Integracja RAKS dla Firm z platformą e-commerce pozwala automatycznie przenosić zamówienia online do systemu magazynowo-księgowego.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie wymiany danych między RAKS dla Firm a wykorzystywaną platformą e-commerce oraz przetestowanie procesu synchronizacji.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z RAKS dla Firm, które prowadzą sprzedaż online i chcą zautomatyzować obsługę zamówień.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Architektura techniczna połączenia RAKS dla Firm ze sprzedażą internetową

System RAKS dla Firm (zintegrowany pakiet oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP) przechowuje dane w relacyjnej bazie danych Firebird SQL (silnik bazodanowy odpowiedzialny za bezpieczne przetwarzanie transakcji biznesowych). Połączenie tego środowiska ze współczesnymi platformami e-commerce (takimi jak WooCommerce, PrestaShop, Magento, Shopify czy platformami typu marketplace, w tym Allegro) wymaga stworzenia niezawodnego kanału komunikacji. Kanał ten odpowiada za stałe przesyłanie informacji o zamówieniach, stanach magazynowych, kartotekach towarowych oraz statusach płatności.

Wymiana informacji może opierać się na bezpośrednim odpytywaniu interfejsu programistycznego API (Application Programming Interface, czyli zestawu ustandaryzowanych reguł umożliwiających bezpośrednią komunikację między różnymi programami) lub na zastosowaniu dedykowanego mostka integracyjnego. Mostek integracyjny (aplikacja pośrednicząca pracująca jako usługa w tle systemu Windows) pobiera dane ze sklepu za pomocą zapytań sieciowych w formacie JSON (JavaScript Object Notation, czyli lekki format wymiany danych tekstowych) lub XML (Extensible Markup Language, czyli rozszerzalny język znaczników służący do strukturyzacji informacji), a następnie przekłada je na operacje bazodanowe zrozumiałe dla silnika Firebird SQL.

Wdrożenie takiego rozwiązania eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych z paneli zamówień do modułu Sprzedaż i Magazyn w programie RAKS dla Firm. Zapewnia to spójność stanów magazynowych oraz przyspiesza przygotowanie towarów do wysyłki.

Warianty integracji i modele przepływu danych

Konfiguracja połączenia może przybierać różne formy w zależności od liczby obsługiwanych kanałów sprzedaży oraz specyfiki infrastruktury technicznej firmy. W praktyce wyróżnia się trzy główne modele integracji:

Integracja bezpośrednia ze sklepem internetowym — polega na spięciu bazy RAKS dla Firm z pojedynczym silnikiem sklepu (na przykład PrestaShop lub WooCommerce). Mostek integracyjny łączy się bezpośrednio z bazą sklepu lub poprzez dedykowany moduł, co daje pełną kontrolę nad strukturą przesyłanych atrybutów produktów.
Integracja wielokanałowa za pośrednictwem platform agregujących — wykorzystuje zewnętrzne systemy do zarządzania sprzedażą wielokanałową, takie jak BaseLinker czy Apilo (systemy integrujące sklepy internetowe, konta Allegro, Amazon, eBay oraz firmy kurierskie w jednym panelu). RAKS dla Firm komunikuje się z centralnym punktem agregacji, co umożliwia obsługę wielu źródeł zamówień przez jeden mechanizm wymiany danych.
Wymiana danych oparta na plikach cyklicznych — model stosowany w wyznaczonych środowiskach serwerowych, w którym program generuje i pobiera pliki wymiany przez protokół SFTP (Secure File Transfer Protocol, czyli bezpieczny protokół przesyłania plików) w określonych odstępach czasu.

Wybór optymalnego wariantu zależy od tego, czy synchronizacja ma zachodzić w czasie rzeczywistym za pomocą powiadomień typu webhook (mechanizm wysyłający natychmiastową informację o zdarzeniu, na przykład o nowym zamówieniu), czy w trybie harmonogramowanym (cykliczne uruchamianie procesu przez Harmonogram zadań Windows Task Scheduler co określoną liczbę minut).

Kluczowe procesy podlegające automatyzacji

Prawidłowo skonfigurowane środowisko wymiany danych przejmuje powtarzalne czynności operacyjne pracowników działu handlowego i magazynu. Do najważniejszych procesów należą:

Synchronizacja stanów magazynowych i kontrola dostępności — integrator odczytuje stany z wybranych magazynów w programie RAKS dla Firm i przesyła je do kanałów sprzedaży. Kluczowe znaczenie ma rozróżnienie stanu rzeczywistego (fizyczna liczba sztuk na półce magazynowej) od stanu dyspozycyjnego (ilość pomniejszona o aktywne rezerwacje z niezrealizowanych jeszcze zamówień). Przesyłanie stanu dyspozycyjnego chroni przed zjawiskiem sprzedaży towaru, którego firma nie może w danym momencie wydać.

Pobieranie zamówień i generowanie dokumentów handlowych — zamówienia złożone online trafiają do RAKS dla Firm jako dokumenty ZK (Zamówienie od Klienta) lub ZO (Zamówienie Obce). W zależności od przyjętych procedur system może automatycznie rezerwować towar, tworzyć dokument WZ (Wydanie Zewnętrzne, czyli dokument potwierdzający wydanie materiałów z magazynu) oraz generować dokument sprzedaży (fakturę lub paragon fiskalny).

Aktualizacja cenników i poziomów cenowych — zmiany cen wprowadzone w kartotekach towarowych RAKS dla Firm są automatycznie propagowane do sklepów internetowych. System pozwala na obsługę wielu cenników, uwzględniając ceny promocyjne, indywidualne rabaty kontrahentów oraz przeliczniki walutowe.

Zarządzanie kartotekami produktów i parametrami — integracja umożliwia przesyłanie nowych towarów wraz z kodami EAN (European Article Number, czyli międzynarodowy standard kodu kreskowego), symbolami SKU (Stock Keeping Unit, czyli unikalny identyfikator magazynowy produktu), nazwami, stawkami podatkowymi oraz opisami technicznymi.

Przekazywanie statusów realizacji i numerów przesyłek — po spakowaniu paczki i wygenerowaniu listu przewozowego numer śledzenia przesyłki (tracking) oraz status zamówienia są automatycznie odsyłane do sklepu internetowego i przekazywane kupującemu.

Błędy popełniane podczas samodzielnej konfiguracji

Samodzielne próby wdrożenia mostków synchronizacyjnych bez odpowiedniego przygotowania bazy danych i parametrów systemowych często prowadzą do zakłóceń w sprzedaży. Najczęściej spotykane problemy to:

Niewłaściwa konfiguracja transakcji w bazie Firebird SQL — wykonywanie zapytań bez właściwej izolacji transakcji może powodować blokowanie tabel w bazie danych, co uniemożliwia pracę stacjonarnym użytkownikom programu RAKS dla Firm lub prowadzi do błędów typu deadlock (wzajemne blokowanie się dwóch procesów oczekujących na te same zasoby bazy).
Brak obsługi rezerwacji towarowych i overselling — przesyłanie do sklepu surowego stanu magazynowego bez uwzględnienia aktywnych rezerwacji skutkuje sprzedażą tego samego asortymentu kilku klientom jednocześnie, co rodzi konieczność anulowania zamówień i opóźnienia wysyłek.
Nieprawidłowe mapowanie stawek podatku VAT — rozbieżności między oznaczeniami stawek podatkowych w sklepie internetowym a kodami stawek w programie RAKS dla Firm prowadzą do błędnego naliczania podatku na dokumentach sprzedaży, co jest szczególnie dotkliwe przy sprzedaży zagranicznej w ramach procedury OSS (One Stop Shop, unijna procedura rozliczania podatku od towarów i usług w handlu konsumenckim).
Duplikowanie kartotek kontrahentów — brak precyzyjnych reguł dopasowywania klientów (według numeru NIP dla firm lub adresu poczty elektronicznej dla osób prywatnych) powoduje powstawanie tysięcy zduplikowanych wpisów w bazie RAKS dla Firm, co utrudnia późniejsze raportowanie i rozliczenia księgowe.
Błędne zaokrąglenia groszowe na pozycjach dokumentów — różnice w algorytmach wyliczania podatku od sumy pozycji versus od sumy całego dokumentu mogą powodować niezgodności kwotowe rzędu jednego grosza, uniemożliwiając automatyczne zatwierdzenie dokumentu w systemie księgowym.

Kiedy problem ze synchronizacją nie wynika z samego mechanizmu integracji

Podczas eksploatacji systemu mogą wystąpić sytuacje, w których wymiana danych zostaje przerwana z przyczyn leżących poza samym oprogramowaniem integracyjnym. Prawidłowa diagnoza wymaga weryfikacji całego środowiska technicznego:

Ograniczenia wydajnościowe serwera bazodanowego — zbyt mała ilość pamięci operacyjnej RAM na serwerze obsługującym bazę Firebird, brak regularnej konserwacji pliku bazy (brak procedury sweep, czyli procesu czyszczenia starych wersji rekordów i optymalizacji indeksów) lub korzystanie ze starszych dysków talerzowych HDD zamiast nośników półprzewodnikowych SSD lub NVMe może spowalniać przetwarzanie zapytań i wywoływać błąd przekroczenia limitu czasu połączenia (tzw. timeout).

Uprawnienia systemowe i oprogramowanie zabezpieczające — aktualizacje systemu operacyjnego Windows, zmiany reguł w zaporze sieciowej (Windows Firewall) lub działanie programów antywirusowych mogą zablokować porty komunikacyjne wykorzystywane przez silnik Firebird (domyślnie port 3050 TCP) lub uniemożliwić aplikacji integracyjnej zapisywanie plików tymczasowych i logów zdarzeń.

Limity zapytań po stronie platform e-commerce — platformy handlowe oraz systemy marketplace nakładają ograniczenia na liczbę zapytań przesyłanych do ich interfejsów w jednostce czasu (tzw. rate limiting). Jeśli integracja próbuje zaktualizować dużą liczbę produktów jednocześnie, serwer zewnętrzny może tymczasowo odrzucić komunikację, co objawia się pozornym zawieszeniem synchronizacji.

Niestabilność lokalnej infrastruktury sieciowej — przerwy w dostępie do sieci Internet, awarie urządzeń sieciowych (routerów, przełączników) lub wahania jakości połączenia w sieci lokalnej firmy prowadzą do przerwania sesji przesyłania danych w trakcie zapisu dokumentu.

Bezpieczeństwo danych i etapy prawidłowego wdrożenia

Wdrożenie integracji RAKS dla Firm ze środowiskiem sprzedaży online powinno być realizowane według ściśle określonych procedur technicznych, gwarantujących bezpieczeństwo zgromadzonych informacji finansowych i magazynowych:

Wykonanie kopii zapasowej bazy danych — przed przystąpieniem do jakichkolwiek prac konfiguracyjnych tworzona jest pełna kopia bezpieczeństwa pliku bazy danych Firebird (kopia binarna oraz logiczna kopia transportowa o rozszerzeniu gbak tworzona za pomocą narzędzia gbak). Zapewnia to możliwość natychmiastowego przywrócenia spójnego stanu systemu w razie nieprzewidzianych zdarzeń.

Konfiguracja w środowisku testowym — weryfikacja poprawności mapowania pól, przepływu dokumentów i synchronizacji stanów magazynowych odbywa się na kopii bazy danych i w trybie testowym sklepu (tzw. sandbox). Pozwala to wyeliminować ryzyko wystawienia błędnych dokumentów lub nadpisania rzeczywistych danych magazynowych.

Ochrona poufności informacji — podczas prac przy systemach zarządzania przedsiębiorstwem przetwarzane są wrażliwe dane handlowe, cenniki oraz bazy klientów. Na życzenie klienta podpisywana jest umowa o zachowaniu poufności (NDA, czyli Non-Disclosure Agreement), która gwarantuje pełną dyskrecję i bezpieczeństwo danych bez żadnych dodatkowych opłat.

Konfiguracja automatycznego harmonogramu i monitoringu — integracja zostaje osadzona w systemie jako usługa systemowa lub cykliczne zadanie w Harmonogramie zadań Windows (Task Scheduler). Konfiguracja obejmuje również generowanie przejrzystych dzienników zdarzeń (plików log), które pozwalają na bieżąco kontrolować przebieg synchronizacji i szybko identyfikować ewentualne błędy komunikacji.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące integracji RAKS dla Firm z e-commerce

Czy komputer z bazą danych RAKS musi pracować nieprzerwanie przez całą dobę?

Aby synchronizacja stanów magazynowych i pobieranie zamówień odbywały się na bieżąco, komputer lub serwer, na którym zainstalowana jest baza danych Firebird oraz moduł integracyjny, musi być włączony i podłączony do sieci Internet. Jeśli stacja zostanie wyłączona na noc lub weekend, zamówienia złożone w tym czasie przez klientów sklepu zgromadzą się na platformie e-commerce i zostaną automatycznie pobrane do programu RAKS dla Firm natychmiast po ponownym uruchomieniu komputera i nawiązaniu połączenia.

W jaki sposób system radzi sobie z zamówieniami zawierającymi różne stawki podatkowe i wysyłką zagraniczną?

Prawidłowo skonfigurowany mostek integracyjny analizuje każdy element zamówienia, przypisując odpowiednie stawki podatku zdefiniowane w programie RAKS dla Firm. W przypadku zamówień zagranicznych system może automatycznie rozpoznawać kraj dostawy i przypisywać dokument do procedury unijnej OSS lub stosować stawkę eksportową, o ile odpowiednie mechanizmy zostały skonfigurowane w planie kont i parametrach sprzedaży.

Co dzieje się w sytuacji nagłego braku połączenia internetowego w firmie?

Mechanizmy integracyjne posiadają wbudowaną kolejkę zadań. W przypadku utraty łączności internetowej proces synchronizacji zostaje wstrzymany, a transakcje w sklepie online są rejestrowane w buforze platformy e-commerce. Po przywróceniu stabilnego połączenia sieciowego integrator weryfikuje znaczniki czasowe i pobiera wszystkie zaległe zamówienia oraz aktualizuje stany magazynowe w kolejności ich wystąpienia, nie powodując utraty danych.

Czy można połączyć program RAKS dla Firm jednocześnie z kilkoma sklepami i kontami marketplace?

Tak, istnieje możliwość konfiguracji wielokanałowej. Program RAKS dla Firm może pobierać zamówienia z wielu niezależnych sklepów internetowych oraz z kilku kont Allegro, przypisując je do odpowiednich serii dokumentów, osobnych magazynów lub dedykowanych stanowisk sprzedażowych. Pozwala to na precyzyjne rozliczanie rentowności poszczególnych kanałów dystrybucji.

Czy do wdrożenia integracji konieczne jest podawanie haseł dostępowych?

Zgodnie z zasadami bezpieczeństwa pracownicy techniczni domyślnie nie proszą o hasła użytkowników ani dane uwierzytelniające do kont prywatnych. Wszelkie operacje wymagające uprawnień administracyjnych na serwerze lub w panelu sklepu są przeprowadzane w obecności osoby upoważnionej ze strony klienta lub poprzez wygenerowanie dedykowanych kluczy API z ograniczonym zakresem uprawnień wyłącznie do odczytu i zapisu niezbędnych danych.

Utrzymanie stabilności środowiska wymiany danych po wdrożeniu

Uruchomienie integracji to pierwszy etap automatyzacji procesów sprzedażowych w przedsiębiorstwie. Aby środowisko zachowało ciągłość działania przez długi czas, zaleca się regularne monitorowanie przyrostu bazy danych Firebird SQL, okresowe sprawdzanie spójności danych oraz weryfikację logów synchronizacji pod kątem ewentualnych błędów komunikacji.

Po zakończeniu prac konfiguracyjnych zapewnione jest wsparcie techniczne do 30 dni, które pozwala na bieżąco korygować parametry pracy integratora w warunkach rzeczywistego obciążenia handlowego. Sprawnie działająca integracja systemu RAKS dla Firm z kanałami sprzedaży online pozwala zaoszczędzić czas pracowników, ograniczyć liczbę pomyłek magazynowych oraz zagwarantować klientom szybką realizację złożonych zamówień.

22 378 48 09

RAKS dla Firm — integracja z systemem e-commerce