Firmy prowadzące sprzedaż zarówno stacjonarną, jak i internetową potrzebują, żeby WAPRO Mag i platforma sklepowa mówiły tym samym językiem — bez tego stany magazynowe szybko przestają się zgadzać.

Na czym polega ta usługa

Integracja obejmuje skonfigurowanie dwukierunkowej synchronizacji stanów magazynowych i cen między WAPRO Mag a platformą sklepową, automatyczne przenoszenie zamówień ze sklepu do systemu magazynowego oraz generowanie dokumentów sprzedaży bez ręcznego przepisywania danych.

Dla kogo ma sens

Usługa jest niezbędna dla firm prowadzących sprzedaż wielokanałową — jednocześnie stacjonarną i internetową — które chcą uniknąć sprzedaży towaru niedostępnego już w rzeczywistości.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Architektura połączenia systemu WAPRO Mag z platformami e-commerce

Prawidłowo zaprojektowane środowisko integracyjne opiera się na stabilnym połączeniu między bazą danych Microsoft SQL Server (relacyjny system zarządzania bazą danych, na którym pracuje oprogramowanie Asseco WAPRO ERP) a silnikiem wybranego sklepu internetowego. Wymiana informacji może być realizowana w modelu bezpośrednim lub za pośrednictwem zewnętrznych platform integracyjnych, w zależności od liczby obsługiwanych kanałów sprzedaży oraz specyfiki procesów logistycznych w przedsiębiorstwie.

Wdrożenie obejmuje konfigurację połączeń z najpopularniejszymi platformami e-commerce oraz systemami zarządzania sprzedażą wielokanałową:

WooCommerce — środowisko sklepowe oparte na systemie WordPress, integrowane za pomocą dedykowanych wtyczek synchronizujących lub bezpośrednich zapytań do REST API (interfejs programistyczny aplikacji oparty na standardowych zapytaniach protokołu HTTP).
PrestaShop — platforma e-commerce o rozbudowanej strukturze atrybutów i cech produktów, wymagająca precyzyjnego mapowania kombinacji towarowych na kartoteki asortymentowe w WAPRO Mag.
Magento oraz Adobe Commerce — zaawansowane systemy dedykowane do obsługi dużych wolumenów zamówień, gdzie kluczowe jest zoptymalizowanie zapytań do bazy danych w celu uniknięcia opóźnień.
Shoper i Shopify — platformy w modelu SaaS (oprogramowanie jako usługa działające w chmurze dostawcy), z którymi komunikacja odbywa się za pośrednictwem bezpiecznych protokołów sieciowych HTTPS i autoryzowanych kluczy dostępowych.
BaseLinker — uniwersalny system integracyjny pośredniczący w wymianie danych między programem magazynowym a wieloma sklepami internetowymi, kontami marketplace, hurtowniami oraz platformami kurierskimi.

Zakres synchronizowanych danych w procesie sprzedaży

Automatyzacja procesów magazynowych eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych między systemami, co znacząco zmniejsza ryzyko pomyłek i przyspiesza realizację zamówień. Prawidłowo skonfigurowany mostek danych odpowiada za ciągłą wymianę kluczowych informacji biznesowych:

Kartoteki towarowe i asortyment — przesyłanie nazw produktów, szczegółowych opisów technicznych, zdjęć, kategorii, jednostek miar oraz wag gabarytowych. Kluczowym elementem jest powiązanie unikalnego kodu SKU (magazynowy identyfikator pozycji) oraz kodu EAN-13 (europejski standard kodu kreskowego towaru).
Stany magazynowe i rezerwacje — bieżąca aktualizacja ilości dostępnych towarów na podstawie stanu rzeczywistego pomniejszonego o rezerwacje ze złożonych wcześniej zamówień. System może obsługiwać jeden magazyn główny lub wiele magazynów fizycznych i logicznych zdefiniowanych w strukturze WAPRO Mag.
Poziomy cenowe i polityka rabatowa — automatyczna publikacja cen detalicznych, hurtowych oraz promocyjnych przypisanych do odpowiednich grup kontrahentów, z zachowaniem właściwych stawek podatku VAT oraz przeliczaniem walut obcych.
Pobieranie zamówień i tworzenie dokumentów — import danych o nowych zamówieniach ze sklepu internetowego bezpośrednio do bufora zamówień WAPRO Mag. Na tej podstawie generowane są dokumenty ZK (zamówienie od klienta), dokumenty magazynowe WZ (wydanie zewnętrzne) oraz dokumenty końcowe, takie jak faktury handlowe lub paragony fiskalne.
Dane kontrahentów — zakładanie nowych kartotek klientów w bazie programu magazynowego na podstawie danych podanych w formularzu zamówienia, z automatyczną weryfikacją numeru NIP (numer identyfikacji podatkowej) w rejestrach państwowych oraz rozróżnieniem klientów indywidualnych i przedsiębiorstw.
Statusy realizacji i tracking przesyłek — zwrotne przekazywanie informacji o zmianie statusu zamówienia w programie magazynowym do panelu sklepu oraz wysyłanie numeru listu przewozowego do klienta końcowego.

Etapy wdrożenia integracji krok po kroku

Wdrożenie integracji wymaga systematycznego podejścia, które zapewnia bezpieczeństwo danych finansowych i magazynowych bez zakłócania bieżącej pracy przedsiębiorstwa. Proces realizowany bezpośrednio w siedzibie firmy klienta przebiega według ściśle określonego schematu:

1. Audyt środowiska IT i bazy danych — pierwszym krokiem jest analiza struktury bazy danych WAPRO Mag, wersji zainstalowanego silnika Microsoft SQL Server oraz zasobów sprzętowych serwera. Sprawdzane są uprawnienia dostępowe, konfiguracja sieci lokalnej oraz stabilność połączenia internetowego.

2. Standaryzacja i uporządkowanie kartotek — przed uruchomieniem synchronizacji konieczne jest zweryfikowanie poprawności indeksów katalogowych. Każdy produkt musi posiadać unikalny identyfikator (indeks handlowy lub kod EAN), co zapobiega dublowaniu pozycji oraz błędnemu przypisywaniu stanów magazynowych.

3. Mapowanie słowników i parametrów — konfiguracja reguł powiązań między kategoriami w sklepie a drzewem asortymentowym w WAPRO Mag. Na tym etapie definiuje się mapowanie stawek podatku VAT, metod płatności (przelewy elektroniczne, płatności kartą, pobranie), form dostawy (kurierzy, automaty paczkowe) oraz statusów zamówień.

4. Testy w środowisku odizolowanym — przeprowadzenie próbnej synchronizacji na wybranej grupie produktów testowych. Weryfikowany jest poprawny przepływ zamówień testowych, zachowanie systemu przy zerowych stanach magazynowych oraz prawidłowe naliczanie cen i podatków na dokumentach sprzedaży.

5. Uruchomienie produkcyjne i harmonogram zadań — uruchomienie automatycznej wymiany danych w czasie rzeczywistym lub w cyklicznych interwałach za pomocą systemowego narzędzia Harmonogram zadań Windows (usługa systemowa uruchamiająca skrypty i aplikacje w określonym czasie). Dobierane są optymalne odstępy czasowe synchronizacji, aby zapewnić aktualność danych bez nadmiernego obciążania serwera.

Najczęstsze błędy i pułapki podczas samodzielnej konfiguracji

Próby samodzielnego łączenia systemu WAPRO Mag ze sklepem internetowym za pomocą niesprawdzonych skryptów lub nieoptymalnie skonfigurowanych wtyczek często prowadzą do poważnych problemów operacyjnych i finansowych:

Brak unikalnych identyfikatorów SKU i kodów EAN — jeśli towary w magazynie i w sklepie nie posiadają zgodnych, unikalnych kodów, synchronizator może dopasować zamówienie do niewłaściwego produktu. W efekcie magazynierzy pakują inny towar, niż zamówił klient, co generuje dodatkowe koszty obsługi zwrotów i wymian.

Zjawisko nadsprzedaży towaru (overselling) — brak poprawnej konfiguracji rezerwacji magazynowych sprawia, że towar sprzedany w punkcie stacjonarnym wciąż widnieje jako dostępny w sklepie internetowym. Klient online opłaca zamówienie na produkt, którego fizycznie nie ma już na stanie.

Zbyt częste odpytywanie bazy danych — ustawienie interwału synchronizacji na kilka sekund przy dużej liczbie zapytań SQL może zablokować tabele transakcyjne w Microsoft SQL Server. Prowadzi to do powstawania zakleszczeń (deadlock — sytuacja, w której dwa procesy blokują się nawzajem w oczekiwaniu na dostęp do tych samych danych), zawieszania się stanowisk handlowych i kasowych w firmie oraz drastycznego spowolnienia działania całego programu magazynowego.

Niezgodności stawek podatku VAT i zaokrągleń — różnice w algorytmach wyliczania kwot netto i brutto między platformą e-commerce a WAPRO Mag mogą powodować rozbieżności o jeden grosz na pozycji dokumentu. Uniemożliwia to automatyczne wystawienie dokumentu handlowego i wymaga ręcznej weryfikacji każdego zamówienia przez dział księgowości.

Błędna obsługa wariantów i cech produktów — niepoprawne zmapowanie produktów z atrybutami (np. rozmiary, kolory, warianty materiałowe) prowadzi do sytuacji, w której zmiana stanu magazynowego jednej wersji towaru nadpisuje stany magazynowe wszystkich pozostałych wariantów.

Brak regularnych kopii zapasowych (backupów) — wprowadzanie zmian w strukturze bazy danych lub uruchomienie niesprawdzonego synchronizatora bez wcześniejszego wykonania pełnej kopii zapasowej bazy SQL grozi uszkodzeniem integralności relacyjnej danych i wielogodzinnym przestojem w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.

Kiedy problem leży poza oprogramowaniem integrującym

W przypadku wystąpienia nieprawidłowości w synchronizacji przyczyną nie zawsze jest sam moduł integracyjny. Doświadczenie w obsłudze infrastruktury IT pozwala szybko zidentyfikować źródło problemu na innych poziomach środowiska informatycznego:

Ograniczenia wydajnościowe serwera bazy danych — przestarzałe podzespoły serwerowe, niewystarczająca ilość pamięci operacyjnej RAM lub wykorzystywanie wolnych dysków talerzowych HDD zamiast szybkich nośników półprzewodnikowych SSD NVMe mogą powodować przekroczenie limitu czasu oczekiwania na odpowiedź bazy danych (tzw. SQL timeout).

Niestabilność łącza internetowego i konfiguracja zapory sieciowej — chwilowe przerwy w dostępie do sieci lub zbyt restrykcyjne reguły zapory ogniowej (firewall — oprogramowanie filtrujące ruch sieciowy) mogą blokować pakiety danych wysyłane do serwera sklepu, przerywając proces przesyłania zamówień w połowie transakcji.

Limity zapytań po stronie hostingu sklepu — tanie pakiety hostingowe często nakładają ograniczenia typu rate limiting (mechanizm ograniczania maksymalnej liczby dopuszczalnych zapytań do serwera w jednostce czasu). Po przekroczeniu tego limitu serwer sklepu odrzuca kolejne pakiety danych z programu magazynowego, zwracając błędy połączenia.

Konflikty wtyczek i pamięci podręcznej w sklepie — agresywne moduły pamięci podręcznej (cache — mechanizm tymczasowego przechowywania gotowych stron w celu przyspieszenia ich ładowania) w sklepie internetowym mogą prezentować klientom nieaktualne wersje kart produktów, mimo że program WAPRO Mag prawidłowo zaktualizował stany w bazie danych sklepu.

Najczęstsze pytania dotyczące integracji WAPRO Mag

Czy integracja obsługuje sprzedaż na platformie Allegro oraz innych portalach marketplace?

Tak. Integracja może być rozbudowana o obsługę popularnych portali handlowych, takich jak Allegro, Amazon, Erli czy eMAG. Wykorzystuje się do tego dedykowane moduły lub szynę integracyjną BaseLinker, która pobiera zamówienia z wielu źródeł bezpośrednio do jednego systemu WAPRO Mag i automatycznie aktualizuje stany magazynowe we wszystkich połączonych kanałach jednocześnie.

W jaki sposób rozwiązana jest obsługa wielu magazynów w programie?

WAPRO Mag umożliwia prowadzenie ewidencji na wielu magazynach (np. magazyn główny, magazyn sklepu internetowego, magazyn ekspozycyjny). Integracja może być skonfigurowana tak, aby prezentować w sklepie sumę stanów ze wszystkich magazynów lub wyłącznie stany z jednego, wybranego magazynu dedykowanego do obsługi sprzedaży wysyłkowej.

Czy podczas wdrażania integracji pracownicy muszą przerwać pracę w programie?

Nie. Większość prac konfiguracyjnych, audytowych oraz testowych jest prowadzona w tle, bez konieczności blokowania dostępu do bazy danych dla pracowników działu handlowego i magazynu. Ewentualne operacje wymagające krótkotrwałego wyłącznego dostępu do bazy danych planowane są w porozumieniu z klientem poza standardowymi godzinami intensywnej sprzedaży.

Co dzieje się w przypadku chwilowej awarii łącza internetowego w firmie?

Nowoczesne moduły integracyjne posiadają wbudowane mechanizmy kolejkowania zadań. W przypadku utraty połączenia internetowego zamówienia oczekują na serwerze sklepu, a po przywróceniu łączności synchronizator automatycznie pobiera zaległe transakcje i uzupełnia stany magazynowe w kolejności ich zarejestrowania.

Jak zabezpieczane są poufne dane firmowe podczas prac wdrożeniowych?

Przed przystąpieniem do jakichkolwiek prac zawsze wykonywana jest pełna kopia bezpieczeństwa bazy danych Microsoft SQL Server. Na życzenie klienta podpisywana jest bezpłatna umowa o zachowaniu poufności (NDA — Non-Disclosure Agreement), która gwarantuje pełne bezpieczeństwo danych handlowych, finansowych oraz danych osobowych klientów.

Stabilna i bezpieczna automatyzacja sprzedaży wielokanałowej

Profesjonalnie wdrożona integracja WAPRO Mag z platformą sklepową pozwala wyeliminować błędy magazynowe, zautomatyzować wystawianie dokumentów sprzedaży oraz znacząco skrócić czas realizacji zamówień internetowych. Precyzyjne dopasowanie parametrów połączenia, optymalizacja bazy Microsoft SQL Server oraz rzetelne przetestowanie wszystkich scenariuszy transakcyjnych gwarantują stabilne i bezawaryjne funkcjonowanie całego ekosystemu handlowego w przedsiębiorstwie.

22 378 48 09

Integracja WAPRO Mag ze sklepem internetowym