Odpowiednio skonfigurowany system cen i rabatów w Comarch ERP Optima pozwala automatycznie stosować indywidualne warunki dla różnych kontrahentów.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie w Comarch ERP Optima cenników i poziomów rabatowych dopasowanych do poszczególnych grup kontrahentów.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z Comarch ERP Optima, które stosują zróżnicowane warunki cenowe wobec swoich kontrahentów.

Ile to trwa

Konfiguracja cen i rabatów mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Struktura poziomów cenowych i kalkulacja marży w Comarch ERP Optima

W programie Comarch ERP Optima mechanizm wyceny asortymentu opiera się na definiowalnych typach cen. Standardowa konfiguracja systemu udostępnia domyślne poziomy, takie jak cena zakupu, cena hurtowa 1, cena hurtowa 2, cena hurtowa 3 oraz cena detaliczna. Każde przedsiębiorstwo ma możliwość rozbudowania tej listy o własne, dedykowane rodzaje cen (na przykład ceny dla partnerów strategicznych, ceny eksportowe czy stawki dla odbiorców agencyjnych). Prawidłowe zdefiniowanie tych poziomów stanowi punkt wyjścia do pełnej automatyzacji procesów sprzedaży.

Kluczowym elementem konfiguracji każdego poziomu cenowego jest określenie relacji między ceną bazową a ceną sprzedaży. System pozwala na stosowanie dwóch podstawowych metod kalkulacji: marży (procentowego udziału zysku w cenie sprzedaży) oraz narzutu (procentowej nadwyżki kalkulowanej bezpośrednio od ceny zakupu). Zastosowanie właściwego algorytmu pozwala na automatyczne przeliczanie całego cennika w momencie wprowadzenia na magazyn partii towaru o zmienionej cenie zakupu. Dzięki temu personel handlowy unika ryzyka wystawienia dokumentu w oparciu o nieaktualne dane kosztowe.

Comarch ERP Optima umożliwia także precyzyjne sterowanie zaokrągleniami cen. W zależności od profilu działalności firmy i wymagań fiskalnych, system można skonfigurować tak, aby zaokrąglał wyliczone wartości matematycznie (do najbliższego grosza), w górę, w dół bądź do pełnych dziesiątek groszy czy pełnych złotych. W przypadku handlu międzynarodowego cenniki mogą być powiązane z tabelami kursów walut obcych pobieranymi automatycznie z Narodowego Banku Polskiego (NBP), co pozwala na bieżąco korygować ceny sprzedaży w walutach obcych bez konieczności ręcznej edycji każdej pozycji asortymentowej.

Hierarchia i kolejność naliczania rabatów w systemie

W rozbudowanych przedsiębiorstwach handlowych polityka rabatowa rzadko opiera się na jednej, prostej regule. Comarch ERP Optima dysponuje wielopoziomowym silnikiem naliczania upustów, który weryfikuje warunki handlowe według ściśle określonej hierarchii. Zrozumienie kolejności działania tych mechanizmów jest niezbędne do prawidłowego skonfigurowania systemu.

Hierarchia naliczania warunków cenowych w systemie obejmuje następujące poziomy:

Rabat ogólny kontrahenta – stały procent zniżki przypisany bezpośrednio do karty podmiotu w module handlowym, stosowany automatycznie na wszystkie towary i usługi dodawane do dokumentu sprzedaży.
Rabat na grupę towarową – reguła określająca upust dla konkretnego kontrahenta lub całej grupy kontrahentów na określoną gałąź drzewa asortymentowego (struktury grup towarowych).
Indywidualna cena lub rabat na towar – precyzyjnie zdefiniowana stawka cenowa lub procent zniżki przypisany do pary kontrahent-towar, stanowiący najwyższy priorytet w stałych warunkach handlowych.
Promocje i rabaty progowe (ilościowe) – mechanizmy aktywowane po spełnieniu warunku wolumenowego (na przykład zakup powyżej określonej liczby sztuk danego artykułu na jednym dokumencie).
Promocje czasowe – reguły rabatowe ograniczone harmonogramem (określoną datą początkową i końcową lub wybranymi dniami tygodnia).
Rabat ręczny operatora – zniżka wprowadzana bezpośrednio przez sprzedawcę na pozycji dokumentu w trakcie jego wystawiania, ograniczona uprawnieniami systemowymi.

Kluczowym krokiem wdrożeniowym jest konfiguracja sposobu łączenia tych reguł. Comarch ERP Optima pozwala wybrać, czy system ma stosować zasadę wyboru rabatu najkorzystniejszego dla klienta (najwyższego spośród przysługujących), czy też ma sumować wartości procentowe lub naliczać je kaskadowo (kolejny upust wyliczany od kwoty pomniejszonej o poprzedni rabat). Błędne sparametryzowanie tego mechanizmu może prowadzić do niekontrolowanego dublowania zniżek i obniżenia marży handlowej.

Zabezpieczenie marży minimalnej i kontrola uprawnień operatorów

Automatyzacja cen i rabatów musi iść w parze z mechanizmami ochronnymi, które zabezpieczają przedsiębiorstwo przed sprzedażą towarów poniżej progu rentowności. W Comarch ERP Optima realizuje się to za pomocą mechanizmu ceny minimalnej oraz szczegółowych uprawnień kont użytkowników (operatorów systemu).

Cena minimalna może być zdefiniowana jako sztywna wartość kwotowa dla każdego towaru lub wyliczana automatycznie jako minimalna marża procentowa dodawana do ostatniej ceny zakupu z dokumentu przyjęcia zewnętrznego (PZ). W konfiguracji programu ustala się sposób zachowania systemu w momencie, gdy wyliczona po rabatach cena sprzedaży spadnie poniżej ustalonego progu minimalnego. System może wyświetlić ostrzeżenie informacyjne dla sprzedawcy lub całkowicie zablokować możliwość zatwierdzenia dokumentu handlowego (faktury sprzedaży FS, paragonu PA czy wydania zewnętrznego WZ).

Ochrona rentowności obejmuje także konfigurację uprawnień operatorów w module administracyjnym. Prawidłowo wdrożony system powinien ograniczać możliwość dowolnej edycji cen i rabatów przez pracowników działu sprzedaży. Możliwe jest zdefiniowanie maksymalnego dopuszczalnego rabatu ręcznego, jaki dany operator może przyznać na dokumencie, lub całkowite zablokowanie edycji kolumny ceny jednostkowej. W przypadku konieczności zastosowania wyjątku handlowego dokument może wymagać autoryzacji przez kierownika sprzedaży posiadającego wyższy poziom uprawnień w strukturze Comarch ERP Optima.

Typowe błędy i pułapki przy samodzielnej konfiguracji cenników

Nieprawidłowe skonfigurowanie modułu cen i rabatów może wywołać szereg problemów operacyjnych i finansowych. Samodzielne próby modyfikacji zaawansowanych parametrów systemu bez całościowej analizy zależności często prowadzą do powtarzających się błędów:

Niekontrolowana kumulacja upustów – nałożenie się rabatu kontrahenta, rabatu grupy towarowej oraz aktywnej promocji okresowej w sytuacji, gdy w konfiguracji zaznaczono sumowanie rabatów zamiast wyboru wartości maksymalnej. W efekcie klient otrzymuje sumaryczny rabat przekraczający założenia rentownościowe.
Błędy wyliczeń netto i brutto – niekonsekwentne ustawienie kierunku naliczania dokumentów handlowych. W transakcjach hurtowych standardem jest kalkulacja od cen netto, natomiast w sprzedaży konsumenckiej od cen brutto. Zastosowanie niewłaściwego trybu wyliczeń prowadzi do powstawania groszowych różnic zaokrągleń przy generowaniu paragonów i faktur.
Brak aktualizacji cenników pochodnych – zmiana cen bazowych lub kosztów zakupu bez wykonania procedury przeliczenia powiązanych cenników podrzędnych. Skutkuje to sytuacją, w której część asortymentu sprzedawana jest po starych stawkach mimo wzrostu cen dostawców.
Pomijanie jednostek miary i przeliczników – zdefiniowanie rabatu ilościowego dla jednostki podstawowej (na przykład sztuki) bez uwzględnienia jednostek pomocniczych (na przykład kartonów zbiorczych lub palet). System może wówczas błędnie interpretować wolumen zamówienia i pominąć naliczenie przysługującego upustu lub naliczyć go w niewłaściwej wysokości.
Nadmierne stosowanie wyjątków ręcznych – brak zdefiniowania czytelnej struktury rabatowej zmusza handlowców do ręcznego wpisywania cen na każdym dokumencie. Prowadzi to do powstawania niespójności w historii transakcji, uniemożliwia rzetelną analizę rentowości w module raportowym i wydłuża czas obsługi klienta.

Kiedy rozbieżność cenowa nie wynika ze złej konfiguracji rabatów

Podczas codziennej pracy z systemem Comarch ERP Optima użytkownicy mogą zaobserwować nieoczekiwane wartości na dokumentach sprzedaży, które nie są bezpośrednią konsekwencją błędów w tabeli rabatów. W takich sytuacjach źródło problemu leży w innych obszarach konfiguracji lub infrastruktury informatycznej:

Metody wyceny magazynu i kolejkowanie dostaw – systemy ERP stosują metody rozchodu towarów takie jak FIFO (First In, First Out – towar przyjęty najwcześniej jest wydawany jako pierwszy), LIFO (Last In, First Out – towar przyjęty najpóźniej wydawany jest jako pierwszy) lub AVCO (wycena według średniej ceny ważonej). W sytuacji, gdy marża narzucana jest na rzeczywisty koszt zakupu bieżącej partii magazynowej, cena sprzedaży na dokumencie może różnić się między poszczególnymi dostawami tego samego artykułu.
Opóźnienia synchronizacji z platformami handlowymi – w przypadku zintegrowania Comarch ERP Optima z platformami internetowymi (Comarch e-Sklep, Comarch B2B lub zewnętrznymi integratorami sprzedaży wielokanałowej) zmiana cennika w systemie bazowym wymaga przetworzenia kolejki synchronizatora. Jeżeli proces synchronizacji ulegnie zablokowaniu lub opóźnieniu, zamówienia z kanałów zdalnych będą spływać ze starymi stawkami cenowymi.
Niespójności w strukturze bazy danych Microsoft SQL Server – uszkodzenie indeksów w tabelach zawierających cenniki lub blokady transakcyjne w środowisku wielostanowiskowym mogą powodować opóźnienia w odczytywaniu parametrów przez stanowiska klienckie programu.
Zewnętrzne procedury i modyfikacje programistyczne – zastosowanie dedykowanych wyzwalaczy bazodanowych (triggerów SQL), wtyczek personalizacyjnych (plug-in) lub procedur dodatkowych ingerujących w algorytm zapisu pozycji dokumentu może nadpisywać standardowe mechanizmy rabatowe programu.

Procedura wdrożenia i optymalizacji polityki cenowej

Skonfigurowanie kompleksowego systemu cen i rabatów w Comarch ERP Optima wymaga uporządkowanego podejścia metodycznego, które eliminuje ryzyko zakłócenia bieżącej sprzedaży firmy. Proces ten realizowany jest w kilku etapach:

W pierwszym kroku przeprowadzana jest analiza dotychczasowych zasad handlowych stosowanych w przedsiębiorstwie. Obejmuje to inwentaryzację wszystkich funkcjonujących typów umów handlowych, poziomów upustów, promocji okresowych oraz grup lojalnościowych. Na tej podstawie tworzona jest matryca rabatowa, która określa wzajemne relacje między grupami kontrahentów a grupami towarowymi.

Drugi etap to uporządkowanie kartotek asortymentowych i bazy kontrahentów. Aby reguły cenowe działały automatycznie, drzewo grup towarowych w Comarch ERP Optima musi odzwierciedlać strukturę marżowości asortymentu, a podmioty w bazie muszą być jednoznacznie przypisane do odpowiednich grup handlowych (na przykład hurtownie, odbiorcy sieciowi, klienci detaliczni, instalatorzy).

Trzeci etap polega na parametryzacji systemu w środowisku testowym. Wprowadzane są definicje typów cen, reguły marż i narzutów, algorytmy zaokrągleń oraz zasady łączenia rabatów. Następnie przeprowadza się symulacje transakcji sprzedażowych dla różnych scenariuszy handlowych, weryfikując, czy system poprawnie oblicza ceny jednostkowe, wartości pozycji oraz marże końcowe na dokumentach ofert (KA/OFE), zamówień (RO) i faktur (FS).

W czwartym etapie wdrażane są mechanizmy automatycznego importu i aktualizacji cenników. Przy dużej liczbie indeksów towarowych ręczne wprowadzanie zmian jest nieefektywne. Konfiguruje się szablony importu cenników dostawców z plików arkusza kalkulacyjnego (MS Excel), plików tekstowych (CSV) lub formatu XML. Po weryfikacji poprawności konfiguracja przenoszona jest na bazę produkcyjną, a personel handlowy zostaje poinstruowany w zakresie obsługi nowych mechanizmów.

Dodatkowe pytania dotyczące cen i rabatów w Comarch ERP Optima

Czy można przypisać jednemu kontrahentowi różne ceny na różne grupy asortymentowe?

Tak, Comarch ERP Optima umożliwia zdefiniowanie indywidualnych warunków handlowych dla konkretnego kontrahenta w podziale na wybrane grupy asortymentowe. Na karcie kontrahenta w zakładce warunków handlowych można wskazać dedykowany procent rabatu lub przypisać inny domyślny rodzaj ceny (np. dla jednej grupy towarów cenę hurtową 1, a dla innej cenę hurtową 2). System zastosuje te ustawienia automatycznie podczas wyboru pozycji na dokumencie sprzedaży.

W jaki sposób Comarch ERP Optima zachowuje się przy nałożeniu promocji czasowej na stały rabat klienta?

Zachowanie systemu zależy od globalnego parametru metody łączenia rabatów ustawionego w konfiguracji programu. W trybie wyboru rabatu maksymalnego program porówna wartość stałego rabatu kontrahenta z wartością promocji czasowej i naliczy wyłącznie korzystniejszy upust. W trybie sumowania zniżki zostaną zsumowane, natomiast w trybie kalkulacji kaskadowej promocja zostanie naliczona od kwoty pomniejszonej uprzednio o stały rabat klienta. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem pod kątem ochrony marży jest stosowanie zasady rabatu maksymalnego.

Czy można całkowicie zablokować handlowcom możliwość ręcznej zmiany cen na fakturze?

Tak, uprawnienia w Comarch ERP Optima pozwalają na precyzyjne ograniczenie możliwości edycji dokumentów przez poszczególnych operatorów. Można całkowicie zablokować edycję kolumny ceny jednostkowej oraz kolumny rabatu na pozycjach dokumentów sprzedaży. Możliwe jest również ustawienie limitu maksymalnego rabatu ręcznego, jaki pracownik może wprowadzić samodzielnie. Wprowadzenie większego upustu wymaga wówczas zalogowania się operatora z uprawnieniami kierowniczymi.

Jak zrealizować masową zmianę cen sprzedaży po otrzymaniu nowego cennika od producenta?

Masowa aktualizacja cen w Comarch ERP Optima może zostać przeprowadzona na kilka sposobów. Jeżeli cenniki sprzedaży są powiązane marżą lub narzutem z ceną zakupu, system może przeliczyć je automatycznie po zatwierdzeniu nowego dokumentu przyjęcia zewnętrznego (PZ). Drugim rozwiązaniem jest wykorzystanie funkcji operacji seryjnych w cenniku, która pozwala na procentową lub kwotową zmianę cen dla całej zaznaczonej grupy towarów. Trzecią metodą jest import zaktualizowanego pliku arkusza kalkulacyjnego (MS Excel lub CSV) za pomocą wbudowanego mechanizmu importu cennika.

Czy Comarch ERP Optima obsługuje rabaty progowe zależne od łącznej wartości zamówienia?

Comarch ERP Optima w module Handel pozwala na definiowanie rabatów progowych opartych na ilości kupowanego asortymentu w ramach pojedynczej pozycji lub grupy towarowej. W przypadku chęci stosowania rabatu zależnego od łącznej wartości całego dokumentu można wykorzystać funkcję rabatu nagłówka dokumentu lub skonfigurować dedykowaną promocję pakietową w module CRM lub Handel.

Spójna polityka cenowa jako fundament stabilnej sprzedaży w Comarch ERP Optima

Właściwe wdrożenie i utrzymanie mechanizmów obsługi cen i rabatów w Comarch ERP Optima przekłada się bezpośrednio na bezpieczeństwo finansowe i wydajność operacyjną przedsiębiorstwa. Automatyzacja naliczania warunków handlowych eliminuje ryzyko pomyłek personelu, zapobiega niekontrolowanemu spadkowi marż poniżej progu rentowności oraz znacząco skraca czas potrzebny na przygotowanie ofert, zamówień i faktur sprzedaży. Sprawnie działający cennik stanowi stabilną bazę do dalszej integracji z platformami handlu elektronicznego, systemami B2B oraz wielostanowiskową siecią sprzedaży w firmach działających na terenie Warszawy i okolicznych powiatów.

22 378 48 09

Comarch ERP Optima — obsługa cen i rabatów kontrahentów