Firmy korzystające z enova365 i prowadzące jednocześnie sprzedaż internetową potrzebują sprawnej wymiany danych między systemem ERP a platformą sklepową — inaczej stany magazynowe i ceny szybko się rozjeżdżają.

Na czym polega ta usługa

Integracja obejmuje skonfigurowanie dwukierunkowej synchronizacji stanów magazynowych i cen między enova365 a platformą sklepową, automatyczne przenoszenie zamówień ze sklepu do systemu ERP oraz generowanie dokumentów sprzedaży bez ręcznego przepisywania danych.

Dla kogo ma sens

Usługa jest niezbędna dla firm korzystających z enova365 i prowadzących równolegle sprzedaż internetową, które chcą uniknąć sprzedaży towaru niedostępnego już w rzeczywistości.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Architektura połączenia i zakres przepływu danych

System enova365 (zintegrowane oprogramowanie do zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP) opiera swoje działanie na relacyjnej bazie danych Microsoft SQL Server oraz logice biznesowej frameworku Soneta. Prawidłowa integracja ze sklepem internetowym nie polega na bezpośrednim dopisywaniu rekordów do tabel bazy danych, lecz na komunikacji przez dedykowane interfejsy programistyczne WebAPI lub moduły integracyjne, które zachowują pełną spójność logiki handlowej i magazynowej.

Dwukierunkowy przepływ informacji (two-way synchronization, czyli wymiana danych w obu kierunkach) realizuje dwa podstawowe procesy operacyjne:

Eksport danych z enova365 do sklepu internetowego: automatyczne przesyłanie stanów magazynowych, aktualnych cenników, opisów produktów, kodów EAN (europejskich kodów towarowych) oraz cech dodatkowych (parametrów i atrybutów technicznych towaru).
Import danych ze sklepu internetowego do enova365: pobieranie nowych zamówień, automatyczne zakładanie lub aktualizowanie kartotek kontrahentów, wprowadzanie dokumentów rezerwacyjnych oraz aktualizowanie statusów płatności elektronicznych.

Podstawowym celem takiego połączenia jest całkowite wyeliminowanie ręcznego przepisywania danych, co minimalizuje ryzyko pomyłek i przyspiesza realizację wysyłek do klientów.

Obsługiwane platformy e-commerce i metody komunikacji

Konfiguracja integracji może zostać zrealizowana dla różnych silników sklepowych oraz systemów zarządzania sprzedażą wielokanałową (omnichannel):

Platformy open-source: WooCommerce (wtyczka e-commerce dla systemu CMS WordPress), PrestaShop oraz Magento (Adobe Commerce). Połączenie realizowane jest z reguły za pomocą interfejsu REST API (architektury komunikacji sieciowej bazującej na protokole HTTP) i wymiany danych w formacie JSON.
Platformy w modelu SaaS (oprogramowanie jako usługa w chmurze): Shopify, Shoper oraz IdoSell. Wymiana danych odbywa się poprzez autoryzowane połączenia API z uwzględnieniem limitów zapytań narzucanych przez dostawców platform.
Integratory wielokanałowe: BaseLinker (zewnętrzny system łączący platformy sklepowe i portale aukcyjne). Połączenie enova365 z BaseLinkerem pozwala na scentralizowanie obsługi zamówień z wielu sklepów internetowych oraz kont Allegro w jednym module ERP.
Dedykowane szyny danych i konektory plikowe: wymiana danych za pośrednictwem plików XML (rozszerzalnego języka znaczników) lub CSV przesyłanych przez bezpieczny protokół SFTP (szyfrowany protokół transferu plików).

Kluczowe mechanizmy gospodarki magazynowej i obiegu dokumentów

Podczas wdrażania integracji kluczowe znaczenie ma precyzyjne odzwierciedlenie procesów magazynowych. W systemie enova365 stan magazynowy rozróżnia stan fizyczny (rzeczywista ilość towaru na półkach) oraz stan dyspozycyjny (ilość pomniejszona o aktywne rezerwacje i zamówienia oczekujące na realizację). Sklep internetowy musi otrzymywać stan dyspozycyjny, aby klienci nie mogli zakupić towaru, który został już zarezerwowany przez inny kanał sprzedaży.

Obieg dokumentów po pobraniu zamówienia internetowego obejmuje automatyczne utworzenie dokumentu ZK (zamówienia od klienta) z rezerwacją towarową. W zależności od konfiguracji i przyjętego w firmie modelu pracy, po skompletowaniu paczki system może automatycznie wygenerować dokument WZ (wydanie zewnętrzne z magazynu), a następnie wystawić dokument końcowy: fakturę sprzedaży lub paragon. Informacja o zmianie statusu oraz wygenerowany numer listu przewozowego z systemu kurierskiego są zwrotnie przesyłane do platformy sklepowej, która powiadamia kupującego o nadaniu przesyłki.

Warianty problemów technicznych podczas wymiany danych

W trakcie eksploatacji zintegrowanego środowiska mogą wystąpić zróżnicowane nieprawidłowości, które wymagają profesjonalnej diagnozy:

Rozbieżności w stanach magazynowych: sytuacja, w której stan w sklepie różni się od stanu w enova365 z powodu zablokowania kolejki synchronizacji lub nieobsłużonych błędów odpowiedzi serwera (np. kod błędu HTTP 504 Gateway Timeout).
Niezgodności w zaokrągleniach kwot groszowych: różnice w wyliczaniu podatku VAT wynikające z odmiennych algorytmów (obliczanie podatku od sumy pozycji netto w porównaniu do wyliczania podatku dla każdej pozycji z osobna). Enova365 precyzyjnie pilnuje reguł księgowych, co przy braku właściwej konfiguracji sklepu może blokować automatyczne wystawianie faktur.
Zdublowane kartoteki kontrahentów: błędy w regułach identyfikacji klientów, skutkujące tworzeniem nowego rekordu w bazie przy każdym kolejnym zamówieniu tego samego klienta (zamiast powiązania po numerze NIP lub adresie e-mail).
Konflikty wariantów i atrybutów: nieprawidłowe mapowanie cech towarów (np. rozmiarów, kolorów czy pojemności), co powoduje, że zamówienie trafia do enova365 z nieokreśloną pozycją asortymentową.

Błędy popełniane przy samodzielnych próbach integracji

Próby samodzielnego uruchamiania skryptów integrujących lub korzystania z niezweryfikowanych wtyczek niosą ze sobą poważne ryzyka operacyjne:

Modyfikowanie tabel bazodanowych SQL z pominięciem logiki enova365: bezpośrednie wpisywanie danych do bazy MS SQL za pomocą zewnętrznych zapytań SQL narusza więzy integralności relacyjnej i może doprowadzić do trwałego uszkodzenia bazy danych oraz utraty wsparcia technicznego producenta oprogramowania.
Brak buforowania i kolejkowania zapytań: wysyłanie zapytań o pełny stan magazynowy przy każdej zmianie pojedynczego produktu, co doprowadza do przeciążenia serwera bazy danych oraz drastycznego spadku wydajności pracy użytkowników w programie enova365.
Pomijanie środowiska testowego: wprowadzanie zmian w konfiguracji i uruchamianie nowych skryptów bezpośrednio na produkcyjnej bazie danych, co grozi wystawieniem błędnych dokumentów handlowych lub wysłaniem nieprawidłowych cen do sklepu.
Nieprawidłowo skonfigurowany harmonogram zadań: ustawienie synchronizacji w Windows Task Scheduler (systemowym harmonogramie zadań) w taki sposób, że kolejne zadanie uruchamia się przed zakończeniem poprzedniego, co wywołuje zakleszczenia procesów (tzw. deadlock w bazie danych).

Kiedy problem leży po stronie platformy e-commerce, a kiedy w systemie ERP

Skuteczna diagnoza problemu z integracją wymaga precyzyjnego oddzielenia awarii infrastruktury sklepowej od błędów konfiguracji enova365.

Problem leży po stronie platformy sklepowej, gdy:

Serwer WWW sklepu zwraca błędy limitu pamięci (np. błąd wyczerpania pamięci PHP memory limit) podczas próby wygenerowania dużej paczki danych o zamówieniach.
Wtyczka e-commerce blokuje zapytania ze względu na restrykcyjne reguły zapory sieciowej (firewall) lub mechanizmy ochrony przed przeciążeniem serwera.
Błędnie działający moduł płatności w sklepie nie zmienia statusu zamówienia na opłacone, przez co integracja nie kwalifikuje dokumentu do pobrania do enova365.

Problem leży po stronie konfiguracji enova365 lub serwera lokalnego, gdy:

Zadania harmonogramu enova365 (Harmonogram Zadań Soneta) zostają zatrzymane z powodu braku dostępnych licencji wielodostępnych lub błędów uprawnień użytkownika systemowego.
W bazie enova365 zablokowany jest okres obrachunkowy lub magazynowy, co uniemożliwia automatyczne utworzenie nowego dokumentu handlowego.
Konto użytkownika wykorzystywane przez usługę integracyjną utraciło prawa zapisu do odpowiednich definicji dokumentów (np. ZK lub faktur).

Przebieg prac wdrożeniowych i konfiguracyjnych

Wdrożenie integracji realizowane jest bezpośrednio u klienta. Zapewniamy bezpłatny dojazd na terenie Warszawy oraz 7 okolicznych powiatów (grodziski, legionowski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, warszawski zachodni, wołomiński). Standardowy proces wdrożeniowy przebiega według ustrukturyzowanego schematu:

Audyt środowiska i analiza procesów: weryfikacja wersji enova365, struktury bazy Microsoft SQL Server, specyfiki platformy sklepowej oraz zdefiniowanie reguł mapowania magazynów, cenników i statusów.
Przygotowanie środowiska i instalacja modułów: wdrożenie usług integracyjnych na serwerze (np. jako usługi systemowej Windows Service) lub skonfigurowanie dedykowanego konektora API.
Konfiguracja mapowania danych: powiązanie stawek podatkowych, metod płatności, form dostawy, walut oraz atrybutów produktów między sklepem a systemem ERP.
Testy weryfikacyjne w środowisku kontrolowanym: wykonanie próbnych zamówień testowych, weryfikacja poprawności generowania dokumentów handlowych oraz kontrola automatycznej aktualizacji stanów magazynowych.
Uruchomienie produkcyjne i instruktaż: przekazanie środowiska do bieżącej eksploatacji oraz omówienie zasad obsługi zamówień i gospodarki magazynowej z pracownikami.

Wszystkie prace mogą zostać objęte umową o zachowaniu poufności (NDA na życzenie). Domyślnie nie prosimy o udostępnianie prywatnych haseł użytkowników — konfiguracja realizowana jest z wykorzystaniem dedykowanych kont technicznych o precyzyjnie dobranych uprawnieniach.

Często zadawane pytania o integrację enova365 ze sklepem internetowym

Czy program enova365 musi być stale uruchomiony na komputerze pracownika, aby zamówienia się pobierały?

Nie ma takiej konieczności. Integracja pracuje w oparciu o usługi działające w tle (Windows Service) lub autonomiczny Harmonogram Zadań enova365 zainstalowany na serwerze. Wymiana danych odbywa się automatycznie przez całą dobę, niezależnie od tego, czy użytkownicy są aktualnie zalogowani do interfejsu graficznego programu.

Co dzieje się w sytuacji, gdy nastąpi przerwa w dostępie do Internetu?

Prawidłowo wdrożony mechanizm integracyjny wykorzystuje kolejkowanie zdarzeń. W przypadku braku połączenia internetowego nowe zamówienia bezpiecznie oczekują w bazie sklepu internetowego, a zmiany stanów magazynowych odkładają się w kolejce transakcyjnej w enova365. Po przywróceniu stabilnego połączenia sieciowego integracja automatycznie wznawia pracę i przetwarza zaległe operacje bez ryzyka utraty danych.

Czy możliwa jest jednoczesna integracja enova365 z kilkoma różnymi sklepami i kontami Allegro?

Tak. System enova365 sprawdza się w architekturze wielokanałowej. Możliwe jest podłączenie wielu niezależnych sklepów internetowych opartych na różnych silnikach oraz wielu kont Allegro (np. poprzez integrację z systemem BaseLinker). Każdy kanał sprzedaży może mieć przypisany osobny magazyn logiczny, odrębną serię numeracji dokumentów oraz dedykowany cennik.

W jaki sposób rozwiązana jest kwestia dodawania nowych towarów?

W zależności od przyjętej w firmie strategii, nadrzędnym źródłem danych o produktach (tzw. Master Data) może być enova365 lub platforma sklepowa. Najczęściej stosowanym modelem jest tworzenie kartoteki w enova365 (z kodem EAN, nazwą i ceną), skąd dane są automatycznie eksportowane do sklepu, gdzie personel uzupełnia zdjęcia i opisy marketingowe.

Jakie wsparcie przysługuje po zakończeniu wdrożenia?

Usługa konfiguracji objęta jest gwarancją do 12 miesięcy. Dodatkowo po zakończeniu prac zapewniamy bezpłatne wsparcie powdrożeniowe do 30 dni, w ramach którego weryfikowana jest bieżąca stabilność wymiany danych oraz wprowadzane są ewentualne korekty parametrów synchronizacji.

Niezawodna synchronizacja jako podstawa skalowania sprzedaży w enova365

Stabilne połączenie systemu enova365 z platformą e-commerce pozwala przekształcić środowisko magazynowo-księgowe w wydajne centrum automatycznej realizacji zamówień internetowych. Prawidłowo wdrożona dwukierunkowa wymiana informacji chroni firmę przed kosztownymi błędami magazynowymi, eliminuje opóźnienia w wysyłce towarów i umożliwia bezproblemową obsługę rosnącej liczby transakcji bez konieczności zwiększania nakładu pracy ręcznej.

22 378 48 09

Integracja enova365 ze sklepem internetowym