Firmy korzystające z RAKS dla Firm i prowadzące sprzedaż internetową potrzebują, żeby stany magazynowe w sklepie odzwierciedlały rzeczywistość widoczną w systemie magazynowym, bez ręcznego uzgadniania danych.

Na czym polega ta usługa

Integracja obejmuje skonfigurowanie dwukierunkowej synchronizacji stanów magazynowych i cen między RAKS dla Firm a platformą sklepową, automatyczne przenoszenie zamówień do systemu magazynowego oraz generowanie dokumentów sprzedaży bez ręcznego przepisywania.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z RAKS dla Firm, które chcą prowadzić sprzedaż wielokanałową bez ryzyka rozbieżności między stanem sklepu a rzeczywistym magazynem.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Architektura techniczna połączenia sklepu z RAKS dla Firm

System RAKS dla Firm (znany również pod nazwą RAKS SQL) opiera swoje działanie na relacyjnym silniku bazy danych Firebird SQL. Silnik ten odpowiada za transakcyjność, bezpieczeństwo danych oraz integralność referencyjną (mechanizm pilnujący spójności powiązań między tabelami bazy danych, takimi jak kartoteki towarowe, kontrahenci i dokumenty magazynowe). Połączenie zewnętrznej platformy e-commerce z lokalną lub serwerową bazą RAKS wymaga zastosowania bezpiecznego kanału komunikacji oraz oprogramowania pośredniczącego (integratora lub dedykowanych skryptów korzystających z API).

W praktyce wdrożeniowej stosuje się dwa główne modele architektury integracyjnej. Pierwszy model to integracja bezpośrednia, w której aplikacja integracyjna łączy się z bazą Firebird za pośrednictwem dedykowanych sterowników lub protokołu RAKS WebAPI, a następnie przesyła przetworzone dane do interfejsu REST API sklepu internetowego (interfejsu programistycznego umożliwiającego standaryzowaną wymianę informacji między aplikacjami). Drugi model wykorzystuje systemy pośredniczące w chmurze, takie jak BaseLinker, które agregują zamówienia z wielu kanałów sprzedaży (sklepów internetowych, portali aukcyjnych i platform marketplace), a lokalny konektor odpowiada za wymianę danych między chmurą a bazą RAKS SQL.

Właściwa konfiguracja środowiska sieciowego jest kluczowym elementem stabilnego działania systemu. W przypadku, gdy serwer RAKS znajduje się w lokalnej sieci biurowej, synchronizacja może odbywać się poprzez szyfrowany tunel VPN (wirtualną sieć prywatną zapewniającą bezpieczne połączenie przez publiczny Internet) lub za pośrednictwem bezpiecznego połączenia wychodzącego, które nie wymaga otwierania wrażliwych portów bazy danych na zewnątrz firmy.

Kluczowe procesy synchronizacji i przepływ danych

Prawidłowo wdrożona integracja automatyzuje codzienne operacje handlowe i magazynowe, eliminując konieczność manualnego wprowadzania danych przez pracowników działu sprzedaży.

1. Kontrola stanów magazynowych i zarządzanie rezerwacjami

Jednym z najważniejszych elementów integracji jest utrzymanie spójności stanów magazynowych. W systemie RAKS dla Firm stan towaru dzieli się na stan rzeczywisty (fizyczna liczba sztuk w magazynie) oraz stan dyspozycyjny (ilość pomniejszona o aktywne rezerwacje ze złożonych, lecz jeszcze niezrealizowanych zamówień). Prawidłowo skonfigurowany moduł synchronizacji przekazuje do sklepu internetowego stan dyspozycyjny, co zapobiega zjawisku oversellingu (sytuacji, w której klient kupuje towar, który w rzeczywistości został już zarezerwowany przez innego kupującego).

Integracja może również obsługiwać strukturę wielomagazynową. W przypadku firm posiadających oddzielny magazyn dla sprzedaży tradycyjnej oraz dedykowany magazyn wysyłkowy dla sprzedaży internetowej, system można skonfigurować tak, aby pobierał stany wyłącznie ze wskazanego magazynu lub sumował ilości z wybranych lokalizacji zgodnie z przyjętą polityką logistyczną.

2. Synchronizacja kartotek towarowych, cen i wariantów

Automatyzacja kartotek obejmuje przesyłanie informacji o nazwach produktów, kodach towarowych (indeksach katalogowych), kodach kreskowych EAN-13 (europejskich kodach towarowych stosowanych do jednoznacznej identyfikacji produktów) oraz stawkach podatkowych. RAKS dla Firm pozwala na definiowanie wielu poziomów cenowych (np. cena hurtowa, detaliczna, promocyjna). Moduł integracyjny mapuje odpowiedni cennik z programu do właściwej grupy klientów lub widoku cen w sklepie internetowym.

W przypadku sprzedaży produktów występujących w różnych wariantach (np. rozmiar, kolor czy materiał), integracja odwzorowuje powiązania między produktem nadrzędnym a wariantami potomnymi, przypisując każdemu z nich indywidualny kod SKU (unikalny identyfikator magazynowy) oraz niezależny stan magazynowy w RAKS.

3. Automatyczny obieg zamówień i dokumentów handlowych

Gdy klient finalizuje zakupy na platformie e-commerce, dane o zamówieniu trafiają automatycznie do bazy RAKS dla Firm. Proces ten obejmuje:

Weryfikację lub automatyczne założenie kartoteki kontrahenta na podstawie numeru NIP (dla podmiotów gospodarczych) lub danych adresowych (dla osób prywatnych), z zachowaniem podziału na klientów jednorazowych i stałych.
Utworzenie dokumentu zamówienia od klienta (ZO) w module sprzedaży z przypisaniem właściwego magazynu i formy płatności.
Automatyczne założenie rezerwacji magazynowej na zamówione pozycje asortymentowe.
Opcjonalne przekształcenie dokumentu ZO w dokument wydania zewnętrznego (WZ), fakturę sprzedaży lub paragon fiskalny po zmianie statusu zamówienia w sklepie lub po zatwierdzeniu przez operatora.

4. Obsługa statusów realizacji i numerów przesyłek

Synchronizacja działa dwukierunkowo również na poziomie statusów realizacji zamówień. Gdy magazynier w programie RAKS wygeneruje dokument WZ lub spakuje paczkę, informacja ta może zostać automatycznie przesłana do sklepu internetowego. Klient otrzymuje wówczas automatyczne powiadomienie o zmianie statusu na zrealizowane wraz z numerem listu przewozowego przekazanym z systemu kurierskiego.

Obsługiwane platformy e-commerce i środowiska sprzedaży

Integracja RAKS dla Firm może zostać wdrożona na różnorodnych platformach e-commerce, w zależności od infrastruktury używanej przez przedsiębiorstwo:

WooCommerce (WordPress): Połączenie realizowane przez biblioteki REST API WordPressa z mechanizmami kolejkowania zadań w harmonogramie cron (harmonogramie zadań systemowych), co zapobiega przeciążeniom hostingu przy częstych aktualizacjach stanów.
PrestaShop: Synchronizacja oparta o interfejs PrestaShop Webservice, zapewniająca precyzyjne mapowanie zaawansowanych cech produktów, kombinacji atrybutów oraz kategorii wielopoziomowych.
Platformy SaaS (np. Shoper, IdoSell): Integracja z platformami działającymi w modelu oprogramowania jako usługa (SaaS), wykorzystująca dedykowane webhooks (mechanizm natychmiastowych powiadomień o zdarzeniach, np. o nowym zamówieniu) oraz bezpieczne tokeny autoryzacyjne.
BaseLinker i platformy marketplace: Wdrożenie konektora RAKS z BaseLinkerem, co otwiera możliwość jednoczesnego zasilania stanami magazynowymi ofert na portalach Allegro, EmpikPlace, Erli czy Amazon, przy centralnym pobieraniu wszystkich zamówień do jednej bazy RAKS.

Błędy i pułapki przy samodzielnych próbach integracji

Próby samodzielnego konfigurowania lub tworzenia skryptów łączących sklep z bazą RAKS bez znajomości specyfiki silnika Firebird SQL często prowadzą do poważnych zaburzeń w pracy przedsiębiorstwa.

Najczęstszym błędem jest wykonywanie bezpośrednich operacji zapisu (instrukcji INSERT lub UPDATE) bezpośrednio do tabel bazy danych RAKS z pominięciem logiki biznesowej systemu. Struktura RAKS SQL opiera się na powiązanych wyzwalaczach (triggerach) i procedurach składowanych. Nieautoryzowany zapis może doprowadzić do uszkodzenia integralności bazy, błędnego naliczania podatków lub rozsynchronizowania numeracji dokumentów.

Kolejnym problemem jest brak obsługi blokad transakcyjnych i współbieżności. Jeśli skrypt integracyjny odczytuje stan magazynowy w tym samym momencie, w którym pracownik stacjonarny w biurze wystawia fakturę na ten sam towar, brak odpowiedniej izolacji transakcji może spowodować błąd zablokowania rekordu (tzw. deadlock) lub przekazanie nieaktualnych danych do sklepu.

Często spotyka się także błędy w kodowaniu znaków. Nowoczesne platformy internetowe pracują w standardzie kodowania UTF-8, podczas gdy starsze instalacje baz Firebird w RAKS mogą korzystać ze strony kodowej WIN1250 lub ISO-8859-2. Brak konwersji kodowania w warstwie integratora powoduje uszkodzenie polskich znaków diakrytycznych w nazwach produktów, opisach oraz danych adresowych klientów.

Nieprawidłowe ustawienie częstotliwości synchronizacji to kolejny częsty błąd. Zbyt częste odpytywanie bazy danych (np. co kilkanaście sekund przy dużej liczbie asortymentu) prowadzi do nadmiernego obciążenia procesora i pamięci serwera, co drastycznie spowalnia pracę użytkowników programu RAKS w biurze.

Kiedy problem leży poza samą integracją

Zdarzają się sytuacje, w których synchronizacja nie działa poprawnie, lecz źródło problemu leży w infrastrukturze serwerowej lub samej bazie danych:

Brak konserwacji bazy Firebird: Baza danych Firebird wymaga okresowego przeprowadzania procedury backupu i odtworzenia (narzędziem gbak), co pozwala na usunięcie zbędnych wersji rekordów (mechanizm garbage collection) i zoptymalizowanie indeksów. Zaniedbana baza rośnie do znacznych rozmiarów i drastycznie zwalnia czas odpowiedzi na zapytania integratora.
Niestabilne łącze internetowe lub błędy DNS: Przerwy w dostępie do Internetu w biurze, w którym zlokalizowany jest serwer RAKS, uniemożliwiają bieżącą komunikację ze sklepem. W takich przypadkach konieczne jest wdrożenie mechanizmu kolejkowania zapytań, który ponawia próby wysyłki danych po przywróceniu łączności.
Ograniczenia hostingu sklepu (Rate Limiting): Hosting współdzielony może nakładać limity na liczbę zapytań HTTP na minutę lub maksymalny czas wykonywania skryptu (max_execution_time). W efekcie synchronizacja dużego katalogu produktów zostaje przerwana w połowie procesu.
Niespójności w kartotekach towarowych: Zduplikowane kody SKU lub EAN w programie RAKS uniemożliwiają jednoznaczną identyfikację towarów przez mechanizmy sklepowe, co wymaga uporządkowania bazy asortymentowej przed uruchomieniem synchronizacji.

Najczęściej zadawane pytania o integrację RAKS ze sklepem (FAQ)

Czy integracja pozwala na obsługę wielu magazynów zdefiniowanych w RAKS dla Firm?

Tak. Konfiguracja umożliwia wskazanie, które magazyny z systemu RAKS mają być brane pod uwagę podczas obliczania stanów dla sklepu internetowego. Można wybrać jeden dedykowany magazyn internetowy, sumować stany z kilku magazynów lokalnych lub przypisać różne magazyny do odrębnych kanałów sprzedaży.

Co dzieje się w sytuacji, gdy serwer RAKS w firmie straci połączenie z Internetem?

Wdrożone mechanizmy integracyjne posiadają wbudowane kolejkowanie zdarzeń. W przypadku chwilowego braku łączności sklep internetowy nadal przyjmuje zamówienia od klientów i zapisuje je w swojej bazie. Po przywróceniu połączenia internetowego moduł synchronizacji automatycznie pobiera zaległe zamówienia do RAKS i aktualizuje stany magazynowe w kolejności ich złożenia.

Czy do działania integracji wymagany jest stały zewnętrzny adres IP?

Stały adres IP ułatwia bezpośrednie połączenia, jednak nie jest bezwzględnie wymagany. W przypadku dynamicznego adresu IP można zastosować usługi DDNS (dynamicznego systemu nazw domenowych), bezpieczne tunele VPN lub architekturę opartą na połączeniach wychodzących z serwera lokalnego do API sklepu.

W jaki sposób rozwiązana jest kwestia generowania dokumentów sprzedaży dla osób prywatnych i firm?

Reguły integracji konfiguruje się tak, aby system automatycznie rozpoznawał typ klienta. W przypadku podania numeru NIP system generuje dokument zamówienia z danymi do faktury. Dla klientów detalicznych zamówienie może być przygotowane do wystawienia paragonu lub faktury imiennej, zgodnie z procedurami księgowymi przyjętymi w firmie.

Czy wdrożenie integracji wymaga czasowego wyłączenia sklepu lub przerwania pracy w programie RAKS?

Nie ma konieczności przerywania bieżącej działalności handlowej. Wstępna konfiguracja, mapowanie struktur danych oraz testy wymiany informacji są przeprowadzane w środowisku testowym lub na kopiach roboczych. Przełączenie na tryb produkcyjny odbywa się płynnie i nie zakłóca pracy sprzedawców w biurze ani zakupów dokonywanych przez klientów w sklepie.

Wdrożenie, konfiguracja i wsparcie techniczne na miejscu

Prawidłowe połączenie systemu RAKS dla Firm ze sklepem internetowym wymaga precyzyjnego dopasowania parametrów bazy Firebird, reguł biznesowych oraz specyfiki platformy e-commerce. Prace konfiguracyjne realizujemy bezpośrednio w siedzibie klienta na terenie Warszawy oraz okolicznych powiatów, zapewniając pełną weryfikację poprawności przesyłania danych, tworzenia dokumentów magazynowych oraz zabezpieczenia bazy przed ewentualnymi konfliktami transakcji. Po zakończeniu wdrożenia zapewniamy wsparcie techniczne po naprawie i konfiguracji do 30 dni, a wykonana usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

22 378 48 09

Integracja sklepu internetowego z RAKS dla Firm