopie tygodniowe z ostatnich 4 tygodni oraz kopie miesięczne z ostatnich 12 miesięcy. Zapobiega to przepełnieniu dysków i umożliwia powrót do stanu danych sprzed wielu tygodni w razie wykrycia późnych błędów księgowych.
Archiwizacja komponentów dodatkowych — zabezpieczenie nie tylko samego pliku bazy Firebird, ale również katalogów z załącznikami, wzorcami wydruków, certyfikatami kwalifikowanymi do podpisu elektronicznego oraz plikami wymiany danych, takimi jak pliki JPK (Jednolity Plik Kontrolny) i wyciągi bankowe.

Błędy popełniane przy samodzielnej konfiguracji backupu

Podczas weryfikacji środowisk informatycznych w firmach korzystających z programu RAKS często spotyka się nieprawidłowe praktyki, które stwarzają pozorne poczucie bezpieczeństwa:

Zwykłe kopiowanie pracującego pliku FDB — próba skopiowania pliku bazy danych w trakcie działania usługi Firebird (tzw. gorąca kopia bez użycia gbak lub nbackup) prowadzi do powstania uszkodzonego pliku. Z powodu otwartych transakcji i buforowania danych w pamięci RAM, odtworzenie bazy z takiego pliku kończy się błędem integralności struktury.
Przechowywanie kopii na tej samej partycji dyskowej — zapisywanie archiwum w podfolderze obok bazy produkcyjnej na tym samym dysku twardym nie chroni przed mechanicznym uszkodzeniem nośnika. Awaria kontrolera lub degradacja powierzchni nośnika niszczy jednocześnie bazę główną i jej kopie.
Brak izolacji przed oprogramowaniem ransomware (złośliwe oprogramowanie szyfrujące pliki dla wymuszenia okupu) — jeśli udział sieciowy, na który trafiają kopie zapasowe, jest stale podmapowany jako dysk sieciowy z pełnymi uprawnieniami zapisu dla każdego komputera w biurze, infekcja jednego stanowiska spowoduje zaszyfrowanie zarówno bazy, jak i plików kopii. Zasób backupowy musi posiadać odrębne uprawnienia dostępowe.
Brak monitorowania przestrzeni dyskowej — brak kontroli nad zapełnieniem nośników prowadzi do sytuacji, w której zadanie backupu przestaje tworzyć nowe archiwa z braku miejsca, a nikt w firmie nie jest o tym powiadomiony.
Brak próbnego odtwarzania danych — samo wygenerowanie pliku na dysku nie daje pewności, że zawiera on kompletne tabele. Bez regularnego testowego importu nie można zweryfikować, czy archiwum nie uległo uszkodzeniu podczas zapisu.

Procedura testowego odtwarzania i weryfikacja integralności

Tworzenie kopii zapasowej jest procesem niepełnym bez zdefiniowanej procedury odzyskiwania danych po awarii (ang. Disaster Recovery, plan przywracania ciągłości działania systemów IT). Usługa obejmuje przygotowanie środowiska testowego, w którym następuje próbne odtworzenie bazy z wygenerowanego pliku FBK.

Podczas procedury sprawdzana jest spójność logiczna za pomocą narzędzia gfix (narzędzie do diagnostyki i naprawy struktur bazodanowych Firebird). Test obejmuje weryfikację poprawności wskaźników stron bazy, integralności kluczy obcych oraz brak uszkodzonych rekordów w tabelach sprzedaży i magazynu. Zdefiniowane zostają również dwa kluczowe parametry bezpieczeństwa:

RPO (ang. Recovery Point Objective, dopuszczalny punkt przywrócenia danych) — maksymalny akceptowalny czas utraty danych mierzony od momentu ostatniej kopii. Standardowo harmonogram ustawia się tak, aby RPO nie przekraczało 24 godzin, a w intensywnie pracujących jednostkach handlowych — kilku godzin.
RTO (ang. Recovery Time Objective, dopuszczalny czas trwania przestoju) — czas niezbędny na ponowne uruchomienie systemu RAKS na nowym lub naprawionym sprzęcie i wznowienie pracy operatorów.

Dodatkowe pytania klientów

Czy tworzenie kopii zapasowej RAKS wymaga przerwania pracy w firmie?

Prawidłowo skonfigurowana procedura wykorzystująca narzędzie gbak lub dedykowany mechanizm RAKS wykonuje kopię w tle podczas normalnej pracy użytkowników. Silnik Firebird obsługuje archiwizację online (ang. hot backup, wykonywanie kopii na pracującej bazie danych), rejestrując spójny stan bazy z momentu rozpoczęcia procedury bez konieczności wylogowywania pracowników z systemu.

Jakie nośniki są zalecane do przechowywania kopii zapasowych?

Zaleca się stosowanie kombinacji dysku lokalnego serwera (do natychmiastowego przywrócenia bazy), sieciowego serwera NAS pracującego w macierzy RAID (ang. Redundant Array of Independent Disks, macierz niezależnych dysków zabezpieczająca przed awarią pojedynczego napędu) oraz bezpiecznego repozytorium chmurowego z wersjonowaniem plików. Zewnętrzne nośniki USB mogą służyć jako element pomocniczy, lecz nie powinny stanowić jedynego filaru archiwizacji ze względu na podatność na uszkodzenia mechaniczne.

Co w sytuacji, gdy baza danych RAKS uległa uszkodzeniu przed wdrożeniem kopii?

W przypadku awarii bazy pozbawionej aktualnego backupu przeprowadzana jest diagnostyka uszkodzonego pliku FDB za pomocą narzędzi gfix oraz zaawansowanych edytorów struktur danych. Jeśli uszkodzenie ma charakter logiczny, możliwe jest odizolowanie uszkodzonych stron danych i wyeksportowanie większości tabel. Jeśli problem wynika z awarii nośnika, wykonuje się kopię binarną (sektorową) dysku przed przystąpieniem do jakichkolwiek prób odzyskiwania.

Czy do konfiguracji kopii zapasowej konieczne jest przekazanie haseł administratora?

Domyślnie serwisant nie prosi o prywatne hasła użytkowników ani dane dostępowe do kont osobistych. Wszelkie operacje konfiguracyjne w systemie operacyjnym lub na serwerze bazodanowym mogą być wprowadzane bezpośrednio przez uprawnionego pracownika klienta w obecności serwisanta lub przy użyciu dedykowanego konta serwisowego utworzonego wyłącznie na czas realizacji zlecenia.

Jak sprawdzić, czy wykonana w nocy kopia zapasowa jest poprawna?

Wdrażane skrypty automatycznie weryfikują kod zakończenia procesu gbak oraz rozmiar pliku wyjściowego. Po zakończeniu zadania generowany jest wpis w dzienniku zdarzeń (ang. log file), a system może wysłać automatyczne powiadomienie e-mail z raportem o statusie wykonanej kopii, jej rozmiarze oraz ilości wolnego miejsca na dyskach docelowych.

Kiedy problem dotyczy innych elementów infrastruktury

Niekiedy trudności z działaniem programu RAKS dla Firm nie wynikają bezpośrednio z procedury archiwizacji, lecz ze stanu technicznego sprzętu komputerowego lub sieci lokalnej. Warto odróżnić następujące usterki:

Degradacja dysku twardego — pojawienie się uszkodzonych sektorów (ang. bad sectors) na dysku serwera objawia się nagłym spowolnieniem pracy RAKS i błędami wejścia/wyjścia (I/O) podczas zapisu transakcji. W takiej sytuacji priorytetem jest natychmiastowe zabezpieczenie nośnika przed próbami dalszej pracy w programie.
Niestabilność zasilania — nagłe wyłączenia serwera lub stacji roboczej podczas intensywnego zapisu do bazy mogą powodować naruszenie spójności transakcyjnej. Rozwiązaniem jest podłączenie zasilacza awaryjnego UPS (ang. Uninterruptible Power Supply, urządzenie podtrzymujące zasilanie), który umożliwia bezpieczne zamknięcie procesów bazodanowych w razie zaniku prądu.
Błędy uprawnień w sieci lokalnej — problem z dostępem stacji roboczych do serwera RAKS często wynika ze zmian konfiguracji zabezpieczeń w systemie Windows, konfliktów adresów sieciowych lub blokowania portu 3050 (domyślny port komunikacyjny silnika Firebird) przez zaporę sieciową (ang. firewall).

Wdrożenie kompleksowej polityki ochrony danych

Wdrożenie bezpiecznej archiwizacji programu RAKS dla Firm to proces obejmujący analizę wielkości bazy, dobór nośników, konfigurację zautomatyzowanych zadań z szyfrowaniem oraz weryfikację mechanizmów powiadamiania o błędach. Działania te eliminują ryzyko utraty wieloletniej historii sprzedaży, dokumentacji magazynowej i księgowej, zapewniając stabilność i ciągłość funkcjonowania przedsiębiorstwa na terenie Warszawy i okolicznych miejscowości.

22 378 48 09

Kopie zapasowe i archiwizacja danych z RAKS dla Firm