Jednolity Plik Kontrolny generowany bezpośrednio z Comarch ERP Optima oszczędza czas i eliminuje ryzyko błędów przy comiesięcznym raportowaniu, pod warunkiem poprawnej konfiguracji parametrów.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje ustawienie parametrów generowania JPK zgodnie z aktualnymi wymaganiami prawnymi, sprawdzenie poprawności danych źródłowych wpływających na plik oraz przetestowanie generowania na przykładowym okresie rozliczeniowym.

Dla kogo ma sens

Usługa jest niezbędna dla każdej firmy korzystającej z Comarch ERP Optima, zobowiązanej do przekazywania JPK, która chce mieć pewność, że plik generowany bezpośrednio z systemu jest zgodny z wymaganiami.

Ile to trwa

Konfiguracja JPK to zabieg realizowany zwykle do 24 godzin od przyjęcia zgłoszenia.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Zakres struktur JPK obsługiwanych w Comarch ERP Optima

Prawidłowe wdrożenie modułu Jednolitego Pliku Kontrolnego w oprogramowaniu Comarch ERP Optima wymaga dostosowania parametrów do konkretnych obowiązków sprawozdawczych danego przedsiębiorstwa. W zależności od profilu działalności oraz formy prowadzonej księgowości, system generuje pliki w formatach cyklicznych oraz na żądanie organów skarbowych:

JPK_V7M oraz JPK_V7K – podstawowe struktury przesyłane co miesiąc lub co kwartał, łączące w jednym pliku XML (rozszerzalnym języku znaczników służącym do ustrukturyzowanego zapisu danych) część deklaracyjną oraz szczegółową ewidencję podatku od towarów i usług. Wariant JPK_V7M dotyczy rozliczeń miesięcznych, natomiast JPK_V7K przeznaczony jest dla podmiotów rozliczających się kwartalnie, gdzie część ewidencyjna przesyłana jest za każdy miesiąc, a deklaracyjna za pełen kwartał.
JPK_FA (faktury VAT) – struktura generowana na wezwanie organów kontroli skarbowej, zawierająca pełen wykaz wystawionych faktur sprzedaży wraz z pozycjami szczegółowymi, stawkami podatku i danymi nabywców.
JPK_MAG (magazyn) – plik obejmujący ewidencję obrotu magazynowego. Zawiera zestawienia dokumentów WZ (wydanie zewnętrzne), PZ (przyjęcie zewnętrzne), RW (rozchód wewnętrzny) oraz PW (przychód wewnętrzny), odzwierciedlając stany i ruchy asortymentowe.
JPK_KR (księgi rachunkowe) – zestawienie generowane z modułu Księga Handlowa, zawierające zestawienie obrotów i sald, wykaz dzienników oraz szczegółowe zapisy na kontach księgowych w ujęciu syntetycznym i analitycznym.
JPK_WB (wyciąg bankowy) – zestawienie operacji na rachunkach bankowych przedsiębiorstwa, tworzone na podstawie rejestrów bankowych prowadzonych w module Kasa/Bank po zaimportowaniu wyciągów elektronicznych.
JPK_PKPIR oraz JPK_EWP – struktury dedykowane dla firm prowadzących uproszczoną księgowość w oparciu o Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów lub Ewidencję Przychodów przy ryczałcie ewidencjonowanym.
JPK_CIT oraz JPK_ST – struktury dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych oraz ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Kluczowe etapy konfiguracji parametrów JPK w systemie

Konfiguracja JPK w środowisku Comarch ERP Optima nie ogranicza się do włączenia pojedynczego parametru. Wymaga ona przeprowadzenia spójnych prac w wielu modułach systemu, aby zagwarantować pełną zgodność generowanych danych ze schematami Ministerstwa Finansów:

Pierwszym etapem jest weryfikacja danych identyfikacyjnych podmiotu w Konfiguracji Programu i Firmy. Weryfikuje się poprawność numeru NIP (Numeru Identyfikacji Podatkowej), pełnej nazwy rejestrowej, kodu Urzędu Skarbowego według oficjalnego słownika instytucji finansowych oraz statusu wielkości przedsiębiorstwa.

Drugim krokiem jest przypisanie kodów grup towarów i usług (oznaczeń GTU od GTU_01 do GTU_13) do kartotek towarowych i usługowych w module Handel. Kody GTU określają specyficzne kategorie asortymentu podlegające szczególnemu nadzorowi podatkowemu, takie jak elektronika, usługi doradcze, transportowe czy części samochodowe. Odpowiednie przypisanie oznaczeń na poziomie kartoteki eliminuje konieczność ręcznego uzupełniania kodów na każdej wystawianej fakturze.

Trzeci etap obejmuje konfigurację procedur transakcyjnych i oznaczeń dokumentów. W systemie definiuje się domyślne flagi dla transakcji szczególnych, takich jak procedura TP (transakcje z podmiotami powiązanymi kapitałowo lub osobowo), procedura MPP (mechanizm podzielonej płatności, czyli split payment), czy oznaczenia WSTO_EE dla wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów i usług na odległość. W rejestrach sprzedaży ustawia się także reguły dla dokumentów zbiorczych (oznaczenie RO – raport okresowy z kasy fiskalnej), dokumentów wewnętrznych (oznaczenie WEW) oraz faktur wystawianych do paragonów (oznaczenie FP).

Czwarty krok polega na sparametryzowaniu rejestrów VAT w module Księga Handlowa lub Księga Podatkowa. Konfiguruje się poprawne mapowanie stawek podatkowych, odliczenia częściowe (na przykład odliczenie 50% podatku naliczonego przy wydatkach związanych z eksploatacją samochodów osobowych) oraz kwalifikację transakcji wewnątrzwspólnotowych (WDT, WNT) i transakcji importu usług.

Ostatnim elementem jest konfiguracja modułu podpisu cyfrowego i bezpośredniej wysyłki do bramki Ministerstwa Finansów. Weryfikuje się współpracę oprogramowania z podpisem kwalifikowanym (certyfikatem elektronicznym na karcie kryptograficznej lub w chmurze), profilem zaufanym ePUAP lub danymi autoryzującymi, a także sprawdza się mechanizm pobierania i wiązania Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) z poszczególnymi deklaracjami w bazie danych.

Najczęstsze warianty problemów i błędów walidacji JPK

Podczas generowania i wysyłania plików JPK z Comarch ERP Optima mogą wystąpić różnorodne nieprawidłowości techniczne i formalne. Do najczęstszych wariantów problemów należą:

Niezgodność ze schematem XSD – błąd walidacji struktury XML (XML Schema Definition, czyli schemat definiujący dopuszczalną strukturę logiczną pliku). Pojawia się, gdy plik zawiera puste pola w miejscach wymaganych, nieobsługiwane znaki specjalne lub gdy w systemie zastosowano nieaktualną wersję schematu logicznego.

Rozbieżności sum kontrolnych – sytuacja, w której suma podatku należnego lub naliczonego w części deklaracyjnej różni się od zsumowanych wartości pozycji w części ewidencyjnej. Wynika to zazwyczaj z zaokrągleń groszowych na dokumentach źródłowych lub nieprawidłowego zakwalifikowania dokumentu w rejestrze VAT.

Błędy formalne w danych kontrahentów – brak prefiksu kraju przy transakcjach unijnych, nieprawidłowa liczba cyfr w numerze NIP lub PESEL kontrahenta, bądź brak wymaganych danych adresowych w kartotece klienta.

Kody błędów zwracane przez bramkę Ministerstwa Finansów:

Kod 120 – sesja wygasła lub została przerwana w trakcie transmisji danych, co wymaga ponowienia wysyłki.
Kod 401 – błąd weryfikacji podpisu cyfrowego (certyfikat kwalifikowany wygasł, został odwołany lub wystąpił błąd odczytu sumy kontrolnej podpisu).
Kod 412 – dokument nie jest zgodny ze schematem logicznym XSD opublikowanym przez Ministerstwo Finansów.
Kod 414 – błąd w danych nagłówkowych (niezgodność numeru NIP podmiotu składającego z danymi w certyfikacie lub wskazanie nieistniejącego kodu urzędu skarbowego).
Kod 200 – komunikat prawidłowego przetworzenia dokumentu i wygenerowania UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru stanowiącego jedyny dowód doręczenia).

Błędy popełniane przy próbach samodzielnej naprawy konfiguracji

Próby samodzielnego usuwania problemów z generowaniem JPK bez odpowiedniej wiedzy o strukturze relacyjnej bazy danych Comarch ERP Optima często prowadzą do poważniejszych zakłóceń w pracy działu księgowości:

Częstym błędem jest ręczna edycja pliku XML w zewnętrznych edytorach tekstu. Ręczna zmiana wartości w pliku przed wysyłką zaburza spójność pomiędzy danymi zarejestrowanymi w bazie MS SQL Server (relacyjnej bazie danych obsługującej system) a danymi przekazanymi do urzędu. W przypadku późniejszej kontroli podatkowej lub konieczności wygenerowania korekty, odtworzenie pierwotnego stanu staje się niezwykle trudne.

Innym błędem jest odpinanie i modyfikacja zaksięgowanych dokumentów w zamkniętych miesiącach bez uprzedniego wykonania pełnej kopii bezpieczeństwa bazy danych. Wprowadzenie niespójnych zmian w rejestrach VAT w celu wymuszenia przejścia walidacji JPK może naruszyć ciągłość numeracji dokumentów oraz spójność rozrachunków z kontrahentami.

Spotyka się także praktykę ignorowania aktualizacji programu Comarch ERP Optima. Ministerstwo Finansów regularnie aktualizuje struktury logiczne JPK. Praca na nieaktualnej wersji programu uniemożliwia wygenerowanie pliku zgodnego z obowiązującym prawem, co skutkuje automatycznym odrzuceniem wysyłki przez serwery ministerstwa.

Błędem jest również brak weryfikacji statusu wysyłki i niepobieranie plików UPO. Sam fakt wygenerowania i wysłania pliku nie oznacza zakończenia procedury. Jedynym prawnym dowodem złożenia deklaracji w terminie jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru opatrzone kodem stanu 200.

Kiedy problem nie wynika z samej konfiguracji modułu JPK

W praktyce serwisowej występują sytuacje, w których trudności z generowaniem lub wysyłką JPK są powodowane przez czynniki zewnętrzne wobec samego modułu sprawozdawczego:

Niestabilność lub uszkodzenie bazy MS SQL Server – uszkodzenia indeksów tabel, brak wolnego miejsca na dysku serwera bazodanowego lub błędy transakcyjne uniemożliwiające poprawne wykonanie zapytań agregujących dane do pliku XML.

Blokady w sieci lokalnej i oprogramowaniu zabezpieczającym – zapory sieciowe (firewall) lub systemy antywirusowe blokujące wychodzące połączenia szyfrowane (protokół TLS 1.2 lub TLS 1.3) na adresy serwerów Ministerstwa Finansów, co uniemożliwia nawiązanie bezpiecznej sesji transmisyjnej.

Problemy ze środowiskiem czytnika kart kryptograficznych – nieaktualne oprogramowanie pośredniczące (middleware dla kart elektronicznych), uszkodzone sterowniki czytnika USB lub brak zainstalowanych certyfikatów głównych w magazynie certyfikatów systemu Windows.

Brak odpowiednich uprawnień użytkownika w systemie – konto pracownika może nie posiadać nadanych uprawnień do zatwierdzania deklaracji, modyfikacji rejestrów VAT lub odczytu kluczy szyfrujących w module Administracja.

Uszkodzone komponenty systemowe Windows – brak wymaganych bibliotek .NET Framework (środowiska uruchomieniowego aplikacji) lub uszkodzenie bibliotek MSXML odpowiedzialnych za przetwarzanie dokumentów w formacie XML.

Często zadawane pytania o JPK w Comarch ERP Optima

W jaki sposób generuje się korektę JPK_V7 w Comarch ERP Optima?

Korekta pliku JPK_V7 w Comarch ERP Optima zależy od charakteru wprowadzanych zmian. System umożliwia sporządzenie korekty samej części deklaracyjnej (na przykład przy zmianie kwoty przeniesienia z poprzedniego miesiąca), samej części ewidencyjnej (w przypadku korekty danych kontrahenta, błędnego numeru faktury lub zmiany kodu GTU) bądź obu części łącznie. Przed wygenerowaniem korekty wprowadza się odpowiednie zapisy korygujące w rejestrze VAT, a następnie w oknie deklaracji wybiera się cel złożenia jako korektę, wskazując powód jej sporządzenia.

Czy do wysyłki JPK w Comarch ERP Optima wymagany jest płatny podpis kwalifikowany?

W przypadku osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą dopuszczalne jest podpisywanie plików JPK podpisem zaufanym (profilem zaufanym ePUAP) lub zestawem danych autoryzujących (obejmujących NIP, imię, nazwisko, datę urodzenia oraz kwotę przychodu z zeznania rocznego za rok n-2). W przypadku spółek prawa handlowego (takich jak spółki z o.o. czy spółki akcyjne) standardem jest użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego z ważnym certyfikatem X.509 wydanym przez uprawnione centrum certyfikacji.

Co należy zrobić, gdy bramka MF zwraca błąd 412 podczas wysyłki JPK?

Błąd 412 oznacza niezgodność wygenerowanego dokumentu ze schematem XSD opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. W pierwszej kolejności weryfikuje się, czy używana wersja Comarch ERP Optima posiada zainstalowane wszystkie bieżące aktualizacje i biuletyny techniczne. Następnie przeprowadza się walidację wewnętrzną w programie, która wskazuje konkretne pole lub węzeł XML niespełniający reguł (na przykład brakujący NIP, niedozwolona wartość ujemna w polu nieobsługującym korekt czy brak wymaganej procedury transakcyjnej).

Jak Comarch ERP Optima obsługuje zaokrąglenia groszowe w części deklaracyjnej i ewidencyjnej?

Zgodnie z przepisami prawa podatkowego, kwoty w części ewidencyjnej JPK wykazywane są z dokładnością do grosza, natomiast podsumowania w części deklaracyjnej podlegają zaokrągleniu do pełnych złotych. Comarch ERP Optima wykonuje te przeliczenia automatycznie według standardowych reguł matematycznych (końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a wynoszące 50 i więcej groszy zaokrągla w górę). W przypadku wystąpienia różnic groszowych wynikających ze specyfiki faktur wielopozycyjnych, system stosuje wbudowane mechanizmy uzgadniania sum kontrolnych.

Jak zabezpieczana jest baza danych przed przystąpieniem do prac konfiguracyjnych?

Przed wykonaniem jakichkolwiek modyfikacji w parametrach księgowych, schematach księgowań czy rejestrach VAT, zawsze wykonywana jest pełna kopia bezpieczeństwa (backup) bazy danych w środowisku Microsoft SQL Server. W przypadku złożonych struktur wdrożeniowych testy generowania i walidacji plików JPK przeprowadza się na kopii bazy w środowisku testowym, co całkowicie eliminuje ryzyko zakłócenia bieżącej pracy działu księgowości.

Bezpieczeństwo danych księgowych i standard realizacji na miejscu

Prace nad konfiguracją oprogramowania ERP i modułów podatkowych wymagają zachowania najwyższych standardów ochrony informacji finansowych przedsiębiorstwa. Wszystkie czynności serwisowe realizowane są w trybie dojazdu bezpośrednio do siedziby klienta na terenie Warszawy oraz w promieniu do 40 km w okolicznych powiatach: grodziskim, legionowskim, otwockim, piaseczyńskim, pruszkowskim, warszawskim zachodnim oraz wołomińskim.

W trosce o pełne bezpieczeństwo tajemnicy przedsiębiorstwa, na życzenie klienta podpisywana jest umowa o zachowaniu poufności (NDA). W przypadku konieczności wykonania dodatkowych prac konserwacyjnych lub diagnostycznych na stacji roboczej klienta, zapewniany jest bezpłatny laptop zastępczy z systemem operacyjnym Windows, co pozwala na zachowanie ciągłości operacyjnej biura. Zespół posiada ponad 20 lat doświadczenia w obsłudze infrastruktury informatycznej i oprogramowania biznesowego, a na wykonaną usługę konfiguracji udzielana jest gwarancja do 12 miesięcy wraz ze wsparciem technicznym do 30 dni od momentu wdrożenia.

Prawidłowe raportowanie JPK w Comarch ERP Optima

Precyzyjna konfiguracja modułu Jednolitego Pliku Kontrolnego w Comarch ERP Optima zapewnia pełną zgodność rozliczeń podatkowych z wymogami Ministerstwa Finansów, eliminuje ryzyko odrzucenia plików przez bramkę odbiorczą oraz zabezpiecza przedsiębiorstwo przed sankcjami karno-skarbowymi wynikającymi z błędów w raportowaniu.

22 378 48 09

Konfiguracja JPK w Comarch ERP Optima