Integracja Comarch ERP Optima z Krajowym Systemem e-Faktur pozwala wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane bezpośrednio z poziomu programu.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje połączenie Comarch ERP Optima z Krajowym Systemem e-Faktur, ustawienie automatycznego przesyłania dokumentów oraz przetestowanie poprawności ich formatu.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z Comarch ERP Optima, które muszą lub chcą dostosować się do obowiązku fakturowania przez KSeF.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji z KSeF mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Architektura techniczna połączenia i mechanizmy komunikacji

Integracja Comarch ERP Optima z Krajowym Systemem e-Faktur (ogólnokrajową platformą teleinformatyczną służącą do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych) opiera się na bezpośredniej komunikacji sieciowej za pośrednictwem interfejsu API (Application Programming Interface, czyli ustandaryzowanego zestawu reguł umożliwiających bezpośrednią wymianę danych między oprogramowaniem księgowym a serwerami rządowymi). W ramach tego procesu system Comarch ERP Optima generuje dokumenty w ustrukturyzowanym formacie XML (Extensible Markup Language, czyli uniwersalnym języku znaczników służącym do reprezentowania danych w sposób czytelny dla systemów informatycznych), który jest automatycznie weryfikowany pod kątem zgodności z oficjalnym schematem logicznym.

Uwierzytelnianie sesji i autoryzacja operacji odbywa się bez konieczności każdorazowego wpisywania haseł przez operatorów. Do bezpiecznej komunikacji wykorzystywany jest unikalny token autoryzacyjny (ciąg znaków kryptograficznych generowany w Aplikacji Podatnika KSeF, trwale powiązany z numerem NIP przedsiębiorstwa) lub kwalifikowany podpis elektroniczny (certyfikat cyfrowy o mocy prawnej równej podpisowi własnoręcznemu). W programie Comarch ERP Optima konfiguruje się menedżer kluczy oraz parametry sesji, co pozwala na bezpieczne szyfrowanie przesyłanych pakietów danych przy użyciu protokołu TLS (Transport Layer Security, czyli protokołu kryptograficznego zapewniającego poufność i integralność transmisji internetowej).

Każda przesłana faktura po pozytywnej weryfikacji przez serwery centralne otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny KSeF oraz powiązane z nim UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, czyli dokument elektroniczny stanowiący formalny dowód doręczenia faktury do systemu). Prawidłowa konfiguracja Comarch ERP Optima automatyzuje proces pobierania identyfikatorów oraz plików UPO i wiąże je trwale z odpowiednimi dokumentami w lokalnej bazie danych Microsoft SQL Server (relacyjnym systemie zarządzania bazami danych przechowującym wszystkie tabele i kartoteki programu).

Warianty wdrożenia w strukturach firmowych

Wdrożenie integracji z KSeF różni się w zależności od infrastruktury informatycznej przedsiębiorstwa oraz liczby stanowisk roboczych pracujących w systemie Comarch ERP Optima.

W instalacjach jednostanowiskowych baza danych Microsoft SQL Server oraz moduł handlowy znajdują się na tym samym komputerze. Konfiguracja polega wówczas na bezpośrednim spięciu parametrów firmy z bramką Ministerstwa Finansów, zainstalowaniu wymaganych certyfikatów w magazynie systemowym oraz zdefiniowaniu domyślnych schematów wysyłki i odbioru dokumentów.

W środowiskach wielostanowiskowych, gdzie wielu operatorów jednocześnie wystawia faktury sprzedaży w sieci lokalnej lub poprzez serwer terminali przy użyciu protokołu RDP (Remote Desktop Protocol, czyli technologii zdalnego pulpitu umożliwiającej pracę na centralnym serwerze), proces konfiguracji obejmuje centralne zarządzanie uprawnieniami. W takim wariancie niezbędne jest precyzyjne określenie, którzy operatorzy posiadają uprawnienia do generowania e-faktur, zatwierdzania wysyłki do KSeF oraz pobierania dokumentów zakupu. Dodatkowo konfiguruje się usługi automatycznej synchronizacji w tle, co eliminuje konieczność ręcznego wywoływania transmisji przez każdego pracownika.

Osobnym wariantem jest obsługa biur rachunkowych oraz firm wielooddziałowych pracujących na wielu bazach firmowych podłączonych do wspólnej bazy konfiguracyjnej. W takich strukturach konfiguracja obejmuje zarządzanie wieloma tokenami dla różnych podmiotów gospodarczych, ustawienie reguł automatycznego importu dokumentów kosztowych do rejestrów księgowych oraz precyzyjne mapowanie kontrahentów i stawek podatkowych.

Procedura wdrożenia i harmonogram uruchomienia

Prawidłowe przygotowanie systemu do współpracy z centralnym rejestrem wymaga zachowania ścisłej kolejności działań technicznych, aby zapewnić ciągłość fakturowania i pełne bezpieczeństwo danych finansowych.

Pierwszym krokiem jest sporządzenie pełnej kopii zapasowej (backupu baz danych, czyli procedury zapisu bieżącego stanu wszystkich informacji na bezpiecznym nośniku). Archiwizacji podlega zarówno baza konfiguracyjna, jak i wszystkie powiązane bazy firmowe. Działanie to gwarantuje pełne bezpieczeństwo danych w przypadku konieczności przywrócenia stanu początkowego.

Kolejnym etapem jest weryfikacja poprawności danych podmiotu w konfiguracji programu. Sprawdzany jest numer NIP, pełna nazwa rejestrowa, adres siedziby, numery rachunków bankowych oraz dane urzędu skarbowego. Niezgodność nawet pojedynczego znaku w danych rejestrowych uniemożliwia autoryzację połączenia z serwerami centralnymi.

Następnie konfiguracja uruchamiana jest w środowisku testowym (specjalnej platformie demonstracyjnej udostępnianej przez Ministerstwo Finansów, służącej do próbnych wysyłek bez wywoływania skutków prawno-podatkowych). W środowisku tym generowane są testowe faktury sprzedaży, sprawdzana jest poprawność generowania plików XML oraz proces odbierania próbnych Urzędowych Poświadczeń Odbioru. Testowane są także operacje złożone, takie jak faktury korygujące, transakcje walutowe oraz rozliczenia zaliczkowe.

Po potwierdzeniu pełnej stabilności i poprawności struktury dokumentów system przełączany jest na środowisko produkcyjne. Wprowadzany jest właściwy token autoryzacyjny, a operatorzy otrzymują instruktaż dotyczący codziennej obsługi nowych funkcji programu Comarch ERP Optima.

Typowe błędy przy samodzielnych próbach integracji

Samodzielne próby konfiguracji integracji Comarch ERP Optima z KSeF bez odpowiedniej wiedzy technicznej często prowadzą do problemów blokujących bieżącą sprzedaż lub generujących błędy formalne.

Częstym problemem jest nieprawidłowe wygenerowanie tokena autoryzacyjnego w ministerialnej aplikacji. Nadanie tokenowi zbyt wąskich uprawnień skutkuje odrzucaniem prób wysyłki dokumentów z kodem błędu autoryzacji. Z kolei nadanie zbyt szerokich uprawnień bez kontroli dostępu wewnątrz sieci firmowej stanowi poważne ryzyko bezpieczeństwa danych finansowych.

Innym typowym błędem jest brak weryfikacji poprawności kartotek kontrahentów i towarów. Krajowy System e-Faktur weryfikuje strukturę dokumentu za pomocą restrykcyjnych schematów XSD (XML Schema Definition, czyli schematów definiujących ścisłe reguły strukturalne i typy danych dozwolone w pliku XML). Błędny format kodu pocztowego, brak wymaganych kodów GTU (grup towarów i usług służących do klasyfikacji na potrzeby ewidencji podatkowej) czy niepoprawny format numeru rachunku bankowego powodują natychmiastowe odrzucenie dokumentu przez bramkę centralną.

Wielu użytkowników napotyka również trudności związane z infrastrukturą sieciową. Zablokowane porty wychodzące na zaporze ogniowej (firewallu sieciowym, czyli programie chroniącym sieć przed nieautoryzowanym ruchem), nieaktualne biblioteki systemowe obsługujące protokoły szyfrowania TLS lub nieprawidłowo skonfigurowane serwery proxy uniemożliwiają nawiązanie stabilnego połączenia z serwerami rządowymi. Błędna diagnoza takich objawów bywa mylnie interpretowana jako awaria samego oprogramowania księgowego.

Poważnym błędem jest również zaniechanie monitorowania statusów wysyłki. Faktura przygotowana w programie, która z powodu błędu komunikacji nie otrzymała numeru KSeF ani UPO, nie istnieje w obrocie prawnym. Brak odpowiedniej procedury kontrolnej może skutkować nieterminowym wystawieniem dokumentów i konsekwencjami karno-skarbowymi.

Różnice między KSeF a tradycyjną wymianą dokumentów

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur całkowicie zmienia dotychczasowy model obiegu dokumentów cyfrowych w przedsiębiorstwach korzystających z Comarch ERP Optima.

Do tej pory faktura elektroniczna miała najczęściej postać pliku PDF (Portable Document Format, czyli formatu dokumentu zachowującego układ graficzny) przesyłanego za pośrednictwem poczty elektronicznej. Taki plik wymagał od odbiorcy ręcznego przepisywania danych lub korzystania z systemów OCR (Optical Character Recognition, czyli technologii optycznego rozpoznawania znaków z obrazu). W systemie KSeF dokument ma postać wyłącznie danych ustrukturyzowanych XML, które po pobraniu do Comarch ERP Optima tworzą gotowy zapis w rejestrze zakupu bez konieczności odczytywania tekstu ze skanu.

Kolejną fundamentalną różnicą jest moment wprowadzenia dokumentu do obrotu prawnego. W tradycyjnym modelu decydująca była data wysłania wiadomości e-mail lub doręczenia przesyłki. W przypadku KSeF faktura uznawana jest za wystawioną w momencie jej przesłania do systemu i nadania jej unikalnego numeru identyfikacyjnego KSeF, a za odebraną w chwili przydzielenia tego numeru w centralnym rejestrze. Oznacza to, że żadna faktura ustrukturyzowana nie może zostać doręczona kontrahentowi poza centralną platformą.

Różnica dotyczy również archiwizacji dokumentów. Dotychczas przedsiębiorca był zobowiązany do samodzielnego przechowywania kopii zapasowych faktur przez wymagany prawem okres. W systemie KSeF dokumenty są przechowywane w centralnym repozytorium przez okres dziesięciu lat, jednakże lokalna baza Comarch ERP Optima nadal przechowuje pełne powiązania dokumentu z rozrachunkami, stanami magazynowymi i płatnościami.

Kiedy problem leży poza konfiguracją Comarch ERP Optima

Podczas codziennej pracy z modułem KSeF mogą wystąpić sytuacje, w których brak możliwości przesłania lub odebrania dokumentu nie wynika z błędu konfiguracji programu, lecz z czynników zewnętrznych.

Częstym źródłem problemów są planowane lub awaryjne prace konserwacyjne po stronie infrastruktury Ministerstwa Finansów. W przypadku niedostępności serwerów centralnych system Comarch ERP Optima zgłasza błędy połączenia (takie jak timeout, czyli przekroczenie maksymalnego dopuszczalnego czasu oczekiwania na odpowiedź serwera). W takich okolicznościach konieczne jest odróżnienie awarii zewnętrznej od problemu z lokalnym łączem internetowym lub konfiguracją oprogramowania.

Inną sytuacją jest wygaśnięcie certyfikatu kwalifikowanego lub zmiana uprawnień w ministerialnej Aplikacji Podatnika. Jeżeli osoba zarządzająca uprawnieniami w firmie unieważniła token lub zmieniła strukturę reprezentacji podmiotu, Comarch ERP Optima utraci dostęp do API niezależnie od poprawności technicznej samej instalacji.

Należy również odróżnić usterki systemowe od błędów merytorycznych na wystawianych fakturach. Jeśli faktura zawiera sprzeczne stawki podatkowe, nieprawidłowe sumy kontrolne lub brak wymaganych przepisami pól formalnych, program zablokuje wysyłkę w ramach wewnętrznej kontroli. Nie jest to błąd komunikacji, lecz prawidłowe działanie mechanizmów ochronnych zapobiegających odrzuceniu dokumentu przez serwery rządowe.

Dodatkowe pytania klientów

Czy do integracji z KSeF wymagana jest najnowsza wersja Comarch ERP Optima?

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur wymaga posiadania wersji oprogramowania, która została zaktualizowana i dostosowana przez producenta do bieżącej struktury logicznej e-faktury publikowanej przez Ministerstwo Finansów. W przypadku starszych, niewspieranych wersji programu moduł komunikacji nie będzie w stanie poprawnie wygenerować wymaganego formatu XML ani nawiązać bezpiecznego połączenia z aktualnymi punktami końcowymi API. W ramach usługi weryfikujemy wersję zainstalowanego oprogramowania oraz silnika bazodanowego.

W jaki sposób zabezpieczony jest token autoryzacyjny w programie?

Token dostępu do KSeF jest zapisywany w bazie danych Comarch ERP Optima w postaci zaszyfrowanej przy użyciu bezpiecznych algorytmów kryptograficznych. Dostęp do konfiguracji i edycji tokena posiadają wyłącznie operatorzy z nadanymi uprawnieniami administratorskimi. Podczas codziennej pracy pracownicy wystawiający faktury korzystają z nawiązanego połączenia bez możliwości podejrzenia, skopiowania lub wyeksportowania samego klucza na zewnątrz.

Jak wygląda obsługa sprzedaży w przypadku braku internetu lub awarii KSeF?

Comarch ERP Optima obsługuje tryb awaryjny (offline), który pozwala na wystawianie dokumentów w programie w sytuacji czasowego braku łączności z serwerami centralnymi. Dokumenty wystawione w tym trybie otrzymują tymczasowe oznaczenia i są automatycznie kolejkowane w systemie. Po przywróceniu stabilnego połączenia internetowego lub zakończeniu prac serwisowych po stronie ministerstwa, program automatycznie przesyła zgromadzone dokumenty do KSeF w celu pobrania numerów identyfikacyjnych i Urzędowych Poświadczeń Odbioru.

Czy wdrożenie konfiguracji wymaga wstrzymania bieżącej pracy firmy?

Większość prac konfiguracyjnych, w tym utworzenie kopii zapasowej, parametryzacja połączenia testowego oraz wstępne weryfikacje schematów XML, przeprowadzana jest bez konieczności blokowania pracy pozostałych użytkowników systemu. Krótkotrwałe wyłączenie dostępu do bazy może być wymagane jedynie podczas aktualizacji struktury bazodanowej lub wgrywania poprawek systemowych, co standardowo planowane jest w sposób minimalizujący wpływ na bieżące operacje handlowe firmy.

Czy przez integrację KSeF można przesyłać załączniki do faktur, na przykład specyfikacje lub protokoły odbioru?

Oficjalna struktura faktury ustrukturyzowanej KSeF nie przewiduje możliwości dołączania plików binarnych, takich jak dokumenty PDF, arkusze kalkulacyjne czy zdjęcia protokołów odbioru. Wszelkie niezbędne informacje handlowe muszą zostać zawarte w ustrukturyzowanych polach tekstowych samej faktury lub w dedykowanych polach dodatkowych udostępnianych przez Comarch ERP Optima. Ewentualne obszerne załączniki techniczne muszą być przekazywane kontrahentom odrębnym kanałem komunikacji.

Bezpieczeństwo danych, poufność i standardy techniczne

Wdrożenie integracji w systemie finansowo-księgowym wiąże się z dostępem do infrastruktury teleinformatycznej oraz baz danych zawierających informacje handlowe przedsiębiorstwa. Z tego względu wszelkie czynności techniczne realizowane są zgodnie z wysokimi standardami bezpieczeństwa informacji.

Przed przystąpieniem do prac możliwe jest podpisanie umowy o zachowaniu poufności (NDA, czyli Non-Disclosure Agreement, zobowiązującej do pełnej ochrony wszelkich danych technicznych, handlowych i organizacyjnych klienta). Prace konfiguracyjne realizowane są bez konieczności udostępniania haseł użytkowników, o ile nie wymaga tego specyficzna konfiguracja uprawnień serwerowych Microsoft SQL Server. Wszelkie operacje na danych odbywają się wyłącznie w zakresie niezbędnym do poprawnej konfiguracji modułów komunikacyjnych.

Po zakończeniu prac środowisko pozostaje zabezpieczone, a procedury logowania i autoryzacji spełniają wymogi przepisów o ochronie danych osobowych oraz standardów bezpieczeństwa cyfrowego.

Prawidłowe przygotowanie Comarch ERP Optima do obsługi e-Faktur

Prawidłowo przeprowadzona integracja Comarch ERP Optima z Krajowym Systemem e-Faktur eliminuje ryzyko błędów formalnych, automatyzuje codzienny obieg dokumentów i zabezpiecza przedsiębiorstwo przed przestojami w fakturowaniu. Właściwa konfiguracja parametrów połączenia, przetestowanie procesów na środowisku demonstracyjnym oraz wdrożenie bezpiecznych procedur autoryzacji gwarantują stabilne i bezbłędne funkcjonowanie modułów handlowych i księgowych w środowisku faktur ustrukturyzowanych.

22 378 48 09

Comarch ERP Optima — integracja z Krajowym Systemem e-Faktur