Dobrze skonfigurowane raporty sprzedażowe w RAKS dla Firm ułatwiają bieżące monitorowanie wyników i podejmowanie decyzji biznesowych.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie zestawień i raportów sprzedażowych w programie RAKS dla Firm zgodnie z potrzebami analitycznymi firmy.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z RAKS dla Firm, które chcą lepiej analizować dane sprzedażowe.

Ile to trwa

Konfiguracja raportów mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Zakres konfiguracji modułu analitycznego w RAKS dla Firm

Precyzyjne raportowanie danych handlowych w systemie RAKS dla Firm wymaga odpowiedniego sparametryzowania modułów sprzedaży, magazynu oraz rozrachunków. Właściwa konfiguracja pozwala kadrze zarządzającej oraz działom handlowym na uzyskanie rzetelnego obrazu kondycji finansowej przedsiębiorstwa bez konieczności ręcznego łączenia danych z wielu plików.

Prace konfiguracyjne obejmują przygotowanie wielowymiarowych zestawień opartych na dokumentach handlowych, takich jak faktury sprzedaży (FS), paragony fiskalne (PA), dokumenty wydań zewnętrznych (WZ) oraz faktury korygujące (KFS). Raporty są dostosowywane do specyfiki procesów biznesowych przedsiębiorstwa, uwzględniając podział na kanały dystrybucji, rynki zbytu oraz specyficzne grupy asortymentowe.

Kluczowym elementem wdrożenia jest parametryzacja wskaźników rentowności. W systemie RAKS dla Firm marża może być wyliczana na podstawie rzeczywistego kosztu zakupu towaru według metody FIFO (First In, First Out – pierwsze przyszło, pierwsze wyszło) lub LIFO (Last In, First Out – ostatnie przyszło, pierwsze wyszło). Odpowiednie ustawienie algorytmów kosztowych pozwala uniknąć zniekształceń wynikających ze zmian cen zakupu na przestrzeni czasu.

W ramach usługi tworzone są również szablony analizujące zachowania płatnicze kontrahentów. Zestawienia łączą dane o wolumenie sprzedaży z terminowością regulowania należności, co pozwala na bieżące monitorowanie wskaźnika DSO (Days Sales Outstanding – wskaźnik spływu należności określający średni czas oczekiwania na zapłatę od klienta). Umożliwia to wczesne wykrywanie zatorów płatniczych i zabezpieczenie płynności finansowej.

Najczęstsze warianty i typy raportów sprzedażowych

W zależności od struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa oraz wymagań analitycznych, wdrożenie obejmuje różne warianty zestawień i formatów prezentacji danych:

Raporty rentowności według handlowców i działów sprzedaży: Zestawienia uwzględniające obrót netto, wartość zrealizowanej marży kwotowej i procentowej oraz koszty udzielonych rabatów handlowych. Konfiguracja umożliwia automatyczne naliczanie premii i prowizji dla pracowników na podstawie rzeczywiście zrealizowanego zysku, a nie tylko łącznego przychodu.
Analizy rotacji i sprzedaży asortymentu: Raporty wskazujące towary szybkozbywalne oraz zalegające na magazynie (tzw. rotacja niska lub zerowa). Zestawienia te łączą dane o dynamice wydań magazynowych z historią zamówień od dostawców, co ułatwia planowanie stanów minimalnych i optymalizację kapitału zamrożonego w towarze.
Zestawienia sprzedaży okresowej i porównawczej: Raporty zestawiające wyniki sprzedaży w ujęciu miesięcznym, kwartalnym lub rocznym z analogicznymi okresami w latach ubiegłych. Uwzględniają one sezonowość popytu oraz dynamikę zmian w poszczególnych kategoriach produktowych.
Dedykowane szablony w generatorze FastReport: Zastosowanie wbudowanego w RAKS generatora raportów (narzędzia programistycznego do tworzenia zaawansowanych układów graficznych i tabelarycznych) pozwala na przygotowanie estetycznych dokumentów analitycznych gotowych do bezpośredniego wydruku lub zapisu w formacie PDF.
Zestawienia bezpośrednie SQL dla bazy Firebird: Tworzenie zapytań w języku SQL (Structured Query Language – strukturalnym języku zapytań do relacyjnych baz danych), które pobierają złożone zbiory danych bezpośrednio z silnika Firebird Server. Rozwiązanie to sprawdza się przy niestandardowych korelacjach informacji, których nie da się uzyskać przez standardowy interfejs programu.
Automatyczny eksport danych do zewnętrznych arkuszy: Konfiguracja procedur eksportujących gotowe tabele do formatów XLSX lub CSV z zachowaniem właściwego formatowania liczb, dat oraz kodów towarowych. Ułatwia to dalszą obróbkę danych w arkuszach kalkulacyjnych lub zewnętrznych systemach klasy BI (Business Intelligence – systemach analityki biznesowej).

Błędy popełniane przy samodzielnej modyfikacji raportów i zestawień

Próby samodzielnego dostosowywania wzorców wydruków i zapytań analitycznych w programie RAKS dla Firm bez odpowiedniego przygotowania technicznego niosą ryzyko błędów w interpretacji danych oraz problemów ze stabilnością oprogramowania:

Mylenie marży z narzutem w formułach wyliczeniowych: Częstym błędem jest wprowadzanie własnych formuł matematycznych w generatorze raportów, które obliczają narzut (stosunek zysku do ceny zakupu) zamiast marży (stosunek zysku do ceny sprzedaży). Prowadzi to do prezentowania fałszywych wskaźników rentowności i błędnych decyzji handlowych.
Pomijanie dokumentów korekt sprzedaży (KFS): Tworzenie raportów opartych wyłącznie na rejestrze faktur pierwotnych bez uwzględnienia powiązanych korekt ilościowych i wartościowych powoduje sztuczne zawyżanie wyników obrotu i marży. Prawidłowy raport musi weryfikować status każdej korekty i odliczać zwrócone towary.
Nadpisywanie domyślnych szablonów systemowych: Edycja fabrycznych wzorców raportów dostarczanych przez producenta programu RAKS zamiast tworzenia ich kopii roboczych skutkuje utratą wszystkich wprowadzonych zmian podczas najbliższej aktualizacji wersji systemu ERP.
Tworzenie nieoptymalnych zapytań SQL: Samodzielne pisanie zapytań bez uwzględnienia indeksów w bazie Firebird (struktur danych przyspieszających wyszukiwanie rekordów) prowadzi do blokowania tabel bazy danych (zjawisko table lock). W efekcie generowanie raportu przez jednego pracownika zawiesza pracę pozostałych stanowisk sprzedażowych w firmie.
Błędne zarządzanie uprawnieniami do danych wrażliwych: Pozostawienie domyślnych uprawnień do nowych raportów finansowych sprawia, że pracownicy liniowi mogą uzyskać wgląd w marże całkowite, ceny zakupu od poszczególnych dostawców lub zarobki innych handlowców, co narusza wewnętrzną politykę bezpieczeństwa informacji.

Kiedy problem z danymi nie wynika z samej konfiguracji raportu

W wielu przypadkach nieprawidłowości w generowanych zestawieniach sprzedażowych nie są spowodowane błędem w samym szablonie raportu, lecz wynikają z problemów strukturalnych w samej bazie danych lub niepoprawnego wprowadzania dokumentów źródłowych:

Niespójności w kartotekach towarowych i kontrahentów: Występowanie zdublowanych kartotek towarowych, brak przypisania indeksów do odpowiednich grup asortymentowych lub brak powiązania klientów z właściwymi opiekunami handlowymi sprawia, że filtry raportu pomijają część dokumentów.
Brak wykonania procedur przeliczenia kosztów magazynowych: W systemie RAKS dla Firm dokumenty wydań magazynowych mogą mieć tymczasowy koszt własny, jeśli towary zostały wydane przed zaksięgowaniem ostatecznego dokumentu PZ (Przyjęcie Zewnętrzne). Generowanie raportu marżowego przed uruchomieniem procedury przeliczenia kosztów i zamknięcia okresu magazynowego skutkuje zafałszowaniem marży rzeczywistej.
Wydłużony czas odpowiedzi bazy danych Firebird: Spowolnienie generowania raportów często wynika ze złej kondycji samego pliku bazy danych (rozszerzenie .FDB). Brak cyklicznej procedury Backup/Restore (tworzenia kopii zapasowej i jej odtwarzania w celu oczyszczenia bazy z martwych rekordów i przebudowania indeksów) powoduje drastyczny spadek wydajności operacji odczytu.
Nieprawidłowe stosowanie stawek podatku VAT i walut: Wystawianie faktur w procedurze odwrotnego obciążenia, transakcji wewnątrzwspólnotowych (WDT) lub w walutach obcych z błędnie pobraną tabelą kursów NBP (Narodowego Banku Polskiego) zniekształca raporty obrotu wyrażone w walucie bazowej PLN.

Etapy realizacji wdrożenia raportów w RAKS dla Firm

Proces przygotowania i wdrożenia zestawień analitycznych jest prowadzony według uporządkowanego schematu, co gwarantuje pełną zgodność uzyskiwanych wyników ze stanem faktycznym w księgowości:

Audyt struktury danych i ustalenie wymagań analitycznych: Weryfikacja sposobu ewidencjonowania sprzedaży w firmie, analiza poprawności wypełniania pól opcjonalnych w dokumentach handlowych oraz zdefiniowanie wzorów wskaźników KPI (Key Performance Indicators – kluczowych wskaźników efektywności działania).
Projektowanie szablonów w środowisku testowym: Tworzenie dedykowanych wzorców zestawień na kopii roboczej bazy danych RAKS. Zabezpiecza to środowisko produkcyjne przed ewentualnymi przestojami lub zakłóceniami bieżącej sprzedaży.
Walidacja i testy krzyżowe danych: Porównanie wyników generowanych przez nowe szablony z zapisami w rejestrach VAT oraz zestawieniami księgowymi z modułu Finanse i Księgowość (FK). Weryfikacja eliminuje ewentualne rozbieżności kwotowe.
Konfiguracja uprawnień i profili użytkowników: Przypisanie dostępu do poszczególnych raportów konkretnym grupom pracowniczym (zarząd, kierownicy działów, handlowcy) z uwzględnieniem ograniczeń widoczności cen zakupu i marż.
Instruktaż stanowiskowy i optymalizacja harmonogramów: Przeszkolenie personelu z obsługi filtrów wielokryterialnych, eksportu wyników oraz ustawienie automatycznego tworzenia cyklicznych zestawień sprzedażowych.

Często zadawane pytania o raporty sprzedażowe w RAKS dla Firm

Czy raporty w programie RAKS mogą automatycznie generować się i wysyłać e-mailem?

Tak, istnieje możliwość skonfigurowania automatycznych zadań harmonogramu w systemie operacyjnym serwera lub bezpośrednio w module automatyzacji RAKS, które generują wybrane zestawienia sprzedażowe o określonych porach (np. codziennie po zamknięciu sprzedaży lub raz w tygodniu) i zapisują je we wskazanych folderach sieciowych lub przesyłają w formie załącznika PDF/XLSX na skrzynki pocztowe kadry zarządzającej.

W jaki sposób RAKS wylicza marżę przy częstych zmianach cen zakupu u dostawców?

System RAKS dla Firm opiera wyliczenia kosztu własnego sprzedaży na powiązaniu konkretnej partii towaru z dokumentu magazynowego WZ z dokumentem przyjęcia PZ według metody FIFO lub LIFO. Dzięki temu marża na raporcie jest kalkulowana w oparciu o rzeczywisty, historyczny koszt zakupu danej partii towaru, a nie o uśrednioną lub aktualną cenę katalogową dostawcy.

Czy aktualizacja systemu RAKS dla Firm usunie skonfigurowane raporty dedykowane?

Prawidłowo wdrożone raporty dedykowane są zapisywane jako niezależne szablony użytkownika w strukturze bazy danych lub w dedykowanym katalogu wzorców wydruków. Aktualizacja pakietu instalacyjnego RAKS aktualizuje jedynie wzorce standardowe dostarczane przez producenta, pozostawiając raporty autorskie w nienaruszonym stanie.

Czy można zablokować handlowcom podgląd całkowitej marży na raporcie sprzedaży?

Tak, moduł administracyjny RAKS dla Firm pozwala na precyzyjne definiowanie ról i uprawnień użytkowników. Możliwe jest skonfigurowanie zestawienia tak, aby przedstawiciel handlowy widział wyłącznie wolumen sprzedanych sztuk, zrealizowany obrót netto i wartość udzielonych rabatów, podczas gdy kolumny z kosztem zakupu towaru, marżą kwotową i rentownością procentową pozostają całkowicie ukryte lub zablokowane.

Dlaczego generowanie raportu rocznego za dany okres powoduje zawieszenie programu?

Problem najczęściej wynika z braku odpowiednich indeksów w bazie danych Firebird dla pól użytych w filtrze raportu, dużej fragmentacji pliku bazy danych lub niewystarczających zasobów pamięci operacyjnej RAM przydzielonej dla procesu Firebird Server. Optymalizacja struktury bazy danych, przebudowa indeksów oraz korekta zapytania raportującego pozwalają skrócić czas generowania zestawienia z kilkunastu minut do kilku sekund.

Optymalizacja i konfiguracja systemów RAKS w siedzibie klienta

Prawidłowo przygotowane zestawienia analityczne stanowią fundament kontroli kosztów i planowania strategii handlowej przedsiębiorstwa. Nasz zespół realizuje usługi wdrożeniowe, naprawcze i konfiguracyjne dla oprogramowania RAKS dla Firm bezpośrednio w siedzibie klienta na terenie Warszawy oraz okolicznych powiatów w promieniu do 40 kilometrów. Wszelkie prace przy bazach danych Firebird i stacjach roboczych są wykonywane z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych firmowych, a w razie konieczności przeprowadzenia bardziej złożonych prac serwisowych nad sprzętem komputerowym zapewniamy bezpłatny sprzęt zastępczy na cały czas realizacji usługi.

22 378 48 09

RAKS dla Firm — konfiguracja raportów sprzedażowych