Producent WAPRO regularnie wydaje aktualizacje uwzględniające zmiany w przepisach podatkowych i księgowych. Odkładanie aktualizacji naraża firmę na pracę na nieaktualnych zasadach rozliczeniowych.

Na czym polega ta usługa

Aktualizacja obejmuje wykonanie pełnej kopii zapasowej baz danych przed rozpoczęciem procesu, instalację nowej wersji programów oraz weryfikację poprawności działania wszystkich modułów i zgodności danych po aktualizacji.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przeznaczona dla firm korzystających z nieaktualnej wersji programów WAPRO, które chcą mieć pewność zgodności z aktualnymi przepisami bez ryzyka utraty danych podczas aktualizacji.

Ile to trwa

Aktualizacja mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Obsługiwane moduły pakietu WAPRO ERP

Pakiet WAPRO ERP to zintegrowany zestaw aplikacji biznesowych, które korzystają ze wspólnego środowiska bazodanowego. Aktualizacja może obejmować pojedyncze stanowisko lub całe środowisko wielomodułowe w firmie. Obsługiwane są wszystkie główne programy z rodziny WAPRO:

WAPRO Mag – system obsługi sprzedaży, gospodarki magazynowej, zamówień, rozliczeń z kontrahentami oraz integracji z platformami handlowymi i sklepami internetowymi.
WAPRO Fakir – oprogramowanie do prowadzenia pełnej księgowości, planu kont, rozrachunków, ewidencji podatku od towarów i usług oraz sprawozdawczości finansowej.
WAPRO Kaper – program dedykowany do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz rozliczania ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
WAPRO Gang – moduł kadrowo-płacowy odpowiedzialny za ewidencję pracowników, naliczanie wynagrodzeń, zasiłków, ewidencję czasu pracy oraz rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.
WAPRO JPK – narzędzie służące do generowania, scalania, weryfikacji i bezpiecznej wysyłki plików Jednolitego Pliku Kontrolnego do systemów Ministerstwa Finansów.
WAPRO Best – aplikacja do ewidencji, inwentaryzacji i naliczania odpisów amortyzacyjnych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
WAPRO Fakturka – program przeznaczony do uproszczonego fakturowania w małych firmach i działalnościach usługowych.
Moduły integracyjne i mobilne – oprogramowanie WAPRO Mobile dla przedstawicieli handlowych, WAPRO Analizy oraz integracje z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) i platformami kurierskimi.

Dlaczego regularna aktualizacja oprogramowania WAPRO jest konieczna

Oprogramowanie biznesowe i księgowe wymaga systematycznego dostosowywania do zmieniających się realiów prawno-gospodarczych oraz technicznych. Pozostawanie na starszych wydaniach niesie ze sobą konkretne ryzyka operacyjne.

Podstawowym powodem wdrażania nowych wersji są zmiany w przepisach podatkowych, ustawie o rachunkowości oraz prawie pracy. Nowelizacje przepisów wymuszają modyfikacje struktur plików JPK_V7 (elektroniczny dokument łączący deklarację podatkową z ewidencją VAT), aktualizację wzorów deklaracji podatkowych PIT i CIT, a także zmianę zasad naliczania składek zdrowotnych i podatków w module płacowym WAPRO Gang. Brak aktualizacji uniemożliwia prawidłowe wyliczenie zobowiązań oraz terminowe przekazanie danych do urzędów.

Drugim istotnym czynnikiem jest integracja z systemami zewnętrznymi, w tym z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF, państwowa platforma służąca do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych). Nowe wersje programów WAPRO wprowadzają niezbędne mechanizmy komunikacji z rządowymi bramkami, uwzględniając aktualne protokoły szyfrowania danych TLS (protokół kryptograficzny zapewniający bezpieczne połączenie przez Internet).

Trzeci aspekt to stabilność i bezpieczeństwo techniczne. Każda kolejna wersja WAPRO optymalizuje współpracę z silnikiem bazy danych Microsoft SQL Server (relacyjna baza danych przechowująca wszystkie rekordy systemu). Aktualizacje eliminują zidentyfikowane błędy, przyspieszają wykonywanie złożonych raportów oraz zapewniają pełną kompatybilność z nowymi wersjami systemów operacyjnych z rodziny Windows i Windows Server.

Warianty architektury a specyfika procedury aktualizacji

Proces podnoszenia wersji WAPRO różni się w zależności od tego, jak zorganizowana jest infrastruktura informatyczna w przedsiębiorstwie.

W instalacjach jednostanowiskowych program oraz baza danych Microsoft SQL Server znajdują się na jednym komputerze stacjonarnym lub laptopie. Procedura skupia się wówczas na archiwizacji lokalnej bazy, instalacji nowych plików wykonywalnych, konwersji struktur tabel i weryfikacji połączenia lokalnego.

W środowiskach sieciowych klient-serwer baza danych umieszczona jest na dedykowanym serwerze fizycznym lub maszynie wirtualnej, natomiast programy zainstalowane są na wielu stacjach roboczych w lokalnej sieci komputerowej (LAN). W takim wariancie kluczowe jest zachowanie właściwej kolejności działań. Najpierw aktualizowany jest serwer oraz struktura bazy danych, a następnie wszystkie końcówki robocze. Uruchomienie programu na stacji ze starą wersją po konwersji bazy uniemożliwi pracę i może wywołać błędy integralności.

W instalacjach terminalowych użytkownicy łączą się ze wspólnym serwerem za pośrednictwem usług pulpitu zdalnego (Remote Desktop Services, technologia umożliwiająca równoległą pracę wielu osób na zasobach jednego serwera). Aktualizacja wymaga przełączenia serwera w specjalny tryb instalacji aplikacji, uaktualnienia plików oraz weryfikacji uprawnień użytkowników domenowych w usłudze Active Directory (narzędzie do zarządzania tożsamością i dostępem w środowisku Windows).

Krok po kroku: jak przebiega profesjonalna aktualizacja

Prawidłowe przeprowadzenie aktualizacji oprogramowania WAPRO wymaga zachowania rygorystycznych procedur bezpieczeństwa danych. Standardowy proces składa się z kilku uporządkowanych etapów:

Weryfikacja środowiska i licencji. Na początku sprawdzane są wymagania techniczne nowej wersji, wersja zainstalowanego silnika Microsoft SQL Server, ilość wolnego miejsca na dyskach serwera na rozrost plików bazy danych (.mdf) i dziennika transakcji (.ldf), a także ważność kodów aktywacyjnych i licencji WAPRO.

Wykonanie pełnej kopii zapasowej. Przed modyfikacją jakichkolwiek plików tworzona jest natywna kopia bezpieczeństwa bazy danych (plik kopii z rozszerzeniem .bak tworzony bezpośrednio przez silnik SQL), a także archiwum za pomocą wbudowanego narzędzia WAPRO Archiwizator. Kopia jest weryfikowana pod kątem spójności i zapisywana w bezpiecznej lokalizacji poza serwerem roboczym.

Aktualizacja komponentów systemowych. W razie potrzeby instalowane są wymagane biblioteki środowiska Microsoft .NET Framework oraz aktualizacje silnika bazodanowego.

Instalacja nowych wersji oprogramowania. Za pomocą instalatora pakietu lub narzędzia WAPRO Update instalowane są najnowsze wersje aplikacji na serwerze głównym.

Konwersja i reorganizacja baz danych. Przy użyciu programu WAPRO Administrator uruchamiana jest procedura konwersji struktur bazy danych. W tym kroku wykonywane są skrypty SQL dostosowujące tabele, indeksy, procedury składowane i widoki do formatu wymaganego przez nową wersję.

Aktualizacja stanowisk klienckich. Nowe wersje programów instalowane są na wszystkich komputerach użytkowników pracujących w sieci lokalnej.

Testy poprawności i weryfikacja danych. Po zakończeniu instalacji przeprowadzane jest logowanie testowe, kontrola poprawności odczytu stanów magazynowych i rozrachunków, próbne wystawienie dokumentu oraz weryfikacja komunikacji z urządzeniami fiskalnymi i czytnikami kodów.

Najczęstsze błędy przy próbie samodzielnej aktualizacji

Samodzielne próby instalacji nowych wersji oprogramowania ERP bez odpowiedniego przygotowania technicznego niosą ryzyko przestoju w firmie. Do najczęstszych problemów należą:

Brak weryfikacji kopii zapasowej przed rozpoczęciem prac. Użytkownicy często pomijają wykonanie kopii lub wykonują ją na ten sam dysk, na którym brakuje miejsca. W przypadku wystąpienia błędu podczas modyfikacji struktur bazy danych brak poprawnego pliku .bak uniemożliwia przywrócenie stanu początkowego.

Przerwanie procesu konwersji bazy danych. Konwersja dużych baz danych zawierających wieloletnią historię dokumentów może trwać od kilkunastu minut do kilku godzin. Zamknięcie programu przez Menedżer zadań lub wyłączenie komputera w trakcie wykonywania skryptu migracyjnego powoduje uszkodzenie struktury bazy i przejście bazy w stan awarii (status Suspect w środowisku SQL Server).

Praca na niezgodnych wersjach programu i bazy. Sytuacja taka ma miejsce, gdy serwer zostanie zaktualizowany, a stacje robocze pozostaną na starszej wersji binariów. Próba edycji dokumentów z poziomu nieaktualnego programu prowadzi do błędów blokad rekordów i naruszenia spójności powiązań kluczy w bazie danych.

Niezgodność wersji silnika Microsoft SQL Server. Nowe wydania WAPRO sukcesywnie wycofują wsparcie dla przestarzałych edycji silnika bazodanowego (np. Microsoft SQL Server 2008, 2012 czy 2014). Próba aktualizacji programu na niewspieranym silniku kończy się przerwaniem instalacji lub błędami konwersji skryptów.

Nadpisanie spersonalizowanych wzorców wydruków. Firmy często korzystają z indywidualnie zmodyfikowanych szablonów faktur lub raportów w generatorze Crystal Reports. Nieumiejętna instalacja może nadpisać zmodyfikowane pliki szablonów ich wersjami domyślnymi, co wymusza ich ponowne projektowanie.

Kiedy problem wynika z infrastruktury, a nie z samego oprogramowania

Podczas procedury aktualizacji mogą ujawnić się usterki sprzętowe lub konfiguracyjne, które uniemożliwiają prawidłowe działanie systemu, choć sam instalator WAPRO działa poprawnie. Warto odróżnić problemy z oprogramowaniem od następujących sytuacji:

Uszkodzenia logiczne struktury bazy danych powstałe przed aktualizacją. Jeśli baza posiadała uszkodzone strony danych (błędy sum kontrolnych CRC w strukturze plików .mdf), skrypty konwersyjne nie zakończą się pomyślnie. Wymagana jest wtedy wcześniejsza diagnoza integralności za pomocą polecenia DBCC CHECKDB (wewnętrzne narzędzie diagnostyczne SQL Server) i naprawa spójności tabel.

Osiągnięcie limitu rozmiaru bezpłatnej wersji bazy danych. Wersje bezpłatne Microsoft SQL Server Express posiadają sztywny limit wielkości pliku danych bazy wynoszący 10 GB. Jeśli baza danych w firmie zbliżyła się do tej granicy, próba dodania nowych tabel podczas aktualizacji kończy się błędem braku miejsca w pliku bazy, mimo wolnej przestrzeni na dysku twardym.

Blokady zapory sieciowej i konfiguracji portów. Po aktualizacji systemów Windows lub wymianie urządzeń sieciowych może dojść do zablokowania portu TCP 1433 (domyślny port komunikacji z instancją Microsoft SQL Server) lub usługi SQL Server Browser na porcie UDP 1434, co objawia się brakiem możliwości odnalezienia serwera przez stacje robocze.

Zdegradowana wydajność dysków twardych serwera. Wolne działanie programu po aktualizacji bywa wynikiem problemów sprzętowych macierzy dyskowej, wysokiego poziomu fragmentacji indeksów w bazie danych lub niewystarczającej ilości pamięci RAM przydzielonej do instancji SQL Server.

Często zadawane pytania

Czy podczas aktualizacji WAPRO firma musi całkowicie przerwać pracę?

Tak, na czas wykonywania kopii zapasowej oraz konwersji bazy danych wszyscy użytkownicy muszą wylogować się z programów WAPRO. Prace serwisowe planowane są w sposób minimalizujący wpływ na bieżącą działalność operacyjną przedsiębiorstwa.

Czy po aktualizacji zostaną zachowane wszystkie dotychczasowe dane, historia sprzedaży i rozrachunki?

Prawidłowo przeprowadzona aktualizacja zachowuje komplet danych historycznych, kartotek towarowych, kontrahentów, zapisów księgowych oraz rozliczeń. Nowa wersja modyfikuje wyłącznie strukturę bazy danych, dodając nowe pola i funkcje, bez usuwania istniejących wpisów.

Jak sprawdzić, czy używana wersja WAPRO jest aktualna?

Numer aktualnie zainstalowanej wersji oraz numer kompilacji (tzw. build) można sprawdzić bezpośrednio w menu programu, wybierając zakładkę Pomoc, a następnie opcję O programie. Informacje te można również zweryfikować w aplikacji WAPRO Administrator lub kontaktując się ze wsparciem technicznym.

Czy do przeprowadzenia aktualizacji potrzebne są hasła użytkowników?

Domyślnie nie prosimy o hasła użytkowników do ich kont osobistych w systemie Windows ani w programach WAPRO. Do wykonania procedury niezbędny jest jedynie dostęp do uprawnień administracyjnych serwera i instancji bazy danych (konto administratora bazy danych sa lub konto z uprawnieniami administracyjnymi), wykorzystywany wyłącznie w celach serwisowych.

Czy aktualizacja obejmuje również konfigurację połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)?

W ramach wdrożenia nowej wersji oprogramowania możliwe jest przeprowadzenie konfiguracji modułów komunikacyjnych odpowiedzialnych za pobieranie i wysyłkę e-faktur, weryfikację uprawnień oraz instalację certyfikatów autoryzacyjnych w systemie.

Sprawna obsługa systemów WAPRO bez zakłóceń w sprzedaży i księgowości

Utrzymanie aktualności oprogramowania WAPRO ERP to warunek terminowego generowania deklaracji podatkowych, bezproblemowego fakturowania oraz pełnej zgodności z dynamicznie zmieniającym się prawem gospodarczym. Prawidłowo zaplanowana i wykonana aktualizacja eliminuje ryzyko utraty cennych danych handlowych i pozwala zespołowi pracowników korzystać z najnowszych narzędzi usprawniających codzienną pracę firmy.

22 378 48 09

Aktualizacja wersji programów WAPRO