Producent enova365 regularnie wydaje aktualizacje uwzględniające zmiany w przepisach i nowe funkcje. Odkładanie aktualizacji naraża firmę na pracę na nieaktualnych zasadach rozliczeniowych i utratę dostępu do wsparcia technicznego.

Na czym polega ta usługa

Aktualizacja obejmuje wykonanie pełnej kopii zapasowej bazy danych przed rozpoczęciem procesu, instalację nowej wersji systemu oraz weryfikację poprawności działania wszystkich używanych modułów po aktualizacji.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przeznaczona dla firm korzystających z nieaktualnej wersji enova365, które chcą mieć dostęp do najnowszych funkcji i zgodności z aktualnymi wymaganiami prawnymi bez ryzyka utraty danych.

Ile to trwa

Aktualizacja mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Specyfika środowiska bazodanowego i architektury enova365

System enova365 opiera się na relacyjnej bazie danych Microsoft SQL Server (oprogramowaniu zarządzającym relacyjnymi strukturami danych i transakcjami). Każda zmiana wersji systemu niesie za sobą konieczność wykonania konwersji bazy danych, czyli dostosowania schematu tabel, procedur składowanych (zestawów instrukcji wykonywanych po stronie serwera bazy danych) oraz indeksów do nowego kodu aplikacji. W środowiskach firmowych instalacja enova365 może występować w kilku wariantach architektonicznych: jako aplikacja klasyczna instalowana na stacjach roboczych (interfejs okienkowy), jako usługa wielodostępna zarządzana przez Soneta Server (serwer aplikacji pośredniczący w komunikacji z bazą), a także jako interfejs przeglądarkowy HTML5 lub pulpity samoobsługowe (Pulpit Pracownika, Pulpit Kierownika, Pulpit Klienta B2B).

Podczas podnoszenia wersji kluczowe jest zachowanie spójności pomiędzy wszystkimi tymi elementami. Niezgodność wersji bibliotek na serwerze aplikacji z wersją bazy danych uniemożliwia uruchomienie systemu lub powoduje błędy transakcyjne w trakcie zapisu dokumentów. Dodatkowo proces aktualizacji musi uwzględniać Harmonogram Zadań enova365 (usługę systemową Windows odpowiadającą za automatyczną wymianę danych, wysyłkę powiadomień oraz generowanie cyklicznych raportów), który przed rozpoczęciem modyfikacji bazy danych wymaga bezpiecznego zatrzymania, a po zakończeniu procedury ponownej konfiguracji i uruchomienia.

Warianty i ścieżki aktualizacji systemu

Zakres i stopień skomplikowania procedury aktualizacyjnej zależy od różnicy wydań oraz stopnia rozbudowy wdrożonego rozwiązania. Wyróżnia się następujące warianty prac:

Aktualizacja standardowa w ramach bieżącego cyklu wydawniczego – przejście do nowszej kompilacji systemu (ang. build) w celu wdrożenia bieżących zmian prawnych, takich jak nowe stawki podatkowe, schematy deklaracji ZUS lub modyfikacje w strukturach plików JPK (Jednolitego Pliku Kontrolnego). Zmiany w strukturze bazy danych są w tym przypadku punktowe i skupiają się na definicjach formularzy oraz algorytmach obliczeniowych.
Migracja wielowydaniowa (aktualizacja skokowa) – sytuacja, w której przedsiębiorstwo pracuje na wersji sprzed kilkunastu miesięcy lub kilku lat. Bezpośrednie podniesienie wersji do najnowszej bywa niemożliwe z powodu zmian w silniku obiektowym systemu. Wymagane jest wówczas przeprowadzenie migracji etapowej, polegającej na sekwencyjnej konwersji bazy przez wyznaczone wersje pośrednie wskazane przez producenta oprogramowania.
Aktualizacja instalacji z rozszerzeniami autorskimi – środowiska zawierające dodatkowe biblioteki DLL (pliki bibliotek programistycznych), dedykowane integratory z platformami handlowymi (np. BaseLinker, sklepy internetowe), czytnikami kodów kreskowych lub systemami bankowości elektronicznej. Wymaga to wcześniejszej weryfikacji kompatybilności kodu zewnętrznego z nowym interfejsem programistycznym (API) enova365.
Aktualizacja w architekturze rozproszonej – proces obejmujący serwer bazodanowy, serwery aplikacji, usługi sieciowe oraz kilkadziesiąt niezależnych końcówek klienckich na komputerach stacjonarnych i laptopach pracowników.

Błędy popełniane przy samodzielnych próbach aktualizacji

Próby przeprowadzenia aktualizacji oprogramowania ERP przez osoby bez doświadczenia w administracji bazami danych często prowadzą do przestoju w przedsiębiorstwie. Do najczęstszych problemów należą:

Brak pełnej kopii zapasowej przed konwersją – wykonanie kopii tylko plików programu bez utworzenia spójnego zrzutu bazy danych (.bak) w Microsoft SQL Server Management Studio (narzędziu administracyjnym do zarządzania bazą). Jeśli proces konwersji zostanie przerwany, cofnięcie zmian bez poprawnego pliku kopii jest niemożliwe.
Zignorowanie wymagań silnika bazy danych – nowsze wydania enova365 wymagają określonych poziomów zgodności bazy (tzw. Compatibility Level) oraz nowszych wersji SQL Server. Próba uruchomienia konwersji na niewspieranym silniku kończy się błędem składni SQL i zablokowaniem dostępu do danych.
Niewystarczająca przestrzeń dyskowa na plik transakcyjny – podczas konwersji dużych baz danych plik dziennika transakcji (.ldf) gwałtownie rośnie. Brak wolnego miejsca na dysku serwera powoduje przerwanie transakcji w połowie procesu i przejście bazy w stan błędu (tzw. stan Recovery Pending lub Suspect).
Przeprowadzanie prac bezpośrednio na środowisku produkcyjnym – brak wcześniejszego testu konwersji na kopii roboczej uniemożliwia oszacowanie czasu trwania procesu oraz wykrycie ewentualnych konfliktów w dodatkach autorskich przed odcięciem pracowników od systemu.
Równoczesny dostęp użytkowników do bazy – uruchomienie procesu aktualizacji bez odłączenia sesji pozostałych pracowników i bez zablokowania usług w tle prowadzi do powstania zakleszczeń (tzw. deadlock) w bazie danych.

Procedura bezpiecznego podniesienia wersji enova365

Prawidłowo zaplanowany proces minimalizuje ryzyko błędów i ogranicza niedostępność systemu dla personelu. Prace realizowane są według ustandaryzowanego schematu:

Analiza wstępna środowiska i licencji – weryfikacja aktualnej wersji systemu, poziomu poprawki silnika bazodanowego, dostępnych licencji oraz aktywności gwarancji na oprogramowanie.
Utworzenie środowiska testowego – odtworzenie produkcyjnej bazy danych na odseparowanej instancji testowej w celu wykonania próbnej konwersji oraz sprawdzenia poprawności przeliczania danych historycznych.
Weryfikacja rozszerzeń i raportów – sprawdzenie działania dedykowanych wydruków, wzorców dokumentów oraz zewnętrznych modułów integracyjnych w nowej wersji enova365.
Wykonanie kopii bezpieczeństwa – sporządzenie pełnej kopii zapasowej bazy produkcyjnej, zabezpieczenie plików konfiguracyjnych Soneta.Explorer.exe.config oraz wykonanie migawki systemu (tzw. snapshotu maszyny wirtualnej, jeśli serwer pracuje w środowisku wirtualnym).
Właściwa instalacja i konwersja – instalacja nowych pakietów oprogramowania na serwerze, uruchomienie konwersji schematu bazy danych oraz monitorowanie wpisów w dzienniku zdarzeń.
Aktualizacja usług pomocniczych – wdrożenie nowych wersji dla Soneta Server, Harmonogramu Zadań oraz pulpitów pracowniczych i modułów www.
Wdrożenie na stanowiskach końcowych – aktualizacja aplikacji na komputerach i laptopach użytkowników wraz z weryfikacją poprawności połączeń sieciowych.
Testy powdrożeniowe – próbne zalogowanie, wystawienie dokumentu testowego, weryfikacja komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) oraz sprawdzenie deklaracji rozliczeniowych.

Kiedy problem wynika z innych czynników niż brak aktualizacji

Nie każde nieprawidłowe zachowanie systemu enova365 oznacza potrzebę instalacji nowej wersji. Warto odróżnić konieczność aktualizacji od innych usterek technicznych:

Spadek wydajności i wolne otwieranie list dokumentów – najczęściej przyczyną jest fragmentacja indeksów w bazie SQL Server, brak regularnej konserwacji bazy danych (tzw. planów utrzymaniowych - Maintenance Plans) lub wyczerpanie pamięci operacyjnej RAM na serwerze, a nie błędy w kodzie programu.

Błędy autoryzacji i utrata połączenia z bazą – wynikają zazwyczaj z problemów z siecią lokalną LAN, restrykcyjnych reguł zapory sieciowej (Firewall) blokujących port 1433 wykorzystywany przez serwer SQL, bądź z wygaśnięcia haseł użytkowników domenowych w usłudze Active Directory.

Niezgodności w rozliczeniach księgowych lub kadrowych – mogą być spowodowane błędnym wprowadzeniem parametrów konfiguracyjnych w definicjach elementów wypłat, błędnymi wskaźnikami naliczeń lub pomyłką operatora, co wymaga korekty konfiguracji wewnątrz modułu, a nie instalacji nowego pakietu instalacyjnego.

Błędy wyświetlania interfejsu na pojedynczej stacji – uszkodzenie lokalnego pliku pamięci podręcznej (cache) w profilu użytkownika systemu Windows lub brak wymaganych bibliotek środowiska .NET Framework na konkretnym komputerze, podczas gdy reszta firmy pracuje bez zakłóceń.

Dodatkowe pytania dotyczące aktualizacji enova365

Czy podczas aktualizacji firmy musi nastąpić całkowity przestój w pracy?

Konwersja bazy danych wymaga uzyskania wyłącznego dostępu do bazy, co oznacza, że pracownicy nie mogą w tym czasie wprowadzać ani edytować dokumentów. Aby nie zakłócać bieżącej działalności handlowej i operacyjnej przedsiębiorstwa, prace na serwerze mogą zostać zaplanowane w godzinach popołudniowych lub w dni wolne od pracy, bez nakładania dodatkowych opłat za pracę poza standardowymi godzinami biurowymi.

Co dzieje się ze zdefiniowanymi wcześniej wzorcami wydruków i raportami?

Standardowe raporty systemowe są automatycznie aktualizowane do nowych wersji. W przypadku raportów autorskich lub zmodyfikowanych szablonów wydruków przeprowadzana jest weryfikacja w środowisku testowym. W razie wykrycia niezgodności nazewnictwa pól bazodanowych szablony są dostosowywane do nowego schematu bazy.

Jakie wymagania sprzętowe musi spełniać serwer pod nową wersję enova365?

Nowe wydania systemu enova365 stawiają wyższe wymagania dotyczące wersji środowiska Microsoft .NET Framework oraz silnika Microsoft SQL Server. Podczas wstępnej weryfikacji sprawdzana jest ilość wolnego miejsca na dyskach serwera, dostępna pamięć RAM oraz wersja systemu operacyjnego Windows Server, co pozwala uniknąć sytuacji, w której serwer nie obsłuży nowo zainstalowanych komponentów.

W jaki sposób chronione są poufne dane kadrowe i księgowe w trakcie prac?

Wszystkie czynności serwisowe realizowane są bezpośrednio w siedzibie klienta na jego infrastrukturze serwerowej. Baza danych nie jest kopiowana na zewnętrzne nośniki bez wyraźnej potrzeby technicznej i zgody przedsiębiorcy. Na życzenie klienta podpisywana jest bezpłatna umowa o zachowaniu poufności (NDA - Non-Disclosure Agreement), gwarantująca pełne bezpieczeństwo danych osobowych i handlowych.

Co w przypadku, gdy po aktualizacji pojawi się niespodziewany błąd w module?

Wdrożenie objęte jest wsparciem technicznym oraz gwarancją do 12 miesięcy. W przypadku wystąpienia nieprawidłowości serwisant weryfikuje logi systemowe, diagnozuje przyczynę błędu i wykonuje niezbędne korekty w konfiguracji lub procedurach bazodanowych.

Bezpieczne utrzymanie ciągłości procesów biznesowych

Regularne podnoszenie wersji systemu enova365 zapewnia zgodność z dynamicznie zmieniającym się prawem podatkowym i przepisami pracowniczymi, a także gwarantuje poprawną współpracę z systemami państwowymi oraz platformami elektronicznej wymiany danych. Zespół serwisowy realizuje pełny proces aktualizacyjny bezpośrednio w siedzibie klienta na terenie Warszawy oraz okolicznych powiatów w promieniu do 40 kilometrów. Zapewnia to bezpośredni nadzór nad serwerem firmowym, bezpłatny dojazd serwisanta, ciągłość pracy modułów księgowych i handlowych oraz pełne bezpieczeństwo przetwarzanych informacji biznesowych.

22 378 48 09

Aktualizacja wersji systemu enova365