Firmy prowadzące kilka magazynów potrzebują odpowiedniej konfiguracji RAKS dla Firm, żeby stany i dokumenty poszczególnych lokalizacji były przejrzyście rozdzielone.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje ustawienie odrębnych magazynów w systemie oraz uporządkowanie dokumentów przesunięć między nimi.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm prowadzących więcej niż jeden magazyn w systemie RAKS dla Firm.

Ile to trwa

Konfiguracja wielu magazynów mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Struktura wielomagazynowa w systemie RAKS dla Firm

System RAKS dla Firm (zintegrowany pakiet oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem, oparty na relacyjnej bazie danych) umożliwia prowadzenie ewidencji towarowej w podziale na wiele niezależnych lub powiązanych ze sobą jednostek magazynowych. Właściwe zaprojektowanie struktury magazynów stanowi fundament sprawnej logistyki wewnętrznej, kontroli stanów ilościowo-wartościowych oraz rzetelnego rozliczania kosztów zakupu i sprzedaży.

W ramach konfiguracji systemu wydziela się zróżnicowane typy magazynów, odpowiadające rzeczywistym procesom operacyjnym w przedsiębiorstwie:

Magazyn główny (centralny) — podstawowa jednostka logistyczna, do której przyjmowane są dostawy zewnętrzne od dostawców na podstawie dokumentów PZ (Przyjęcie Zewnętrzne, czyli dokument potwierdzający fizyczne przyjęcie towaru do magazynu). Służy jako centralny punkt zaopatrzenia dla pozostałych jednostek.
Magazyny oddziałowe i punkty sprzedaży — lokalizacje handlowe przypisane do konkretnych filii lub stanowisk sprzedażowych, z których prowadzona jest bezpośrednia sprzedaż asortymentu i wystawiane są dokumenty rozchodowe, takie jak WZ (Wydanie Zewnętrzne) oraz faktury sprzedaży.
Magazyn tranzytowy (w drodze) — specjalna jednostka ewidencyjna wykorzystywana do rejestrowania towarów przemieszczanych pomiędzy oddziałami firmy. Pozwala zachować pełną kontrolę nad towarem od momentu opuszczenia magazynu źródłowego do chwili potwierdzenia przyjęcia w magazynie docelowym.
Magazyn reklamacyjny i serwisowy — wydzielona strefa kwarantanny magazynowej przeznaczona na asortyment podlegający procedurom reklamacyjnym, zwrotom od klientów lub naprawom serwisowym. Towary w tym magazynie są wyłączone z bieżącej dostępności handlowej.
Magazyn konsygnacyjny — jednostka służąca do ewidencjonowania towarów stanowiących własność dostawcy, które pozostają w dyspozycji przedsiębiorstwa, a ich rozliczenie finansowe następuje dopiero w momencie faktycznego wydania lub sprzedaży.
Magazyny wirtualne dla kanałów e-commerce — dedykowane zasoby logiczne wykorzystywane do synchronizacji stanów magazynowych ze sklepami internetowymi oraz platformami handlowymi, takimi jak Allegro czy BaseLinker. Zapobiega to zjawisku nadmiernej sprzedaży (sprzedaży asortymentu, który został równolegle zarezerwowany w innym kanale dystrybucji).

Obieg dokumentów i rozliczanie przesunięć międzymagazynowych

Podstawowym mechanizmem transferu asortymentu pomiędzy zdefiniowanymi jednostkami w systemie RAKS dla Firm są dokumenty przesunięcia międzymagazynowego MM. Prawidłowa konfiguracja tego modułu zapewnia pełną zgodność ilościową oraz wartościową w księgach magazynowych.

W systemie rozróżnia się dwa etapy operacji przesunięcia:

Wydanie Międzymagazynowe (MM-) — dokument rozchodowy generowany w magazynie źródłowym, który zdejmuje określoną ilość towaru ze stanu bieżącego wraz z przypisaną mu wartością ewidencyjną (kosztem nabycia lub zakupu).
Przyjęcie Międzymagazynowe (MM+) — dokument przychodowy w magazynie docelowym, który wprowadza przesunięty towar na stan nowej lokalizacji z zachowaniem jego pierwotnej ceny nabycia oraz powiązania z odpowiednią partią towarową.

W zależności od struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa przesunięcia mogą odbywać się w trybie jednoetapowym (jednoczesne utworzenie powiązanych dokumentów MM- oraz MM+ w ramach jednej transakcji) lub dwuetapowym (utworzenie dokumentu wydania MM- i skierowanie towaru na magazyn tranzytowy, a następnie zatwierdzenie przyjęcia MM+ przez magazyniera w punkcie docelowym po fizycznym dostarczeniu przesyłki).

System RAKS dla Firm pozwala na precyzyjne rozliczanie kosztów własnych sprzedaży w oparciu o wybrane metody wyceny zapasów:

FIFO (First In, First Out — pierwsze weszło, pierwsze wyszło) — metoda, w której rozchód towaru następuje w kolejności od partii przyjętej najwcześniej. Jest to najczęściej stosowany model w handlu i dystrybucji.
LIFO (Last In, First Out — ostatnie weszło, pierwsze wyszło) — metoda, w której w pierwszej kolejności wydawane są towary z partii zakupionych najpóźniej.
Metoda średniej ważonej — system przelicza jednostkowy koszt towaru na podstawie sumy wartości i ilości wszystkich dostępnych partii danego asortymentu na magazynie.
Ewidencja partii i numerów seryjnych — mechanizm śledzenia unikalnych numerów seryjnych (indywidualnych kodów przypisanych do każdego egzemplarza sprzętu elektronicznego) oraz numerów partii produkcyjnych wraz z datami ważności. Umożliwia to precyzyjne wskazanie, z której dostawy i z jakim kosztem dany towar jest przemieszczany lub sprzedawany.

Typowe błędy przy samodzielnej konfiguracji i zarządzaniu wieloma magazynami

Wdrażanie obsługi wielu magazynów bez odpowiedniego przygotowania struktury bazy danych i procedur operacyjnych może prowadzić do poważnych rozbieżności ewidencyjnych oraz problemów księgowych. Do najczęstszych nieprawidłowości należą:

Zastępowanie dokumentów MM dokumentami PW i RW — ręczne zdejmowanie towaru z jednego magazynu dokumentem RW (Rozchód Wewnętrzny) i wprowadzanie go na drugi magazyn dokumentem PW (Przychód Wewnętrzny). Taki proceder zrywa powiązanie historyczne partii towaru, uniemożliwia prawidłowe śledzenie kosztów nabycia i prowadzi do błędnego wyliczenia marży na dokumentach sprzedaży.
Brak kontroli nad magazynem w drodze — wystawianie dokumentów wydań bez systemowego mechanizmu potwierdzania przyjęć w oddziałach, co powoduje powstawanie różnic remanentowych i brak wiedzy o faktycznej lokalizacji przewożonego towaru.
Niewłaściwe uprawnienia użytkowników — brak ograniczenia dostępu do poszczególnych magazynów dla konkretnych pracowników. W efekcie handlowcy lub magazynierzy omyłkowo wystawiają dokumenty rozchodowe z magazynów przypisanych do innych filii, co generuje fikcyjne braki magazynowe i wymusza korygowanie dokumentów wstecz.
Powstawanie ujemnych stanów magazynowych — włączona opcja zezwalania na rozchód przy braku towaru w magazynie w połączeniu z wystawianiem dokumentów z datami wstecznymi. Skutkuje to zniekształceniem wyceny zapasów i błędami w generowaniu zestawień JPK_MAG (Jednolitego Pliku Kontrolnego dla gospodarki magazynowej, wymaganego przez organy skarbowe).
Brak regularnego zamykania okresów magazynowych — brak blokady edycji dokumentów z poprzednich miesięcy pozwala użytkownikom na modyfikację historycznych dokumentów PZ lub MM, co automatycznie przelicza koszty rozchodów w zamkniętych okresach obrachunkowych i powoduje niezgodność z deklaracjami finansowymi.
Pomijanie inwentaryzacji cząstkowych — brak przeprowadzania spisów z natury w podziale na poszczególne magazyny fizyczne, co utrudnia wykrycie pomyłek w przesunięciach i powoduje kumulowanie się błędów w kolejnych kwartałach.

Inwentaryzacja i uzgadnianie stanów w strukturze wielooddziałowej

Prowadzenie wielu magazynów wymaga wdrożenia procedur inwentaryzacyjnych, które nie paraliżują bieżącej działalności handlowej przedsiębiorstwa. W systemie RAKS dla Firm prawidłowa konfiguracja pozwala na przeprowadzanie inwentaryzacji cząstkowych (spisu z natury ograniczonego do jednego wybranego magazynu, grupy asortymentowej lub regału) bez konieczności blokowania pracy w pozostałych oddziałach.

Proces inwentaryzacji wielomagazynowej obejmuje:

Generowanie arkuszy spisowych — utworzenie dokumentów zawierających wykaz kartotek towarowych przypisanych do danego magazynu z możliwością ukrycia stanów ewidencyjnych przed osobami dokonującymi fizycznego liczenia (tzw. ślepy spis).
Rejestrację spisów z natury — wprowadzanie policzonych ilości ręcznie lub za pomocą przenośnych kolektorów danych (przemysłowych czytników kodów kreskowych z systemem Windows lub Android).
Automatyczne rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych — system porównuje stan faktyczny ze stanem księgowym i generuje dokumenty kompensacyjne: PW (w przypadku stwierdzenia nadwyżek towarowych) oraz RW (w przypadku stwierdzenia niedoborów zawinionych lub niezawinionych).

Integracja wielu magazynów z e-commerce i automatyzacją sprzedaży

Przedsiębiorstwa handlowe łączą system ERP z zewnętrznymi kanałami dystrybucji. Odpowiednie skonfigurowanie modułu wielomagazynowego w RAKS dla Firm pozwala na stabilną współpracę z integracjami e-commerce (sklepami internetowymi WooCommerce, PrestaShop, Magento oraz platformami marketplace):

W ramach integracji konfiguruje się reguły agregacji stanów magazynowych. System może przesyłać do kanału internetowego stan wyłącznie z wybranego magazynu (np. magazynu wysyłkowego) lub sumę stanów z magazynu głównego i magazynów oddziałowych, z wyłączeniem magazynu kwarantanny reklamacyjnej oraz magazynów serwisowych.

Istotnym elementem konfiguracji jest automatyczna rezerwacja towaru na podstawie dokumentów ZK (Zamówienie od Klienta). W momencie wpłynięcia zamówienia z platformy sprzedażowej system rezerwuje określoną liczbę sztuk na wskazanym magazynie, zmniejszając stan dyspozycyjny (ilość towaru wolnego do sprzedaży) bez generowania natychmiastowego rozchodu magazynowego. Dopiero w chwili kompletacji paczki i przekazania jej kurierowi następuje automatyczne wystawienie dokumentu WZ lub faktury, a w przypadku zamówień realizowanych z innego oddziału — wygenerowanie zlecenia przesunięcia MM.

Kiedy problem nie leży w samej konfiguracji programu

W trakcie eksploatacji systemu wielomagazynowego mogą pojawić się objawy sugerujące błędy w konfiguracji RAKS dla Firm, które w rzeczywistości wynikają z problemów infrastruktury sprzętowej lub sieciowej:

Uszkodzenie integralności bazy danych — nagłe zaniki zasilania serwera, awarie nośników danych lub nieprawidłowe zamykanie procesów bazy danych (np. silnika Firebird lub serwera SQL) mogą doprowadzić do uszkodzenia indeksów w tabelach magazynowych. Objawia się to zawieszaniem programu podczas zatwierdzania dokumentów MM, komunikatami o błędach transakcji lub niezgodnością stanów na raportach podsumowujących.
Niska wydajność serwera i blokady transakcji — przy dużej liczbie jednoczesnych operacji magazynowych wykonywanych z wielu oddziałów dochodzi do zjawiska zakleszczeń (ang. deadlocks, czyli sytuacji, w której dwie transakcje blokują nawzajem dostęp do tych samych rekordów w bazie). Przyczyną jest najczęściej zbyt mała ilość pamięci operacyjnej RAM serwera, wolne dyski talerzowe HDD zamiast szybkich nośników SSD NVMe lub nieoptymalne plany zapytań bazy danych.
Niestabilne połączenia sieciowe VPN pomiędzy oddziałami — praca wielooddziałowa wymaga stabilnego tunelu VPN (wirtualnej sieci prywatnej łączącej odległe lokalizacje w jedną sieć logiczną). Zakłócenia w transmisji pakietów lub zrywanie połączenia podczas zatwierdzania dokumentu wielopozycyjnego mogą powodować pozostawanie niedokończonych transakcji w bazie danych.
Błędy stacji roboczych i terminali magazynowych — nieprawidłowe działanie skanerów kodów kreskowych, błędy sterowników drukarek etykiet logistycznych lub problemy z systemem operacyjnym Windows na stanowisku magazyniera mogą uniemożliwiać sprawny obieg dokumentów mimo w pełni poprawnej konfiguracji samego systemu RAKS.

Etapy wdrożenia i porządkowania struktury wielomagazynowej

Prawidłowe uporządkowanie lub uruchomienie obsługi wielu magazynów realizowane jest według ustrukturyzowanej procedury technicznej:

Krok 1: Kopia zapasowa i weryfikacja bazy danych — przed przystąpieniem do jakichkolwiek modyfikacji tworzona jest pełna kopia bezpieczeństwa bazy danych (backup) oraz przeprowadzana jest kontrola spójności struktur logicznych za pomocą dedykowanych narzędzi diagnostycznych silnika bazodanowego.
Krok 2: Analiza procesów logistycznych i schematu przepływu towarów — ustalenie fizycznych lokalizacji składowania, zasad odpowiedzialności materialnej, tras przewozu towaru oraz powiązań z kanałami sprzedaży stacjonarnej i internetowej.
Krok 3: Definicja magazynów i powiązań ewidencyjnych — założenie nowych kartotek magazynowych w systemie RAKS dla Firm, przypisanie im odpowiednich serii numeracji dokumentów oraz określenie domyślnych kont księgowych w module finansowo-księgowym.
Krok 4: Konfiguracja ról i uprawnień użytkowników — przypisanie operatorom systemu praw dostępu do konkretnych magazynów z określeniem dopuszczalnych operacji (np. prawo do podglądu stanów bez możliwości wystawiania dokumentów rozchodowych).
Krok 5: Przygotowanie bilansu otwarcia i inwentaryzacja — wprowadzenie początkowych stanów magazynowych dla nowo utworzonych jednostek na podstawie arkuszy inwentaryzacyjnych lub wykonanie przesunięć korygujących MM z magazynu głównego.
Krok 6: Testy operacyjne i weryfikacja automatyzacji — przeprowadzenie próbnych operacji przyjęcia, przesunięcia jedno- i dwuetapowego oraz rozchodu, a także kontrola generowania zestawień stanów i raportów JPK_MAG.
Krok 7: Wsparcie techniczne po wdrożeniu — asysta techniczna dla administratorów i operatorów systemu świadczona w standardowym okresie do 30 dni po zakończeniu prac konfiguracyjnych.

Często zadawane pytania dotyczące wielu magazynów w RAKS dla Firm

Czy w systemie RAKS dla Firm można stosować różne metody wyceny dla poszczególnych magazynów?

W systemie RAKS dla Firm metoda wyceny zapasów (np. metoda FIFO lub metoda średniej ważonej) określana jest na poziomie globalnym dla całej gospodarki magazynowej przedsiębiorstwa lub przypisywana do poszczególnych kartotek towarowych. Choć poszczególne magazyny ewidencjonują odrębne stany ilościowe, to zasada wyliczania wartości rozchodu musi pozostać spójna w ramach danej bazy danych, aby zachować zgodność z ustawą o rachunkowości.

Jak prawidłowo ewidencjonować towar przemieszczany między miastami, gdy transport trwa kilkanaście godzin?

W takiej sytuacji stosuje się procedurę dwuetapową z wykorzystaniem magazynu tranzytowego (magazynu w drodze). Magazyn wysyłający wystawia dokument MM-, który zdejmuje towar ze stanu oddziału źródłowego i wprowadza go na stan magazynu tranzytowego. W tym okresie towar nadal figuruje w majątku firmy, ale nie jest dostępny do sprzedaży w żadnym z oddziałów. Po dotarciu transportu na miejsce magazynier w oddziale docelowym wystawia dokument MM+, który przenosi towar z magazynu tranzytowego na stan magazynu docelowego.

Czy istnieje możliwość zablokowania magazynierowi podglądu cen zakupu towaru na dokumentach MM?

Tak. Moduł uprawnień użytkowników w RAKS dla Firm pozwala na precyzyjne ukrycie cen zakupu, marży oraz wartości magazynowej na dokumentach magazynowych oraz listach kartotek towarowych. Magazynier widzi wówczas wyłącznie nazwy towarów, kody kreskowe, indeksy katalogowe oraz ilości fizyczne sztuk podlegających przesunięciu lub wydaniu.

Co zrobić, gdy na jednym z magazynów powstał stan ujemny?

Powstanie ujemnego stanu magazynowego jest zazwyczaj wynikiem wystawienia dokumentu rozchodowego przed zarejestrowaniem dokumentu przyjęcia PZ lub przesunięcia MM+, ewentualnie edycji dokumentów z datami wstecznymi. W celu naprawy należy prześledzić historię operacji na danej kartotece towarowej, wprowadzić brakujący dokument przyjęcia z właściwą datą i godziną, a następnie uruchomić funkcję przeliczenia stanów i kosztów magazynowych w systemie.

Czy konfiguracja nowych magazynów wymaga modyfikacji planu kont w module Finanse i Księgowość?

W przypadku pełnej integracji modułu Sprzedaż i Magazyn z modułem Finanse i Księgowość zaleca się utworzenie analitycznych kont magazynowych dla każdego zdefiniowanego magazynu (np. analityka do konta 330 — Towary). Pozwala to na automatyczne księgowanie dokumentów PZ, WZ, RW, PW oraz MM z rozbiciem na poszczególne lokalizacje i ułatwia uzgadnianie sald księgowych ze stanami magazynowymi na koniec każdego miesiąca.

Spójna i bezpieczna gospodarka wielomagazynowa w przedsiębiorstwie

Właściwe zorganizowanie obsługi wielu magazynów w systemie RAKS dla Firm eliminuje ryzyko błędów w dostawach, zapobiega powstawaniu niekontrolowanych braków towarowych oraz gwarantuje rzetelność danych finansowych przekazywanych do księgowości. Wieloletnie doświadczenie serwisowe w pracy z systemami klasy ERP pozwala na sprawne wdrożenie, uporządkowanie lub naprawę konfiguracji wielomagazynowej bezpośrednio w środowisku informatycznym klienta. Usługi serwisowe realizowane są z bezpłatnym dojazdem do siedziby przedsiębiorstwa na terenie Warszawy oraz 7 okolicznych powiatów (w promieniu do 40 km), a większość usterek i problemów konfiguracyjnych usuwana jest podczas pierwszej wizyty specjalisty.

22 378 48 09

RAKS dla Firm — obsługa wielu magazynów