RAKS dla Firm — konfiguracja sprzedaży ratalnej

Sprzedaż ratalna w RAKS dla Firm wymaga odpowiedniej konfiguracji, żeby prawidłowo rozliczać płatności rozłożone w czasie.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie w RAKS dla Firm obsługi sprzedaży ratalnej wraz z harmonogramem spłat.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z RAKS dla Firm, które oferują klientom sprzedaż ratalną.

Ile to trwa

Konfiguracja sprzedaży ratalnej mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Warianty sprzedaży ratalnej w systemie RAKS

Sprzedaż ratalna w przedsiębiorstwach handlowych i usługowych przybiera różne formy organizacyjne oraz prawne. W systemie RAKS dla Firm (zintegrowanym pakiecie oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem, w skład którego wchodzą moduły Sprzedaży, Magazynu oraz Finansów i Księgowości) konfiguracja musi precyzyjnie odzwierciedlać wybrany model rozliczeń. Wyróżnia się cztery podstawowe warianty obsługi rat.

Pierwszy wariant to raty własne, czyli kredyt kupiecki udzielany bezpośrednio przez sprzedawcę bez udziału instytucji zewnętrznych. W tym modelu przedsiębiorstwo rozkłada należność klienta na określone części i ustala indywidualny harmonogram spłat (zestawienie kwot cząstkowych oraz przypisanych do nich terminów płatności). W systemie RAKS wymaga to powiązania dokumentu sprzedaży z wieloma terminami płatności oraz utworzenia osobnych pozycji w module rozrachunków (kartotece ewidencjonującej należności i zobowiązania wobec kontrahentów). Pozwala to na bieżące monitorowanie spływu każdej raty z osobna oraz generowanie przypomnień o płatnościach.

Drugi wariant stanowi sprzedaż ratalna realizowana za pośrednictwem zewnętrznej instytucji finansowej lub banku. W tym przypadku klient podpisuje umowę kredytową z bankiem, a sprzedawca otrzymuje całość środków bezpośrednio od operatora finansowego, często po potrąceniu prowizji manipulacyjnej (opłaty pobieranej przez bank za obsługę transakcji ratalnej). Konfiguracja w RAKS polega tutaj na zdefiniowaniu dedykowanej formy płatności, która automatycznie przenosi rozrachunek z klienta detalicznego na właściwy bank. Zapobiega to powstawaniu pozornego zadłużenia po stronie konsumenta i umożliwia poprawne rozliczenie wpłaty zbiorczej od instytucji finansowej.

Trzeci wariant to model mieszany, w którym nabywca uiszcza wpłatę własną (kwotę wpłacaną w gotówce lub kartą płatniczą w chwili zakupu), a pozostała część ceny zostaje rozłożona na raty bankowe bądź raty własne. Taki proces wymaga skonfigurowania dokumentu sprzedaży w sposób umożliwiający jednoczesne rozbicie płatności na co najmniej dwa różne rejestry finansowe (rejestr kasowy dla gotówki lub terminala oraz rejestr rozrachunkowy dla części ratalnej).

Czwarty wariant dotyczy sprzedaży wielokanałowej, łączącej sprzedaż stacjonarną z platformami handlu elektronicznego (sklepami internetowymi). Zamówienia ratalne składane przez internet są przekazywane do bazy RAKS za pośrednictwem interfejsu wymiany danych lub modułów integracyjnych. W tym scenariuszu konieczne jest precyzyjne zmapowanie statusów płatności oraz kodów dokumentów, aby transakcja internetowa utworzyła w systemie poprawny dokument handlowy z właściwym harmonogramem rat.

Szczegółowy zakres techniczny wdrożenia

Prawidłowe uruchomienie modułu ratalnego w programie RAKS dla Firm wymaga przeprowadzenia spójnych prac konfiguracyjnych w kilku współpracujących ze sobą obszarach systemu. Prace obejmują parametryzację słowników, rejestrów, wzorców dokumentów oraz schematów automatycznego księgowania.

Definiowanie form płatności i rejestrów: W słownikach systemowych tworzy się nowe pozycje odpowiadające konkretnym typom płatności ratalnych. Każda forma płatności zostaje powiązana z odpowiednim rejestrem finansowym oraz domyślnym podmiotem rozrachunkowym (bankiem, operatorem ratalnym lub bezpośrednio odbiorcą towaru).
Parametryzacja dokumentów handlowych: W typach dokumentów (fakturach sprzedaży, rachunkach oraz paragonach) aktywuje się obsługę płatności dzielonych i harmonogramów. Konfiguruje się reguły domyślnego wyliczania liczby rat, kwot zaokrągleń oraz odstępów czasowych między kolejnymi terminami płatności.
Dostosowanie wzorców wydruków: Standardowe szablony wydruków faktur i rachunków zostają zmodyfikowane w edytorze raportów. Dodaje się sekcję zawierającą czytelną tabelę spłat z wyszczególnieniem numeru raty, kwoty do zapłaty, terminu oraz dedykowanego numeru rachunku bankowego.
Konfiguracja schematów dekretacji w module księgowym: Schemat dekretacji (zestaw reguł automatycznie przypisujących kwoty z dokumentu handlowego na właściwe konta księgowe) zostaje rozbudowany o obsługę kont rozrachunkowych banków ratalnych, kont przychodowych oraz kont ewidencji prowizji i kosztów finansowych.
Ustawienia modułu rozrachunków i windykacji: Wprowadza się mechanizmy automatycznego parowania wpłat cząstkowych z wyciągów bankowych z konkretnymi pozycjami harmonogramu ratalnego. Ustawia się parametry raportu wiekowania należności (zestawienia przeterminowanych płatności z podziałem na przedziały dniowe), co ułatwia bieżącą kontrolę spłat.

Typowe błędy przy samodzielnej konfiguracji

Próby samodzielnego wdrażania sprzedaży ratalnej bez znajomości powiązań między modułem handlowym a finansowo-księgowym w RAKS często prowadzą do zaburzenia ewidencji księgowej oraz błędów w rozliczeniach z klientami i bankami. Do najczęściej spotykanych problemów należą:

Błędne przypisanie podmiotu w rozrachunkach przy ratach bankowych. Jeżeli system nie zostanie skonfigurowany pod kątem automatycznego przeksięgowania należności na bank, cały dług w kartotekach wisi na kliencie detalicznym. W efekcie raporty windykacyjne wykazują fikcyjne zadłużenie osób prywatnych, podczas gdy faktycznym dłużnikiem zobowiązanym do przelania środków jest instytucja finansowa.

Zapisanie sprzedaży z jednym odległym terminem płatności zamiast harmonogramu. Wpisanie w dokumencie daty końcowej (na przykład za 12 miesięcy) bez podziału na miesięczne raty powoduje, że system nie wykazuje zaległości, gdy klient nie ureguluje pierwszej czy drugiej raty. Uniemożliwia to terminowe reagowanie na brak spłat i fałszuje wskaźniki płynności finansowej przedsiębiorstwa.

Niewłaściwa ewidencja wpłat własnych i zaliczek. Brak spójnego powiązania dokumentu kasowego KP (kasa przyjmie) lub potwierdzenia płatności kartą z dokumentem końcowym prowadzi do sytuacji, w której kwota wpłaty własnej nie pomniejsza kwoty rozkładanej na raty, co powoduje podwójne naliczenie należności.

Nieprawidłowe księgowanie prowizji bankowej. Banki często przelewają na konto sprzedawcy kwotę pomniejszoną o prowizję za udzielenie kredytu. Brak zdefiniowanego schematu rozliczania różnic i kosztów operacyjnych sprawia, że pozycja rozrachunkowa z bankiem pozostaje częściowo nierozliczona, co utrudnia uzgodnienie sald na koniec miesiąca.

Niedostosowanie wzorców wydruku do wymogów prawnych i informacyjnych. Wydanie klientowi standardowej faktury bez szczegółowego harmonogramu ratalnego skutkuje licznymi zapytaniami ze strony kupujących, pomyłkami w tytułach przelewów oraz trudnościami w identyfikacji wpłat przez księgowość.

Kiedy problem nie leży w samej konfiguracji sprzedaży ratalnej

Podczas diagnozowania trudności z obsługą rat w programie RAKS dla Firm należy odróżnić błędy w samej definicji form płatności od problemów o innym podłożu technicznym lub systemowym. W wielu przypadkach źródło nieprawidłowości znajduje się poza modułem konfiguracji sprzedaży.

Pierwszym czynnikiem mogą być uszkodzenia struktury bazy danych. RAKS dla Firm korzysta z relacyjnej bazy danych (najczęściej Firebird lub Microsoft SQL Server). Nagłe wyłączenie zasilania serwera, awarie dysków twardych lub nieprawidłowe zamknięcie procesów mogą wywołać niespójność indeksów w tabelach rozrachunkowych. W takiej sytuacji dokument ratalny nie zapisuje się prawidłowo mimo poprawnych ustawień konfiguracyjnych, co wymaga przeprowadzenia naprawy i walidacji bazy danych.

Drugim czynnikiem są ograniczenia w uprawnieniach użytkowników. Zdarza się, że operatorzy wystawiający dokumenty handlowe mają w swoich profilach zablokowaną możliwość edycji terminów płatności, wprowadzania podziału kwot lub wyboru niestandardowych rejestrów. Wówczas objaw wygląda jak błąd programu, podczas gdy wynika jedynie z polityki bezpieczeństwa uprawnień wewnątrz aplikacji.

Trzecią przyczyną bywają błędy w zewnętrznych modułach synchronizujących. Jeżeli firma korzysta z integracji ze sklepem internetowym, błędy mogą powstawać na etapie działania skryptów integracyjnych lub interfejsów API (modułów komunikacji między oprogramowaniem zewnętrznym a bazą RAKS). Wysłanie przez sklep nieobsługiwanego identyfikatora formy płatności sprawia, że system RAKS przyjmuje zamówienie z domyślną formą płatności, pomijając procedurę ratalną.

Czwartym problemem może być brak aktualizacji oprogramowania. Zmiany w strukturach plików JPK (Jednolitego Pliku Kontrolnego przesyłanego do organów skarbowych) lub w protokołach komunikacyjnych banków wymagają aktualnych wersji programu RAKS. Praca na przestarzałej wersji może uniemożliwić prawidłowe generowanie deklaracji i raportów powiązanych z transakcjami ratalnymi.

Jak przebiega wdrożenie w siedzibie firmy klienta

Wdrożenie i dostosowanie modułu ratalnego w programie RAKS dla Firm realizowane jest bezpośrednio w siedzibie przedsiębiorstwa przez serwisanta. Obszar świadczenia usług obejmuje całą Warszawę oraz miejscowości w promieniu do 40 kilometrów (w tym powiaty: grodziski, legionowski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, warszawski zachodni oraz wołomiński). Ekipa techniczna wyjeżdża z biura zlokalizowanego przy Alei Stanów Zjednoczonych 72. Dojazd serwisanta na miejsce jest bezpłatny, a rozliczeniu podlega wykonana praca specjalisty.

Proces wdrożeniowy przebiega według ustandaryzowanego schematu gwarantującego pełne bezpieczeństwo danych biznesowych:

Etap pierwszy to analiza przedwdrożeniowa. Serwisant zapoznaje się ze specyfiką umów ratalnych zawieranych przez firmę, wzorami umów bankowych oraz wymaganiami działu księgowości dotyczącymi ewidencji operacji na kontach.

Etap drugi to wykonanie pełnej kopii zapasowej (zabezpieczenia wszystkich plików bazy danych na zewnętrznym nośniku). Gwarantuje to całkowite bezpieczeństwo ciągłości działania firmy przed przystąpieniem do jakichkolwiek modyfikacji struktur słownikowych i konfiguracyjnych.

Etap trzeci polega na właściwej parametryzacji środowiska RAKS. Specjalista konfiguruje formy płatności, definiuje harmonogramy, dostosowuje wzorce wydruków dokumentów w edytorze raportów oraz wprowadza schematy księgowania w module Finanse i Księgowość.

Etap czwarty to testy funkcjonalne i walidacja. Wystawiane są próbne dokumenty sprzedaży ratalnej w różnych wariantach (z wpłatą własną, ratami bankowymi i ratami własnymi), symulowane jest rozliczanie spłat częściowych z poziomu wyciągów bankowych oraz weryfikowane są automatyczne dekrety księgowe.

Etap piąty obejmuje instruktaż dla pracowników działu sprzedaży oraz księgowości. Personel otrzymuje dokładne wytyczne dotyczące prawidłowego wystawiania dokumentów ratalnych, obsługi harmonogramów oraz ewidencjonowania wpływów. Po zakończeniu prac usługa zostaje objęta wsparciem technicznym oraz gwarancją do 12 miesięcy.

Dodatkowe pytania klientów

Czy w programie RAKS dla Firm można automatycznie naliczać odsetki za opóźnienia w spłacie rat własnych?

Tak, system RAKS posiada wbudowany mechanizm naliczania odsetek ustawowych lub umownych od przeterminowanych należności. Po skonfigurowaniu tabeli stóp procentowych oraz powiązaniu jej z kartoteką rozrachunkową, program automatycznie wylicza wysokość odsetek na podstawie liczby dni zwłoki dla każdej niespłaconej raty z harmonogramu i umożliwia wygenerowanie noty odsetkowej.

W jaki sposób ewidencjonować wcześniejszą spłatę całości zadłużenia przez nabywcę?

W przypadku gdy klient zdecyduje się uregulować wszystkie pozostałe raty jednorazowo, w module rozrachunków programu RAKS dokonuje się skojarzenia jednej wpłaty bankowej lub kasowej z wieloma nierozliczonymi pozycjami harmonogramu. Kwota wpłaty zostaje automatycznie rozksięgowana na kolejne raty według kolejności ich wymagalności, co całkowicie zamyka rozrachunek związany z danym dokumentem sprzedaży.

Jak prawidłowo wystawić dokument fiskalny przy sprzedaży ratalnej na drukarce fiskalnej?

Przy rejestracji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej konieczne jest wydrukowanie paragonu fiskalnego na drukarce podłączonej do systemu RAKS. Konfiguracja polega na przypisaniu formy płatności ratalnej do odpowiedniego kodu płatności bezgotówkowej akceptowanego przez protokół drukarki fiskalnej (na przykład jako płatność ratalna lub kredyt). Paragon rejestruje pełną wartość towaru i właściwy podatek od towarów i usług w momencie sprzedaży, a dołączony harmonogram spłat stanowi odrębny dokument informacyjny.

W jaki sposób rozliczyć prowizję pobieraną przez bank finansujący raty?

Rozliczenie prowizji bankowej w RAKS konfiguruje się poprzez powiązanie wyciągu bankowego z dokumentem kosztowym lub odpowiednim zapisem księgowym. Gdy bank przelewa kwotę netto (wartość zakupu pomniejszoną o opłatę manipulacyjną), różnica jest automatycznie przeksięgowywana na konto kosztów finansowych lub usług obcych na podstawie faktury prowizyjnej wystawionej przez bank, co pozwala na pełne rozliczenie pozycji rozrachunkowej z instytucją finansową.

Czy wdrożenie konfiguracji ratalnej wymaga wstrzymania bieżącej pracy innych stanowisk w firmie?

Większość prac konfiguracyjnych, takich jak definiowanie form płatności, przygotowywanie wzorców wydruków czy edycja schematów księgowych, jest wykonywana bez konieczności odłączania pozostałych użytkowników od systemu. Krótkotrwałe wyłączenie dostępu do bazy może być wymagane jedynie na czas wykonania wstępnej kopii zapasowej oraz ewentualnej aktualizacji struktur bazy danych, co zazwyczaj planuje się w uzgodnieniu z personelem tak, aby nie zakłócać bieżącej sprzedaży.

Prawidłowe rozliczanie sprzedaży ratalnej w strukturach RAKS

Właściwie zaplanowana i wdrożona obsługa sprzedaży ratalnej w systemie RAKS dla Firm zapewnia pełną kontrolę nad przepływem środków finansowych, eliminuje błędy w kartotekach rozrachunkowych oraz automatyzuje pracę działu księgowości. Spójna parametryzacja dokumentów, wzorców wydruków oraz dekretów księgowych pozwala na bezpieczne oferowanie klientom elastycznych form finansowania zakupów bez ryzyka powstawania zatorów płatniczych i niespójności w ewidencji podatkowej.

22 378 48 09