Firmy korzystające z enova365 i prowadzące jednocześnie sprzedaż internetową potrzebują sprawnej wymiany danych między systemem ERP a platformą sklepową — inaczej stany magazynowe i ceny szybko się rozjeżdżają.

Na czym polega ta usługa

Integracja obejmuje skonfigurowanie dwukierunkowej synchronizacji stanów magazynowych i cen między enova365 a platformą sklepową, automatyczne przenoszenie zamówień ze sklepu do systemu ERP oraz generowanie dokumentów sprzedaży bez ręcznego przepisywania danych.

Dla kogo ma sens

Usługa jest niezbędna dla firm korzystających z enova365, które prowadzą równolegle sprzedaż stacjonarną i internetową i chcą uniknąć sprzedaży towaru niedostępnego już w rzeczywistości.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Obsługiwane platformy e-commerce i kanały sprzedaży

Wymiana danych między oprogramowaniem enova365 a środowiskiem handlu elektronicznego może zostać zrealizowana dla różnych silników sklepowych oraz zewnętrznych platform sprzedażowych. Zakres prac dostosowywany jest do specyfiki technicznej danego systemu e-commerce:

WooCommerce (rozszerzenie e-commerce dla systemu zarządzania treścią WordPress) — integracja obejmuje dwukierunkową komunikację przez REST API (interfejs programistyczny oparty na protokole HTTP), synchronizację stanów magazynowych, cenników oraz automatyczne pobieranie zamówień do modułu handlowego.
PrestaShop (samodzielna platforma sklepowa open-source) — konfiguracja wymiany danych za pośrednictwem dedykowanych modułów integracyjnych lub bezpośredniego połączenia z web service (usługą sieciową) platformy, z pełną obsługą cech i atrybutów produktów.
Magento oraz Adobe Commerce (zaawansowane platformy e-commerce dla rozbudowanych katalogów towarowych) — wdrożenie procesów masowej synchronizacji asortymentu, wielopoziomowych cenników oraz zaawansowanej logiki rezerwacji magazynowych.
Shoper oraz IdoSell (systemy sklepowe działające w modelu SaaS, czyli oprogramowanie udostępniane jako usługa w chmurze) — uruchomienie cyklicznej wymiany informacji z wykorzystaniem oficjalnych interfejsów API udostępnianych przez dostawców tych platform.
BaseLinker (wielokanałowy menedżer zamówień i produktów) — spięcie enova365 z integratorem, co pozwala na jednoczesne zarządzanie sprzedażą z wielu sklepów internetowych oraz platform handlowych takich jak Allegro, Amazon, Empik Place czy Erli (zewnętrzne platformy wielostronnej wymiany handlowej typu marketplace).

Zakres wymienianych danych i logika procesów handlowych

Poprawnie wdrożona integracja automatyzuje kluczowe operacje handlowo-magazynowe, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania informacji przez pracowników. Proces synchronizacji obejmuje kilka powiązanych ze sobą obszarów danych:

Stany magazynowe i stany dyspozycyjne — system przekazuje do sklepu rzeczywistą ilość towaru dostępnego do sprzedaży. W enova365 stan dyspozycyjny to stan fizyczny w magazynie pomniejszony o istniejące rezerwacje towarowe (ilości zablokowane pod wcześniej złożone, nieodebrane zamówienia). Zapobiega to sytuacji, w której dwóch klientów kupuje ten sam, ostatni egzemplarz produktu.
Cenniki i polityka rabatowa — synchronizacja aktualnych cen zdefiniowanych w enova365, w tym obsługa wielu cenników (np. cennik detaliczny, cennik hurtowy, cenniki walutowe) oraz przypisywanie odpowiednich stawek podatku VAT (podatku od towarów i usług) dla poszczególnych rynków sprzedaży.
Kartoteki towarowe i wielowariantowość — eksport nazw towarów, kodów EAN (standardowych kodów kreskowych), kodów SKU (unikalnych identyfikatorów magazynowych), opisów, jednostek miar oraz powiązań wariantowych (np. rozmiar, kolor, wersja materiałowa danego produktu).
Pobieranie zamówień i tworzenie dokumentów handlowych — zamówienia ze sklepu internetowego trafiają do enova365 jako dokumenty ZO (zamówienie od odbiorcy) w buforze (stanie tymczasowym umożliwiającym weryfikację) lub są automatycznie przekształcane w dokumenty sprzedaży: faktury, paragony fiskalne bądź dokumenty WZ (wydanie zewnętrzne z magazynu).
Synchronizacja statusów i listów przewozowych — po spakowaniu zamówienia i wygenerowaniu etykiety kurierskiej w enova365, numer przesyłki oraz aktualny status realizacji zamówienia są automatycznie przesyłane z powrotem do sklepu internetowego i przekazywane klientowi końcowemu.

Architektura techniczna i metody połączenia z systemem enova365

System enova365 opiera się na relacyjnej bazie danych Microsoft SQL Server (oprogramowaniu do zarządzania strukturami danych) oraz warstwie logiki biznesowej Soneta.Business (komponentach odpowiedzialnych za zachowanie reguł biznesowych systemu). Połączenie zewnętrznego sklepu internetowego z systemem ERP realizowane jest zgodnie z zaleceniami producenta oprogramowania:

Podstawowym i w pełni bezpiecznym sposobem wymiany danych jest wykorzystanie modułu WebAPI enova365 lub dedykowanych szyn integracyjnych. Takie rozwiązanie komunikuje się z warstwą logiki biznesowej, dzięki czemu każda wprowadzana transakcja podlega pełnej walidacji (sprawdzeniu poprawności reguł handlowych i księgowych).

Za automatyzację procesów w tle odpowiada moduł Harmonogram Zadań enova365 (wbudowana usługa systemowa wykonująca zdefiniowane czynności w określonych odstępach czasu). Harmonogram pozwala na precyzyjne ustalenie częstotliwości synchronizacji poszczególnych elementów, na przykład aktualizację stanów magazynowych co kilka minut, a pełny eksport nowych kartotek towarowych raz na dobę.

Transmisja danych między serwerem sklepu a infrastrukturą lokalną firmy zabezpieczana jest szyfrowaniem protokołem HTTPS z wykorzystaniem certyfikatów SSL (standardowych protokołów bezpiecznej transmisji sieciowej). Pozwala to na zachowanie pełnej poufności danych osobowych kupujących oraz informacji o cenach i obrotach.

Najczęstsze błędy podczas prób samodzielnej integracji

Próby samodzielnego wdrażania mechanizmów synchronizacji bez znajomości architektury enova365 często prowadzą do poważnych zaburzeń w pracy działu handlowego i magazynu. Do typowych problemów należą:

Bezpośredni zapis do tabel w bazie Microsoft SQL Server — ominięcie warstwy logiki biznesowej enova365 poprzez bezpośrednie zapytania SQL skutkuje uszkodzeniem powiązań między tabelami, brakiem przeliczenia rezerwacji i unieważnieniem wsparcia technicznego producenta. Wszystkie operacje muszą przechodzić przez interfejsy programistyczne systemu.
Niewłaściwa obsługa stanów rezerwowanych — przekazywanie do sklepu wyłącznie ogólnego stanu magazynowego zamiast stanu dyspozycyjnego prowadzi do sprzedaży towarów, które zostały już zarezerwowane w innych kanałach handlowych.
Pętle synchronizacji i duplikowanie dokumentów — błędna konfiguracja mechanizmu webhook (powiadomień o zdarzeniach wysyłanych przez sklep w czasie rzeczywistym) może wywołać nieskończoną pętlę, w której zmiana statusu w jednym systemie bez przerwy generuje nowe zapytania w drugim, doprowadzając do zablokowania kolejki zadań.
Niezgodności w zaokrągleniach kwot i stawkach podatkowych — różnice w algorytmach wyliczania kwot brutto i netto w silniku sklepu oraz w systemie ERP mogą powodować rozbieżności rzędu jednego grosza na pozycjach dokumentu handlowego, co uniemożliwia automatyczne zatwierdzenie faktury.
Brak mechanizmów wznawiania po awarii sieci — brak kolejkowania zapytań sprawia, że chwilowy brak dostępu do Internetu lub przeciążenie serwera sklepowego powoduje bezpowrotną utratę informacji o złożonych w tym czasie zamówieniach.

Kiedy problem leży po stronie infrastruktury lub sklepu internetowego

W trakcie diagnozowania nieprawidłowości w działaniu integracji niezbędne jest odróżnienie błędów konfiguracji enova365 od ograniczeń zewnętrznego środowiska serwerowego. Do usterek leżących poza systemem ERP należą:

Zbyt niskie limity zasobów na hostingu sklepu — parametry serwera takie jak max_execution_time (maksymalny czas wykonywania skryptu w sekundach) lub memory_limit (limit pamięci operacyjnej przydzielonej dla operacji) mogą przerywać proces odbierania dużych paczek danych asortymentowych.

Blokady zapory sieciowej WAF (Web Application Firewall — modułu filtrującego ruch internetowy pod kątem zagrożeń) — system bezpieczeństwa serwera może zinterpretować regularne i częste zapytania synchronizujące z systemu ERP jako atak typu DoS (próbę przeciążenia serwera) i tymczasowo zablokować adres IP firmy.

Konflikty wtyczek w sklepie internetowym — zewnętrzne moduły modyfikujące proces składania zamówienia, niestandardowe bramki płatności lub niestandardowe pola w formularzu koszyka mogą zmieniać strukturę danych w sposób uniemożliwiający ich poprawne sparsowanie (odczytanie i przetworzenie) przez integrator.

Bezpieczeństwo danych i etapy realizacji wdrożenia

Prace nad konfiguracją wymiany danych prowadzone są w sposób uporządkowany, zapewniający ciągłość bieżącej sprzedaży i pełną ochronę informacji handlowych:

Podpisanie umowy o zachowaniu poufności NDA (dokumentu prawnego zabezpieczającego dane bazy klientów, historię transakcji i cenniki firmy) przed uzyskaniem dostępów technicznych.
Wykonanie pełnej kopii zapasowej (backupu) bazy danych enova365 oraz plików sklepu internetowego, co gwarantuje możliwość natychmiastowego przywrócenia stanu początkowego w razie wystąpienia nieprzewidzianych trudności.
Przygotowanie środowiska testowego (odrębnej bazy danych i kopii sklepu), na którym przeprowadzane są próbne synchronizacje kartotek, stanów magazynowych oraz zamówień bez wpływu na działający sklep produkcyjny.
Weryfikacja scenariuszy nietypowych — testowanie zachowania systemu przy anulowaniu zamówienia, zwrocie towaru, zmianie stawki podatkowej, wyczerpaniu stanu magazynowego w trakcie składania zamówienia czy braku płatności.
Uruchomienie synchronizacji produkcyjnej oraz asysta techniczna podczas pierwszych cykli wymiany danych.
Wsparcie techniczne po wdrożeniu świadczone przez okres do 30 dni, w ramach którego weryfikowana jest stabilność połączenia i spójność dokumentów handlowych.

Często zadawane pytania dotyczące integracji enova365 ze sklepem

Czy synchronizacja stanów magazynowych odbywa się w czasie rzeczywistym?

Częstotliwość wymiany danych jest konfigurowana zależnie od potrzeb przedsiębiorstwa i możliwości serwera sklepowego. Najczęściej stany magazynowe oraz zamówienia synchronizowane są w interwałach od 1 do 10 minut za pośrednictwem Harmonogramu Zadań lub natychmiastowo przy użyciu mechanizmu webhook (automatycznego powiadomienia wysyłanego przez sklep w momencie zatwierdzenia koszyka przez klienta).

W jaki sposób enova365 radzi sobie z produktami wielowariantowymi?

System enova365 obsługuje warianty towarów za pomocą odpowiednio zdefiniowanych cech kartoteki towarowej lub osobnych kartotek powiązanych ze sobą w strukturę nadrzędną i podrzędną. W trakcie integracji mechanizm mapuje atrybuty ze sklepu (np. rozmiary i kolory) na odpowiednie cechy w enova365, dzięki czemu stany magazynowe schodzą z właściwej podkartoteki magazynowej.

Co dzieje się w sytuacji, gdy serwer sklepu internetowego chwilowo przestanie odpowiadać?

Prawidłowo skonfigurowany moduł integracyjny posiada wbudowaną kolejkę zadań. W przypadku wystąpienia błędu połączenia lub przekroczenia limitu czasu odpowiedzi serwera (timeout), zapytanie nie jest odrzucane, lecz odkładane w kolejce do ponownego wykonania po przywróceniu łączności sieciowej.

Czy do przeprowadzenia integracji konieczne jest przekazywanie haseł administracyjnych?

Domyślnie prace integracyjne nie wymagają podawania głównych haseł administratora do serwerów czy bazy danych. Na czas konfiguracji tworzone są dedykowane konta techniczne z uprawnieniami ograniczonymi wyłącznie do operacji niezbędnych dla modułu integracyjnego, z zachowaniem pełnego rejestru wykonywanych operacji.

Czy możliwa jest jednoczesna integracja enova365 z kilkoma sklepami internetowymi i kontami aukcyjnymi?

Tak, system enova365 pozwala na obsługę wielu kanałów sprzedaży jednocześnie. Możliwe jest skonfigurowanie osobnych cenników i magazynów logicznych dla poszczególnych platform e-commerce oraz połączenie całości z menedżerem wielokanałowym takim jak BaseLinker.

Obsługa techniczna i dojazd na terenie Warszawy oraz okolic

Prace wdrożeniowe i konfiguracyjne realizowane są bezpośrednio w siedzibie klienta lub w środowisku serwerowym firmy. Serwisanci realizują dojazd na terenie całej Warszawy oraz w promieniu do 40 km, obejmując 7 sąsiadujących powiatów: grodziski, legionowski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, warszawski zachodni oraz wołomiński. Czas dojazdu wynosi z reguły do 1 godziny od przyjęcia zgłoszenia.

Biuro oraz punkt wyjazdowy ekipy serwisowej mieści się przy Alei Stanów Zjednoczonych 72 w Warszawie. Zgłoszenia przyjmowane są telefonicznie pod numerem 22 378 48 09 przez całą dobę, 7 dni w tygodniu. Prace realizowane są bez dodatkowych dopłat za godziny nocne, weekendy czy dni świąteczne.

Doświadczenie zespołu we wdrożeniach integracji e-commerce z systemami ERP pozwala przeprowadzić proces integracji enova365 z platformami handlu elektronicznego w sposób uporządkowany, gwarantując pełną spójność stanów magazynowych, automatyzację obiegu dokumentów handlowych oraz stabilność całego środowiska sprzedażowego firmy.

22 378 48 09

Integracja sklepu internetowego z enova365